Aula på vej i Esbjerg

Esbjerg Kommune er blandt de seks kommuner, hvor udvalgte institutioner skal afprøve Aula fra juni 2020. De to pilotinstitutioner i Esbjerg har nu gennemført opsætningen af Aula, så data er inde, og systemet er ved at være klar til brug. Da vi fanger Annette Bekker, som er projektleder for Aula i Esbjerg, er hun på vej til superbrugeruddannelse. Og hun fortæller, at de to institutioner nu er sat op i Aula, og at institutionsledere er klar og ved godt mod.

Det er afdelingslederne i de to institutioner, der selv har taget de vigtige beslutninger omkring opsætningen.

Annette Bekker, forklarer:

“Forud for opsætningen har vi haft en dialog med de to afdelingslederne om, hvad de har brug for af hjælp med hensyn til opsætning. Her startede vi med at spørge dem, om vi skulle gøre det for dem, eller om de selv ville gøre det. Og svaret var, at det var vigtigt for dem at lære det selv.”

Også når de øvrige institutioner i Esbjerg skal på Aula senere på året, vil der være institutionsadministratorer ude på alle institutioner. Og beslutningerne omkring opsætningen af Aula bliver lagt meget ud til hver enkelt institution.

Annette Bekker fortæller:

“Den viden man skal bruge, ligger ude i institutionen. Derfor mener vi ikke, at det skal være centrale administratorer, der tager ansvaret. Og helt generelt arbejder vi her i Esbjerg efter den metode, at det er dem, der sidder med opgaven, der også taster det ind i systemet – så ting kun skal tastes een gang. Derfor er det besluttet, at det er de pædagogiske ledere i dagtilbuddene, der skal være institutionsadministratorer.”

Opsætningsguide hjælper på vej

For at institutionerne skal kunne håndtere opgaven kræver det, at der bliver stillet den fornødne hjælp til rådighed. Og i Esbjerg kommer det blandt andet i form af en vejledende opsætningsguide. Opsætningsguiden er lavet i samråd med pilotinstitutionerne og sammensat på baggrund af, hvad brugerne selv sagde, de havde behov for. Og så indeholder den mange konkrete skærmbilleder fra løsningen. Og selvom det er op til den enkelte institution at beslutte, hvordan man konkret vil opsætte Aula, er der gode råd at hente i vejledningerne, fortæller Annette Bekker.

“Vi skal ikke bestemme, men vi kan godt give gode råd. Vi laver en vejledende guide, som de kan tage udgangspunkt i, men der er ikke nogen, der siger, at de skal. Og det er vores erfaring fra tidligere, at de tit starter med at gøre det, vi foreslår, og så når der er gået lidt tid, begynder de at lave om på det og tilpasse det til lokale forhold.”

Vejledningen indeholder også beskrivelser af, hvordan man fx kan navngive fællespostkasser, så der er en systematik, hvis man vælger at lave dem.

Husk at kært barn har mange navne

Forud for arbejdet med vejledningen er gået nogle overvejelser, afklaringer og beslutningsprocesser. Og her vil Annette Bekker blandt andet råde andre kommuner til at tage en snak med sin leverandør om, hvilke oplysninger og grupper, der kommer med over i Aula, så man kan få en ide om, hvordan det kommer til at se ud inde i Aula.

Annette Bekker opfordrer også til, at man husker at begreber godt kan være meget forskellige fra system til system. Et samtykke er ikke bare et samtykke, og det er ikke alle der vil vide, hvad supplerende stamdata er for noget. Derfor er det vigtigt at forklare, hvad begreberne dækker over, og få dem oversat, så brugerne kan forstå det.

Desuden mener Annette Bekker, at det er vigtigt at have en datapolitik klar. I Esbjerg har man lavet en generel datapolitik, som dækker alle dagtilbud. Den kan ses her.

Alle ledere til intromøder og workshops

Status i Esbjerg lige nu er, at man er i mål med en opsætning, der kan bruges på de to pilotinstitutioner. Og planerne for hvordan de øvrige institutioner skal komme godt i gang med Aula, er ved at være på plads.

“Før sommerferien inviterer vi alle institutionsledere til et introduktionmøde, hvor vi blandt andet vil opfordre til, at man får ryddet op i sit nuværende kommunikationssystem og husker at informere forældrene om, at de skal downloade de billeder de ønsker at beholde” forklarer Annette Bekker og fortsætter:

“Til august eller september vil vi så holde en workshop, hvor man kan komme og sætte sit system op”.

Forud for denne workshop vil lederne blive bedt om at tage stilling til en nogle ting, så de er klar til at sætte Aula op, når de kommer. Og målet er, at de stor set skal være færdige, når de går hjem. Dog vil der blive afholdt nogle opfølgende workshops, så der er plads til ekstra spørgsmål og ekstra hjælp.

Det skyldes ikke mindst en erkendelse af, at nogen har brug for mere hjælp end andre. For som Annette Bekker siger:

“Vi læner os meget op ad, hvad brugerne selv siger, at de har behov for. For det er vigtigt, at alle får den hjælp de har behov for, for at kunne løse opgaven.”