Question 1

Hvordan foregår et årsrul i Aula?

Accepted Answer

Når skoleåret afsluttes, foretages der et årsrul i jeres brugeradministrative system. I den forbindelse sender systemet oplysninger om klasser og hold for det kommende skoleår. Dermed deaktiverer Aula de eksisterende UNI-grupper (hovedgrupper/klasser og hold) og nye UNI-grupper oprettes. Det er udelukkende UNI-grupper (hovedgrupper/klasser og hold), der deaktiveres ved et årsrul. De grupper, I manuelt har oprettet i Aula (Aula-grupper og tværgående grupper), forbliver uændrede efter årsrullet. I skal dog være opmærksomme på, at Aula-grupper, der er udgjort af UNI-grupper, manuelt skal opdateres efter et årsrul. Det kan du læse mere om i administratorvejledningens afsnit 10 . Læs mere

Question 2

Hvilken gruppeopsætning får nye UNI-grupper, der importeres til Aula efter et årsrul?

Accepted Answer

Når nye UNI-grupper importeres til Aula, fx i forbindelse med et årsrul, oprettes de med en standard gruppeopsætning i Aula, der ser således ud: En gruppeside, hvor ”Overblik”, ”Kalender” og ”Galleri” er slået til. Ingen grupperedaktører. Derudover vil der være sat følgende standardrettigheder for brugerne: Børn : Ingen rettigheder Medarbejdere : Alle rettigheder Forældre : Rettighed til at ”Oprette beskeder” Hvis I ønsker, at nye UNI-grupper importeres med en bestemt gruppeopsætning, har I mulighed for at opsætte standardiserede gruppeskabeloner for de nye UNI-grupper (hovedgrupper/klasser og hold), der importeres til Aula. I kan læse mere om Gruppeskabeloner i afsnit 4.4 i administratorvejledningen . Læs mere

Question 3

Hvorfor har brugere ikke længere adgang til Aula ifm. årsrullet?

Accepted Answer

Hvis brugere mister adgangen til Aula ved årsrul (overgangen fra et skoleår til det næste), kan det skyldes, at den registrerede data i de skoleadministrative systemer ikke overføres korrekt til STIL og videre til Aula. Det kan have betydning for fx medarbejdere, der har sidste arbejdsdag i perioden fra årsrul til skolestart, eller for børn, der skifter skole, men efter årsrul fortsat skal være nogle uger i SFO på deres gamle skole. Da disse brugere ikke er aktive i august, risikerer de kort fortalt at falde ud af Aula allerede i juni ved årsrullet. Løsningen på tidsforskydning-problemstillingen skal findes i samspil med de administrative systemer. Der kan være forskellige måder at håndtere de berørte medarbejdere/elever på afhængig af leverandør. Både KMD og IST er på vej med vejledninger omkring årsrul, der blandt andet adresserer dette. Bemærk også, at en forbedring i Aula siden årsrullet sidste år er, at adgang til beskedtråde, filer m.m. kan genetableres, hvis en bruger kortvarigt er ude af Aula. Hvis fx en medarbejder utilsigtet falder ud af datagrundlaget i forbindelse med årsrullet, kan man inden for syv dage tilføje ham/hende igen – uden at vedkommende har mistet data. Læs mere

Question 4

Hvad sker der med data i Aula, når fx 5.A bliver til 6.A?

Accepted Answer

Opslag : Alle opslag relateret til 5.A vil ikke længere være tilgængelige for brugeren efter årsrullet. En bruger kan kun se opslag for deres aktive grupper, vedkommende aktuelt er tilknyttet – i dette tilfælde gruppen 6.A. Galleri : Brugeren vil fortsat have adgang til alle medier, der er delt med gruppen, fra oprettelsestidspunktet frem til det tidspunkt, hvor brugeren forlader gruppen. Brugeren mister dermed ikke adgang til sine medier ifm. et årsrul. Kalenderbegivenheder : Begivenheder, der oprettes til 5.A vil stadig være tilgængelige for brugeren i 6.A, da begivenheder i Aula kobles direkte til brugeren. Hvis I før årsrullet har inviteret 5.A til en klassefest i september, vil denne begivenhed stadig fremgå i kalenderen efter årsrullet. Det eneste, der ændres, er brugerens metadata, der bliver opdateret (at der nu står 6.A ud fra brugeren). Beskeder : Beskeder i Aula sendes direkte til brugeren og er derfor uafhængig af gruppetilknytning. Brugeren vil derfor stadig have adgang til alle beskedtråde på institutionen efter årsrullet. Sikre filer : Hvis nye medarbejdere efter et årsrul, fx grundet fagfordeling, bliver tilknyttet 6.A efter et årsrul, vil de nye medarbejdere, uagtet om dokumenter aktivt er delt med dem eller ej, få adgang til alle dokumenter relateret til eleverne i 6.A. Fælles filer : Hvis man har delt en fælles fil specifikt med 5.A, vil denne deling blive deaktiveret efter et årsrul. Brugere, der nu er tilknyttet 6.A, vil derfor ikke længere have adgang til dem. Fælles filer, der skal deles specifikt med en klasse, skal derfor oprettes på ny efter et årsrul. Samtykker : Når en bruger skifter klasse ifm. et årsrul, skal vedkommende give samtykke til, om de medier, som brugeren er opmærket på, fortsat må deles med den klasse, brugeren forlader. Det gælder også, hvis klassen er inden for samme institution. Supplerende stamdata og tilladelser : Hvis der er oprettet supplerende stamdata og tilladelser direkte for en klasse, fx 5.A, vil disse blive deaktiveret ifm. årsrullet. I dette tilfælde skal supplerende stamdata og tilladelser oprettes på ny. Læs mere

Question 5

Hvad sker der for afgangsklasser?

Accepted Answer

Børn i afgangsklasser mister som udgangspunkt deres adgang til Aula ifm. årsrullet. Det samme gælder deres forældre – medmindre de har andre børn, der fortsat er aktive i Aula. Vi anbefaler, at dette kommunikeres tydeligt til de berørte børn, forældre og medarbejdere inden årsrullet, så det ikke kommer som en overraskelse. Læs mere

Question 6

Hvordan skal Smarte Aula-grupper håndteres?

Accepted Answer

I Aula er det muligt at oprette Aula-grupper baseret på UNI-grupper – det kunne fx være en årgangsgruppe kaldet 5. årgang eller en komme/gå-gruppe, hvor institutionen har tilføjet 5.A, 5.B, 5.C og 5.D. Når der foretages et årsrul, deaktiveres de eksisterende UNI-grupper i Aula, og de nye 5. klasser oprettes og importeres til Aula fra de brugeradministrative systemer. Det betyder, at alle Aula-grupper, der er bygget på de tidligere UNI-grupper (fx 5. årgang), nu vil være tomme for brugere. Der er tre måder at håndtere dette på: Bevar Aula-gruppen og tilføj nye UNI-grupper. Eksempel: De nye UNI-grupper for kommende skoleårs 5.A, 5.B, 5.C og 5.D tilføjes på ny til Aula-gruppen ‘5. årgang’. Bemærk, at nye medlemmer af en Aula-årgangsgruppe vil få adgang til evt. indhold, der blev delt med gruppen af den tidligere årgang (der nu er 6. årgang). Omdøb Aula-gruppen og tilføj de nye UNI-grupper, der svarer til de UNI-grupper, der tidligere var i Aula-gruppen. Eksempel: Den tidligere Smarte Aula-gruppe ‘5. årgang 20/21’, der efter årsrullet er tom, omdøbes til ‘6. årgang 21/22’, og de nye UNI-grupper svarende til det kommende skoleårs 6.-klasser tilføjes. Bemærk, at nye elever, der starter i 6.A, her vil få adgang til indhold, der er delt med gruppen i tidligere år. Slet den tidligere Aula-gruppe og opret en ny. Den vigtigste overvejelse er, om man risikerer at give nye brugere adgang til indhold, der ikke vedrører dem. Bemærk, at historikken følger med gruppen. Bemærk i øvrigt, når I opdaterer Aula-grupperne, at det efter årsrullet kun er de nye UNI-grupper for det kommende skoleår, der kan fremsøges i feltet “Tilføj brugere”. Læs mere

Question 7

Opdatering af dashboards og komme/gå

Accepted Answer

Hvis institutionen har valgt at tilføje UNI-grupper som fx 5.A og 6.A under ”Afdelinger” i Komme/Gå-modulet, skal disse manuelt tilføjes på ny efter et årsrul, da de vil fremstå som tomme. Det samme gør sig gældende, hvis man på dashboardet har valgt at begrænse nogle af Aula-modulerne til specifikke UNI-grupper. Hvis I efter årsrullet skal opdatere eksempelvis jeres dashboards eller Komme/Gå, da I som i ovenstående eksempel har tilføjet UNI-grupper direkte, så vær opmærksom på, at de “gamle” UNI-grupper ikke vil være fjernet fra eksempelvis “Afdelinger” i Komme/Gå-dashboardet. Sørg derfor for at fjerne de(n) UNI-grupper og tilføj dem igen. Hvis der er knyttet en deaktiveret UNI-gruppe under “Afdelinger” vil I kunne se en besked, der informerer om, at UNI-gruppen er deaktiveret. Læs mere

Question 8

Hvornår kan jeg se skemabrikker for det kommende skoleår?

Accepted Answer

Skemabrikker er knyttet til UNI-grupper (klasser/hold) og kan derfor først sendes, når årsrullet er gennemført. De skemaadministrative systemer påbegynder afsendelsen af det kommende skoleårs skema umiddelbart efter, at årsrullet er gennemført. Da det drejer sig om en stor mængde data – samtlige skemabrikker for hele skoleåret for samtlige folkeskoler i Danmark – kan der gå et par dage, før alle skemabrikker er modtaget og synlige i Aula. Læs mere

Question 9

Hvad sker der for klasser, der skifter skole?

Accepted Answer

Hvis en klasse skifter skole (fx en 7. klasse, der skifter fra en landsbyskole til en central skole), vil børn og forældre efter årsrullet fortsat have adgang til de gamle data fra den afgivende skole. Bemærk dog, at børnene ikke længere er aktivt knyttet til den afgivende skole efter årsrullet. Det betyder, at medarbejdere og forældre som udgangspunkt ikke længere kommunikere med hinanden. Ligesom med afgangsklasser anbefaler vi, at dette kommunikeres ud til de berørte børn, forældre og medarbejdere før årsrullet, så det ikke kommer som en overraskelse. Læs mere

Question 10

Overlever en ferieanmodning årsrullet?

Accepted Answer

Ja, forældre kan fortsat besvare en aktiv ferieanmodning efter årsrullet. Medarbejdere kan også se ferieanmodninger, de selv har oprettet, eller som de har adgang til via institutionens kalender. Medarbejdere skal dog være særligt varsomme med at opdatere eksisterende ferieanmodninger efter et årsrul. Særligt hvis ferieanmodningen er direkte rettet mod UNI-grupper, da disse kan være blevet tømt for brugere i årsrullet, og opdateringen vil således ikke komme igennem til de brugere, man ønsker at ramme. Læs mere

Årsrul

FAQ for årsrul

Brug for hjælp?