Samtykker i Aula

Samtykke betyder, at du frivilligt giver din tilladelse til, at en bestemt handling udføres.

Den 27. august 2022 skete der en ændring i brugen af samtykker i Aula. Som forældre eller ældre elev skal du stadig angive, om du giver samtykke til at dine kontaktoplysninger gemmes og deles. Derimod skal du ikke længere give samtykke til, at fotos og andre medier bliver gemt og delt i Aula. Det gælder både portrætfotos, billeder i galleriet samt videoer og lydfiler.

Baggrunden for ændringerne var, at Datatilsynet har vurderet, at det er væsentligt for institutioners virke at kunne gemme og bruge fotos, og at man derfor ikke behøver at bede om samtykke. Desuden viser erfaringerne fra de første år med Aula, at det har været meget svært for både medarbejdere og forældre at gennemskue og bruge samtykkereglerne. De hidtidige regler gav derfor anledning til misforståelser.

I Aula findes der både ”Samtykker” og ”tilladelser”.

Samtykker er noget Aula beder om og handler om, hvilke data der kan gemmes og deles via Aula.

Tilladelser ligger under fanen ”Stamkort” og styres lokalt af den enkelte kommune eller institution. Det kan fx handle om barnet må komme med i svømmehallen, eller om barnet må testes for Covid19.

Forældre skal i Aula tage stilling til, om man vil give samtykke til at ens kontaktoplysninger (navn, adresse, tlf.nr. og e-mail-adresse) deles med henholdsvis klassen/stuen, årgang & SFO og institutionen.

Hvis du vælger ikke at give dit samtykke til deling af kontaktoplysninger, vil din adresse ikke være synlig for andre forældre og elever, og der vil i stedet stå ”Kontaktoplysninger vises ikke”.

Af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, fremgår det, at personoplysninger kan behandles, hvis behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

Datatilsynet vurderer i en vejledning, at forældreinddragelse, herunder at forældrene orienteres om børnenes dagligdag, er en væsentlig og nødvendig forudsætning i henhold til kommunens forpligtelse til at drive dagtilbud. Derfor anses det også for en nødvendig del af kommunens myndighedsudøvelse, at daginstitutionen tager billeder af børnene og evt. medarbejderne for bagefter at dele dem internt med forældrene for at orientere om børnenes dagligdag.

Teknisk er der kun en type billeder i Aula, og der skelnes derfor ikke mellem portræt- og situationsbilleder. Det er muligt at tagge – dvs. opmærke alle billeder med personer, så man senere nemt kan fremsøge billeder med en bestemt person, hvis en bruger fx ønsker at benytte sig af retten til at blive glemt.

Hvis man ønsker et billede af et barn fjernet fra Aula, skal man anmelde det i Aula-løsningen eller henvende sig til institutionen/skolen og bede dem om fjerne det pågældende billede. Det vil dog altid være institutionen, der vurderer om billedet bør slettes, fx ud fra en vurdering af billedets relevans.

Hvis du ønsker at benytte dig af retten til at blive glemt og derfor få slettet billeder af dig eller dit barn, skal du tage kontakt til dit barns institution.

Den 27. august 2023 skete der nogle ændringer i den måde samtykker bliver brugt i Aula. Ændringerne gjaldt kun fremadrettet. Det vil sige, at hvis man før den dato gav samtykke til at billeder af sit barn blev vist i Aula, vil billeder af barnet, der er uploadet i Aula inden den 27. august 2022, fortsat ikke være synlige i Aula.

For at sikre, at billeder ikke vises for brugere, som ikke tidligere har kunne se dem, blev portrætbilleder i gamle opslag, beskeder og begivenheder blive fjernet. Brugere, som er tagget på portrætbillederne, vil stadig kunne finde de gamle billeder i deres galleri, men billederne bliver ikke længere vist ud for opslag, beskeder og begivenheder, der blev lagt op før den 27. august 2022. Der skete ingen ændringer for billeder, der tidligere er blevet kategoriseret som situationsbilleder.

Billeder i Aula opbevares indtil 15 måneder efter at barnet har forladt institutionen som bruger Aula. Du kan læse mere om Aulas slettepolitik i dette dokument.

Forældre kan, som udgangspunkt, ikke kunne uploade og dele billeder i Aulas galleri.
Det gælder dog kun for de grupper, der er blevet oprettet efter 27. august 2022. For grupper der er oprettet før denne dato, kan forældre i nogle tilfælde godt have rettigheder til at uploade og dele medier i galleriet.

Det kan dog være forskelligt fra kommune til kommune om forældre kan uploade og dele billeder i Aula. Hvis du er i tvivl, kan du spørge i dit barns institution.