Udrulning i 5 bølger

I nedenstående tabel ses datoerne for hvornår de enkelte bølger finder sted:

Oversigt over udrulning

Udrulningen af Aula er illustreret i nedenstående figur. De to første uger er afsat til den kommunale opsætning, og de resterende ti uger kan kommunen bruge til at opsætte Aula på de enkelte institutioner. Efter 12 ugers udrulning får medarbejderne adgang til Aula i tre uger inden forældrene kommer på.

Adgang til Aula

Adgangen til Aula vil for administratorer, medarbejdere og forældre blive givet i takt med, at kommunen og institutionerne får opsat Aula
Mere om dette i Udrulningsdrejebogen.

Udviklingstrin

I løbet af de 12 ugers udrulning foreligger en række opgaver – også kaldet “trin” – som skal udføres centralt i kommunen og på de enkelte institutioner, se nedenstående figur.
Mere information om dette kan læses i Udrulningsdrejebogen.

Kommunale trin: I alt 6 obligatoriske
Institutionstrin: I alt 7 obligatoriske

Udrulningsprøve

Ved afslutning på kommunens udrulningsbølg skal den kommunale administrator og institutionsadministratorerne gennemføre en række opgavesedler for at verificere, at Aula er opsat korrekt. Udrulningsprøven består af en række opgavesedler som ligner dem I har gennemført på uddannelsen, men som er tilpasset til at opgaverne kan udføres i Aula. Opgavesedlerne kan findes nedenfor:

• Kommunal administrator – opgavesedler til udrulningsprøve
• Institutionsadministrator – opgavesedler til udrulningsprøve

Som den første kommune fik Odder Kommune i går udrullet Aula. Det betyder, at kommunen nu har adgang til Aula og kan gå i gang med klargøre systemet til brugerne.

Udrulningen til den første kommune er naturligvis en stor og vigtig milepæl, som har været imødeset med glæde og spænding – både i Odder og i Aula-projektet. Det var projektleder Susanne Mott, der sammen repræsentanter fra Netcompany og et par superbrugere stod for processen.Herfra er meldingen, at det trods enkelte udfordringer gik over al forventning.

Susanne Mott fortæller:

“Jeg har været med til mange udrulninger, og jeg må sige, at dette er gået rigtigt, rigtigt fint. For os har det taget under tre timer inklusiv en hurtig kvalitetssikring af grupperne, der viste, at fx klasser er kommet rigtigt over fra de administrative systemer og har fået deres egne grupper.”

Udrulningsopgaven var overkommelig

Fordi Odder er den første kommune, der får adgang til Aula, har konsulenter fra Aula-projektet været tættere inde over udrulningen, end de vil være i andre kommuner. Men Susanne Mott mener, at udrulningen bliver en overkommelig opgave – også for de næste:

“Det er ikke nogen stor teknisk opgave at sætte Aula op. Man kan følge de udrulningstrin, som er blevet beskrevet fra Aula-projektet, og så vil det være relativt nemt at gå til.”

Selve udrulningen forløb altså fint, men undervejs i processen opstod der nogle udfordringer med at få de rigtige adgange. Derfor råder Susanne Mott de kommende Aula-kommuner til på forhånd at sikre sig, at den kommunale administrator er korrekt oprettet i Uni-login.

Forberedelsen er vigtig

På samme måde er det vigtigt, at kommunen forud for udrulningen har forberedt sig ordentligt. For netop en ordentlig forberedelse giver Susanne Mott en stor del af æren for, at udrulningen forløb så smertefrit, som den gjorde.

“I Odder har vi været meget opmærksomme på at få ryddet op i vores administrative systemer, så lærere og pædagoger fx kun er tilknyttet de klasser, de underviser i. Vi har også sikret, at midlertidige medarbejdere, som fx vikarer og lærerstuderende er blevet oprettet rigtigt i systemerne, så de kan komme korrekt ind i Aula.”

Nu hvor Odder Kommune har fået adgang til Aula går næste skridt i processen i gang. Aula er gjort klart, men er stadig tomt, og i den kommende måned skal de lokale Aula-teams på de to pilotskoler derfor i gang med workshops, hvor man fx skal hjælpes ad med at beslutte og opsætte grupper.

Susanne Mott afslutter:

“Første skridt er nu godt afsluttet, men nu skal vi jo for alvor i gang med at forberede brugen. Det skal gro nedefra, for i Odder kommer det meste til at ligge ude på skolerne. Og vi glæder os til at fortælle mere om, hvordan det forløber.”