Projektledere

Projektstatus & Go-live

På denne side finder du svar på spørgsmål vedrørende Aula-projektet i forbindelse med Go-Live i uge 43, samt KOMBITs ugentlige statusmails.

Spørgsmål og svar ifm. GoLive i uge 43

Vi opdaterer nedenfor løbende spørgsmål og svar som kommunale projektledere stiller Aula-projektet på mail og telefon.

  1. Leder du efter svar på funktionelle spørgsmål, kan du finde det på denne side.
  2. Her du danne dig et overblik over, hvilken funktionalitet de kommende releases indeholder.

Adgang til Aula

Aldersgrænse for besvarelse af samtykker

Vi skal gøre opmærksom på, at hvis man som kommune sætter minimumsalderen for besvarelse af samtykker til under 15 år, vil eleven ikke kunne logge på Aula, da det kræver step-up med NemID at komme igennem onboardingen. Læs mere om samtykker i administratorvejledningen.

Vi gør yderligere opmærksom på, at børn over 15 år bliver anbefalet at logge ind med NemID, når de logger ind på Aula første gang på App’en. På den måde kan de tilgå personfølsomt indhold. De har dog mulighed for, at annullere dette og alligevel komme ind i Aula uden at være steppet op i sikkerhed.

Vi afventer pt. det kommende børnelogin, som STIL er ansvarlige for, og som forventes at blive lanceret i 2020. Når børnelogin er i drift melder vi det ud, så i igen kan sætte aldersgrænsen ned til under 15 år (såfremt i ønsker det).

For nu anbefaler vi derfor, at kommunen ikke sætter minumsalderen til under 15 år.

Kommunale brugere, der ikke skal have adgang til Aula

Nogle kommuner har tilknyttet brugere til den kommunale institution, som kommunerne ikke ønsker skal have adgang til Aula. Vi er i gang med at finde en god løsning på dette, og indtil da kan I evt. vælge at blokere disse medarbejderes kommunikation, så de ikke kan kommunikere i Aula (skrive beskeder, opslag, begivenheder etc). Læs mere omkring denne rettighed i administratorvejledningen.

Åbning af Aula for forældre og børn

Vi har fået flere henvendelser på, hvornår på dagen Aula åbnes for forældre og børn. Vi åbner for Aula kl 00.00 på kommunens valgte dag. Har I som kommune valgt at åbne op mandag den 21.10.2019, vil forældre og børn kunne logge ind fra kl 00.00 (natten mellem søndag og mandag).

Lærerstuderende i Aula (NY)

Vi har fået nogle henvendelser på, at brugere der er oprettet som studenter og medarbejdere har problemer med logge ind i Aula.

Der er 324 unikke brugere i Aula, der indenfor en enkelt institution både har en studerende/børneprofil og en medarbejder- eller forældreprofil. De kan derfor ikke logge ind i Aula. Dette skyldes som oftest, at de er lærerstuderende, der skal i praktik på en skole og både er blevet tilknyttet skolen manuelt i STILs brugeradministration, som studerende og i skolens eget brugeradministrationssystem, som medarbejder. Hvis den lærerstuderende skal have adgang til en given institution, anbefaler vi at vedkommende oprettes i institutionens brugeradministrative system som rette brugertype (fx andet, lærer, vikar) og ikke tilknyttes manuelt til institutions i STILs brugeradministration.

Spærret eller udløbet NemID nøglefil (NY)

Brugere der ikke har godkendt deres certifikat til offentlige sider, eller for hvem deres NemID nøglefil er udløbet eller spærret, vil møde en fejlmeddelse, når de forsøger at logge ind i Aula på både browser og App. De skal derfor opdatere dette gennem følgende link

Kontaktpersoner uden forældremyndighed i Aula (NY)

Hvis der er kontaktpersoner uden forældremyndighed i Aula, som ikke skal have adgang til information om et barn, kan man gøre følgende:

  • Man skal sørge for, i de brugeradministrative systemer, at:
    • Fjerne dem som kontaktperson eller
    • Markere dem således de ikke bliver overført til Unilogin (dette er muligt hos både IST og KMD)
  • Når kontaktpersoner er blevet håndteret i det brugeradministrative system (og opdateret i Aula natten efter), vil de (hvis de fortsat har adgang til Aula grundet andre relationer) udelukkende kunne se historiske data.

Samtykker på medarbejdere i Aula (NY)

I Aula indhentes alene samtykker fra forældre og børn (elever).

Det er således, som systemet er lige nu, ikke muligt at indhente samtykker fra institutionens personale, idet det har været forudsat, at behandlingsgrundlaget for skolens behandling af billeder af personale skulle håndteres uden for Aula sådan, at det kan samles med skolens håndtering af behandlingsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger om personalet på andre områder.

Skolen vil derfor have behov for indhentelse af samtykker fra personalet fx i forbindelse med behandling af billeder i Aula. Dette samtykke skal således indhentes på anden måde, udenom Aula, på samme vis som det er blevet håndteret hidtil.

Aulaprojektet i KOMBIT er ved at undersøge muligheden for at systemunderstøtte institutionens indhentelse af samtykker, også fra denne gruppe af brugere i Aula, så der ikke vil være behov for manuel indhentelse ved siden af Aula.

Hjemmesider

Tilgængelighedserklæring

Skolernes hjemmesider skal have en tilgængelighedserklæring knyttet an til siden. Tilgængelighedserklæringen bliver i Drupal løsningen ikke placeret i footeren, men gennem en særskilt side, hvor der evt. kan linkes til den fra forsiden. Rettigheden til at lave opsætningen af tilgængelighedserklæringen i Drupal, er på nuværende tidspunkt ikke muligt for den enkelte administrator. Rettigheden bliver tildelt ved næste hjemmeside release i starten af november. En opdateret brugervejledning til hjemmesiderne med information om tilgængelighedserklæringen kan findes her.

Vejledning til hjemmesider (NY)

Det er muligt at læse mere omkring opsætning af hjemmesider på denne side.

Institutioner

Forvaltningsinstitutioner

Indlæsning af forvaltningsinstitutioner

KOMBIT og STIL har nu sikret at kommunerne kan få indlæst “forvaltningsinstitutioner” i Aula.

Der er 91 kommuner der allerede har en tværgående institution til eks. deres PPR – og det kan sagtens benyttes til AULA.

Når et PPR institutionsnummer ikke haves, eller der ønskes et nyt
Det er vigtigt, at I først undersøger om I allerede har et institutionsnummer, som I kan bruge til jeres forvaltningsbrugere. For at få flere oplysninger og evt. bestille et nyt institutionsnummer skal det ske til STIL support – læs venligst her.

Bemærk venligst at det kun er muligt at have ét forvaltningsinstitutionsnummer pr. kommune. Det er ikke muligt at få oprettet flere forvaltningsinstitutioner i institutionsregisteret. Ønsker I at etablere grupperinger i forhold til AULA, skal dette håndteres i AULA.

Hvad kan vi bruge forvaltningsinstitutioner til?

Nogle kommuner vil gerne have en separat forvaltningsinstitution udover deres kommuneinstitution. Her kan kommunen tilknytte forvaltningsbrugere, hvis de ikke ønsker at have dem tilknyttet den allerede eksisterende kommuneinstitution.

Forvaltningsinstitutionen skal ikke ses som en erstatning for kommuneinstitutionen, da kommunen altid skal have en kommuneinstitution, og den skal der ikke ændres ved. Til forskel fra kommuneinstitutioner i Aula, får brugere tilknyttet forvaltningsinstitutioner adgang til den fulde funktionalitet i Aula på linje med andre brugere tilknyttet skoler. Det vil sige, at forvaltningsbrugere har adgang til alle moduler i Aula herunder sikre filer i filer og dokumenter og muligheden for at oprette grupper.

Forvaltningsbrugerne kan, på samme vis som andre brugere, alene fremsøge og kommunikere med andre medarbejdere i Aula indenfor kommunen. Hvis en forvaltningsbruger skal kunne kommunikere og fremsøge forældre og børn indenfor en eller flere institutioner, skal denne således tilknyttes de relevante institutioner.

Har den enkelte kommune et administrativt system til at håndtere forvaltningsbrugere, anbefales det, at de oprettes her. Hvis ikke, skal forvaltningsbrugere oprettes direkte i STILs brugeradministration via ws17. Eftersom stamdata og relationer fra STIL ikke indlæses i Aula, vil brugerne her alene fremgå med navn og efternavn.

Landsbyordninger

Jammerbugt kommune har delt følgende vejledning til oprettelse af Landsbyordninger i TEA. 

Distriktsskoler (NY)

Det er muligt at læse mere information omkring distriksskoler i Aula her.

Kommunikation og anvendelse

Det lokale kommunikationsarbejde

Udover den nationale og regionale presseindsats som håndteres af KOMBIT selv, så vil den primære kommunikations- og markedsføringsmæssige indsats gennemføres af kommunerne selv. Det skyldes, at kommunerne har de bedste kanaler til deres brugere, samt at I på denne måde selv har mulighed for at forankre den kommunikative indsats i jeres konkrete anvendelsesstrategi mv.

På siden “Det lokale kommunikationsarbejde” kan du finde information om, hvad kommunernes Aula-projekter kan forvente fra Aula-projektet, og du kan finde nogle gode råd til, hvordan man kan gribe kommunikationsopgaven an i jeres kommune. Her finder du også materialer til markedsføring af Aula.

Opsætningen af Aula

Tjekliste til opsætning

På baggrund af piloterfaringer, har vi udarbejdet denne ”Tjekliste”, som I med fordel kan tage afsæt i, når I laver den administrative opsætning af Aula. Tjeklisten vil dels indeholde punkter i den administrative opsætning som I skal være opmærksomme på, og dels være tips til hvordan I sikrer jer den mest hensigtsmæssige administration af Aula.

Vi anbefaler derudover, at administratorerne på institutionerne ser denne video omkring opsætningen af Aula.

Overgangen til Aula

Lukning af Skoleintra

I forbindelse med lanceringen af Aula er der flere skoler og kommuner der har efterspurgt mulighederne for lukning af Skoleintra ud fra lokale behov og ønsker.
Itslearning har fremsendt KOMBIT følgende link vi hermed deler med jer, så I kan undersøge jeres muligheder.

Nye rettigheder ifm. Skoleintra filer

Vi har fået en række henvendelser ift. de nye rettigheder omkring SkoleIntra filer, og der kommer derfor uddybning her:

  • Data fra SkoleIntra er endnu ikke placeret i Aula og I kan derfor ikke se dette endnu.
  • Som lærer får man automatisk rettigheden ”Tilgå SkoleIntra arkivet”, hvis du har haft arkiveret data i SkoleIntra. Rettigheden giver adgang til den data, du har været tilknyttet i SkoleIntra.
  • Det er pt. ikke muligt for administratorere at se ud for de enkelte brugere i administrationsmodulet at ”Tilgå SkoleIntra arkivet” er automatisk tildelt. Det er dog muligt at fjerne rettigheden på vanlig vis, hvis en I ønsker at en medarbejder ikke skal have adgang til eget SkoleIntra-arkiv.
  • Den anden mulighed er, at din institutionsadministrator tildeler dig rettigheden ”SkoleIntra arkiv administrator”. Rettigheden giver dig adgang til alt migreret/arkiveret data på hele din institution. Her er det vigtigt, at du har adgang til data i SkoleIntra, for at kunne sammenholde data mellem de to. Vær opmærksom på, at denne rettighed ikke kan tildeles til brugere i Aula, før migreringen er færdig. I kan derfor endnu ikke begynde at tildele denne rettighed.

Overgang til Aula

Vi har erfaret fra pilotkommunerne, at det er vigtigt, at informere forældre og elever i SkoleIntra om, at de skal benytte sig af Aula, selvom SkoleIntra stadig kan tilgås. Til inspiration kan vi fortælle, at en pilotkommune har f.eks. bedt medarbejdere om at sætte autoreply på henvendelser i SkoleIntra, samt har lavet et opslag i SkoleIntra med en påmindelse om, at forældrene  skal bruge Aula i stedet, hvis de skal kommunikere med lærerne.

Tidsplan for datamigreringen

Den nye tidsplan for datamigrering finder du i version 1.7 af Vejledning til datamigrering her.

På siden ‘Datamigrering‘ kan du læse mere.

Support

Hotline

Som nævnt i statusmailen fra KOMBIT d. 10.10.2019 har Aula-projektet sikret at projektledere, i ugerne 43 og 44, har adgang til en Hotline. Desuden vil der i uge 44 og 45 være mulighed for at kommunernes projektleder samt kommunale administratorer kan deltage i et Go-live møde som vil foregå i samme format som dialogmøderne i uge 40.

Håndtering af sikkerhedshændelser i Aula

Ved driftsforstyrrelser, der påvirker muligheden for login i Aula, vil det altid være muligt at se nyeste status på denne driftsside.

Oplever du en sikkerhedshændelse relateret til Aula, skal du tage kontakt til Netcompany på +4533348927. Nedenstående tekst er også at finde på denne side.

KOMBIT har i forbindelse af udviklingen af Aula haft et meget stort fokus på en sikker behandling af personoplysninger, og Aula er derfor også udviklet i overensstemmelse med de krav, der stilles til sådanne systemer f.eks. i forhold til GDPR.

Hvis der på et tidspunkt sker et brud på sikkerheden i Aula enten på grund af en systemfejl eller på grund af en håndteringsfejl hos en bruger, vil der være følgende proces for håndtering heraf.

KOMBIT og Netcompany håndterer brud på sikkerheden: Hvis du eller en anvender af systemet mener, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, skal du hurtigst muligt, via den supportberettigede bruger i kommunen, rette henvendelse til Aula support.

Aulas support vil ved din henvendelse straks foretage en vurdering af, om der er sket et brud på persondatasikkerheden. Hvis der sket et brud på persondatasikkerheden, vil Aulas support vurdere, om der er tale om en systemfejl, og er det tilfældet vil KOMBIT straks blive underrettet. KOMBIT vil derpå følge den aftalte proces for underretning af de berørte kommuners sikkerhedsansvarlige og sikre, at de har den fornødne information til at vurdere, hvorvidt der skal ske anmeldelse til Datatilsynet.

KOMBIT og Netcompany vil naturligvis samtidigt sikre, at sikkerhedsbruddet bliver håndteret hurtigst muligt og sørge for, at fejlen i systemet bliver rettet hurtigst muligt.

Kommunen håndterer håndteringsfejl fra en bruger: Hvis der er tale om en håndteringsfejl fra en bruger, vil sagen skulle håndteres af kommunen på samme måde, som kommunen håndterer andre brud på persondatasikkerheden, f.eks. når kommunen ved en fejl har personoplysninger liggende tilgængelig for uvedkommende i printeren, eller hvis persondata er blevet sendt til den forkerte person i en mail. I disse situationer skal den supportberettigede bruger fortsat henvende sig til Aula support for at få afklaret sikkerhedsbruddets omfang, slettet informationer og/eller skaffe de nødvendige log-informationer, hvis det vurderes nødvendig. Herefter skal den supportberettigede bruger følge sin egen kommunes proces for håndtering af brud på persondatasikkerheden, herunder eventuel anmeldelse til Datatilsynet.

Ændringsønsker

Ændringsønsker skal samles hos den kommunale projektleder, som kan melde disse direkte ind til KOMBIT. Projektlederen i den enkelte kommune har information om hvordan disse meldes. I kan læse mere om hvordan fejl skal indmeldes, mm. på supportsiden.

Det brugeradministrative system

Køn i Aula (NY)

I uge 43 gennemførte IST en opdatering af deres elevadministrative system TEA, så det nu er muligt at overføre flere forældre af samme køn til Unilogin og dermed videre til Aula. I kan læse nyheden her. Vi kan i samme omgang oplyse at denne mulighed findes også i KMD. Såfremt I har spørgsmål til ovenstående bedes de rettet til KMD eller IST. Vi kan i den forbindelse oplyse er vi er i dialog med blandt andet LGBT Danmark – som naturligt nok har vist interesse for denne her sag.

Profilbilleder i Aula (NY)

Profilbilleder, der bliver taget af skolefoto kommer fra eksterne leverandører af børne- og skolefotos (fx KMD og IST). Der skal manuelt indhentes samtykker fra forældre til at vise profilbilleder taget af skolefoto.

I forhold til samtykker for foto hentet ind fra 3. parts leverandør – fx KMD eller IST, henvises der til denne artikel. I artiklen står der, at profilbilleder taget af skolefoto i Aula kommer fra eksterne leverandører af børne- og skolefotos; fx KMD og IST. Samtykke til at vise et profilbillede taget af skolefoto er stadig noget, som skolerne skal indhente samtykke til manuelt fra forældre.

Hvis en forælder derfor ikke ønsker et billede af deres barn på profilen, skal de selv ændre dette under barnets profil – ved at erstatte det med et andet billede.

Statusmails fra KOMBIT

November 2019

Emner: Status Hotline og Support; Ledelsesinformation; Status datamigrering;

Oktober 2019

Emner: Ledelsesinformation, forældre af samme køn, datamigrering, adgang til migrerede data, hotline, skolefotos og Context Handler.

Emner: Release 1.1.5 ny dato, Aula.dk og Google Analytics, Samtykke til skolefoto, Opfordring fra Den Digitale Hotline, Medarbejdersamtykke, Status på Netcompanys support og hotline

Emner: Komme/gå, Orientering om brug af Privat NemID, Go-livemøder

Emner: Datamigrering – vent med at melde fejl ind, Opdatering af Aulainfo.dk.

Emner: Redirekt af Skolekom hjemmesider påvirker lærerens tilgang til PersonaleIntra, Aula App Android 7.0 og 7.1 status, Kan Aula App hentes i andre lande?, Brugere der er oprettet som studenter og medarbejdere kan ikke logge på Aula, Aldersgrænse for besvarelse af samtykker, Status for Vikarplanlægning IST, Forældre uden forældremymdighed indlæses via SFO-tabulex, Brugere tror de skal lave step-up når de vil sende en besked der skal markeres som følsom, Datamigrering status,

Emner: Brugere kommer til at slette opslag, Download på Android 7.0 og 7.1 fejler, Datamigrering status, Aulainfo.dk FAQ opdatering, Sletteprocedure og sletteregler i Aula v.1.0,

Emner: Datamigrering, Kvalitetskontrol af migreret data – status, Opdatering af KLIK-opgave om tilgængelighedserklæring på hjemmesider, Håndtering af sikkerhedshændelser i Aula, Håndtering af henvendelser den kommende tid, Vi tagger i fællesskab, Opmærksomhedspunkt for aldersbegrænsning i Aula, Ugens Vidst du at, KLIK fejl skaber mange notifikation, Opdatering af Aulainfo.dk.

Emner: Status for klargøring før uge 43, Kvalitetskontrol af datamigrering – KLIK opgave er på vej, Indlæsning af skema – hvis du mangler overblik kan vi hjælpe, Ledelsesinfo efter go-live, Hotline, EAN-nummer – KLIK rykkere går ud i denne uge, Vidensdeling, Orientering om fællesoffentlige selvbetjeningstjek,

Emner: Projektleder hotline uge 43 og 44, Datamigrering, Kommunikation, Brug af NemID ved login i Aula, Piloterfaring – oprydning i SFO-tabulex, Opmærksomhedspunkt ifm Skema – vær præcis i navngivning af lokaler, Åbning af filer i Aula app kan være besværlig, IST – SSO widgets virker ikke på Aula-app, STIL link til FAQ, KMD Educa vejledninger sendt ud til kommuner,

Emner: Opfølgning på spørgsmål fra dialogmøder, Hotline til PL, Status for kommunikation, Datamigrering, Arkivering af elevplaner, Åbning af forældre og elever i uge 43, FAQ opdatering på Aulainfo.dk, Indmelding af specialklasser som hold, IST lancering af Tabulex Vikar, Tiltag i kommunerne til at reducere risici ved håndtering af personoplysninger i Aula, Håndtering af go-live i KOMBIT,

September 2019

Emner: Spørg os hvis du hører rygter, Hvordan holder man sig bedst ajourført med projektet?, Kommende funktionalitet og nyt link til indmelding af ændringsønsker, Ny KLIK-opgave udsendt om fysiske foldere, Aula genbesøger funktionalitet til distriksskoler, Datamigrering – vejledning ajourført, Aula-projektet søger testbrugere til login med IDP på app i efterårsferien, Udlevering af Uni-login til borgere uden NemID, Udlevering af Uni-login til borgeren uden cpr, Materialer på Aulainfo.dk, Nye og opdaterede materialer på Aulainfo.dk, Lukning af Skoleintra ifm Go-live, Fakturering af Aula, Mulighed for support via Den Digitale Hotline, Ændret praksis fra Datatilsynet for situations- og portrætbilleder, Er kommunens supportorganisation robust til uge 43, Videndeling fra kommuner.

Emner: Pilotstatus, Plejeforældre kan ikke tilgå elevplanswidget fra Meebook, Sikker fildeling, Manglende lokaler på skemabrikker, Grupper på tværs, Øvirge emner der har resulteret i tilpasninger af Aula, Brugsstatestik fra piloten, Præcisering af udmelding omkring portræt og situtaionsbilleder i Aula, Backlog for Aula status, Widget status, Status for skema, Påklædning mod go-live er i fuld gang, Vidste ud at, Yammer – gentagelse fra tidligere, Indmeldinger om ændringer til supportberettigede brugere, Dagtilbud,

Emner: Informationsmøder og kommende mødeaktivitet, Kommende KLIK-opgaver, Release 1.1.3 status, Release 1.1.4 og 1.1.5 update, Skemaer i Aula er personlige, Datamigrering status og ny KLIK-opgave på vej, Fællesoffentlig brugertest, Redirekt I2 præcisering, IST data for SFO´er, Aulainfo omstrukturering.

Emner: Kommende mødeaktiviteter målrettet kommunerne, Yammer, Piloterfaringer, Anvendelsesbudskab: Grupper i Aula, Flere forbedringer kommer med i release 1.1.3, Piloterfaringer for supportsetup omkring Aula, Widget status, Proces for ændringsønsker, KLIK-status, Behandlingshjem rettelse.

Emner: Påklædning af K98 op imod go-live i uge 43, Status for pilotafprøvning, Input fra SB og PL de sidste 4 uger, Ledelsesinfo, Skemaindlæsning, Komme/gå, Påklædning af skoleledere, KLIK status, Datamigrering, Behandlingshjem, Opdateret tidsplan for dagtilbud, Hjemmesider.

August 2019

Emner: Status på udvidet pilotafprøvning, Skemaintegration, Kombit søger testpersoner til datamigrering, proces for ændringsønsker og forbedringsforslag, Selvbetjening.nu, Opmærksomhedspunkter til Go-live i uge 43, redirekt med I2 for hjemmesider.