Samtykker i Aula
Hvis man ønsker at få fjernet et billede fra Aula skal mananmelde billedet i Aula eller kontakte sin institution. Du kan læse mere om samtykker nedenfor.
Hvad er et samtykke?
Samtykke betyder, at man frivilligt giver sin tilladelse til, at en bestemt handling udføres.
Hvad er forskellen på samtykker og tilladelser i Aula?
I Aula findes der både ”Samtykker” og ”tilladelser”. Samtykker er noget Aula beder om og drejer sig om, hvilke data der kan gemmes og deles via Aula. Tilladelser ligger under fanen ”Stamkort” og styres lokalt af den enkelte kommune eller institution. Det kan fx handle om om barnet må komme med i svømmehallen, eller om barnet må testes for Covid19.
Hvilke samtykker beder Aula om ?
Man skal i Aula tage stilling til om man vil give samtykke til at kontaktoplysninger (navn, adresse, tlf.nr. og e-mail-adresse) deles med henholdsvis klassen/stuen, årgang & SFO og institutionen.
Hvad sker der, hvis en forælder eller elev siger nej til at give samtykke til deling af kontaktoplysninger?
Hvis man vælger ikke at give sit samtykke til deling af kontaktoplysninger vil ens adresse ikke være synlig for andre forældre og elever, og der vil i stedet stå ”Kontaktoplysninger vises ikke”.
Kan man tagge billeder i Aula?
Ja, man kan tagge billeder i Aula, så de nemt kan genfindes senere. Dette kan fx være vigtigt, hvis en bruger senere ønsker at benytte sig af rettet til at blive glemt.
Kommunerne har forskellige retningslinjer for behandlingen af billeder i Aula. Spørg i din kommune, hvis du vil vide hvad retningslinjerne er hos jer.
Hvorfor deler I billeder af et barn med andre børns forældre?
Af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, fremgår det, at personoplysninger kan behandles, hvis behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
Datatilsynet vurderer i en vejledning, at forældreinddragelse, herunder at forældrene orienteres om børnenes dagligdag, er en væsentlig og nødvendig forudsætning i henhold til kommunens forpligtelse til at drive dagtilbud. Derfor anses det også for en nødvendig del af kommunens myndighedsudøvelse, at daginstitutionen tager billeder af børnene og evt. medarbejderne for bagefter at dele dem internt med forældrene for at orientere om børnenes dagligdag.
Ændrer den nye brug af samtykker ved, hvilke billeder jeg må lægge op som medarbejder?
Som hidtil skal du før du lægger billeder på Aula foretage en vurdering af, hvorvidt billedet er relevant. Det kan du læse mere om her.
Bliver der skelnet mellem portræt- og situationsbilleder?
Teknisk er der kun en type billeder i Aula, og der skelnes derfor ikke mellem portræt- og situationsbilleder. Det er muligt at tagge – dvs. opmærke alle billeder med personer, så man senere nemt kan fremsøge billeder med en bestemt person, hvis en bruger fx ønsker at benytte sig af retten til at blive glemt.
Kan man få slettet et billede på Aula?
Hvis man ønsker et billede af et barn fjernet fra Aula, skal man anmelde det i Aula-løsningen eller henvende sig til institutionen/skolen og bede dem om fjerne det pågældende billede. Det vil dog altid være institutionen, der vurderer om billedet bør slettes, fx ud fra en vurdering af billedets relevans.
Kan forældre uploade og dele billeder?
Forældre kan, som udgangspunkt, ikke uploade og dele billeder i galleriet.
Dette gælder dog kun for de grupper, der oprettes efter 27. august 2022. For grupper oprettet før denne dato kan forældre i nogle tilfælde godt have rettigheder til at uploade og dele medier i galleriet.
Kan man benytte retten til at blive glemt?
Hvis en bruger ønsker at benytte sig af retten til at blive glemt og derfor få slettet billeder af sig selv eller sit barn skal man kontakte institutionen – fx skolens kontor. Sletningen kan fx. ske ved at skolen fremsøger billeder via tagging og sletter billeder med et bestemt barn.
Hvorfor kan jeg ikke se billeder i gamle opslag eller beskeder?
Den 27. august 2023 skete der nogle ændringer i den måde samtykker bliver brugt i Aula. Ændringerne gjaldt kun fremadrettet. Det vil sige, at hvis man før den dato gav samtykke til at billeder af sit barn blev vist i Aula, vil billeder af barnet, der er uploadet i Aula inden den 27. august 2022, fortsat ikke være synlige i Aula.
For at sikre, at billeder ikke vises for brugere, som ikke tidligere har kunne se dem, blev portrætbilleder i gamle opslag, beskeder og begivenheder blive fjernet. Brugere, som er tagget på portrætbillederne, vil stadig kunne finde de gamle billeder i deres galleri, men billederne bliver ikke længere vist ud for opslag, beskeder og begivenheder, der blev lagt op før den 27. august 2022. Der skete ingen ændringer for billeder, der tidligere er blevet kategoriseret som situationsbilleder.
Hvor længe bliver billeder opbevaret i Aula?
Billeder i Aula opbevares indtil 15 måneder efter at barnet har forladt institutionen, som bruger Aula. Du kan læse mere om Aulas slettepolitik i dette dokument.
Er der noget jeg skal være særlig opmærksom på som administrator?
Du skal som administrator være særlig opmærksom på, at rettigheder på grupper oprettet før 27. august 2022 potentielt stadig kan give forældre lov til at uploade og dele medier i galleriet. Efter 27. august 2022 vil alle grupper, der bliver oprettet og indlæst i Aula som udgangspunkt ikke give rettigheder til forældre, så de kan uploade og dele medier i galleriet. Du kan læse mere om grupperettigheder i afsnit 4.4 i administratorvejledningen. Hvis du ønsker at ændre rettigheder for mange grupper på en gang kan du med fordel benytte gruppeskabeloner, som er beskrevet i administratorvejledningens afsnit 4.7.