2) Bostedet skal oprettes i Aula
Et bosted oprettes i Aula ved, at bostedet (bostedslederen/-administratoren) kontakter kommunens Aula-ansvarlige for at få vedkommende til at købe en serviceydelse “Oprettelse af bosted” hos Netcompany (leverandøren af Aula-løsningen).
Kommunens Aula-ansvarlige kan læse mere om denne serviceydelse i Aulas administratorvejledning. Hvis du er leder af et privatejet eller regionalt bosted, skal du kun henvende dig til én af de kommuner, som du samarbejder med, da bostedet kun skal oprettes én gang i Aula.

3) Medarbejdere skal oprettes som kontaktpersoner til relevante børn
På samme vis som i trin 1 skal alle andre bostedsmedarbejdere, som skal have adgang til Aula, oprettes som kontaktpersoner af typen ’Officielt tilknyttet person’ for de børn, som de skal kunne se og kommunikere om i Aula. Oprettelsen af medarbejdere som kontaktpersoner i skolernes/børnehavernes administrative systemer kan sagtens foregå sideløbende med trin 1 og 2. Du kan læse mere i KLs vejledning til oprettelse af Officielt tilknyttede personer for administrative medarbejdere.
Vær opmærksom på, at de oprettede kontaktpersoner først sendes videre til Aula om natten, og dermed først er aktive i Aula næste dag.

4) Medarbejdere og børn skal knyttes til bostedet i Aula
Når trin 1, 2 og 3 er gennemført kan medarbejderne og børnene tilføjes til Aulas bostedsadministration. Se Aulas brugervejledning i afsnittet om “Administration af bosteder” for detaljer.
En bostedsmedarbejder kan ikke tilknyttes bostedet i Aulas bostedsadministration, hvis ikke bostedsmedarbejderen er knyttet som kontaktperson af typen Officielt tilknyttet person for minimum ét barn (jf. trin 3). På samme vis kan et barn ikke tilknyttes bostedet i Aulas bostedsadministration, hvis ikke der til barnet er knyttet minimum én kontaktperson af typen Officielt tilknyttet person (jf. trin 3).

Når ovenstående fire trin er gennemført, bør de berørte medarbejdere kunne logge ind og se informationer for de berørte børn.

Sådan gør du, når en ny bostedsmedarbejder skal have adgang til Aula
Når du får en ny medarbejder på dit bosted, som skal have adgang til Aula, skal du gentage trin 3 og 4 ovenfor – dvs. at medarbejderen skal knyttes som kontaktperson til de relevante børn i skolens/børnehavens administrative system (jf. trin 3), og medarbejderen skal tilføjes i bostedsadministrationen i Aula (jf. trin 4).

Vær opmærksom på, at trin 4 ikke kan gennemføres før trin 3.

Sådan gør du, når en bostedsmedarbejder ikke længere skal have adgang til Aula
Hvis en bostedsmedarbejder ikke længere skal have adgang til Aula for et enkelt barn, men stadig skal have adgang til Aula for andre børn på bostedet, så skal medarbejderen kun fjernes som kontaktperson for det relevante barn i skolens/børnehavens administrative system. Du skal som bostedsadministrator tage kontakt til skolen/børnehaven om dette. Der skal ikke foretages ændringer i Aulas bostedsadministration.

Hvis en bostedsmedarbejder helt stopper på bostedet, skal tilknytningen som kontaktperson til alle børn på bostedet fjernes i skolens/børnehavens administrative system og medarbejderen skal også fjernes fra listen over medarbejdere i Aulas bostedsadministration.

Hvis der skulle opstå et behov for hurtigt at fjerne en bostedsmedarbejders adgang til Aula, kan bostedsadministratoren i Aulas bostedsadministration fjerne medarbejderen fra listen af medarbejdere tilknyttet bostedet. Derved fjernes bostedsmedarbejderens adgang til alle børn på bostedet på én gang og med det samme.

Derefter bør bostedsmedarbejderen også fjernes i skolens/børnehavens administrative system, men dette behøver ikke at ske med samme hastighed, og vil alligevel først have effekt næste dag da synkronisering af data mellem skolerne/børnehaverne og Aula sker om natten.

Bostedsmedarbejder

Sådan kommer bostedet i gang