Question 1

Brugere og grupper

Accepted Answer

Video om grupper PDF om “Gruppetræ” Video om rettigheder Læs mere Gruppenavn Der kan oprettes flere grupper med samme navn indenfor den samme institution. Det er derfor et vigtigt opmærksomhedspunkt, at der udarbejdes en systematik for hvordan grupper navngives. Systematikken bør ligeledes tage højde for hvordan administrationen af gruppenavne minimeres – eksempelvis ifm. overgangen til nyt skoleår. Det anbefales derfor, at der eksempelvis benyttes årgangsbetegnelser fremfor klassebetegnelser. Brug grupper som distributionslister Det er muligt for en institutionsadministrator at tildele medarbejdere rettigheden “Brug grupper som distributionsliste”, der giver mulighed for, at medarbejdere kan kommunikere med grupper, de ikke er en del af. Det er dermed muligt at oprette opslag, begivenheder samt sende beskeder til grupper, man ikke er tilknyttet. Læs mere omkring denne rettighed i administratorvejledningen. Kontaktpersoner Kontaktpersoner tilføjes til Unigrupper, hvilket sikrer, at alle elevens kontaktpersoner (udover forældre) tilføjes Klasser, Hold og SFO. Det betyder, at alle kontaktforældre nu bliver tilføjet grupper fra UniLogin – fx til barnets klasse. Under barnets profil vises kontaktforældre (inklusiv deres relation til barnet) samt angivelse af hvem, der har forældremyndighed (kun synligt for medarbejdere). Derudover kan kontaktforældre med forældremyndighed eller ”Adgangsniveau 1” svare på samtykker og supplerende stamdata, samt ændre kontaktinformationer for deres børn. Læs mere

Question 2

Systemkrav til Aulas app

Accepted Answer

Aula-app'en kan bruges på langt de fleste telefoner og tablets. Af sikkerhedsmæssige grunde kan helt gamle telefoner dog ikke hente app'en. Det kan du læse mere om her . Læs mere

Question 3

Komme/gå

Accepted Answer

Video om Komme/gå PDF om Komme/gå opsætning Læs mere Notifikationer Forældre bliver på nuværende tidspunkt ikke notificeret, når deres barn checker ind gennem institutionens check-ind tavle. Det er en udfordring, der i projektet er bevidsthed omkring. Forældrene modtager dog en notifikation, når deres barn tjekker ud af institutionen gennem check-ind tavlen. Dette gælder både, hvis barnet benytter ’Gå hjem med’, ’Send hjem’ og ’Selvbestemmer’. Forældrene vil eksempelvis modtage en push-besked hvor der står: ”Alberte er tjekket ud kl. 13:45”. Håndtering af fraværsmelding eller sygdom i komme/gå-modulet Forældre med børn i SFO, kan melde barn syg via komme/gå-modulet i Aula. Et opmærksomhedspunkt her er, at der ikke er en snitflade fra komme/gå-modulet i Aula til de administrative systemer. Når forældre melder barn syg via komme/gå-modulet, vil de blive mødt af en hjælpetekst, hvor de gøres opmærksomme på, at det kun er medarbejdere i SFO, der bliver informeret. De bliver derfor bedt om, at de også skal melde sygdom og fravær til skolen – fx ved at sende en besked til barnets lærer. Læs mere

Question 4

Kommunikationskanaler

Accepted Answer

Hvis forældre har børn på institutioner i forskellige kommuner, kan de opleve uregelmæssigheder ift. hvad de har af muligheder for at kunne skrive/modtage fx beskeder eller opslag på deres børns institutioner. Dette skyldes, at blokerede kommunikationskanaler i én kommune kan have betydning for, hvad forældrene har af muligheder for at kommunikere i en anden kommune, hvis man altså har børn i forskellige kommuners institutioner. Har en kommune blokeret kommunikationskanaler, kan det også blokere for forældrenes kommunikation på en anden institution i en anden kommune. I projektet er vi klar over, at dette giver udfordringer for de påvirkede forældre, og vi arbejder på en fornuftig løsning på dette hurtigst muligt. Du kan læse mere om håndteringen af kommunikationskanaler i Administratorvejledingens afsnit 5.7.1 . Læs mere

Question 5

Samtykker og tilladelser

Accepted Answer

Supplerende stamdata og tilladelser Supplerende stamdata og tilladelser kan ikke distribueres fra kommunalt niveau. Det er dermed kun en administrator, som kan oprette supplerende stamdata og tilladelser. Samtykke for Skolefoto adskiller sig fra samtykke til billeder i Aula I Aula kan der, som bekendt, vises profilbilleder af elever. Profilbillederne kan hentes fra de skoleadministrative systemer og vises i Aula. Det er de enkelte kommuner, der er dataansvarlige for de profilbilleder, som videregives fra de skoleadministrative systemer til Aula, og det er derfor også kommunernes ansvar at sikre, at der er et behandlingsgrundlag fx et samtykke, til at videregive og vise billederne i Aula. I Aula er der etableret funktionalitet, der understøtter en løbende kontrol af, om der er foretaget ændringer i de samtykker, som er givet i de skoleadministrative systemer. Kontrol sker automatisk, og et profilbillede bliver fjernet, hvis brugeren fjerner sit samtykke. Det er naturligvis vigtigt, at brugerne forstår, at der er forskel på de billeder, der ligger i galleriet i Aula – og som man giver samtykke til i Aula – og profilbillederne, som kommer fra de skoleadministrative systemer. For at tydeliggøre forskellen er hjælpeteksten til samtykkerne i Aula nu blevet uddybet og præciseret. Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt for en bruger selv at slette profilbilledet i selve Aula. Man kan dog selv udskifte profilbilledet, hvis man ikke ønsker at gøre brug af det konkrete profilbillede fra de skoleadministrative systemer eller fx hellere ønsker at gøre brug af en avatar. Læs mere i Administratorvejledningens afsnit 6.12 . Læs mere

Question 6

Navnebeskyttelse

Accepted Answer

Når en bruger er navnebeskyttet, bliver det vist ved, at der står (alias) efter det navn, som brugeren har fået i det administrative system. Hvis du har rollen ’Leder’ ’Ledelse’, ’Lærer’, ’Pædagog’, ’Konsulent’ eller ’Administrator’, kan du altid se, om en bruger er navnebeskyttet. Har du ikke en af de roller, skal du tildeles rettigheden i administrationsmodulet. Du kan du læse mere om dette i administratorvejledningen . Flere institutionsprofiler Såfremt en bruger har flere institutionsprofiler, og én af dem kommer i navnebeskyttelse, bliver de øvrige institutionsprofiler ligeledes opdateret med det navnebeskyttede alias. Alle historiske referencer – eksempelvis oprettede posts, revisionshistorisk for dokumenter osv., der vedrører en bruger, vil fortsat fremgå med det navn brugeren benyttede inden navnebeskyttelsen. Læs mere

Question 7

Dødsfald i Aula

Accepted Answer

I den uheldige situation, at der sker et dødsfald på jeres institution, er det vigtigt, at I deaktiverer brugeren i de brugeradministrative systemer. Det sikrer, at brugeren ikke længere kan fremsøges som modtager af beskeder og lignende, da brugeren er deaktiveret. Vær dog opmærksom på at brugeren vil fremgå under “Inaktive brugere” i Aula, hvis du tilgår brugere gennem administrationsmodulet som kommunal administrator. Læs mere

Question 8

Skemadata i Aula

Accepted Answer

Skemaindlæsning Vejledninger til indlæsning af skemadata fra Docendo, KMD og IST. Vejledning fra Docendo omkring indlæsning af skemadata Vejledning fra KMD omkring indlæsning af skemadata (KMD Elev KMD Personale) FAQ – KMD og Aula – Ofte stillede spørgsmål Vejledning fra IST omkring klargøring af IST til Aula [HYPERLINK: Tjek indlejret link her i Docs] Vejledning fra IST omkring skemaoverførsel Kommunale erfaringer om skema Indmelding af specialklasser som hold. Opmærksomhedspunkt ifm. Skema Når der sendes en skemabrik til Aula med et eller flere lokaler påhæftet, sørger Aula for at booke lokalet, så skemabrikken fremgår i lokalets kalendervisning. Nogle pilotskoler har oplevet, at enkelte lokaler har stået som ledige på trods af, at der er sendt skemabrikker afsted. Det har vist sig, at denne fejl kan skyldes små forskelle i navngivning af lokalerne i de administrative systemer i forhold til, hvordan de er navngivet i Aula. Hvis der utilsigtet er blevet sat et ekstra mellemrumstegn (fx ”Hal 1 ” ift. ”Hal 1”) i det ene af systemerne, eller hvis brug af store/små bogstaver ikke er fuldt overensstemmende (fx ”Møderum Rød” ift. ”Møderum rød”), kan skemabrikken så at sige ikke finde vej ind på det rigtige lokale i Aula. Med den nye opdatering (release 1.1.5), vil det ikke længere være nødvendigt at lokaler i skemaplanlægningssystemet og lokaler i Aula, skal hedde præcist det samme. Dvs. at der ikke bliver gjort forskel på store og små bogstaver og fx et ekstra mellemrum efter lokalets navn. Læs mere

Administration og rettigheder

Funktioner

Institutionens Aula-hjemmeside

Rettigheder for institutionsadministrator

Andre rettigheder

Brug for hjælp?