Projektledere

Projektstatus

På denne side finder du svar på spørgsmål vedrørende Aula-projektet og implementeringen af selv samme. Nederst på siden kan du finde KOMBITs statusmails, som hver uge bliver udsendt til Aula-systemansvarlige, -projektledere og -systemansvarlige i kommunerne.

Spørgsmål og svar ifm. implementeringen af Aula

Nedenfor finder du svar på de spørgsmål, som oftest stilles ifm. implementeringen af Aula.

  1. Leder du efter svar på funktionelle spørgsmål, kan du finde det på denne side.
  2. Her du danne dig et overblik over, hvilken funktionalitet de kommende releases indeholder.
  3. Her finder du svar på de oftest stillede spørgsmål vedrørende login og step-up.

Adgang til Aula

Åbning af Aula

Der åbnes altid for adgang til Aula kl 00.00 på den aftalte dag, hvor kommunikationsplatformen skal tages i brug.

 

Spærret eller udløbet NemID nøglefil

Brugere der ikke har godkendt deres certifikat til offentlige sider, eller for hvem deres NemID nøglefil er udløbet eller spærret, vil møde en fejlmeddelse, når de forsøger at logge ind i Aula på både browser og App. De skal derfor opdatere dette gennem følgende link

Kontaktpersoner uden forældremyndighed i Aula

Hvis der er kontaktpersoner uden forældremyndighed i Aula, som ikke skal have adgang til information om et barn, kan man gøre følgende:

  • Man skal sørge for, i de brugeradministrative systemer, at:
    • Fjerne dem som kontaktperson eller
    • Markere dem således de ikke bliver overført til Unilogin (dette er muligt hos både IST og KMD)
  • Når kontaktpersoner er blevet håndteret i det brugeradministrative system (og opdateret i Aula natten efter), vil de (hvis de fortsat har adgang til Aula grundet andre relationer) udelukkende kunne se historiske data.

Samtykker på medarbejdere i Aula

I Aula indhentes alene samtykker fra forældre og børn.

Det er således, som systemet er lige nu, ikke muligt at indhente samtykker fra institutionens personale, idet det har været forudsat, at behandlingsgrundlaget for skolens behandling af billeder af personale skulle håndteres uden for Aula sådan, at det kan samles med skolens håndtering af behandlingsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger om personalet på andre områder.

Skolen vil derfor have behov for indhentelse af samtykker fra personalet fx i forbindelse med behandling af billeder i Aula. Dette samtykke skal således indhentes på anden måde, udenom Aula, på samme vis som det er blevet håndteret hidtil.

Aulaprojektet i KOMBIT er ved at undersøge muligheden for at systemunderstøtte institutionens indhentelse af samtykker, også fra denne gruppe af brugere i Aula, så der ikke vil være behov for manuel indhentelse ved siden af Aula.

Børn tilknyttet to eller flere forskellige klasser/hold/stuer

Hvordan det i Aula skal håndteres, når børn er tilknyttet flere klasser/hold eller stuer, kan du/I læse mere om her.

Ledelsesinformation

Der bliver ikke sendt ledelsesinformation ud på institutions, klasse/stue eller enkelt brugerniveau, da det pt. er en manuelproces som dermed skal håndteres for hver af de ca. 1600 skoler. Det kan dog tilkøbes i to formater, hvilket står nærmere beskrevet her.

Det er altid muligt for medarbejdere i kommunen/på skolen eller dagtilbudsinstitutionen manuelt at undersøge, hvilke forældre der endnu ikke er kommet på Aula. Det gøres ved at fremsøge det enkelte barn, hvorved oplysninger om, hvornår forældrene sidst var aktive vil være synlige. Der arbejdes på, at kommunerne på sigt skal kunne trække ledelsesinformationen direkte fra Aula.

Hvad sker der med data, når et barn skifter institution?

Som udgangspunkt kræver det, ligesom tidligere, koordinering mellem den tidligere institution og den nye institution. De retmæssige samtykker skal indhentes og håndteres for at sikre, at ingen data går tabt. Det er dermed en manuel proces.
Derudover er medier (fx billeder) delt med barnet fortsat tilgængelige for barnet. Husk dog at medier kun er synlige for andre brugere på den tidligere institution, hvis der af barnet/barnets forældre gives samtykke hertil.

Der skal også svares på samtykker, supplerende samtykker og tilladelser, når barnet skifter institution, så disse vedrører og er tilgængelige for den nye institution.

Hvordan oprettes kontakt- og plejeforældre?

Oprettelse af kontakt- og plejeforældre håndteres i de administrative systemer.

STIL opererer med to adgangsniveauer ift tilknytning af kontakt og plejeforældre:

  • Adgangsniveau 0 angiver at kontaktpersonen må få adgang til almindelige personoplysninger om det tilknyttede barn. Er plejeforældre oprettet på dette adgangsniveau vil de ikke blive mødt med krav om samtykke.
  • Adgangsniveau 1 angiver at kontaktpersonen må få adgang til fortrolige og følsomme personoplysninger om barnet – herunder elevplaner. Her vil plejeforældre blive mødt med krav om samtykke. Hvis plejeforælder ikke er forældremyndighedsindehaver, skal hjemmel opnås på anden vis.

I TEA defineres adgangsniveau 1 med rollen “Officielt tilknyttet”. Denne rolle giver således samme rettigheder, som en med forældremyndighed. Adgangsniveau 0 defineres som “Anden”. Denne giver adgang til almindelige personoplysninger om det tilknyttede barn.

I KMD Elev oprettes og tilknyttes elevernes kontaktpersoner automatisk til barnet. Fra KMD Educa Elev overføres elevens:

  • Samboende forældre
    Ikke samboende forældre med markering for at de skal overføres til brugeradm. (UNI-Login)
  • Kontaktpersoner/værger (med personnummer) og markering for at personen skal overføres til brugeradministration (UNI-Login). Her defineres adgangsniveau 1 som “Må”, mens adgangsniveau 0 er defineret som “Må ikke”

Hvordan håndteres biologiske forældre uden forældremyndighed?

Forældremyndigheds- og værgeopsætningen styres igennem det brugeradministrative system. Så for at løse problemstillingen skal I gøre følgende:

  1. Hvis man oplever at kontaktpersoner (eks. de biologiske forældre) har uretmæssig adgang til Aula skal de sørge for i deres brugeradministrative system enten at
    1. Fjerne dem som kontaktperson
    2. Markere dem til ikke at blive overført til UniLogin (er efter sigende en mulighed hos både IST og KMD)
  2. Når kontaktpersoner er blevet håndteret i det brugeradministrative system (og opdateret i Aula natten efter) vil de (hvis de fortsat har adgang til Aula grundet andre relationer) kunne se historiske data – men kun historiske data.”

Det brugeradministrative system

Profilbilleder i Aula

Profilbilleder, der bliver taget af skolefoto kommer fra eksterne leverandører af børne- og skolefotos (fx KMD og IST). Der skal manuelt indhentes samtykker fra forældre til at vise profilbilleder taget af skolefoto.

I forhold til samtykker for foto hentet ind fra 3. parts leverandør – fx KMD eller IST, henvises der til denne artikel. I artiklen står der, at profilbilleder taget af skolefoto i Aula kommer fra eksterne leverandører af børne- og skolefotos; fx KMD og IST. Samtykke til at vise et profilbillede taget af skolefoto er stadig noget, som skolerne skal indhente samtykke til manuelt fra forældre. Det betyder dermed at et ‘Nej’ til portrætbilleder i Aula, ikke er et ‘Nej’ til profilbilleder i Aula, da samtykker hertil håndteres udenfor Aula.

Hvis en forælder derfor ikke ønsker et billede af deres barn på profilen, skal de selv ændre dette under barnets profil – ved at erstatte det med et andet billede.

Hvordan håndteres navnebeskyttelse?

I de administrative systemer modtages automatisk oplysninger/ajourføringer fra folkeregisteret på personer, som har angivet personnummer i systemet. Dvs. elever samt kontaktpersoner og personale, hvor der er angivet personnummer. I folkeregisteret angives navne- og adressebeskyttelse i ét og samme felt “Adressebeskyttelse”.

Denne oplysning vises i KMD Educa Elev i feltet “Adressebeskyttelse” på den enkelte person.

I TEA kan man se, om der er er navne- og adressebeskyttelse ved at adresselinjerne er markeret med mørkeblå farve.

Da det ikke er muligt at skelne, om personen har både navne- og adressebeskyttelse eller kun adressebeskyttelse, antages det, at personen har både navne- og adressebeskyttelse, for at undgå, at der videregives fortrolige oplysninger.

Derfor sendes det navn, som er modtaget fra folkeregisteret, ikke til brugeradministration på personer med markering for adressebeskyttelse. I stedet sendes et Alias.

Alias er foruddefineret til at være F i fornavn og E i efternavn.

I KMD kan du finde Alias på personens stamoplysninger under ikonet “Alias” . Her har du også mulighed for at tilrette Alias. Hvis personen kun har adressebeskyttelse, og ønsker at deres rigtige navn skal vises i f.eks. Aula, kan du selv angive personens rigtige navn i Alias, og dette vil så blive sendt med i udtrækket til brugeradministrationen.

I TEA finder du «Alias» under personernes efternavn. Klik på Alias og tilføj både aliasfornavn og aliasefternavn. Hvis personen ikke vil have deres rigtige navn overført, skal der skrives det, som personen kan/skal genkendes ved.

Opmærksomhedspunkter

  1. Ved navnebeskyttelse skal brugerens initialer ændres i det brugeradministrative system, da det ellers sendes med over i Aula og dermed kan bruges til at fremsøge på.
  2. Bruger med navnebeskyttelse skal være tilføjet et alias for at kunne tilknyttes grupper

Hjemmesider

Tilgængelighedserklæring

Institutionernes hjemmesider skal have en tilgængelighedserklæring knyttet an til siden. Tilgængelighedserklæringen bliver i Drupal løsningen ikke placeret i footeren, men gennem en særskilt side, hvor der evt. kan linkes til den fra forsiden. Rettigheden til at lave opsætningen af tilgængelighedserklæringen i Drupal er muligt for den enkelte administrator. En opdateret brugervejledning til hjemmesiderne med information om tilgængelighedserklæringen kan findes her.

Vejledning til hjemmesider

Det er muligt at læse mere omkring opsætning af hjemmesider på denne side.

Institutioner

Forvaltningsinstitutioner

Indlæsning af forvaltningsinstitutioner

KOMBIT og STIL har sikret at kommunerne kan få indlæst “forvaltningsinstitutioner” i Aula.

Der er 91 kommuner der allerede har en tværgående institution til eks. deres PPR – og det kan sagtens benyttes til AULA.

Når et PPR institutionsnummer ikke haves, eller der ønskes et nyt
Det er vigtigt, at I først undersøger om I allerede har et institutionsnummer, som I kan bruge til jeres forvaltningsbrugere. For at få flere oplysninger og evt. bestille et nyt institutionsnummer skal det ske til STIL support – læs venligst her.

Bemærk venligst at det kun er muligt at have ét forvaltningsinstitutionsnummer pr. kommune. Det er ikke muligt at få oprettet flere forvaltningsinstitutioner i institutionsregisteret. Ønsker I at etablere grupperinger i forhold til AULA, skal dette håndteres i AULA.

Hvad kan vi bruge forvaltningsinstitutioner til?

Nogle kommuner vil gerne have en separat forvaltningsinstitution udover deres kommuneinstitution. Her kan kommunen tilknytte forvaltningsbrugere, hvis de ikke ønsker at have dem tilknyttet den allerede eksisterende kommuneinstitution.

Forvaltningsinstitutionen skal ikke ses som en erstatning for kommuneinstitutionen, da kommunen altid skal have en kommuneinstitution, og den skal der ikke ændres ved. Til forskel fra kommuneinstitutioner i Aula, får brugere tilknyttet forvaltningsinstitutioner adgang til den fulde funktionalitet i Aula på linje med andre brugere tilknyttet skoler. Det vil sige, at forvaltningsbrugere har adgang til alle moduler i Aula herunder sikre filer i filer og dokumenter.

Forvaltningsbrugerne kan, på samme vis som andre brugere, alene fremsøge og kommunikere med andre medarbejdere i Aula indenfor kommunen. Hvis en forvaltningsbruger skal kunne kommunikere og fremsøge forældre og børn indenfor en eller flere institutioner, skal denne således tilknyttes de relevante institutioner.

Har den enkelte kommune et administrativt system til at håndtere forvaltningsbrugere, anbefales det, at de oprettes her. Hvis ikke, skal forvaltningsbrugere oprettes direkte i STILs brugeradministration via ws17. Eftersom stamdata og relationer fra STIL ikke indlæses i Aula, vil brugerne her alene fremgå med navn og efternavn.

Landsbyordninger

Jammerbugt kommune har delt følgende vejledning til oprettelse af Landsbyordninger i TEA. 

Distriktsskoler

Det er muligt at læse mere information omkring distriksskoler i Aula her.

Kommunikation og anvendelse

Det lokale kommunikationsarbejde

Udover den nationale og regionale presseindsats som håndteres af KOMBIT selv, så vil den primære kommunikations- og markedsføringsmæssige indsats gennemføres af kommunerne selv. Det skyldes, at kommunerne har de bedste kanaler til deres brugere, samt at I på denne måde selv har mulighed for at forankre den kommunikative indsats i jeres konkrete anvendelsesstrategi mv.

På siden “Det lokale kommunikationsarbejde” kan du finde information om, hvad kommunernes Aula-projekter kan forvente fra Aula-projektet, og du kan finde nogle gode råd til, hvordan man kan gribe kommunikationsopgaven an i jeres kommune. Her finder du også materialer til markedsføring af Aula.

Opsætningen af Aula

Tjekliste til opsætning

På baggrund af tidligere erfaringer, har vi udarbejdet denne ”Tjekliste”, som I med fordel kan tage afsæt i, når I laver den administrative opsætning af Aula. Tjeklisten vil dels indeholde punkter i den administrative opsætning som I skal være opmærksomme på, og dels være tips til hvordan I sikrer jer den mest hensigtsmæssige administration af Aula.

Vi anbefaler derudover, at administratorerne på institutionerne ser denne video omkring opsætningen af Aula.

Overgangen til Aula

Lukning af Skoleintra

Flere har efterspurgt mulighederne for lukning af Skoleintra ud fra lokale behov og ønsker, når Aula nu anvendes som den primære kommunikationsplatform.
Itslearning har fremsendt KOMBIT følgende link vi hermed deler med jer, så I kan undersøge jeres muligheder.

Nye rettigheder ifm. Skoleintra filer

Vi har fået en række henvendelser ift. de nye rettigheder omkring SkoleIntra filer, og der kommer derfor uddybning her:

  • Data fra SkoleIntra er endnu ikke placeret i Aula og I kan derfor ikke se dette endnu.
  • Som lærer får man automatisk rettigheden ”Tilgå SkoleIntra arkivet”, hvis du har haft arkiveret data i SkoleIntra. Rettigheden giver adgang til den data, du har været tilknyttet i SkoleIntra.
  • Det er pt. ikke muligt for administratorere at se ud for de enkelte brugere i administrationsmodulet at ”Tilgå SkoleIntra arkivet” er automatisk tildelt. Det er dog muligt at fjerne rettigheden på vanlig vis, hvis en I ønsker at en medarbejder ikke skal have adgang til eget SkoleIntra-arkiv.
  • Den anden mulighed er, at din institutionsadministrator tildeler dig rettigheden ”SkoleIntra arkiv administrator”. Rettigheden giver dig adgang til alt migreret/arkiveret data på hele din institution. Her er det vigtigt, at du har adgang til data i SkoleIntra, for at kunne sammenholde data mellem de to. Vær opmærksom på, at denne rettighed ikke kan tildeles til brugere i Aula, før migreringen er færdig. I kan derfor endnu ikke begynde at tildele denne rettighed.

Datamigrering

Datamigrering er nu afsluttet på skoleområdet.

Der vil ikke ske en samlet datamigrering i forbindelse med at dagtilbud går på Aula. Det skyldes, at kommunerne bruger en lang række forskellige systemer, og at en samlet datamigrering derfor vil være svær og omkostningstung.

En række kommuner har slet ikke kommunikationssystemer på dagtilbudsområdet, og dermed ikke data, der skal migreres. De kommuner, som har kommunikationssystemer, bruger pt. fem-seks forskellige systemer, fx Børneintra fra KMD og NemBørn fra Assemble.

Derfor blev datamigreringen for dagtilbud fravalgt, allerede da det blev besluttet, at dagtilbud skulle være del af Aula

Det er muligt for den enkelte kommune at lave en manuel datamigrering, hvis der er data man ønsker med over i Aula. Arbejdsgangen kunne være som følger:

  • Kommunen gemmer den ønskede data på kommunens fildelingsløsning, fx Onedrive
  • Kommunen flytter data over i Aula under fx Sikre filer

På siden ‘Datamigrering kan du læse mere.

Support og sikkerhed

Anvendelseshjælp

Det er muligt at tilkøbe støtte fra Netcompanys Aula-eksperter til implementeringsspørgsmål og hjælp til opgaver af mere teknisk karakter. Sidder du eller dine kollegaer med spørgsmål til funktionalitet, anvendelse af Aula eller tekniske opgaver, så kan I få mulighed for at ringe og skrive direkte til Netcompanys Aula-eksperter. Læs mere om mulighederne for tilkøb her 

 

Håndtering af sikkerhedshændelser i Aula

Ved driftsforstyrrelser, der påvirker muligheden for login i Aula, vil det altid være muligt at se nyeste status på denne driftsside.

Oplever du en sikkerhedshændelse relateret til Aula, skal du tage kontakt til Netcompany på +4533348927. Nedenstående tekst er også at finde på denne side.

KOMBIT har i forbindelse af udviklingen af Aula haft et meget stort fokus på en sikker behandling af personoplysninger, og Aula er derfor også udviklet i overensstemmelse med de krav, der stilles til sådanne systemer f.eks. i forhold til GDPR.

Hvis der på et tidspunkt sker et brud på sikkerheden i Aula enten på grund af en systemfejl eller på grund af en håndteringsfejl hos en bruger, vil der være følgende proces for håndtering heraf.

KOMBIT og Netcompany håndterer brud på sikkerheden: Hvis du eller en anvender af systemet mener, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, skal du hurtigst muligt, via den supportberettigede bruger i kommunen, rette henvendelse til Aula support.

Aulas support vil ved din henvendelse straks foretage en vurdering af, om der er sket et brud på persondatasikkerheden. Hvis der sket et brud på persondatasikkerheden, vil Aulas support vurdere, om der er tale om en systemfejl, og er det tilfældet vil KOMBIT straks blive underrettet. KOMBIT vil derpå følge den aftalte proces for underretning af de berørte kommuners sikkerhedsansvarlige og sikre, at de har den fornødne information til at vurdere, hvorvidt der skal ske anmeldelse til Datatilsynet.

KOMBIT og Netcompany vil naturligvis samtidigt sikre, at sikkerhedsbruddet bliver håndteret hurtigst muligt og sørge for, at fejlen i systemet bliver rettet hurtigst muligt.

Kommunen håndterer håndteringsfejl fra en bruger: Hvis der er tale om en håndteringsfejl fra en bruger, vil sagen skulle håndteres af kommunen på samme måde, som kommunen håndterer andre brud på persondatasikkerheden, f.eks. når kommunen ved en fejl har personoplysninger liggende tilgængelig for uvedkommende i printeren, eller hvis persondata er blevet sendt til den forkerte person i en mail. I disse situationer skal den supportberettigede bruger fortsat henvende sig til Aula support for at få afklaret sikkerhedsbruddets omfang, slettet informationer og/eller skaffe de nødvendige log-informationer, hvis det vurderes nødvendig. Herefter skal den supportberettigede bruger følge sin egen kommunes proces for håndtering af brud på persondatasikkerheden, herunder eventuel anmeldelse til Datatilsynet.

Ændringsønsker

Ændringsønsker skal samles hos den kommunale projektleder, som kan melde disse direkte ind til KOMBIT. Projektlederen i den enkelte kommune har information om hvordan disse meldes. I kan læse mere om, hvordan fejl skal indmeldes, mm. på supportsiden.

Indsigt i logdata

Ønsker I at anmode om indsigt i logdata i forbindelse med en specifik hændelse, kan det gøres ved at udfylde bestillingsblanketten for serviceydelser, som findes nederst på denne side

Statusmails fra KOMBIT

April 2020

2. april 2020

Emner:

  • Påskeferie i projektet
  • Dato for release 1.1.7
  • Tidsplan for dagtilbudsudrulning
  • Rettelse af fejl på notifikationer
  • Elever, der er tilknyttet to klasser – opdateret status
  • Implementeringshåndbogen og KLIK
  • Indmelding af projektledere

Marts 2020

26. marts 2020

Emner:

  • Drift og planer
  • Fejlrettelser i dag
  • Skypemøde i næste uge for nye projektledere
  • Greve med som ekstra Aula-pilotkommune
  • Nyt fra piloterne

20. marts 2020

Emner:

  • Aulaplaner uændrede trods corona
  • Aulas drift
  • Tastaturfejl i app rettes
  • Tidsplan for dagtilbud
  • Forberedelserne til pilot på dagtilbud
  • Ekstra pilot til Aula dagstilbud

12. marts 2020

Emner:

  • Coronanedlukning
  • Nedbrud
  • STIL udskyder tvungent skift af adgangskode i Uni-login
  • Elever, der er tilknyttet to klasser
  • Betaling for Aula på dagtilbud

5. marts 2020

Emner:

  • Netværksmøder – ny dato for vest-mødet
  • Opdateringer af lister over projektledere og systemansvarlige
  • Nye testdata på uddannelsesmiljøet
  • Benyt opslag frem for beskeder, når I kommunikerer til mange
  • Nyt fra pilotprocessen på dagtilbud
  • Reflektionsspørgsmål til dagtilbud
  • Pilotarbejde med modeller for supportorganisationer
  • Møder med interessenter

Februar 2020

28. februar 2020

Emner:

  • Opsamling på møder vedrørende konsekvensanalyser
  • Sikkerhedshændelser i forbindelse med Aula
  • Aula i medierne
  • Deling af materialer vedrørende komme-/gå-modulet
  • Kommende KLIK-opgaver
  • Nyt fra piloterne – fokus på Unilogin og uddannelse af superbrugere
  • Invitation til Aula-netværksmøder med fokus på dagtilbud

20. februar 2020

Emner:

  • Indhold i release 1.1.7
  • Opsamling fra møder om konsekvensanalyser
  • Fejl i forbindelse med lanceringen af 1.1.6
  • Fakturaer for Aula udsendes i næste uge
  • Vikarnote-problemstilling løst
  • Nyt fra dagtilbudspiloterne
  • Videndeling om komme/gå-funktionaliteten
  • Workshop om uddannelsesmateriale til dagtilbud
  • Billeder af ikoner fra komme/gå-funktionaliteten

7. februar 2020

Emner:

  • Release 1.1.6
  • Indhold i release 1.1.7
  • Opfølgning på vikarnoter – IST
  • Skift i institutionsnr. og sammenlægninger
  • Møder vedrørende konsekvensanalyser
  • Mulighed for ekstra datamigrering
  • Information om dagtilbudspiloter på Aulainfo.dk

Januar 2020

30. januar 2020

Emner:

  • Møder vedrørende konsekvensanalyser
  • Release 1.1.6
  • Træk af brugsstatistik
  • Aula og Brexit
  • Udrulning af det nye UNI-login i uge 8
  • Materialer vedrørende sikker fildeling
  • Materialer vedrørende komme/gå

22. januar 2020

Emner:

  • Møder vedrørende konsekvensanalyser
  • Support til kommunerne
  • KLIK-oprydning
  • Indsendelse og prioritering af ændringsønsker
  • Planlægningsassisten i release 1.1.6

16. januar 2020

Emner:

  • Nyt fra dagtilbudspiloterne
  • Udviklingen af Aulas funktionalitet i 2020
  • Anvendelsesstrategi for dagtilbud
  • Dagplejeområder
  • Hvilke typer af dagtilbud får Aula
  • Hjemmesider for dagtilbud
  • Vikarnoter
  • Udrulning af det nye UNI-login i uge 8
  • Komme/Gå – fejl i status på antallet af børn
  • Konsekvensanalyser

9. januar 2020

Emner:

  • Hotline og support
  • Sletning af data i Skoleintra
  • Procedurer ved sikkerhedshændelser
  • Arbejdet med dagtilbud
  • Migrering af data på dagtilbud
  • Efterlysning af materialer til videndeling

December 2019

Emner:

  • Aula vil være tilstede på BETT og BUTM
  • Tilgængelighedserklæringer
  • Opdateret liste over prioriterede ændringsønsker
  • KLIK-oprydning
  • Hotline og support
  • Opdatering af Aulainfo.dk
  • Input til statusmailen

 

Emner:

  • Besøget fra Datatilsynet
  • Orientering fra IST
  • Når brugere stopper på en skole og starter på en ny – opmærksomhedpunkt
  • Kan fællesskabet hjælpes ad med en vejledning?
  • Elever der er tilknyttet to klasser -status
  • Dagtilbud
  • Workshop i Aalborg afholdt
  • Øvrige fokuspunkter Aula-projektet arbejder med

 

Emner:

  • Ny projektleder for Aula og justeringer i teamet
  • Aula-teamets fokus i december
  • Fast-track ændringer i næste uge
  • Hotline
  • Opdatering af FAQ på Aulainfo.dk
  • Opdaterings af hjemmesider
  • Dagtilbud status og tidsplan
  • Rettelser i forbindelse med brug af Alias´er
  • Opdatering af KLIK
  • KL og KOMBIT drøfter fælles anvendelse af KLIK
  • STIL afholder webinar om det nye Unilogin

November 2019

27. november 2019 uge 48

Emner:

  • Support- og hotlinebistand fremadrettet
  • Status på datamigrering
  • Releasenotes på Aulainfo
  • Nye træningsmaterialer vedrørende komme-gå
  • Opdateringer af hjemmesider i forbindelse med ny release
  • Status for dagtilbudsimplementering
  • KLIK-oprydning

19. november 2019 uge 47

Emner:

  • Ændringer i udsendelsen af information
  • Release 1.1.5
  • Indhold i release 1.1.6
  • Igangsætning af arbejdet med dagtilbudsimplementering
  • Profilbilleder fra de skoleadministrative systemer
  • Henvendelser til support og hotline
  • Orientering fra KL til Aula-projektledere om kontaktperson for UNI-Login

 

12. november 2019 uge 46

Emner:

  • Fakturering og elevtal
  • Pas på personfølsom data når du sender mails
  • Ledelsesinformation
  • Dagtilbud
  • 16 go-live Skypemøder
  • Status datamigrering
  • Hotline
  • Support

 

5. november 2019 uge 45

  • Emner:
    Status Hotline og Support
    Ledelsesinformation
    Status datamigrering;

Oktober 2019

30. oktober 2019 uge 44 – onsdag

Emner:

  • Ledelsesinformation
  • Forældre af samme køn
  • Datamigrering, adgang til migrerede data
  • Hotline
  • Skolefotos
  • Context Handler

28. oktober 2019 uge 44 – mandag

Emner:

  • Release 1.1.5 ny dato
  • Aula.dk og Google Analytics
  • Samtykke til skolefoto
  • Opfordring fra Den Digitale Hotline
  • Medarbejdersamtykke
  • Status på Netcompanys support og hotline

24. oktober 2019 uge 43 – torsdag

Emner:

  • Komme/gå
  • Orientering om brug af Privat NemID
  • Go-livemøder

 

23. oktober 2019 uge 43 – onsdag

Emner:

  • Datamigrering – vent med at melde fejl ind
  • Opdatering af Aulainfo.dk

 

22. oktober 2019 uge 43 – tirsdag

Emner:

  • Redirekt af Skolekom hjemmesider påvirker lærerens tilgang til PersonaleIntra
  • Aula App Android 7.0 og 7.1 status
  • Kan Aula App hentes i andre lande?
  • Brugere der er oprettet som studenter og medarbejdere kan ikke logge på Aula
  • Aldersgrænse for besvarelse af samtykker
  • Status for Vikarplanlægning IST
  • Forældre uden forældremymdighed indlæses via SFO-tabulex
  • Brugere tror de skal lave step-up når de vil sende en besked der skal markeres som følsom
  • Datamigrering status

 

21. oktober 2019 uge 43 – mandag

Emner:

  • Brugere kommer til at slette opslag
  • Download på Android 7.0 og 7.1 fejler
  • Datamigrering status
  • Aulainfo.dk FAQ opdatering
  • Sletteprocedure og sletteregler i Aula v.1.0

 

17. oktober 2019 uge 42 – torsdag

Emner:

  • Datamigrering,
  • Kvalitetskontrol af migreret data – status
  • Opdatering af KLIK-opgave om tilgængelighedserklæring på hjemmesider
  • Håndtering af sikkerhedshændelser i Aula
  • Håndtering af henvendelser den kommende tid
  • Vi tagger i fællesskab
  • Opmærksomhedspunkt for aldersbegrænsning i Aula
  • Ugens Vidst du at
  • KLIK fejl skaber mange notifikation
  • Opdatering af Aulainfo.dk

 

14. oktober 2019 uge 42 – mandag

Emner:

  • Status for klargøring før uge 43
  • Kvalitetskontrol af datamigrering – KLIK opgave er på vej
  • Indlæsning af skema – hvis du mangler overblik kan vi hjælpe
  • Ledelsesinfo efter go-live
  • Hotline
  • EAN-nummer – KLIK rykkere går ud i denne uge
  • Vidensdeling
  • Orientering om fællesoffentlige selvbetjeningstjek

 

10. oktober 2019 uge 41 – torsdag

Emner:

  • Projektleder hotline uge 43 og 44
  • Datamigrering
  • Kommunikation
  • Brug af NemID ved login i Aula
  • Piloterfaring – oprydning i SFO-tabulex
  • Opmærksomhedspunkt ifm Skema – vær præcis i navngivning af lokaler
  • Åbning af filer i Aula app kan være besværlig
  • IST – SSO widgets virker ikke på Aula-app
  • STIL link til FAQ
  • KMD Educa vejledninger sendt ud til kommuner

 

7. oktober 2019 uge 41 – mandag

Emner:

  • Opfølgning på spørgsmål fra dialogmøder
  • Hotline til PL
  • Status for kommunikation
  • Datamigrering, Arkivering af elevplaner
  • Åbning af forældre og elever i uge 43
  • FAQ opdatering på Aulainfo.dk
  • Indmelding af specialklasser som hold
  • IST lancering af Tabulex Vikar
  • Tiltag i kommunerne til at reducere risici ved håndtering af personoplysninger i Aula
  • Håndtering af go-live i KOMBIT

September 2019

30. september 2019 uge 40

Emner:

  • Spørg os hvis du hører rygter
  • Hvordan holder man sig bedst ajourført med projektet?
  • Kommende funktionalitet og nyt link til indmelding af ændringsønsker
  • Ny KLIK-opgave udsendt om fysiske foldere
  • Aula genbesøger funktionalitet til distriksskoler
  • Datamigrering – vejledning ajourført
  • Aula-projektet søger testbrugere til login med IDP på app i efterårsferien
  • Udlevering af Uni-login til borgere uden NemID
  • Udlevering af Uni-login til borgeren uden cpr
  • Materialer på Aulainfo.dk, Nye og opdaterede materialer på Aulainfo.dk
  • Lukning af Skoleintra ifm Go-live
  • Fakturering af Aula
  • Mulighed for support via Den Digitale Hotline
  • Ændret praksis fra Datatilsynet for situations- og portrætbilleder
  • Er kommunens supportorganisation robust til uge 43
  • Videndeling fra kommuner

 

23. september 2019 uge 39

Emner:

  • Pilotstatus
  • Plejeforældre kan ikke tilgå elevplanswidget fra Meebook
  • Sikker fildeling
  • Manglende lokaler på skemabrikker
  • Grupper på tværs
  • Øvirge emner der har resulteret i tilpasninger af Aula
  • Brugssattestik fra piloten
  • Præcisering af udmelding omkring portræt og situtaionsbilleder i Aula
  • Backlog for Aula status
  • Widget status, Status for skema
  • Påklædning mod go-live er i fuld gang
  • Vidste ud at
  • Yammer – gentagelse fra tidligere
  • Indmeldinger om ændringer til supportberettigede brugere
  • Dagtilbud

 

16. september 2019 uge 38

Emner:

  • Informationsøder og kommende mødeaktivitet
  • Kommende KLIK-opgaver, Release 1.1.3 status
  • Release 1.1.4 og 1.1.5 update
  • Skemaer i Aula er personlige
  • Datamigrering status og ny KLIK-opgave på vej
  • Fællesoffentlig brugertest
  • Redirekt I2 præcisering, IST data for SFO´er
  • Aulainfo omstrukturering

 

9. september 2019 uge 37

Emner:

  • Kommende mødeaktiviteter målrettet kommunerne
  • Yammer
  • Piloterfaringer
  • Anvendelsesbudskab: Grupper i Aula
  • Flere forbedringer kommer med i release 1.1.3
  • Piloterfaringer for supportsetup omkring Aula
  • Widget status
  • Proces for ændringsønsker
  • KLIK-status
  • Behandlingshjem rettelse

 

2. september 2019 uge 36

Emner:

  • Påklædning af K98 op imod go-live i uge 43
  • Status for pilotafprøvning
  • Input fra SB og PL de sidste 4 uger
  • Ledelsesinfo
  • Skemaindlæsning
  • Komme/gå
  • Påklædning af skoleledere
  • KLIK status
  • Datamigrering
  • Behandlingshjem
  • Opdateret tidsplan for dagtilbud
  • Hjemmesider

August 2019

Emner:

  • Status på udvidet pilotafprøvning
  • Skemaintegration
  • Kombit søger testpersoner til datamigrering
  • Proces for ændringsønsker og forbedringsforslag
  • Selvbetjening.nu
  • Opmærksomhedspunkter til Go-live i uge 43
  • Redirekt med I2 for hjemmesider