Ændringer til samtykker i Aula

Samtykke betyder, at man frivilligt giver sin tilladelse til, at en bestemt handling udføres.

I Aula findes der både ”Samtykker” og ”tilladelser”. Samtykker er noget Aula beder om og drejer sig om, hvilke data der kan gemmes og deles via Aula. Tilladelser ligger under fanen ”Stamkort” og styres lokalt af den enkelte kommune eller institution. Det kan fx handle om om barnet må komme med i svømmehallen, eller om barnet må testes for Covid19.

Forældre og elever skal i Aula fortsat tage stilling til om man vil give samtykke til at kontaktoplysninger (navn, adresse, tlf.nr. og e-mail-adresse) deles med henholdsvis klassen/stuen, årgang & SFO og institutionen.

Af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, fremgår det, at personoplysninger kan behandles, hvis behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

Datatilsynet vurderer i en vejledning, at forældreinddragelse, herunder at forældrene orienteres om børnenes dagligdag, er en væsentlig og nødvendig forudsætning i henhold til kommunens forpligtelse til at drive dagtilbud. Derfor anses det også for en nødvendig del af kommunens myndighedsudøvelse, at daginstitutionen tager billeder af børnene og evt. medarbejderne for bagefter at dele dem internt med forældrene for at orientere om børnenes dagligdag.

Hvis en forælder eller elev vælger ikke at give sit samtykke til deling af kontaktoplysninger vil ens adresse ikke være synlig for andre forældre og elever, og der vil i stedet stå ”Kontaktoplysninger vises ikke”.

Aula har valgt at lægge sig op af en vurdering fra Datatilsynet om, at det er væsentligt for institutionens virke at kunne gemme og bruge fotos, og at man derfor ikke behøver at bede om samtykke.

Desuden viser erfaringerne fra de første år med Aula, at det har været meget svært for både medarbejdere og forældre at gennemskue og bruge samtykkereglerne. De hidtidige regler har derfor givet anledning til misforståelser.

Datatilsynet har ikke lavet nogen specifik vejledning for brug af billeder i skoler, men det er KOMBIT og KLs vurdering at brugen af billeder i skoler er at sidestille med brugen i dagtilbud. Derfor gælder ændringen for samtykker både for skoler og dagtilbud i Aula.

Ja, man kan fortsat tagge billeder i Aula, så de nemt kan genfindes senere.

Som hidtil skal man, før man lægger billeder på Aula, foretage en vurdering af, hvorvidt billedet er relevant. Det kan man læse mere om her: https://www.datatilsynet.dk/Media/637753280882204355/Tjekliste%20til%20vuggestuer%20og%20b%C3%B8rnehaver.pdf

Fremadrettet bliver der i Aula ikke skelnet mellem portræt- og situationsbilleder. Ændringerne i samtykker påvirker dog udelukkende de billeder, der tidligere er blevet uploadet og delt som portrætbilleder, da situationsbilleder heller ikke hidtil har været styret af samtykker.

Hvis man ønsker et billede af et barn fjernet fra Aula skal man anmelde det i Aula-løsningen eller henvende sig til institutionen/skolen og bede dem om fjerne det pågældende billede. Det vil dog altid være institutionen, der vurderer om billedet bør slettes, fx ud fra en vurdering af billedets relevans.

Forældre vil, som udgangspunkt, ikke kunne uploade og dele billeder i galleriet efter 27. august 2022.
Dette gælder dog kun for de grupper, der oprettes efter 27. august 2022. For grupper oprettet før kan forældre i nogle tilfælde godt have rettigheder til at uploade og dele medier i galleriet.

Ja, retten til at blive glemt kan fortsat benyttes. Det kan fx ske ved at skolen fremsøger billeder via tagging og sletter billeder med et bestemt barn.

Ændringerne gælder kun fremadrettet. Det vil sige, at hvis en forælder eller elev tidligere ikke har givet samtykke til at billeder af et barn bliver vist i Aula, vil billeder, der er uploadet i Aula inden den 27. august 2022, fortsat ikke være synlige i Aula.

For at sikre, at billeder ikke vises for brugere, som ikke tidligere har kunne se dem, vil portrætbilleder i gamle opslag, beskeder og begivenheder blive fjernet. Brugere, som er tagget på portrætbillederne, vil stadig kunne finde de gamle billeder i deres galleri, men billederne vil ikke længere blive vist ud for opslag, beskeder og begivenheder, der blev lagt op før den 27. august 2022. Der sker ingen ændringer for billeder, der tidligere er blevet kategoriseret som situationsbilleder.

Billeder i Aula opbevares indtil 15 måneder efter at barnet har forladt institutionen som bruger Aula. Du kan læse mere om Aulas slettepolitik i dette dokument.

I dag overføres der på skoleområdet profilbilleder på børn fra henholdsvis KMD og ISTs løsninger. I forbindelse med ændringen til samtykker for medier ændres der ikke i overførslen af profilbilleder. Det betyder at der, såfremt der ikke er givet samtykke til overførsel hos KMD og IST, stadig ikke overføres billeder. Ønskes denne praksis ændret, så skal kommunen kontakte KMD eller IST.

Da der ikke længere benyttes samtykker som hjemmelsgrundlag til opbevaring af billeder vil der skulle foretages en vurdering af de konkrete billeder, som herefter enten kan opbevares eller skal slettes manuelt.

Du skal som administrator være særlig opmærksom på, at rettigheder på grupper oprettet før 27. august 2022 potentielt stadig kan give forældre lov til at uploade og dele medier i galleriet. Efter 27. august 2022 vil alle grupper, der bliver oprettet og indlæst i Aula som udgangspunkt ikke indebære rettigheder til forældre, så de kan uploade og dele medier i galleriet.

Du kan læse mere om grupperettigheder i afsnit 4.4 i administratorvejledningen.

Hvis du ønsker at ændre rettigheder for mange grupper på en gang, kan du med fordel benytte gruppeskabeloner, som er beskrevet i administratorvejledningens afsnit 4.7.