Forældre og elever

Adgang til Aula

Som bruger vil du kunne finde Aula på hjemmesiden eller via en app.

Som bruger vil du kunne bruge Aula via din browser på www.aula.dk og via en app til din mobil eller tablet. Der vil blive udviklet apps til både iOS og Android.

Sådan får du adgang til Aula

For at få adgang til Aula som forælder eller værge vil man kunne bruge sit UNI-Login eller NemID til både den browserbaserede løsning og til app’en. Det vil dog også blive muligt at benytte sin mobiltelefon og en selvvalgt pinkode eller fingeraftryk, som det blandt andet er kendt fra e-Boks, MobilePay og forskellige apps til banker.

Som medarbejder i skoler eller daginstitutioner vil man kunne benytte sit UNI-Login, NemID Erhverv eller den login-løsning, som kommunen benytter.

Som elev vil man kunne benytte sit UNI-Login til både browserløsningen og app’en.

Følsomme oplysninger

Aula kommer til at indeholde følsomme personoplysninger, og hvis man skal have adgang til dem skal man “steppe up” – det vil sige logge ind med NemID eller bruge en app med pinkode eller fingeraftryk. Du kan læse mere om, hvilke oplysninger der er følsomme her.

Funktionalitet i Aula

På denne side kan du læse mere om Aulas funktionaliteter. Du finder blandt andet brugervejledninger, information omkring widgets og skema, samt andre materialer, som kan understøtte din viden og brug af Aula.

Aula handler om at understøtte samarbejdet om børns læring og trivsel med god kommunikation mellem fagprofessionelle, børn og deres forældre. Aula skal give overblik, være let tilgængelig, relevant, sikker og helt igennem nem at bruge. Derfor er al funktionalitet i Aula udviklet og testet i samarbejde med brugere.

Aula er bygget til kommunikation. Derfor indeholder Aula i sig selv funktioner som beskeder, galleri, kalender og mulighed for at registrere, når børn er kommet og har forladt institutionen. Men Aula bliver også indgangen til informationer til andre løsninger. Det vil ske gennem “widgets”, som er små programmer med indgange til andre systemer som fx læringsplatforme, skemaplanlægning og meget andet. Du kan læse meget mere om Aulas mange funktionaliteter på denne side

Administration

Brugere og grupper

Gruppenavn

Der kan oprettes flere grupper med samme navn indenfor den samme institution. Det er derfor et vigtigt opmærksomhedspunkt, at der udarbejdes en systematik for hvordan grupper navngives. Systematikken bør ligeledes tage højde for hvordan administrationen af gruppenavne minimeres – eksempelvis ifm. overgangen til nyt skoleår. Det anbefales derfor, at der eksempelvis benyttes årgangsbetegnelser fremfor klassebetegnelser.​

Brug grupper som distributionslister

Det er muligt for en institutionsadministrator at tildele medarbejdere rettigheden “Brug grupper som distributionsliste”, der giver mulighed for, at medarbejdere kan kommunikere med grupper, de ikke er en del af. Det er dermed muligt at oprette opslag, begivenheder samt sende beskeder til grupper, man ikke er tilknyttet. Læs mere omkring denne rettighed i administratorvejledningen.

Kontaktpersoner

Kontaktpersoner tilføjes til Unigrupper, hvilket sikrer, at alle elevens kontaktpersoner (udover forældre) tilføjes Klasser, Hold og SFO. Det betyder, at alle kontaktforældre nu bliver tilføjet grupper fra UniLogin –  fx til barnets klasse. Under barnets profil vises kontaktforældre (inklusiv deres relation til barnet) samt angivelse af hvem, der har forældremyndighed (kun synligt for medarbejdere). Derudover kan kontaktforældre med forældremyndighed eller ”Adgangsniveau 1” svare på samtykker og supplerende stamdata for deres børn.

Komme/gå

Komme/gå bliver ikke opdateret med det samme

Vær opmærksom på at ændringer lavet til Check-ind tavlen først opdateres hver morgen kl. 07. Det betyder at hvis der eksempelvis ændres i hvilken gruppe, som er på Check-ind tavlen opdateres dette først næste morgen.

Komme/gå  – “Håndter fysiske placeringer”:

I forbindelse med release 1.1.5 fjernes rettigheden ”Håndter fysiske placeringer”. Denne rettighed bliver en del af ”Håndter komme/gå”. Det betyder derfor at de brugere, der allerede på nuværende tidspunkt er tildelt rettigheden ”Håndter fysiske placeringer” efter opdateringen i slut november, automatisk vil få tildelt rettigheden ”Håndter komme/gå”.

I bør derfor være opmærksomme på hvilke konsekvenser, det vil have for brugernes muligheder i Aula. Denne ændring har ingen betydning for de brugere, der allerede nu er tildelt rettigheden ”Håndter komme/gå”.

Notifikationer

Forældre bliver på nuværende tidspunkt ikke notificeret, når deres barn checker ind gennem institutionens check-ind tavle. Det er en udfordring, der i projektet er bevidsthed omkring.

Forældrene modtager dog en notifikation, når deres barn tjekker ud af institutionen gennem check-ind tavlen. Dette gælder både, hvis barnet benytter ’Gå hjem med’, ’Send hjem’ og ’Selvbestemmer’. Forældrene vil eksempelvis modtage en besked, hvor der står: ”Alberte er tjekket ud kl. 13:45”.

Håndtering af fraværsmelding eller sygdom i komme/gå-modulet

Forældre med børn i SFO, kan melde barn syg via komme/gå-modulet i Aula. Et opmærksomhedspunkt her er, at der ikke er en snitflade fra komme/gå-modulet i Aula til de administrative systemer.

Når forældre melder barn syg via komme/gå-modulet, vil de blive mødt af en hjælpetekst, hvor de gøres opmærksomme på, at det kun er medarbejdere i SFO, der bliver informeret.  De bliver derfor bedt om, at de også skal melde sygdom og fravær til skolen – fx ved at sende en besked til barnets lærer.

Kommunikationskanaler

Blokerede kommunikationskanaler på tværs at kommuner

Hvis forældre har børn på institutioner i forskellige kommuner, kan de opleve uregelmæssigheder ift. hvad de har af muligheder for at kunne skrive/modtage fx beskeder eller opslag på deres børns institutioner. Dette skyldes, at blokerede kommunikationskanaler i én kommune kan have betydning for, hvad forældrene har af muligheder for at kommunikere i en anden kommune, hvis man altså har børn i forskellige kommuners institutioner.

Har en kommune blokeret kommunikationskanaler, kan det også blokere for forældrenes kommunikation på en anden institution i en anden kommune. I projektet er vi klar over, at dette giver udfordringer for de påvirkede forældre, og vi arbejder på en fornuftig løsning på dette hurtigst muligt.

Samtykker og tilladelser

Supplerende stamdata og tilladelser

Supplerende stamdata og tilladelser kan ikke distribueres fra kommunalt niveau. Det er dermed kun en administrator, som kan oprette supplerende stamdata og tilladelser.

Samtykke for Skolefoto adskiller sig fra samtykke til billeder i Aula

I Aula kan der, som bekendt, vises profilbilleder af elever. Profilbillederne kan hentes fra de
skoleadministrative systemer og vises i Aula.

Det er de enkelte kommuner, der er dataansvarlige for de profilbilleder, som videregives fra de
skoleadministrative systemer til Aula, og det er derfor også kommunernes ansvar at sikre, at der er
et behandlingsgrundlag fx et samtykke, til at videregive og vise billederne i Aula.

I Aula er der etableret funktionalitet, der understøtter en løbende kontrol af, om der er foretaget
ændringer i de samtykker, som er givet i de skoleadministrative systemer. Kontrol sker
automatisk, og et profilbillede bliver fjernet, hvis brugeren fjerner sit samtykke.
Det er naturligvis vigtigt, at brugerne forstår, at der er forskel på de billeder, der ligger i galleriet i
Aula – og som man giver samtykke til i Aula – og profilbillederne, som kommer fra de
skoleadministrative systemer. For at tydeliggøre forskellen er hjælpeteksten til samtykkerne i Aula
nu blevet uddybet og præciseret.

Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt for en bruger selv at slette profilbilledet i selve
Aula. Man kan dog selv udskifte profilbilledet, hvis man ikke ønsker at gøre brug af det konkrete
profilbillede fra de skoleadministrative systemer eller fx hellere ønsker at gøre brug af en avatar.

Årsrul, klasse- og institutionsskift

Grupper importeret fra jeres brugeradministrative system kommer automatisk ind i Aula med alle kommunikationsrettigheder slået til – fx kan alle brugere i gruppen skrive opslag og beskeder i gruppen.

Ved årsrul bliver kommunikationsrettigheder, gruppesider og moduler nulstillet for hovedgrupper og hold – disse indstillinger skal derfor opsættes på ny.

Ovenstående gælder kun for importerede grupper og ikke grupper oprettet direkte i Aula.

Hvis en Aula-gruppe består af UNI-grupper, bliver UNI-grupperne fjernet fra Aula-gruppen efter et årsrul. Der skal derfor tilknyttes UNI-grupper på ny.

Navnebeskyttelse

Når en bruger er navnebeskyttet, bliver det vist ved, at der står (alias) efter det navn, som brugeren har fået i det administrative system. Hvis du har rollen ’Leder’ ’Ledelse’, ’Lærer’, ’Pædagog’, ’Konsulent’ eller ’Administrator’, kan du altid se, om en bruger er navnebeskyttet. Har du ikke en af de roller, skal du tildeles rettigheden i administrationsmodulet. Du kan du læse mere om dette i administratorvejledningen.

Flere institutionsprofiler
Såfremt en bruger har flere institutionsprofiler, og én af dem kommer i navnebeskyttelse, bliver de øvrige institutionsprofiler ligeledes opdateret med det navnebeskyttede alias.
Alle historiske referencer – eksempelvis oprettede posts, revisionshistorisk for dokumenter osv., der vedrører en bruger, vil fortsat fremgå med det navn brugeren benyttede inden navnebeskyttelsen.

Dødsfald i Aula

I den uheldige situation at der sker et dødsfald på jeres institution, er det vigtigt, at I deaktiverer brugeren i de brugeradministrative systemer. Det sikrer, at brugeren ikke længere kan fremsøges som modtager af beskeder og lignende, da brugeren er deaktiveret.

Vær dog opmærksom på at brugeren vil fremgå under “Inaktive brugere” i Aula, hvis du tilgår brugere gennem administrationsmodulet som kommunal administrator.

Lærerstuderende i Aula

Brugere der er oprettet både som elever og medarbejdere kan have problemer med logge ind i Aula.

Der er 324 unikke brugere i Aula, der indenfor en enkelt institution både har en elev/børneprofil og en medarbejder- eller forældreprofil. De kan derfor ikke logge ind i Aula. Dette skyldes som oftest, at de er lærerstuderende, der skal i praktik på en skole og både er blevet tilknyttet skolen manuelt i STILs brugeradministration, som studerende og i skolens eget brugeradministrationssystem, som medarbejder. Hvis den lærerstuderende skal have adgang til en given institution, anbefaler vi at vedkommende oprettes i institutionens brugeradministrative system som rette brugertype (fx andet, lærer, vikar) og ikke tilknyttes manuelt til institutions i STILs brugeradministration.

App

Download og systemkrav

Du kan hente Aulas app i enten App Store eller Google Play alt afhængigt af hvilken telefon eller tablet, du benytter. Aulas App er tilgængelig i 153 ud af 155 lande. Appen er desværre ikke tilgængelig i Frankrig og USA. Det vil derfor, i langt de fleste tilfælde, være muligt at hente appen uanset, hvor du er.
Aulas App understøttes af Android 7.0 og opefter. Dog kun til enheder med mere end 1GB Ram.
Til iOS understøtter Aulas App iOS 11.0 og opefter.

Vælg startside

Det er nu muligt selv at vælge din startside på Aulas App. Det giver mulighed for, at du eksempelvis møder beskeder som det første fremfor overblikket, som du tidligere har været vant til. Det gør du ved at gå til dine profilindstillinger og herefter vælge ‘App indstillinger’.

Dokumenter og sikre filer

Generelt om Sikker fildeling

Dette dokument giver en introduktion til Sikker Fildeling i Aula. Der fokuseres på hvordan Sikker Fildeling er tænkt, samt hvilke opmærksomhedspunkter, der pt. er vigtige at holde sig for øje, når I i landets kommuner og på landets skoler påbegynder brugen af funktionaliterne i Sikker Fildeling.

Konkrete anvisninger til fx de enkelte funktionaliteter i Sikker Fildeling findes i Aulas brugervejledning, samt i denne video, der er målrettet medarbejdere.

Oprettelse af sikre filer tilknyttet grupper, man ikke er en del af

I forbindelse med release 1.1.5 bliver det muligt for medarbejdere at tilknytte en Sikker Fil til et barn eller en gruppe, som de ikke er relateret til. Vi er opmærksomme på, at eksempelvis ledere eller udvalgte medarbejdere har behov for at oprette filer tilknyttet børn, de ikke er i gruppe med. Der oprettes derfor en ny rettighed, som kan gives til medarbejdere via administrationsmodulet. Brugere med denne rettighed kan fremsøge alle grupper indenfor institutionen, når de fremsøger grupper i “omhandler”-feltet i Sikker Fildeling og dermed oprette sikre filer på alle grupper indenfor institutionen.

Brugere kan altid se sikre filer, de selv har oprettet. Så det vil også gøre sig gældende her, selvom det ikke er relateret eller delt med en gruppe, medarbejderen er tilknyttet.

Sletning af sikre filer

Flere kommuner har efterspurgt og indmeldt ændringsønsker om, at en bruger skal kunne slette en sikker fil oprettet i “Sikre fildeling”.

KOMBIT har i forbindelse med kravstilling på dette punkt lagt sig op af praksis i fagsystemer, hvor der ikke kan slettes, da det indebærer en risiko for, at vigtige dokumenter forsvinder.

På baggrund af de indmeldte ændringsønsker kigger vi på, om det kan være muligt at udarbejde en rettighed, således fx. en administrator kan slette sikre filer.

Bestyrelsesmedlemmer og kontaktforældre

Forældre og/eller børn, som tildeles rollen ”bestyrelsesmedlem” eller ”kontaktforælder” har adgang til at oprette sikre filer samt dele disse med medarbejdere. Bemærk dog, at dokumenterne ikke kan deles med – og derfor ikke vil være synlige for – andre bestyrelsesmedlemmer eller kontaktforældre, ligesom de ikke kan deles med forældre og elever, der ikke har fået tildelt de nævnte roller. Tidligere har det også været muligt at dele en Sikker Fil med udvalgte forældre og børn, hvis de var i skolebestyrelsen eller kontaktforældre (og dermed havde Aula-rollen forbundet hermed). Gennem arbejdet med piloterne har vi dog erfaret, at det nuværende design skabte usikkerhed omkring hvem der deles med og hvem der har adgang til oplysninger om børn. For at fjerne denne usikkerhed, har vi i første omgang valgt at lukke ned for bestyrelse og kontaktforældre, indtil vi har fået udarbejdet og testet et godt design som både tilgodeser deres adgang, men også lader medarbejdere føle sig trygge ved at skulle håndtere børns oplysninger, uden at frygte at komme til at dele dem med forældre ved en fejl.

Vær dog opmærksom på at rollen ”Bestyrelsesmedlem” og ”Kontaktforældre” på nuværende tidspunkt stadig kan tildeles i Aula. Dette betyder, at forældre og børn tildelt rollen får menupunktet Sikker Fildeling i Aula.

Versionshistorik i Sikker fildeling

Det er vigtigt at skelne mellem et sagsbehandlingssystem, der indeholder notater og sager, mens Aula er et kommunikationssystem. Reel sagsbehandling bør foregå i et system, der er designet til det (f.eks. et ESDH eller DUBU).

I Aula forventer vi, at der samarbejdes om mange forskellige dokumenter herunder noter om børn, handleplaner, referater fra teammøder og rive-kradseskemaer (den endelige liste er selvfølgelig længere). Fælles for disse dokumenter er at der ikke foretages en afgørelse – vi ser det derfor ikke som sagsbehandling (og hvad der dermed følger af krav om f.eks. avanceret versionsstyring). En række af de nævnte dokumenter kan naturligvis indgå i en sag, men vil på dette tidspunkt skulle flyttes til et ESDH system, hvor sagen oprettes og avanceret sagsstyring understøttes.

Aula kommer altså ikke til at erstatte behovet for ESDH systemer, da der i Aula ikke håndteres sager eller afgørelser. Der vil derfor stadig, efter Aula er i drift, være behov for at aflevere dokumenter til ESDH systemer.

Der er med Sikker fildeling tænkt, at Aula skal understøtte behovet som i dag løses af Klasseloggen samt et behov for at kunne forfatte længere “dokumenter”, som potentielt kan blive elementer i en sag i et ESDH-system.

Vi er opmærksomme på, at der er behov for, på nem vis, at overføre dokumenter til et ESDH system, men det vil ikke være en del af Aula ved idriftsættelse (Overførsel til ESDH-systemer er en option, som endnu ikke er analyseret i detaljer eller bestilt).

Galleri

Opmærkning og tagging af billeder

Alle brugere kan tagge andre brugere på medier i Aula.

Vi har valgt at brugere med adgang til et billede, kan bidrage til tagning for, i fælleskab, at sikre, at flest mulige brugere er tagget korrekt, og dermed at Aula sikrer at de taggedes samtykker efterleves. Dette har vi valgt i tilfælde af, at den der uploader fx mangler at tagge et barn, eller et barn er tagget forkert.

Det har været et ønske at en lærer, pædagog eller anden medarbejder ikke alene skulle stå med den store opgave om at sikre korrekt tagning på alle billeder.

Et medie findes i eget galleri, når det enten er delt med dig, eller du er tagget på mediet. Når du er tagget på et medie, bliver det vist i albummet ”Medier af dig”. Vær opmærksom på at når personer tagges, er deres samtykke for deling af medier kun styrende for visningen af medier i Aula, når disse er opmærket som portrætbillede – og ikke når det er opmærket som situationbillede.

Det mest restriktive samtykke vil være det styrende for visningen af et portrætbillede i Aula.

Vær opmærksom på at brugere ikke kan se på mediet, om visningen er blevet begrænset af et samtykke. Når et medie uploades, vil det fremgå af mediet, hvilke grupper eller personer mediet er delt med, fx ”Delt med 9. årgang” – men ikke at denne deling kan være blevet begrænset af et samtykke.

I tilfælde af at en person på et given mediet har givet samtykke til deling af medier med klassen, men ikke årgangen, vil deling med årgangen blive begrænset til de personer, som tilhører personens klasse – denne begrænsning er ikke synlig. Det vil stadig fremgå af billedet, at det er delt med årgangen.

Læs mere om hvordan du skal behandle billeder i Aula her.

Ændret praksis fra Datatilsynet for situations- og portrætbilleder

Aula understøtter fortsat Datatilsynets nye praksis i forhold til offentliggørelse af billeder, hvor der ikke længere sondres mellem portræt- og situationsbilleder.

I Aula er det tagning af personer, som gør det muligt at efterleve afgivne samtykker så billeder af børn, uden samtykke, ikke bliver vist. Det påhviler den dataansvarlige at vejlede brugeren om på hvilket grundlag, et billede kan offentliggøres.

Som tidligere udmeldt påbegynder KOMBIT på baggrund Datatilsynets udmelding om ny praksis en analyse, hvis formål er at afdække, hvorvidt den nye praksis vil medføre lettere arbejdsgange i forbindelse håndtering af billedmateriale i Aula.

Der er intet der på baggrund af Datatilsynets nye praksis, hindrer overholdelse af Persondatalovgivningen i Aula.

Du vil stadig kunne se ordene ‘portrætbilleder’ og ‘situationsbilleder’ i Aula og på Aulainfo.dk, indtil disse sider bliver opdateret, hvilket sker løbende og så hurtigt som muligt.

Læs Datatilsynets udmelding her.

Kalender og skema

Fremsøgning af en brugers kalender

Når en medarbejder vil fremsøge en anden medarbejders kalender, kan de udelukkende se kalenderen for de institutioner, de har tilfældes med brugeren.

Så hvis bruger A har både en profil på Møllevangsskolen og på Søndervangsskolen, og bruger B kun har en profil på Møllevangsskolen, så kan bruger B ikke se hvilke tidspunkter, bruger A er optaget, såfremt bruger A har begivenheder på Søndervangsskolen.

Bemærk at bruger B stadig vil få en advarsel, hvis de forsøger at booke bruger A i et tidsrum, hvor de har en begivenhed. Læs mere om denne funktion i brugervejledningen.

Kalender med råderet

Har du fået tildelt råderet over en andens kalender, vil der i værktøjslinjen være tilføjet ’Kalendere med Råderet’. Her kan du vælge den kalender, som du ønsker at tilgå. Du har som udgangspunkt ret til at gøre det samme som ejeren af kalenderen, medmindre ejeren har flere rettigheder, end du selv har. Hvis ejeren fx har rettigheden ”Brug grupper som distributionslister”, men du ikke har den, har du ikke mulighed for at benytte dig af ”Brug grupper som distributionslister”, selvom du ikke agerer på vegne af dig selv. Derudover har du ikke mulighed for at tildele råderet til en tredje bruger. Læs mere om denne funktion i brugervejledningen.

Skemalægning og vikarnoter

denne side finder du information omkring skemaplanlægningen samt status på skemaintegration.

Skemaopdateringer vil ikke overskrive vikarnoter i Aula med mindre, der bliver indtastet tekst i feltet i skemaplanlægningssystemet. Er feltet tomt i skemaplanlægningssystemet ved opdateringern, bliver teksten ikke overskrevet.

Helt overordnet vil det derfor være en god ide, at man på den enkelte institution aftaler om vikarnoten bruges i skemaplanlægningssystemet eller feltet bruges i Aula.

 

Hvad sker der med begivenheder når en bruger forlader en instituion?

Hvis en bruger forlader en institution, vil de begivenheder, som vedkommende har oprettet forsat forblive på institutionen. De kan dog ikke længere redigeres.

 

Begivenheder sendt til grupper før en bruger blev medlem

Hvis en bruger bliver en del af en ny gruppe, bliver brugeren automatisk inviteret til de fremtidige brugeroprettede begivenheder, der er sendt til gruppen, før vedkommende blev en del af denne. Dette gælder dog ikke skole-hjem-samtaler/forældresamtaler og MUS-samtaler. Brugeren skal derfor aktivt inviteres disse typer begivenheder.

Anmod om ferieregistrering

Når en medarbejder anmoder om ferieregistrering, er det udelukkende forældre, der ​er tilknyttet institutionens Komme/Gå, som bliver notificeret om at melde tilbage på anmodningen. Begge forældre vil modtage anmodningen på samme vis, som hvis de modtog en kalenderinvitation. Når den første forælder har besvaret anmodningen, forsvinder den fra den anden forælders profil.

Læs mere omkring dette i brugervejledningen,

Svar på skole-hjem-samtale

Vær opmærksom på at en invitation til en skole-hjem-samtale sendes til alle barnets relaterede. Da der er tale om én invitation til ét tidspunkt, vil barnets relateredes svar være gældende for alle barnets relaterede. Dette betyder, at hvis den ene af barnets relaterede beslutter sig for at ændre et tidspunkt efter en anden relaterede har valgt et, vil ændringen være gældende for og fremgå af alle de relateredes kalender.

Kalendersynkronisering

Ønsket om kalendersynkronisering er prioriteret, men Nyt Uni-login kommer til at tage en meget stor del af videreudviklingsbudgettet for foråret 2020. Da Nyt Uni-login ikke er endeligt analyseret er det usikkert, hvornår kalendersynkronisering kan prioriteres ind.

Kontaktinformationer

Hvem kan se hvad?

I dette dokument finder du en oversigt over, hvem der kan se hvilke kontaktoplysninger i Aula.

Kontaktoplysninger

Hvis kontaktoplysninger opdateres i de administrative systemer, bliver det ikke synkroniseret ind i Aula. Opdateres kontaktoplysninger af brugeren i Aula overføres dette pt. heller ikke til de brugeradministrative systemer. De brugeradministrative systemer overskriver dog heller ikke de nye kontaktoplysninger i Aula. Se hvilke kontaktoplysninger der vises i Aula her.

Opslag, beskeder og notifikationer

Beskeder

Beskeder ind og ud af Aula

På nuværende tidspunkt kan Aula-brugere kun skrive indenfor Aula (altså til en anden Aula-bruger). KOMBIT har kravstillet, at brugere også skal kunne skrive til en email-adresse. For at kunne styre dette er det også kravstillet, at en administrator skal godkende hvilke email-adresser (eller domæner f.eks. @korsbæk.dk), der må og kan skrives til. Hvis e-mailen eller domænet ikke er godkendt, kan brugeren ikke sende ud. Dette krav ligger på Aulas backlog og afventer nærmere prioritering.

Beskeder til teamet vs. fællespostkasse

I Aula er der mulighed for at bruge beskedmodulet og eventuelt en fællespostkasse til at indmelde sygdom eller anden fravær.

Der skal derfor i den enkelte kommune eller på den enkelte skole træffes en beslutning om, hvorvidt en forælder skal skrive til lærerteamet eller til en fællespostkasse ved sygdom.

Ved brug af en fællespostkasse kommer beskederne ikke ind i modtagerens egen indbakke, men i fællespostkassens indbakke, der findes under mapper. Det gør, at beskederne ikke blandes med egne beskeder. Når man svarer på en besked i fællespostkassen, så svarer man fra fællespostkassen, og vil ikke stå som personlig afsender på denne.

I forhold til navngivning af fællespostkasser så anbefaler vi, at både kommunenavn og institutionsnavn (eller bogstaver herfra) fremgår, så det er tydeligt, hvem fællespostkassen tilhører.

Opret besked enkeltvist til hver modtager

Hvis du sætter flueben i ’Opret besked enkeltvist til hver modtager’, opretter du en besked til hver modtager i ‘TIL’ feltet, og beskeden sendes dermed enkeltvist til hver enkelt modtager fremfor i en samlet samtale med alle modtagere. Det betyder, at modtagerne ikke kan se, hvem beskeden ellers er sendt til, og de kan kun svare dig. Denne funktionalitet er kun synlig for medarbejdere og derfor ikke for forældre og børn.

Klasselog

Klasselog i Aula vil ikke være et selvstændigt modul eller menupunkt. Men behovet for at oprette noter på klassen eller et eller flere børn kan løses i Aulas “Sikker fildeling”.

Som løsningen er i dag, kan medarbejderen danne sig et hurtigt overblik ved at filtrere på “Kategori”, hvorefter medarbejderen kan vælge klasse og derefter vælge alle noter eller alle handleplaner på enten en klasse eller barn. Herudover arbejdes der på at vise teksten på de enkelte noter i overblikket. Dette implementeres i en senere release.

Kontaktbog

Et af de bærende principper ifm. specificeringen af Aula har været (og er stadig), at vi søger ind til kernen. Alt overflødigt skæres fra for at gøre løsningen simpel og let tilgængelig for alle.

Kontaktbogen har bestemt en række styrker, men de analyser KOMBIT har foretaget viste, at mange forældre og medarbejdere var forvirrede over, hvor de skulle skrive hvad. Den blev derfor ofte betegnet som endnu en kanal til at forvirre. Vurderingen er, at funktionen “Beskeder” i høj grad kan anvendes til de meldinger, der var før mellem forældre og lærer i Kontaktbogen.

Et andet resultat af analyserne viste at indholdet i kontaktbogen ofte omhandlede fravær. Et område som KOMBIT gerne ser løst bedre end blot i kontaktbogen. Der arbejdes derfor på en ændring til denne funktionalitet omkring fraværsmeldinger – hvor KOMBIT også inddrager kommunerne. Denne ændring forventes dog ikke at blive klar før efter skolerne er gået i drift. Lige nu forventes det tidligst i november 2019.

Opmærkning af billeder i beskeder, opslag og begivenheder

Hvis en bruger vælger at uploade et portrætbillede til en beskedtråd, i et opslag eller begivenhed, vil billedet også optræde i den opmærkede brugers galleri under ”Medier af dig/Medier af dine børn.”

Hvem kan se, at beskeden er læst? 

Som medarbejder kan du se hvilke modtagere, der har åbnet en afsendt besked. De personer som har set beskeden, vil være angivet under beskeden. Hverken elever eller forældre kan se, om en besked er blevet åbnet, da denne funktionalitet er forbeholdt medarbejdere.

Filtrering på børn

Har en forælder mere end ét barn i Aula, kan vedkommende opleve at beskeder omhandlende det ene barn også vises, når der filtreres udelukkende på det andet barn. Vi får flere henvendelser på dette og vil derfor her uddybe filtreringen på børn. Udfordringen skyldes nemlig, at det i Aula ikke altid er entydigt, hvilket barn en besked i Aula omhandler. Hvis en medarbejder fx sender en besked til udvalgte forældre i 9.A., men at forældrene også har børn i 0.A., så kan Aula ikke bestemme, hvorvidt denne besked er sendt, fordi forældrene har et barn i 0.A. eller 9.A., og beskeden vil derfor heller ikke blive filtreret væk, hvis forældrene filtrerer en af deres børn væk. Forældre kan derfor opleve, at flere beskeder eller opslag end forventet fremkommer ved filtrering på børn – dog vises der aldrig for få beskeder eller opslag, da systemet ved tvivl lader beskeden være ved flere børn.

Opslag

Benyt opslag frem for beskeder, når I kommunikerer til mange

Opslag i Aula er primært tiltænk at dele information med mange modtagere på samme tid. Hvorimod beskeder er tiltænkt dialog, da modtagere har mulighed for at svare. Derfor er beskeder et effektivt værktøj til kommunikation mellem få modtagere.

Notifikationer på opslag

Når der oprettes et opslag i Aula, udløser det en notifikationer for modtagerne af opslaget. Notifikationen for opslag er som udgangspunkt slået til, men kan fravælges gennem notifikationsindstillinger under “Min profil”.

Slet opslag

Du kan slette eller redigere et oplag i Aula hvis:

  • Du har oprettet opslaget
  • Du er gruppeadministrator for den gruppe, opslaget er blevet delt med
  • Har rettigheden til at håndtere anmeldelser og slette anmeldt indhold
  • Du er institutions- eller kommunal administrator

Kommer der mulighed for at sætte en slutdato på opslag?

Denne mulighed har været drøftet af flere omgange. Vi vil gerne indsamle erfaringer fra brugen af Aula inden det implementeres, da der også er en række uhensigtsmæssigheder ved, at opslag forsvinder. De vil f.eks. ikke kunne søges frem på et senere tidspunkt f.eks., når man ønsker at se invitationen til sidste års sommerfest eller lignende. KOMBIT håber at en udvidet grad af filtrering, vil kunne løse noget af behovet. Såfremt det viser sig ikke at være tilfældet, vil vi naturligvis prioritere det.

Opslag bliver automatisk gemt som en kladde

Opslaget bliver automatisk gemt som en kladde hvert 30 sekund, så du ikke risikerer at miste dit arbejde, hvis browseren eller computeren lukker ned. Når du åbner Aula igen, kan du arbejde videre på kladden eller slette den.