Status Dagtilbud

Alle dagtilbud gik på Aula mandag den 19. januar 2021. Det er gået over al forventning. Her er den første melding fra en pædagogisk leder mandag eftermiddag.

“Tak!!! Jo, det går faktisk forbløffende godt, tænker jeg. Har jo en god og tålmodig ambassadør og superbruger her i huset. Og beskeder er da en fornøjelse – selv en forældre har svaret mig i morges. :-)”

Dagtilbuddene har været utrolig gode til at tage imod Aula og til at takle de udfordringer, som et systemskifte medfører.

Så alt i alt har det været en hurtig og nærmest problemløs overgang.

Tabulex Børn blev lukket ned mandag den 01. februar 2021 og overgik til Tabulex Admin. Dette har slet ikke givet anledning til henvendelser.

Status Dagplejen

Vi forventer først at vores dagpleje kommer på Aula, når Aula på fornuftig vis kan spille sammen med Tabulex Morgenvagt.

Sammen med Tabulex Silkeborg, Varde, Frederikshavn, Ålborg + et tilsvarende Sjællandshold arbejdes på en udvikling af dette.

Sikring af datakvalitet

De seneste måneder har vi arbejdet på et servicetjek af brugerstyringer i alle vores systemer, dog specielt i forhold til de brugeradministrative systemer TEA og Tabulex Admin.

Det er der kommet vedhæftede vejledning ud af. Den beskriver:

• Hvilket ansvar har vi​?
• Hvilke systemer kan anvendes – databehandleraftaler​
• Tildeling af adgange til borgere​
• Tildeling af adgange til børn og deres forældre
• Børn og deres forældre​
  • Plejeforældre​
  • Personale i døgntilbud​
  • Forældre uden myndighed​
  • Kontaktpersoner​
  • Navnebeskyttelse
• Tildeling af adgange til medarbejdere

Lister – retrospektive data

Da Aula ikke udstiller retrospektive data på en brugervenlig måde, arbejder vi sammen med vores LIS-konsulenter på at udstille data her.

Vi forventer, at vi inden for kort tid, kan give dagtilbuddene de lister, som de tidligere havde i Tabulex.

SFO og klub på Aula

Vi har både SFO og klubber oprettede på skolenumrene – det kunne fungere bedre.

Derfor arbejder vi, med stor hjælp fra Tabulex, på at flytte klubberne til G-numre og til Tabulex Admin Klub.

Når dette er klaret, vil vi igangsætte Aula i vores SFO’er og efterfølgende i vores klubber.

Vi forventer at SFO’erne anvender Aula senest 01. april 2021.

Aula – månedsstatus oktober 2020

Efter opfordring fra KOMBIT, fortsætter månedsstatus fra Esbjerg, men som en generel status, på Aula-relaterede opgaver.

I Esbjerg ønsker vi, at Aula er den samlende digitale platform for skoler og dagtilbuds kommunikation, som udstiller og samarbejder med data fra skoler og dagtilbuds øvrige systemer.

I udviklingen af det har vi i oktober måned arbejdet med:

• Grupper for børn med særlige behov i dagtilbuddene
• Implementering af Aula i dagplejen
• Opsætningsmøder
• Dashboard driller pga roller
• Klub kan ikke komme med
• SFO udsættes endnu en gang
• Overvejelser om lister med LIS
• Endelig godkendelse af billedagenda
• KOMBITs videncenter
• Principper for sletning af opslag, kommentarer mv.
• Databrud – vejledning til BA-systemer
• Opskrivning af Aulas økonomi

Grupper for børn med særlige behov i dagtilbuddene

Vi har anbefalet, at vores dagtilbud laver grupper med egen side til de børn, som har ressourcepædagog. Grupperne består af:

• Barnets forældre
• Ressourcepædagogen
• Dagtilbuddets pædagogiske leder
• Relevante pædagoger fra dagtilbuddet

Grupperne anvendes til den daglige kommunikation – en virtuel kinabog 🙂

Ressourcepædagogerne vil arbejde på, at disse grupper videreføres i indskolingen.

Implementering af Aula i dagplejen

I samarbejde med dagplejechefen og dagplejens digitale ambassadør, er vi blevet enige om at lave en digital implementeringen af dagplejen. Denne er dog udsat indtil videre, da det ikke er muligt for Aula at levere data til Morgenvagten.

Som alle andre af landets dagplejere er der meget begrænsede muligheder for at samle dagplejerne til uddannelse og personalemøder. For seks år siden implementerede vi Tabulex og for fire år siden Hjernen&Hjertet i dagplejen. Dette foregik på aftenmøder med præsentation og hands-on øvelser. Vi havde ca. 50 dagplejere på en aften.

Vores erfaringer var superpositive. Dagplejerne klør bare på med de opgaver de bliver stillet og vi så, at de intentioner vi havde med anvendelsen af Tabulex og Hjernen&Hjertet blev efterlevet efter kurserne.

Dagplejerne er gode til at bruge hinanden til sparring. Vi oplevede at hver legestuegruppe hurtigt fik sin egen superbruger – den dagplejer som af sig selv hjalp de andre i gruppen.

Vi har derfor efterfølgende gjort disse dagplejere til digitale dagplejere, som dagplejens digitale ambassadør anvender som formidlingskanal til de øvrige dagplejere.

Alle vores dagplejere har både en pædagogisk iPad og en administrativ PC. De anvendes med hjælp fra de digitale dagplejere.

Dagplejen har planer om at arbejde endnu mere med det pædagogiske indhold de næste år. Så for at udnytte dagplejens digitale fundament og for at give plads til pædagogisk indhold, har vi valgt at lave en digital implementering i dagplejen.

Implementeringsplanen indeholder følgende elementer:

• KLAR til Aula, en præsentation af den kommende opgave for dagplejens pædagogiske ledere, på et møde med mulighed for spørgsmål:
  • Tekniske forudsætninger for login og device
  • Brug af Esbjerg Kommunes Intra
  • Dagplejens implementeringsplan

– et næste færdigt oplæg til mødet kan ses her.

• ”Lektier” til opsætning, en præsentation af de opgaver der skal være færdige inden opsætningen af dagplejens Aula, på et møde med mulighed for spørgsmål:
  • Kommunikationsagenda for Dagplejen
  • Opsætning af Tabulex Admin
  • Opsætning af Morgenvagt
• Opsætningsmøde, et møde hvor dagplejens pædagogiske ledere opsætter eget Aula. Til dette anvendes samme opsætningsguide som til de øvrige dagtilbud. – Opsætningsguide
• Uddannelse af de pædagogiske ledere som institutionsadministratorer ved Netcompany
• De pædagogiske ledere uddanner egne dagplejere på 3 x ½ times Skypemøder. Inden møderne udsendes følgende videoer til dagplejerne, som gennemgås på møderne:
  • Krav til AULA – video: se og tal med kollegaer 3/11
  • Opgaver i AULA – Video+link til testmiljø: se og prøv selv, snak med kollegaer
  • Hvordan onboarde forældrene (video)

Vi er næsten færdig med materialet KLAR til Aula Dagplejen og opsætningsguiden. Vores pædagogiske ledere i dagplejen har været på institutionsadministratorkursus, og vi gik derfor i gang med at undersøge, hvordan opsætningen af Tabulex Admin og Morgenvagten skulle være.

På et møde med IST fandt vi ud af, at IST allerede havde opsat Tabulex Admin for os og at alle informationer om grupper og brugere lå rigtigt i Aula. Til gengæld var det ikke muligt for IST at modtage komme/gå-data fra Aula. Derfor overvejede de at lave en widget, hvor forældrene kunne indtaste komme/gå, som så ville lægge sig i Morgenvagten.

Efter nærmere dialog, blev vi enige om, at det ikke var en brugbar løsning. Forældrene ville blive forvirrede over om de skal anvende Aula eller Tabulex widget, hvilket vil medføre at data ikke vil være valide.

Vi blev derfor enige om at indgå et samarbejde med IST og øvrige Morgenvagt-kommuner om, at forsøge at præge udviklingen af Aula, til at kunne levere data tilbage til de brugeradministrative systemer.

Indtil dette er på plads, vil vi udsætte implementeringen af Aula i Dagplejen og fortsætte med at anvende Tabulex Børn.

Opsætningsmøder

Vi har i oktober holdt 2½ times opsætningsmøder med dagtilbuddenes pædagogiske ledere.

Det blev til seks fysiske møder i alt, med deltagelse af 10-14 pædagogiske ledere på hvert møde.

Vi gennemgik sammen med lederne opsætningsguiden punkt for punkt på møderne. 15 minutter til hvert punkt.

Vores oplevelse var, at det der tog længst tid, var at få lederne til at logge ind via Chrome med kommunal idp og uploade datapolitikken til deres egen PC. Herefter var det let at gennemgå de enkelte trin i plenum. Hvorefter deltagerne foretog opsætningen af eget dagtilbud.

Vi havde den pædagogiske leder fra et af vores pilotdagtilbud og vores kommunale administrator tilstede i lokalet.

Efter møderne var alle dagtilbud sat ca. 85% op og lederne kunne gå hjem og overveje om de ønskedes yderligere tilladelser eller grupper.

Dashboard driller pga roller

Ved udarbejdelsen af opsætningsguiden opdagede vi at opsætningen af dashboards i dagtilbuddene, blev besværliggjort. Dette fordi dashboard allerede var udfyldt i forhold til den måde skolerne anvender rollerne.

Det betød, at fx et lederdashboard indeholdt alle de widgets skolerne ønsker at lederne anvender.

For ikke at ødelægge skolernes opsætning, har vi været nødt til at opsætte dashboards for dagtilbuddene individuelt, pr. dagtilbud. Dette valgte vi at gøre fra centralt hold. (10 timer med museskade til følge :)).

Vi vil klart ønske at Aula ser på rollerne, så man fx kan være dagtilbudsleder eller skoleleder.

Klub kan ikke komme med

I Esbjerg er klubberne en del af SFO, hvorfor klubeleverne figurerer i Aula.

Umiddelbart lyder det smart, men det er det ikke. I Esbjerg kan en elev godt gå på en skole og være i klub på en anden skole. Det kan UNIlogin ikke håndtere. En elev kan kun være på ét skolenummer og UNIlogin vælger det, som eleven er registreret på først. Det betyder i nogen tilfælde, at eleven ikke kan tilgå fx test og prøver, hvis der er flyttet skole og ikke klub. (registreringen i klubben er før skolen).

Vi overvejede så om klubberne kunne flyttes til et G-nummer. I vores bestræbelser fandt vi ud af, at klubber slet ikke er en del af aftalen omkring Aula.

Det betyder, at vi alligevel skal tilkøbe Tabulex SFO/Klub til kommunikationen med dem. Vi håber, at der vil kunne træffes andre beslutninger omkring klubbers deltagelse i Aula.

Desværre løser det ikke engang problematikken, for det viser sig, at elever godt kan gå i flere klubber og i STIL, som de brugeradministrative systemer spiller op i, kan en elev kan være registreret på ét skolenummer og ét G-nummer.

SFO udsættes endnu én gang

Vi har også opdaget, at vi har den samme problemstilling i forhold til vores SFO. Noget som vi er ved at udrede, hvad vi gør ved.

Derudover har SFO behov for et større overblik over komme/gå data, end Aula kan vise lige nu. Det ser ud til at blive løst med release 2.1. Så vi afventer implementeringen i SFO, til vi er sikre på, at funktionaliteten er på plads. Derefter foregår et udredningsarbejde af SFO og klubstrukturen.

Så vi kender endnu ikke SFO-implementeringsdatoen. Dette er meldt ud til skolerne, som er ret trætte af at vente.

Overvejelser om lister med LIS

Det ser ud som om, at retrospektive komme/gå-data vil blive leveret til kommunerne som excel-ark. Vi har derfor indledt et samarbejde med vores datakonsulenter, om at få dette lagt i KMD-LIS.

Endelig godkendelse af billedagenda

Vi har meget længe arbejdet på at få en agenda for billeder. Denne er nu endeligt godkendt. De overordnede pointer er:

• Alt hvad du fortager dig i henhold til lovgivningen (fx dagtilbudsloven, folkeskoleloven) kræver ikke samtykke
• Alt andet gør
• Facebook og andre tech-giganter anvendes aldrig til personoplysninger

Hvis den endelige udgave har interesse, kan den ses her: Behandling af medier

KOMBITs videncenter

Esbjerg Kommunes implementeringsplan og plakat med anvendelsesstrategi kan findes i KOMBITs videncenter – https://videncenter.kl.dk/cases/nyheder/esbjerg-deler-implementeringsplan-og-systemoverblik-for-aula/

Principper for sletning af opslag, kommentarer mv

Vi har haft en episode, hvor en gruppe forældre har kommenteret på et opslag. Kommentarerne endte med tydeligt at udstille en enkelt elev, hvilket selvfølgeligt blev anmeldt.

Efterfølgende har vi fjernet oplægget.

De efterfølgende refleksioner viste, at håndteringen af anmeldelsen havde været meget lettere, hvis det tydeligt havde fremgået i principperne for kommunikation, at opslag og kommentarer fjernes, hvis de ikke overholder skolens principper for kommunikation.

Databrud – vejledning til BA-systemer

Vi har desværre oplevet et databrud på baggrund af, at oplysninger i de brugeradministrative systemer har stået forkert.

Det er selvfølgelig uheldigt og må aldrig ske.

Efterfølgende arbejder vi med vejledninger til oprettelser/ændringer/sletning i de brugeradministrative systemer og nødvendigvis også opfølgning og kontrol med efterlevelsen.

Opskrivning af Aulas økonomi

Vi har taget udmeldingen til efterretning og fortsætter med både skoler og dagtilbud i Aula.

Aula, dagtilbud – Månedsstatus august/september 2020 – første del

Piloten på dagtilbud er slut med positive erfaringer i forhold til kommunikation, informationsdeling, implementering og Aula’s intuitive brugergrænseflade. MEN der er langt igen, før Aula er den samlende digitale forretningsarkitektur vi havde håbet.

I får her en status på erfaringsopsamlingen fra piloten, en beskrivelse af vores fokus på dagtilbudsimplementeringen og et overblik over de udfordringer vi arbejder med at få løst.

Pilot:

• Erfa-opsamling
• Godt råd fra piloterne

I forhold til Aula dagtilbud generelt har fokus været:

• Uddannelse
• Kommunikationsagenda

Udfordringer (i vilkårlig rækkefølge):

• Selvejendes dataanmodninger
• Fejl i Dagtilbudsregistret
• Dagplejen
• Agenda for medier
• Tværgående grupper
• Udløb af kommunal idp
• Dashboards – pædagoger
• LIS
• SFO-opstart udsat
• Klubstruktur
• Døgninstitutionspersonalets adgang til Aula

PILOT – Erfa-opsamling

Piloternes tilbagemeldinger er som tidligere beskrevet anvendt til at tilrettelægge uddannelsen af alle brugere i dagtilbuddene – der kan læses om dette i vores månedsstatus fra juni/juli.

I forhold til funktionalitet er der specielt to væsentlige faktorer, som der skal ændres på, før det giver mening for Esbjerg at få de øvrige Dagtilbud, SFO og klubber på:

Ferieregistreringen skal indeholde komme/gå tidspunkter

• Dagtilbuddene anvender disse tidspunkter til at få et overblik over belægningen i løbet af dagen. Ud fra dette overblik laves vagtplanlægningen, så der kun anvendes det nødvendige personale.
• Som Aula fungerer nu, vil vi i Esbjerg være nødt til at anvende et andet system til denne registrering (enten Tabulex Børn eller papir løsning). Dette giver ikke værdi for os.

Adgang til data fra Aula er svær tilgængeligt

• Der er behov for at kunne trække forskellige lister, der gør indtastet data brugelig, fx mødetider, fremmødehistorik. I dette dokument ses en oversigt over, hvilke lister vi mener vi har behov for i Esbjerg.
  

  PILOT – Godt råd

Her er et par pointer fra vores piloter:

• “Jeg tror, at det er vigtigt at starte i det små. Systemet kan jo i virkeligheden megamange ting, men hvis man vil det hele på en gang kan det hurtigt blive uoverskueligt.”
• ”Selvom afprøvningen er gået godt, ser vi frem til de justeringer, der sker med Komme-gå funktionaliteten i forbindelse med næste Aula-opdatering til december”.
• “Hold det simpelt og vælg en strategi, så det bliver overskueligt”.

Generelt dagtilbud – Uddannelse

Alle vores overvejelser og alt vores materiale til uddannelse af ledere er vedhæftet i vores månedsstatus for juni/juli.

Alle pædagogiske superbrugere tilbydes det korte forløb fra Netcompany, hvor vi har lavet vores egen indledning til uddannelserne og bedt underviserne om at tage udgangspunkt i de beslutninger, der allerede er taget generelt i Esbjerg Kommune og i de enkelte dagtilbud.

Det oplæg vi vil anvende til superbrugeruddannelsen kan ses her (vi har tilføjet generel indledning og afslutning på hvert trin).

Alle medarbejdere uddannes af egne ledere og superbrugere. Det materiale der anvendes til superbrugerne, vil kunne tages direkte og anvendes i den lokale undervisning.

Generelt – kommunikationsagenda

Implementeringen af Aula giver mulighed for at gentænke og kvalificere forældresamarbejdet og til at vurdere, hvad der hidtil har virket godt, og hvad der har virket mindre godt.

For at sikre et ensartet kommunikationsgrundlag, som alle skoler og dagtilbud kan arbejde ud fra, er det ønsket i Esbjerg, at der udarbejdes en ”guide til udarbejdelse af de lokale kommunikationsagendaer”.

Vi har haft nedsat en arbejdsgruppe på tværs af skole/dagtibud/forældre til at løfte denne opgave. Det er der kommet denne godkendte agenda ud af, som bliver både skoler og dagtilbuds fremtidige retningslinjer for kommunikationen fra/til Aula. 

Den forældreinformation, som agendaen lægger op til er:

• Forældreinformationsfolder
• Forældreplakat – sådan anvendes Aula i Esbjerg

Udfordringer – Selvejendes dataanmodninger

Ud over at få godkendt dataanmodninger hos STIL, har vi valgt, at vores projektledere får adgang til de selvejende dagtilbud i ba.emu.dk.

Dette gøres ved at sende denne blanket til STIL https://viden.stil.dk/display/INFRA2/Bestil?preview=/2360642/2360644/Bestilling%20af%20UNI-Login%20Brugeradministration.pdf – der skal laves en blanket pr. selvejende dagtilbud.

Udfordringer – fejl i Dagtilbudsregistret

Vi har lige opdaget en fejl i Dagtilbudsregistret, hvor et dagtilbud er registreret under det forkerte område.

IST har lovet at rette det til, men de har ikke prøvet det før. Så vi afventer lige nu, om det går rigtigt igennem hos STIL og i Aula.

 Udfordringer – Dagplejen

I Esbjerg Kommune har vi digitaliseret opgaven med morgenvagten. I dag spiller den helt sammen med komme/gå fra Tabulex Børn.

Vi ønsker at udvikle det samme koncept med Aulas komme/gå data, før vi overgår med dagplejen til Aula.

Derfor har vi indgået et samarbejde med IST omkring denne opgave. Jeg ved at IST også er i dialog med et par andre kommuner omkring opgaven.

For Esbjerg betyder det, at vi forventer at få dagplejen på Aula i første halvdel af 2021.

På nuværende tidspunkt har vi valgt at få uddannet dagplejens digitale ambassadør som kommunal administrator. Derudover sender vi fem af dagplejens pædagogiske ledere på institutionsadministratorkursus.

I oktober opstartes et tæt samarbejde med disse seks om, hvordan implementeringen bedst tilrettelægges for dagplejen.

Da alle vores dagplejere i forvejen er digitale, er oplægget at så meget som muligt skal foregå virtuelt. Så forventningen er, at der laves videoer og webinar til uddannelsen af dagplejerne.

Udfordringer – Agenda for medier

Vi har gennem længere tid arbejdet med en agenda for anvendelse af medier. Denne er nu godkendt i styregruppen, med en tilføjelse om, hvordan forældre og medarbejdere kan være med til at fastsætte principper.

Udgangspunktet for agendaen er, at behandling af medier sidestilles med al anden informationsbehandling og i henhold til persondataforordningen kan behandles inden for myndighedsopgaven og ikke kræver samtykke.

Agendaen kan hentes her: Agenda for medier

Udfordringer – Tværgående grupper

Når vi i Esbjerg ønsker at sende information ud til alle forældre i kommunen, fx om COVID 19, kommer dette til at foregå via Aula.

Her vil vi anvende tværgående grupper. Tanken er, at hvert dagtilbud/skole har en gruppe med alle forældre, som vi kan lægge sammen til en gruppe for alle forældre i kommunen.

Med opstart i den måde Tabulex Admin havde lavet grupper i Aula, fik vi hurtigt lavet en gruppe med alle forældre i dagtilbuddene.

Tabulex Admin har for hvert dagtilbud lavet en gruppe, der hedder dagtilbuddets navn, hvor alle forældre er med. Den kunne vi så hente direkte i Aula og lægge ind i den tværgående gruppe.

Da vi ville gøre det samme på skolerne, blev vi udfordret. Tabulex TEA laver en gruppe pr. klasse. Så for at få en gruppe med alle i Aula, skulle vi koble alle klasser på en Aulagruppe, inden vi kunne lave den tværgående gruppe.

Den arbejdsgang vil vi gerne ud over, og have samme mulighed for TEA som vi har fra Tabulex Admin. Derfor arbejder vi lige nu, med at teste, om vi kan oprette et ”Hold” på hver skole i TEA, som indeholder alle forældre.

Vi er i skrivende stund så langt, at vi kan oprette holdet, og at det også vises i Aula, men om alle forældre modtager det der sendes ud, vides endnu ikke. Tabulex har oplyst, at de endnu ikke anbefaler anvendelsen, fordi det ikke er testet.

Aula, dagtilbud – månedsstatus august/september 2020 – anden del

Udfordringer – Udløb af kommunal idp

Lidt tilfældigt blev vi opmærksomme på, at den kommunale idp skal fornyes én gang om året. Det gøres som en serviceanmodning til Netcompany den 01.10. Hos os har vi samarbejdet med IT-afdelingen, for at kunne levere de ønskede oplysninger til Netcompany.

Udfordringer – Dashboards

Der findes kun ét personale dashboard for ledere, ét for pædagoger osv. Vi har allerede opsat disse til skolernes brug. Derfor vælger vi at ændre pædagogdashboardet til dagtilbudspædagoger og sende vejledning til skolerne om, at hvis de har taget pædagogdashboardet i brug, skal de tilføje relevante widgets. Det ville være ideelt, hvis det i Aula var det dashboard til skolepædagoger og et til dagtilbudspædagoger. Det samme med forældre, ledere og indskolingselever (hvis de altså skal hedde sådan i dagtilbud).

Udfordringer – LIS

Det er nu muligt at få data fra Aula til LIS. På nuværende tidspunkt arbejder vores datakonsulent på, en aftale med KMD om, hvordan denne levering skal kunne fungere. I Esbjerg ønsker vi, at data der er behov for i den pædagogiske hverdag, udstilles i Aula. Data til det strategiske ledelsesarbejde bør hentes i LIS.

Det data (om end meget mangelfuldt) som vi på nuværende tidspunkt kan få fra Aula, lever ikke op til Esbjergs forretningsarkitektur. Derfor har vi nu en arbejdsgruppe i gang med at se på, hvordan vi bedst løser denne opgave.

Udfordringer – SFO

Vi har endnu en gang udsat opstart af Aula i SFO, da vi afventer mulighed for at kunne tilgå komme/gå data. Foreløbig er udsat til de forventede funktioner i release 2.1 er godkendt.

Udfordringer – Klubstruktur

Vi har opdaget at de elever, der er tilknyttet vores tværgående klubber, har problemer med at anvende deres UNIlogin. Problemet opstår fordi vi i IST’s brugeradministration har oprettet klubberne som SFO’er. Det vil sige, at de er tilknyttet én skole. Når der så foregår en indlæsning til STIL og Aula opstår der problemer. Derfor har vi aftalt at disse klubber flytter til IST brugeradministration for klubber, som ikke sender tilknytning med til STIL. Det har betydet en yderligere investering i brugeradministrative systemer, denne er dog ikke ret stor.

Vi har tilkøbt Tabulex Admin til Klubberne. Dog er Tabulex endnu ikke helt klar med overførsel til Aula, mellem de to systemer. Vi har derfor indgået en aftale med dem om samarbejde om opgaven. Vores forventninger er, at klubberne kan komme på Aula i Q1 2021 lige efter SFO.

Udfordringer – Døgninstitutionspersonalets adgang til Aula

Aula kan kun håndtere døgninstitutionsmedarbejder adgang til Aula, hvis disse medarbejdere bliver oprettede som ”forældre” til elever på døgninstitutioner. Det ønskes ikke.

Vi deltager på nuværende tidspunkt sammen med nogle andre kommuner i et udviklingsarbejde sammen med KL. Umiddelbart ser det ud til, at den ønskede løsning har længere udsigter. Det forventes, at KL udarbejder en beskrivelse af, hvordan udfordringen kan løses, på kort sigt og på lang sigt.

I juni/juli har vi arbejdet både med piloterne og med den generelle implementering til dagtilbuddene og SFO.

I forhold til pilot har fokus været:

• Uddannelse af medarbejdere
• Komme/gå
• Forældreinformation
• Åben mikrofon og løbende dialog

I forhold til Aula dagtilbud generelt har fokus været:

• Implementeringsplan
• Selvejendes dataanmodninger
• Kommunikationsagenda
• Agenda for medier
• Nyt UNIlogin, udfasning af UNIsync
• Deledevice

I forhold til Aula SFO generelt har fokus været:

• Opstart udsat
• Klubstruktur

Pilot – Uddannelse af medarbejderne

Piloterne valgte at lave en medarbejderuddannelse på tre timer, som et aftenmøde med alle medarbejdere i hvert dagtilbud. Møderne blev afholdt af lederne og superbrugerne den 11.06.20. Vi som projektledere sad stand-by, men det blev ikke nødvendigt.

Piloterne havde lavet hvert deres oplæg, ud fra Netcompanys materiale. For begge piloter var det vigtigt med en præcis præsentation af opgaven, og hvordan de havde valgt at tilrettelægge den.

Oplæggene kan ses her:

• Kahytten
  • Aula – filmene
  • Aula – torsdag – uddannelse af personalet.
• Katamaranen, Sjelborg
  • Præsentation Aula 
  • Rettet medarbejdervejledning – pilot – EK 

Det fungerede fint med tre timer. Lederne havde lavet en P-plads til spørgsmål, der skulle undersøges efterfølgende.

PILOT – Komme/gå

Vi valgte, at en af projektlederne sammen med en IT-medarbejder kørte ud og satte storskærmene til komme/gå op, så de var klar, til at forældrene kom på den 15.06.20. For at medarbejderne har let adgang til komme/gå-informationer, har vi lavet en vejledning til, hvordan komme/gå lægges på deledevice, så der er adgang til disse informationer udenom Aulalogin. Vejledningen kan hentes her: Video – kommegå på din smartphone, 

PILOT – Forældreinformation

Forældrene i de to pilotinstitutioner kom på den 15.06.20. Forældrene var blevet orienteret forinden. De to piloter havde valgt følgende modeller:

• Katamaranen – lavet eget informationsmateriale: Se det her. 
• Kahytten – lavet indlægsseddel (forældrebrev om Aula opstart i Kahytten): Se det her.

til Esbjergs forældreinformationsfolder. Se den her.

På dagen var der sat tid af til at vejlede forældrene i brugen af komme/gå og Aula.

PILOT – Åben mikrofon og løbende dialog

Piloterne har under hele implementeringen haft mulighed for dialog, råd og vejledning fra projektledere og administratorer.

Vi har blandt andet holdt åben skype-mikrofon for pilotlederne og enkelte medarbejdere, hvor vi kunne mødes til afklarende dialog. Dette fik efterfølgende god kritik fra lederne. Specielt fordi medarbejderne fik forståelsen for, at opgaven med Aula er fælles defineret.

 Generelt dagtilbud – Implementeringsplan

De erfaringer vi har fået i forbindelse med piloterne, har vi besluttet at bruge aktivt i implementeringen i de øvrige dagtilbud. Dette er skrevet ind i vores implementeringsplan, som kan ses her.

Det betyder, at vi har besluttet at:

• Alle ledere i dagtilbuddene har været inviteret til et 1½ times Skypemøde – KLAR til Aula. Målet var at give et billede af den kommende opgave og have mulighed for at spørge ind. Oplægget fra mødet kan findes her. 
• Alle dagtilbuddenes pædagogiske ledere uddannes til institutionsadministratorer, med et komprimeret uddannelsesforløb
  • 30.09. afholdes 2 timers skypemøde, som reelt er ”lektier” til workshop – oplæg til mødet kan findes her.
  • 21.10 afholdes 6  3 timers workshop af 10 deltagere, hvor den faktiske institutionsopsætning finder sted – opsætningsguide til workshop kan findes her.
• Alle pædagogiske superbrugere tilbydes det korte forløb fra Netcompany, hvor vi har lavet vores egen indledning til uddannelserne og bedt underviserne om at tage udgangspunkt i de beslutninger, der allerede er taget generelt i Esbjerg Kommune og i de enkelte dagtilbud. Se indledningen til uddannelsen her. 
• Alle medarbejdere uddannes af egne ledere og superbrugere. De vil på egen uddannelse modtage uddannelsesmateriale, de direkte kan anvende i egen undervisning (dette materiale regner vi med at have klar i løbet af august måned).

Generelt dagtilbud – Selvejendes dataanmodninger

Vejledning til de selvejende institutioner om godkendelse af dataanmodninger i STIL – se den her. 

I Esbjerg har vi i samarbejde med de selvejende dagtilbud valgt, at en kommunal administrator godkender tilslutningerne i STIL. Vi har derfor lavet en vejledning til de selvejende dagtilbuds administratorer om, hvordan de opretter rettighederne til en kommunal administrator.

Generelt dagtilbud – kommunikationsagenda

Implementeringen af Aula giver mulighed for at gentænke og kvalificere forældresamarbejdet for at vurdere, hvad der hidtil har virket godt, og hvad der har virket mindre godt.

For at sikre et ensartet kommunikationsgrundlag, som alle skoler og dagtilbud kan arbejde ud fra, er det ønsket i Esbjerg, at der udarbejdes en ”guide til udarbejdelse af de lokale kommunikationsagendaer”.

Vi har nedsat en arbejdsgruppe, der skal løfte denne opgave, inden dagtilbuddene skal på Aula – kommissoriet for opgaven kan ses her.

Generelt dagtilbud – Agenda for medier

Vi har gennem længere tid arbejdet med en agenda for anvendelse af medier. Denne er stort set færdig, men mangler den endelige godkendelse af, hvordan forældre og medarbejdere kan være med til at fastsætte principper.

Udgangspunktet for agendaen er, at behandling af medier sidestilles med al anden informationsbehandling og i henhold til persondataforordningen kan behandles inden for myndighedsopgaven og dermed ikke kræver  samtykke.

Vi lægger agendaen op, når den er endeligt godkendt.

Generelt dagtilbud – Nyt UNIlogin – udfasning af UNIsync

Dagtilbuddene har svært ved at forstå, at det der tidligere blev kaldt UNIlogin, i virkeligheden er to forskellige login, der ikke længere synkroniseres af UNIsync.

Vi har derfor lavet en vejledning til dagtilbuddenes digitale ambassadører, superbrugere og ledere til oprettelse-ændring UNIlogin og EKuni. Den kan ses her.  

Generelt dagtilbud – Deledevice

Aulas app understøttes af IOS 11.0 og opefter samt Android 7.0 og opefter.

Derfor har vi gennemgået alle vores device i AirWatch og sendt lister til dagtilbuddene med en beskrivelse af, hvordan de kan forholde sig, hvis de har device, der ikke kan håndtere Aula.

Beskrivelsen kan ses her.

Generelt SFO – opstart

Vi har valgt endnu en gang at udsætte implementeringen i SFO – foreløbig indtil vi kender indholdet i næste release.

Generelt SFO – Klubstruktur

Vi har oprettet de fire klubber vi har, som er af tværgående karakter, i dagtilbudsregistret.

Vores beslutninger er gået på, at alle vores SFO og klubber ligger med tilknytning til en skole og er derfor oprettet i Aula under skolernes institutionsnummer.

Derfor er det kun de tværgående klubber, der får et G-nummer.

I maj har vi arbejdet med:

• Opsætning
• Forældreinformation
• Dagtilbudsregister
• Organisering af dagplejen
• Uddannelse af superbrugere
• Lokal kommunikationsagenda
• Billedpolitik

Opsætning

De to piloter er nu sat op. Vi endte med at beslutte at lave en opsætningsguide som beskriver hvordan dagtilbuddene kan sættes op. Det kan vælges at lave opsætningen helt ud fra guiden, eller lave hele eller dele efter eget ønske.

Vores guide kan ses her: Opsætningsguide

Forældreinformation

I Esbjerg har vi efter aftale med lederne i de to pilotdagtilbud lavet en trykt folder, som kan udleveres til forældrene. Folderen indeholder information om, hvad Aula er og hvordan man får adgang.

Folderen er generel og kan anvendes i alle vores skoler, SFO og dagtilbud.

Den kan ses her: Forældreinformationsfolder

Dagtilbudsregistret

IST er i gang med at lave en tilføjelse til Tabulex Institution, så vi selv kan indtaste til Dagtilbudsregistret. Indtil denne kommer i gang, laver de oprettelserne for os.

Vi har derfor lavet lister med, hvordan vores dagtilbuds- og dagplejeorganisering skal oprettes.

IST har lavet denne beskrivelse af opgaven: Vejledning fra IST

Organisering af dagplejen

I forhold til dagplejen, har vi haft en dialog om, hvordan det fremover vil fungere bedst. I dag er dagplejen organiseret i legestuegrupper i Tabulex Børn og i Teams i Hjernen&Hjertet. Begge dele er navngivet med et nummer.

Rent praktisk er organiseringen 11 teams med hver sin pædagogiske leder, til hvert team er tilknyttet 3-7 legestuegrupper.

Dette skaber forvirring. Derfor er vi blevet enige om at give alle legestuegrupper og teams et navn, der viser, hvor de geografisk er placeret, og lave samme struktur i alle vores systemer. Nedenstående ses et udkast af dagplejens organisation i Esbjerg:

Uddannelse af superbrugere

Den 26. maj lavede vi et fysisk møde med piloternes 4 superbrugere, de 2 pædagogiske ledere, vores kommunale administrator, Netcompany og 2 projektledere.

Forløbet var aftalt med Netcompany inden mødet. Esbjergs anvendelsesstrategi beskriver, hvilke systemer der anvendes til hvilke opgaver. Den beskriver, hvilke dele af Aula der anvendes. Derfor blev mødet indledt med et oplæg om dette – kan ses her. Efter aftale præsenterede Netcompany efterfølgende de moduler, som Esbjergs dagtilbud skal anvende.

Det blev en informativ aften, hvor superbrugerne fik den information de havde behov for.

Vores refleksioner gik efterfølgende på, at vi i samarbejde med de pædagogiske ledere allerede havde taget de fleste beslutninger omkring anvendelsen af Aula. Oplægget fra Netcompany er tilrettelagt, så der er mulighed for dialog om ønsker til anvendelsen.

Heldigvis er Steffen en erfaren underviser og vinklerne blev hurtigt drejet til, en uddybning af betydningen, af de valg Esbjerg har taget.

Vi blev efterfølgende enige om at tilrette undervisningsmaterialet, så det superbrugerne præsentere for piloternes medarbejdere, bliver en vejledning til oprettelse af beskeder, oprettelse af kalender aftaler og de øvrige praktiske muligheder som Esbjerg vil skulle anvende i Aula.

I skrivende stund er en af lederne og vores kommunale administrator i gang med at tilrette materialet.

Lokal kommunikationsagenda

Piloterne har valgt at lave en lokal kommunikationsagenda for hvert område (vi har områdeledelse). Agendaen beskriver hvilke forventninger og principper for kommunikationen, der er aftalt.

Et eksempel på en lokal kommunikationsagenda kan ses her: Kommunikationsagenda for Kahytten.

Med afsæt i det arbejde de to piloter har lavet med deres agendaer, er det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe der skal se på en fælles skabelon, som skoler og dagtilbud kan tage udgangspunkt i, når de skal lave deres lokale agenda.

Billedpolitik

Vi havde håbet at kunne have en fælles politik for anvendelse af billeder 0-18 år klar i denne måned. Vi er endnu ikke helt i mål, men tæt på.

Politikken er efterspurgt både i forhold til brugen af Aula i piloterne og af skoler og dagtilbud både i forhold til Aula, men også generelt.

Den kommende måned

I juni forventer vi i forhold til pilot:

• At færdiggøre uddannelsesmateriale til medarbejderne
• At de to piloter uddanner deres personale
• At storskærmene sættes op
• At forældrene kommer på den 15.06

I forhold til Aula generelt forventer vi at:

• Afholde informationsmøder for dagtilbuddenes pædagogiske ledere, selvejende ledere og digitale ambassadører. Temaet på møderne er KLAR til Aula, en forventningsafstemning om den kommende opgave
• Se på oprettelse af klubber i dagtilbudsregistret (dem vi har der er tilknyttet dagtilbudsloven)
• Igangsætte arbejdet med skabelon til lokal kommunikationsagenda
• Opstarte arbejdet med information til SFO om deres implementering

I Esbjerg har vi i april arbejdet med:

• Tidsplan
• Opsætning
• Dagtilbudsregister
• Anmeldelser
• Datapolitik
• Information til alle områdeledere om Aula dagtilbud generelt

Tidsplan

Første halvdel af april gik også med corona – hvorefter vi var nødt til at se på en ny tidsplan. Vi ville gerne rykke alt med fire uger, men det var ikke muligt, da vi fik en udmelding om at piloterne skulle afvikles planmæssigt.

Dette blev dog rykket en smule, da det ikke er muligt at lave superbrugeruddannelsen, før vi igen kan mødes. Den nye tidsplan for Esbjerg ser således ud:

Hvis du vil se planen i et større format kan du klikke her.

Opsætning

Ud fra Aula-projektets udrulningsdrejebog lavede vi opsætningsvejledninger til den kommunale og institutionelle opsætning.

Vi lavede den kommunale opsætning og inviterede de to pædagogiske ledere i piloterne til opsætningsmøde, hvor planen var, at de skulle opsætte deres egen institution.

Mødet var sat til tre timer. Dagsordenen var, at de skulle:

• Kvalitetssikre data fra UNIlogin
• Opsætte datapolitik
• Opsætte institutionens dachboards
• Opsætte institutionens grupper
• Opsætte tilladelser og samtykker
• Tildele roller og rettigheder

Vi nåede til opsætning af grupper, havde en lang dialog og opdagede at overførslen mellem det brugeradministrative system og Aula endnu ikke kørte, samt at vejledningen til denne endnu ikke forelå. Vi opdagede også, at vores egen vejledning var blevet mere teknisk end godt var.

Vi blev derfor enige om at stoppe mødet. I skrivende stund har vores leverandør lavet en fin beskrivelse af overførslen. I morgen skal den præsenteres for vores pædagogiske ledere og alle UNI-grupperne skal opsættes.

Vi arbejder på at lave en mere brugerrettet opsætningsvejledning, og i uge 21 vil vi sammen med de pædagogiske ledere forhåbentlig lave den sidste del af opsætningen.

Vi har valgt at dele den lidt for tekniske opsætningsvejledning, blot hvis nogen vil lade sig inspirere til at gøre det mere simpelt. Den kan findes ved at klikke her. Har nogen en god og simpel vejledning, må I også meget gerne dele.  

Dagtilbudsregister

Sammen med IST har vi arbejdet på, at forudsætningerne for igangsætning er til stede, bl.a. et korrekt opsat dagtilbudsregister.

IST har lavet denne vejledning, og vi har lavet aftaler med vores pladsanvisning om at lave ændringer til daginstitutionerne i ugen inden 1. juni 2020.

Da vores struktur i dagplejen vil have godt af et kvalitetstjek, har vi valgt at lave dette før, vi påbegynder ændringerne til dagplejen. I Esbjerg kommer dagplejen først på Aula i Q1 2020.

Håndtering af anmeldelser

Så fik vi færdiggjort arbejdet med håndteringen, det kan ses ved at klikke her.

Datapolitik

Vores jurister har arbejdet på at lave en datapolitik der er så bred, at den dækker alle behandlingsaktiviteter omkring dagtilbuddene – den kan ses ved at klikke her.

Information til alle områdeledere om Aula dagtilbud generelt

KL udsendte invitation til Temamøde om Aula på dagtilbudsområdet. Vores styregruppe synes at mødet var et supergodt afsæt for den dialog dagtilbuddene skal have forud for implementeringen.

Derfor valgte vi at lave et møde med områdelederne ”KLAR til Aula” med følgende dagsorden:

• Tidsplan
• Forberedelse/viden
  • Beslutninger omkring implementering – implementeringsplan
  • Beslutninger omkring anvendelse 0 – 18 år – anvendelsesstrategi
• Opgaver før implementeringen af AULA​
  • Lokal kommunikationsagenda, invitation til temamøde

Slides fra mødet kan hentes her – KLAR til Aula, Esbjerg.

Den kommende måned

I maj forventer vi i forhold til pilot, at arbejde med:

• Opsætning af piloter
• Uddannelse af piloternes superbrugere
• Udarbejde forældre informationsmateriale

Efter release 1.1.7

• Klargøre opsætningen af komme/gå skærmene
• Opsætte komme/gå, fællespostkasser, evt gruppe skabeloner

I forhold til Aula dagtilbud forventer vi at:

• Sikre at oplysningerne i dagtilbudsregistret står korrekt
• Kvalitetssikre strukturen i dagplejen, så dagtilbudsregistret efterfølgende kan rettes til
• Planlægge informationsmøder for pædagogiske ledere og for selvejende institutioner

I marts måned har vi primært arbejdet med beredskab i forhold til corona. Planen var at vi i Aula-pilot-projektet skulle have arbejdet med:

• Uddannelse
• Opsætningsvejledninger
• Forudsætninger, herunder dagtilbudsregistret

Lokalt i Esbjerg blev det i stedet til:

• Information til skoleITesbjerg.dk
• Oprettelse af og information til børneITesbjerg.dk
• Igangsætning af Teams til skolerne
• Igangsætning af BørneTube til dagtilbuddene
• Fælles kommunikationsagenda for brug af medier
• Igangsætning af WS10 overførslen til daginstitutionernes G-numre
• Aktivering af medarbejdernes UNIlogin på G-numrene
• Afklaring af supplerende stamdata

Hvilket betyder at vi ikke nåede:

• Udarbejdelse af eget materiale til uddannelsen
• Opsætningsvejledning
• Datapolitik
• Samtykke til brug af billeder
• Håndtering af anmeldelser

Det forsøger vi, ud fra en pragmatisk tilgang, at samle op i april.

Den 15.04.20 har vi styregruppemøde, hvor nedenstående høj ambitiøse udkast til en tidsplan, er på dagsordenen.

Planen er lavet ud fra KOMBIT’s udmelding til pilotprojektlederne, den 04.04.20.

I forhold til Aula Dagtilbud generelt skal vi have set på følgende opgaver:

• Struktur til dagtilbudsregistret for dagplejen
• Indhold til og dato for Kick-off generelt Aula-dagtilbud
• Mulig fælles kommunikationsagenda for brug af Aula 0-18 år

Disse opgaver nedprioriteres i den kommende måned, til fordel for uddannelse og opsætning af piloterne.

Bemærkninger til nogen af ovenstående opgaver:

Dagtilbudsregistret og UNIlogin til dagtilbuddene

De to pilotdagtilbud er indlæst manuelt af IST og STIL, så de er klar til pilotopstart.

I tilslutning.stil.dk står de således:

Det betyder at deres UNIlogin er aktiveret og andre tjenester får adgang, hvis der anmodes i tilslutning.stil.dk, som fx BørneTube har gjort her:

For de øvrige kommunale daginstitutioner har vi godkendt G-nummeret for anvisningsenheden og ws10, så de står således:

Det betyder at deres UNIlogin kan flyttes manuelt i ba.emu.dk til det rigtige G-nummer, hvorfra det bliver aktivt.

For at kunne flytte medarbejdere manuelt, skal man oprettes i STIL som administrator for G-numrene. Det gøres ved at indsende denne blanket til STIL. I Esbjerg er vi tre administratorer, der kan dette.

Der pågår stadig et arbejde i Pladsanvisningen, med at verificere de kommunale p-numre, adresser, alternative adresser mv – dette forventes klar inden 01.06.20.

Dagplejen og de selvejende er foreløbig parkeret.

I Dagplejen vil vi internt i Esbjerg lave en afklaring af strukturen, som skal anvendes i registret og i Aula. – Dog afventer Dagplejens overgang til Aula, en afklaring af Morgenvagten.

I forhold til de selvejende afventes en udmelding om hvordan det forventes, at de bliver registreret i registret.

Samtykke til brug af billeder

Vi arbejder sammen med vores databeskyttelseskonsulent på en vejledning, gældende for hele Esbjerg Kommunes brug af billeder på offentlige medier.

I sidste uge hørte vi, at KOMBITs jurister arbejder på et udkast – det afventer vi.

Datapolitik

Vi skal have udarbejdet en generel datapolitik omkring behandlingsaktiviteterne på dagtilbud.

Vores tanke er at få lavet en beskrivelse, der dækker alle aktiviteter i henhold til dagtilbudsloven, hvis det er muligt.

Dette arbejde vil foregå i samarbejde med vores kommunale jurister og med inspiration fra den politik vi fik lavet til skolerne.

Supplerende stamdata

Vores dagtilbud anvender allerede supplerende stamdata i Tabulex Børn – disse tages med til Aula.

De supplerende stamdata kan sidestilles med en fuldmagt til handling, hvorfor vi skal sikre os, at dette er beskrevet i datapolitikken.

Håndtering af anmeldelser

De næste måneder vil vi arbejde på en vejledning til dagtilbuddene, om hvordan de kan agere hvis de i Aula får anmeldelser om stødende indhold mv.

I Esbjerg Kommune har vi den seneste måned arbejdet med:

Dagtilbudsregistret

Aftalt med IST, at vi i pladsanvisningssystemet, kan lave endelige rettelser til dagtilbudsregistret senest den 01.06.2020. Når rettelserne er på plads, mødes vi og aftaler, hvilke numre der skal med i Tabulex Admin.

De to pilotdagtilbud indlæses manuelt af IST, så de er klar til pilotopstart.

Dagplejen er foreløbig parkeret.

Kontrakt Tabulex Admin

Kontrakten er underskrevet.

Der taget forbehold for, at dagplejen fortsat kan anvende Tabulex Børn, indtil både dagtilbudsregisteret og morgenvagten falder på plads. Dette selvfølgelig til reduceret pris.

Nyt UNIlogin

Det ser ud til at konverteringen til g-numre ikke bliver klar før efter udfasningen af a-numre. Det vil betyde, at vores dagtilbud i en periode vil skulle logge på wifi med hotspot.

Dialog om administrationen af dagtilbuddenes UNIlogin skal være central eller decentral. Dette er endnu ikke afklaret.

Samtykke til brug af billeder

Sammen med vores databeskyttelseskonsulent, arbejdes der på en vejledning, gældende for hele Esbjerg Kommunes brug af billeder på offentlige medier.

Kick-off klar til Aula

Der arbejdes på at lave et kick-off møde for alle dagtilbuddenes pædagogiske ledere og superbrugere, inden sommerferien. Her vil piloternes erfaringer indgå.

Widgets

Widgets direkte til børnelisten i Hjernen&Hjertet er nu fungerende og klar til dagtilbuddene.

Vi arbejder på at få direkte link ind fra Skolebordet.

Superbrugernetværk

På Esbjerg Kommunes intranet er oprettet et samarbejdsrum til piloternes medarbejdere, både til dokumenter og intern dialog og support.

Migrering

Det vil ikke være nødvendigt med en migrering.

Kommunikationsagenda

I Esbjerg Kommunes anvendelsesstrategi beskrives succeskriterierne således:

Aula er en succes, når personale, forældre og elever oplever, at brugen af platformen:

• Letter kommunikationen
• Samler og målretter information
• Understøtter kommunikationen omkring læringsforløbene
• Udstiller relevant information

Samt at det er de lokale ledere, der har ansvaret for de strategiske intentioner i målsætninger, anvendelsesstrategi og succeskriterier omkring Aula, realiseres.

Vi vil bruge piloterfaringerne omkring implementeringen af dette til at lave en generel vejledning til indholdet i en agenda, som kan anvendes til både skoler og øvrige dagtilbud.

Vores to pilotdagtilbud beskriver deres proces således: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/Kommunikationsagenda-i-de-to-dagtilbud-Esbjerg-Kommune.pdf

Opgaver vi skal i gang med i Esbjerg Kommune:

Datapolitik

Vi skal have udarbejdet en generel datapolitik omkring behandlingsaktiviteterne på dagtilbud.

Vores tanke er at få lavet en beskrivelse, der dækker alle aktiviteter i henhold til dagtilbudsloven, hvis det er muligt.

Dette arbejde vil foregå i samarbejde med vores kommunale jurister og med inspiration fra den politik vi fik lavet til skolerne.

Supplerende stamdata

Vi vil afklare hvilke supplerende stamdata der generelt anvendes i vores dagtilbud. Ud fra denne afklaring vil vi sammen med kommunens jurister lave udkast til formuleringer, som alle dagtilbud kan anvende.

Håndtering af anmeldelser

De næste måneder vil vi arbejde på en vejledning til dagtilbuddene, om hvordan de kan agere hvis de i Aula får anmeldelser om stødende indhold mv.

I Esbjerg Kommune har vi i januar 2020 arbejdet med:

Dagtilbudsregistret:

Samarbejdet med vores pladsanvisning og IST om hvordan både pladsanvisningen og institutionsregistret får korrekte oplysninger.

Vi har nu fundet en løsning i forhold til dagtilbuddene, dagplejen er parkeret pt.

Kontrakt Tabulex Admin

Kontrakten er næsten forhandlet på plads. Vi forventer at have en underskrevet kontrakt i næste uge.

Der taget forbehold for, at dagplejen fortsat kan anvende Tabulex Børn, indtil både dagtilbudsregistret og morgenvagten falder på plads. Dette selvfølgelig til reduceret pris.

Nyt UNIlogin

På skoleområdet er vores Digitaliserings- og it-afdeling ved at færdiggøre en idp-løsning. Hvis alt går som planlagt, når vi det lige til 18.02.

Først herefter kigger vi på UNIlogin til dagtilbuddene. Worst case vil være, at de tvinges til af logge på wi-fi med en hotspot-løsning, i en kortere periode.

Aula-administratorer dagtilbud

Dagtilbuddene er organiserede anderledes end skolerne. Derfor passer organiseringen med administrative superbrugere ikke.

Efter aftale med vores piloter, er det besluttet at ændre implementeringsplanen, så alle pædagogiske ledere uddannes som administrative superbrugere. Det er den kommunale administrator og projektlederne, der står for uddannelsen. Bliver det muligt vil de to piloters pædagogiske ledere blive inddraget.

I Esbjerg er skoler og dagtilbuds kommunale administrator, en og samme person.

Support dagtilbud

Dagtilbuddene får hver en pædagogisk superbruger til Aula, som uddannes af Netcompany.

Roller og bidrag

Roller og bidrag er beskrevet i implementeringsplanen, som kan læses her.

Esbjerg Kommune har styregruppe på tværs af skoler og dagtilbud. Styregruppen har inden implementering på skolerne lavet en fælles anvendelsesstrategi og implementeringsplan.

Beskrivelse af os selv

Piloterne har lavet en beskrivelse af dem selv til Aulainfo.dk, beskrivelsen kan ses længere oppe på denne side.

Planlagte møder

Alle kommunale pilotmøder er er kalendersat, så de fletter ind lige efter projektledermøderne.

Hvilke systemer til hvad

I Esbjerg Kommunes anvendelsesstrategi er overordnet beskrevet, hvilke systemer der på skoler og i dagtilbud anvendes til hvad, samt hvordan login og journalisering skal håndteres. Strategien kan ses her.

Der er i forhold til mange af de fagspecifikke systemer lavet arbejdsgangsbeskrivelser til medarbejderne.

Dette er efterhånden blevet til en del beskrivelser man skal forholde sig til. Derfor blev vi på et tidspunkt opfordret til at lave en plakat, med et overblik over dette.

På nuværende tidspunkt ser plakaten ved implementering af Aula på dagtilbud, således ud: Esbjerg – Hvilke systemer til hvad – dagtilbud

men vi har flere systemer på vej. Et godt bud på den fremtidige plakat ser således ud: Esbjerg – hvilke systemer til hvad – dagtilbud 2020

Kommunikationsagenda

I Esbjerg Kommunes anvendelsesstrategi beskrives succeskriterierne således:

Aula er en succes, når personale, forældre og elever oplever, at brugen af platformen:

• Letter kommunikationen
• Samler og målretter information
• Understøtter kommunikationen omkring læringsforløbene
• Udstiller relevant information

Samt at det er de lokale ledere der har ansvaret for de strategiske intentioner i målsætninger, anvendelsesstrategi og succeskriterier omkring Aula, realiseres.

Pilotdagtilbuddene er gået meget forskelligt til denne opgave. De er dog enige om, at det ikke er en strategi, men en agenda (en handleplan) i forhold til anvendelsesstartegien.

Det ene dagtilbud har allerede lavet deres beskrivelse ud fra deres tidligere erfaringer. (Esbjerg har anvendt Tabulex Børn i 5-6 år).

Det andet dagtilbud er i proces med forældrene.

På seneste pilotmøde var vi enige om, at vi vil bruge erfaringerne omkring implementeringen af dette og forsøger om vi kan lave en generel vejledning til indholdet i en agenda, som kan anvendes til de øvrige dagtilbuds implementeringsproces.

Dagtilbudschefen vil tage dette med til styregruppen, så der måske kan laves en fælles proces med skolerne.