Projektledere

Udvikling af Aula

På denne side kan du danne dig et overblik over, hvilken funktionalitet både kommende og allerede gennemførte releases indeholder.

Info om release

Aula bliver løbende forbedret og opdateret på baggrund af erfaringer og ønsker fra brugerne. Nederst på denne side kan du finde en beskrivelse af indholdet i gennemførte og planlagte releases.

Vi får løbende ændringsønsker ind fra brugere. Ønskerne bliver analyseret og vurderet i samarbejde mellem kommunale repræsentanter, KOMBIT og Netcompany og indgår herefter i den samlede prioritering, der danner grobund for indholdet i releases af Aula.

 

Gennemførte og planlagte opdateringer

Funktionalitet i release 1.1.1 - juni 19

Releasenote for release 1.1.1

Tilgængelighed: Aula er blevet gjort mere tilgængeligt. Dvs. at løsningen overholder de anbefalede farveratioer, ligesom er det blevet lettere at tabbe rundt i løsningen, samt at benytte screenreadere og andre digitale hjælpemidler.

Sletteregler: Data i Aula, der er slettet, bliver helt fjernet fra Aula efter 15 måneder. Den eneste undtagelse er i forbindelse med ’Retten til at blive glemt’, hvor data bliver slettet med det samme og kan ikke genoprettes. Læs mere om de specifikke sletteregler i administratorvejledningen og i brugervejledningen

Årsrul og institutionsskifte: Læs mere om dette her.

Context Handler: Login via Context Handler er nu understøttet i Aula.

Opret opslag: Der er lavet en designændring til oprettelsen af opslag, så det er mere kompatibelt med mindre skærme. Se, hvordan dette ser ud i brugervejledningen.

Funktionalitet i release 1.1.2 - juli 19

Releasenote for release 1.1.2

Kontaktlister: Mulighed for at få vist profilbilleder, navne, fødselsdage og kontaktinformationer for deltagerne fordelt på profiltyper. Visningen styres ift. afgivne samtykker. (I første omgang kun i browserløsningen).

Portrætmedier: Portrætmedier ændres løsningen til at hedde portrætbilleder, da dette er lettere at forstå, og så det passer til de korte samtykkeerklæringer.

Berigelse af unigrupper: Sikre at alle elevens kontaktpersoner (ud over forældre) tilføjes Klasser, Hold og SFO.

Ændringer til gruppevælger: Ændringer til gruppevælger ift. at folde grupper ud i både Opslag, Begivenheder, Galleri og Sikre dokumenter. Først foldes gruppen ud i profiltyper (forældre, børn mv.) og derefter kan den enkelte profiltype foldes ud så man ser de enkelte medlemmer.

Håndtering af kommunale institutioner med forvaltningsbrugere: Håndtering af kommunale ”institutioner” med forvaltningsmedarbejdere som fx PPR, SSP, teknisk servicepersonale og konsulenter.

Stamkort: Lister over samtykker, supplerende stamdata og tilladelser fordelt på grupper (fx klasser) .

Bedre håndtering af fødselsdage: Sikring af at samme fødselsdag bliver vist mere end én gang på forsiden og i kalenderen. Der vises kun fødselsdage fra fra brugere i samme hovedgruppe (klasse).

Følsom besked: Ændring af design mellem almindelige beskeder og beskeder med følsomt indhold.

Ændringer til beskedmodulet: Bedre overblik for medarbejdere.

Funktionalitet i release 1.1.3 - sept. 19

Releasenote for release 1.1.3

Aktivt tilvalg af gruppetype (tilføjet uge 37): Ved eksempelvis afsendelse af en besked eller oprettelse af et opslag til en gruppe, skal du nu aktivt vælge, om du vælger at sende til forældre, medarbejdere eller børn af gruppen. Tidligere var det muligt at sende til hele gruppen ved et enkelt tryk, men i dialog med vores pilotskoler har vi rettet dette til, for at skabe yderligere tryghed i at information ikke sendes til flere brugere end ønsket.

Opdaterede muligheder for rettighedsstyring i Aula-grupper baseret på andre grupper (tilføjet uge 37): For at sikre at I kan opsætte de relevante grupperettigheder i Aula-grupper, der er bygget på andre grupper, har vi opdateret rettighedsstyringen for denne gruppetype. Det betyder, at I nu kan rettighedsstyre på profiltyper (eks. give alle forældre rettigheden til at skrive opslag). Vi har med input fra pilotskolerne desuden udarbejdet et dokument til opsætning af det gode gruppe-træ i Aula, der giver jer vejledning til opsætte hensigtsmæssige grupper i Aula. Den opdaterede rettighedsstyring er her implementeret for at muliggøre denne opsætning.

Tværinstitutionelle grupper: Mulighed for oprettelse af grupper på tværs af institutioner inden for samme kommune.

Skolens/institutionens kalender: Mulighed for at angive på en begivenhed at den skal
tilknyttes skolens/institutionens kalender. Kalenderen er kun synlig for medarbejdere inden for samme institution. (I første omgang kun i browserløsningen).

Anmeld indhold: Mulighed for at brugere kan anmelde indhold (opslag og medier), og administratorer kan håndtere disse anmeldelser.

Opret samtale fra gruppeside: Mulighed for at indkalde til samtale fra en gruppes kalender.

Enheder tilknyttet min profil: Mulighed for at se på hvilke enheder, man har Aula appen på, samt hvornår disse sidst har været logget ind.

Bedre håndtering af fællespostkasser (første del): Fællespostkasser vil kun kunne ses inden for egen institution.

Printfunktion: Det bliver muligt at printe fx. sin kalender ved at trykke ‘Ctrl. + P’.

Global søgning på medier: Mulighed for at søge på medier i global søgning.

Kontaktlister på app: Mulighed for at få vist profilbilleder, navne, fødselsdage og kontaktinformationer for deltagerne fordelt på profiltyper. Visningen styres ift. afgivne samtykker.

Stamkort på app: Lister over samtykker, supplerende stamdata og tilladelser fordelt på grupper (fx klasser) .

Validering af felter på app: Har man udfyldt felter forkert i appen, bliver man gjort opmærksom på, hvilke felter, der er tale om, samt hvordan de skal udfyldes korrekt.

Tilgængelighed på app: Tilgængeligheden på appen bliver øget, så det nu bl.a. er lettere at benytte skærmlæsere i denne.

Flueben fjernes i løsningen: Inden man tilvælger noget – fx. at en besked er følsom – er feltet, man markerer, helt tomt. Dvs. der nu ikke længere er flueben i felterne, når de ikke er markeret, for at tydeliggøre, hvornår man har tilvalgt fx. at en besked er følsom, og hvornår man ikke har.

Opdatering til sikker fildeling: I forbindelse med release 1.1.3, er der kommet en opdatering til Sikker Fildeling. Ændringen er lavet for at sikre medarbejdere altid har et samlet overblik over de grupper og børn, som de er relaterede til gennem deres gruppemedlemskaber. 

Helt konkret betyder ændringen at hvis en fil i sikker fildeling tilknyttes 9.C i feltet ”Omhandler Gruppe”, så vil medarbejdere tilknyttet gruppen 9.C kunne se filen. Medarbejdere i 9.C. vil ligeledes kunne se alle filer tilknyttet børn i 9.C – også fra da de fx gik i 7.C eller på et andet klassespor på institutionen. På den måde sikres det at medarbejdere har et godt overblik over filer relateret til de børn og grupper, som de har en relation til. Skal en fil deles med andre medarbejdere og grupper end dem fra gruppen, som filen omhandler, deles filen – ligesom tidligere – med disse via feltet ”Del med”.

For at gøre det mere tydeligt, hvem der kan se de sikre filer har vi opdateret hjælpeteksten ved ”Opret sikker fil i Aulas browser. Vi er derudover også i gang med at udarbejde et dokument, som vil blive tilgængeligt for jer i næste uge, der tydeliggør arbejdet i sikker fildeling.

Funktionalitet i release 1.1.4 - okt 19

Releasenote for release 1.1.4

IdP på App: Giver medarbejdere mulighed for login med lokal IdP eller Contexthandleren på appen. Har kommunen ikke sat deres IdP login op med accountlinking, vil en medarbejder der skal bruge kommunal idp ved første login på app blive mødt af en fejlbesked (såfremt medarbejdere ikke tidligere har været logget ind i Aula web med denne IdP). Herefter vil medarbejdere skulle logge ind i Aula web og benytte kommunal IdP, hvorefter login kan foretages på app. Da vi forventer at medarbejdere i de kommuner, der ønsker at bruge kommunal IdP på app, allerede har været logget ind via kommunal idP på web, forventer vi ikke at dette blive en kilde til udfordringer med login.

Opdatering til grupper

  • Tværgående grupper: Ved tilføjelsen af brugere til tværgående grupper vil det efter release 1.1.4 være muligt for den kommunale administrator at fremsøge og vælge enkeltpersoner indenfor kommunen (fremfor kun indenfor kommuneinstitutionen, som det pt. er muligt)
  • Grupperedaktør gøres valgfri: Fremadrettet vil det være muligt at oprette grupper uden grupperedaktører. Dette betyder eksempelvis at tværgående grupper kan oprettes uden en grupperedaktør fra kommune-institutionen og derved undgå at en fra kommuneinstitutionen skal tilknyttes den tværgående gruppe og modtage information herom.

Opdatering til beskedmodulet

  • ”Send til alle”: Med dagens opdatering er der til Aula appen tilføjet en tekstrettelse til beskeder, der skal gøre det endnu mere tydeligt at brugere, der svarer i en tråd, sender en besked til alle. Tekstrettelsen har allerede været implementeret på Aula web. Der er således tilføjet følgende tekst til beskedfeltet på Aula app: “SVAR ALLE”
  • I tillæg til dette vil vi i næste uge også gør det endnu tydeligere i Aula app’en, hvordan brugere kan svare en enkelt modtager direkte. Pt. skal dette gøres ved et såkaldt Long Press i app, men fremadrettet vil ”Svar afsender direkte” ligne den, som I kender fra browseren, så der kommer en pil og tekst på de enkelte beskeder i tråden, der tydeliggør hvordan der svares direkte til en afsender. Dette vil blive opdateret i Aula app på torsdag (hvorefter der går op til 4-5 dage før den er tilgængelig i app stores).
  • Øget antal anslag i beskeder: Fremadrettet vil det være muligt at sende beskeder med flere anslag end 400 for at sikre at der også kan sendes længere beskeder i Aula. Det nye antal anslag er 6.000 (til sammenligning kan det sige at 1 A4 side normalt regnes for 2.400 anslag).Tidligere var der også en fejl i Aula, så overskred du grænsen på de oprindelige 400 anslag, så spinnede Send-knappen og du blev nødt til at forlade beskeden uden at kladden blev gemt. Dette har vi også rettet med denne opdatering af Aula.

Opdatering til kalender og lokaler

  • Skole/hjem-samtale/MUS samtale: Gør det muligt for forældre at redigere svar på en invitation til skole/hjem-samtale, at medarbejdere kan redigere svaret på vegne af forældre, samt at medarbejdere kan redigere deres svar på en invitation til MUS-samtale.
  • Tilknytning af lokaler: Med denne opdatering til ressourcer i Aula, er det ikke længere nødvendigt, at ressourcelokaler oprettes forud for indlæsning af skemabrikker, for at disse to kan tilknyttes og fremgå af skemaer. Det betyder også, at laver I ændringer til lokalenavne i Aula – hvis I fx ifm. kvalitetssikringen af skemabrikker og lokaler er blevet nødt til at ændre i lokalenavne – så kan skemabrikker og lokaler automatisk tilknyttes, uden at det kræver en genindlæsning af skemabrikkerne.
  • Sortering af deltagere til kalenderbegivenhed: For at sikre bedre overblik over deltagere til begivenheder, sorteres de nu fremadrettet således: Deltager, deltager ikke, deltager måske, mangler svar (og alfabetisk).
  • Mulighed for manuel indtastning af tidspunkt: I tillæg til at det er muligt at vælge tidspunkt i tidsvælgeren ved oprettelse af en kalenderbegivenhed og oprettelse af autosvar i beskeder, er det nu igen muligt at manuelt indtaste tidspunkt for afholdelse af begivenhed.
  • Rettelse til MUS-samtale: Tidligere har opretteren af en MUS-samtale kunne vælge at ikke deltage selv. Dette er ændret til ”slet” af MUS-samtalen, så det nu er muligt at slette samtalen igen.

Kontaktoplysninger på medarbejdere: Fremrettet er det kun muligt for medarbejdere at indtaste arbejdsnummer i Aula. Tidligere har det også været muligt at indtaste privatnummer, selvom dette ikke blev vist til nogen i Aula. Vi har derfor valgt at fjerne dette, da det skabte utryghed om hvem, der kunne se dette nummer. Og som altid, er det fortsat kun medarbejdere, der kan se andre medarbejderes kontaktoplysninger.

Nye rettigheder ifm. Skoleintra filer: Der er tilføjet to nye rettigheder til Aula – ”Skoleintra arkiv administrator”, der giver rettighed til at administrere skoleintra-arkivet, og ”tilgå skoleintra arkiv”, der giver dig rettighed til at tilgå al data, der er overført fra Skoleintra. Disse rettigheder skal særligt bruges ifm. kvalitetsikring af datamigrering jf. udsendte KLIK-opgaver.

Børneikoner: Men dagens opdatering er der også tilføjet børneikoner til løsningen. Det betyder helt konkret at modul-ikonerne for børn med indskolingsdashboards ser anderledes ud. Dette er implementeret for at skabe et lettere forståeligt design målrettet de yngre målgrupper og baseret på inddragelse af brugergruppen for at sikre.

Skolefotos fra KMD: ​Dagens opdatering indeholder også en kobling til skolefotos fra KMD. Integrationen henter de skolefotos fra KMD, der gjort tilgængelig indenfor de seneste par dage. Der vil derfor med dagens opdatering ikke blive hentet en masse skolefotos ind fra KMD, da der ikke er tilføjet mange skolefotos til KMD de seneste par dage. Projektet planlægger derfor at igangsætte indlæsninger af skolefotos indenfor den næste måned, for at hente alle skolefotos. Hvis I har behov for skolefotos i Aula nu, kan I uploade dem direkte til Aula.

To app-updates: Fremadrettet opdateres indbakken i appen automatisk, så det er muligt at følge med i en igangværende samtale i en besked-tråd uden at skulle opdaterer tråden manuelt. Derudover bliver forældre fremadrettet heller ikke længere ført gennem onboarding – hvor du svarer på samtykker osv. – hver gang man logger ind på appen eller genstarter den. Dette skal lette eventuelle genstart og ønsker en bruger af ændre samtykke kan dette altid gøres via profilen.

Bemærk: I release 1.1.4 har der ud over ovennævnte funktionalitet primært været afsat tid til kvalitetssikring og håndtering af de vigtigste input fra piloterne inden go live på alle skoler i uge 43.

 

Funktionalitet i release 1.1.5 - nov. 19

Releasenote for release 1.1.5

Uddannelses-miljøet opdateres 25. november 2019.

Opdatering af hjemmesider fandt sted tirsdag d. 3/12.

Ændring til samtykker ifm. Onboarding (NY) – rettes i uge 50.

For at præcisere hvilke personoplysninger Aula indsamler og behandler, bliver der implementeret tre tekstændringer til samtykkerne ifm. onboardingen for forældre.

Sikker fildeling – tilknytte grupper, man ikke er del af: 

Der oprettes en ny rettighed, som kan gives til medarbejdere via administrationsmodulet. Brugere med denne rettighed kan fremsøge alle grupper indenfor institutionen, når de fremsøger grupper i “omhandler”-feltet i Sikker Fildeling og dermed oprette sikre filer på alle grupper inden for institutionen.

Brugere kan altid se sikre filer, de selv har oprettet. Så det vil også gøre sig gældende her, selvom det ikke er relateret eller delt med en gruppe medarbejderen er tilknyttet.

Stepup med lokal IdP: Medarbejdere i de kommuner, som ikke har opsat deres kommunale IdP login til at benytte sig at 2-faktor ved login i Aula, har hidtil skullet at steppe up med NemID for at tilgå sikre filer og beskeder. Fremadrettet kan medarbejdere tilgå sådanne følsomme emner ved at anvende kommunens fastsatte step-up-metode.

Komme/Gå-forbedringer: 

    • Medarbejderens overblik: Medarbejdere får deres eget Komme/gå modul på deres profil, og de får dermed adgang en aktivitetsliste over børn, der er en del af Komme/gå.

 

  • Opsætning af Komme/gå: I forbindelse med opsætningen af Komme/gå er det nu muligt at tilføje flere afdelinger. Det giver institutionerne mulighed for at få flere afdelinger vist på henholdsvis institutions check-ind tavle og medarbejdernes komme/gå dahboard. Der er større valgfrihed ift. hvilke moduler, der ønskes på institutionens Komme/gå modul, da det udelukkende er ’Hentetider’, som er låst, mens resten af modulerne kan konfigureres.Som udgangspunkt benyttes børns hovedgrupper som filtre ifm. Komme/gå. Det er dog muligt, hvis en afdeling er opbygget af andre grupper end børnenes hovedgrupper, at benytte disse som filtre. Det gøres gennem ’Gruppe filtre’.
  • Forældrenes overblik: Når et barn tjekker ud af institutionen via check-ind skærm, modtager barnets forældre en notifikation om dette (såfremt forældrene har valgt at modtage push-notifikationer). Dette gælder både, hvis barnet benytter ”Gå hjem med”, ”Send hjem” og ”Selvbestemmer”.

Læs mere om komme/gå 2.0

Sikker fildeling forbedringer: Følgende 3 udviklingstiltag er prioriteret i release 1.1.5.

  • Det bliver muligt at vedhæfte beskeder direkte til dokumenter i Sikker fildeling – herunder vil eventuelle vedhæftninger til beskeden også komme med over som en separate vedhæftninger til dokumentet. Beskederne kan ikke redigeres efterfølgende.
  • Når der vedhæftes et dokument til en besked, kan det ikke redigeres, og det vil fremgå som en vedhæftning. Dokumentet behøver ikke at blive downloadet lokalt først.
  • Dokumenter kan låses når de foreligger i endelig form. Det kan f.eks. være når et dokument sendes til forældre eller et rive/kradseskema er endeligt og der ikke skal rettes i det længere.

Opdatering til rettigheder ifm. oprettelse af afledte grupper: Ifm. release 1.1.3 tilføjede vi en første opdatering til rettighedsstyring ifm. grupper, der er bygget på andre grupper. I release 1.1.5 tilføjer vi ekstra funktionalitet til denne gruppestyring, så det bliver det muligt at styre rettigheder på profilniveau fordelt på de forskellige grupper, der er tilføjet gruppen .

Eksempel : I Aula oprettes der f.eks. en gruppe, 1. årgang, og i gruppen tilføjes 1.A, 1.B og 1.C. Nu er det muligt at tildele rettigheder for profiltyperne: ’Børn’, ’forældre’ og ’medarbejdere’. Gruppen kan med den nye funktionalitet opsættes, så medarbejdere i 1.A og 1.B ikke kan oprette opslag, mens medarbejderne i 1.C godt kan. Læs mere herom i Gruppetræs-artiklen.

Pdf’er skal ikke downloades når de åbnes (App og Browser). Vi oplever, at særligt forældre, der bruger Aula, har påpeget udfordringer ved, at man pt. skal downloade Pdf’en til sin enhed, før man kan åbne dem. Det bliver derfor ændret, så brugere fremadrettet kan åbne Pdf’en uden at downloade dem.

Vælg alle – grupperettigheder: Tildeling af rettigheder er et vigtigt opsætningspunkt i Aula for at sikre at rette medarbejdere har rette muligheder for at administrere dele af løsningen. For at smidiggøre denne proces, er vi ved at se ind i en række tiltag til det, der kaldes Administration 2.0. I første omgang gør vi det dog muligt at tilvælge/fravælge alle rettigheder i en gruppe på en gang. Så kommer der fx en række hold importeret fra det brugeradministrative system, som I ikke ønsker skal bruges til kommunikation i Aula, vil I kunne fravælge alle kommunikationsmuligheder på én gang.

Skemaintegrationen – lokaler: Med denne opdatering, vil det ikke længere være nødvendigt at lokaler i skemaplanlægningssystemet og lokaler i Aula, skal hedde præcist det samme. Dvs. at der ikke bliver gjort forskel på store og små bogstaver og fx et ekstra mellemrum efter lokalets navn.

Bemærk: I release 1.1.5 er der ud over ovennævnte funktionalitet afsat tid til support efter go live på alle skoler og SFOer. Overskydende kapacitet bruges til udvikling af funktionalitet til efterfølgende releases.

Funktionalitet i release 1.1.6 - feb. 20

Releasenote for release 1.1.6

Kontaktoplysninger for medarbejdere 

Forældres og elevers kontaktoplysningerne bliver altid vist for medarbejdere på institutionen, uanset de afgivne samtykker. Det har dog hidtil været sådan, at telefonnummer og e-mail først bliver vist for medarbejderne, når forældrene har været logget ind i Aula første gang.

På baggrund af feedback fra kommunerne bliver det nu ændret, så medarbejdere kan se kontaktoplysninger fra Uni-login på brugernes profilside og på kontaktlisterne, også selvom brugerne endnu ikke har været onboardet. På den måde er det muligt at få fat på forældrene, også selvom de ikke har været logget ind i Aula.

Derudover bliver der implementeret en hjælpetekst på brugerens profil ift. at gøre det tydeligt, hvem der kan se hvilke kontaktoplysninger. Dette er et tiltag, der skal gøre medarbejdere helt trygge i at forældre ikke kan se deres kontaktoplysninger i Aula. I ’Hvem kan se hvad’?, kan du læse mere.

Kalender 2.0

Designet gøres mere kompakt, så flere begivenheder og skemabrikker bliver synlige på særligt mindre skærme.

Der implementeres et gitter i kalenderen.

Skemabrikker opdateres visuelt med skygge og kant, så de fremstår mere tydelige.

Widgets-kolonne i højre side fjernes, hvis der ikke er Widgets.

Hvis der ikke er begivenheder før kl. 8, starter visningen kl. 8.

Forældres kalender fjernes (som i appen). Begivenheder som forældre er inviteret til, placeres i børns kalender, og der tilføjes et filter ”Mine begivenheder”, som kan slås til og fra for at vise begivenheder, hvor den pågældende forælder er inviteret til.

Der tilføjes mulighed for at opsætte en deadline på skole/hjem samtaler, så forældre ikke kan svare efter at deadline er overskredet.

Det bliver muligt for ledere, lærere og pædagoger at oprette begivenheder i institutionens kalender uden, at den fremgår i egen kalender. Det kræver en specifik rettighed, der tildeles af en institutionsadministrator.

Kommentarer

Det bliver muligt at kommentere på opslag og medier, hvilket giver brugere mulighed for at tilkendegive deres mening.

Kommentarer på opslag

Det bliver muligt at skrive kommentarer på opslag, der er delt med grupper, som du er medlem af. Kommentarer vil, som man kender det fra andre tjenester være sorteret kronologisk med de nyeste nederst. En kommentar må maksimalt være 10.000 tegn.

Endelig vil det være muligt at tilknytte en kommentar til en kommentar, så brugeren har mulighed for at svare direkte på en specifik kommentar fremfor på hele opslaget eller mediet.

Det er afsenderen af et opslag, der bestemmer om der skal være mulighed for at kommentere på opslaget.

Kommentarer på medier

Funktionaliteten vil fungere på samme måde som ved opslag (jf. ovenfor), dog med det forbehold, at du også kan tilføje en kommentar på et medie, såfremt du er tagget på det. Bemærk dog at hvis et medie vedhæftes til et opslag, vil det ikke være muligt at kommentere direkte på mediet.

Anmeld kommentarer

Det bliver ligeledes muligt at anmelde kommentarer på opslag og medier, som håndteres af en grupperedaktør eller administrator. Bemærk dog at du ikke kan anmelde en kommentar, hvis du er forfatter, grupperedaktør eller administrator på institutionen, da du i dette tilfælde vil kunne slette den.

Administration 2.0:

Det bliver muligt at deaktivere grupper fx ”Hold”, som ikke benyttes i Aula, men i andre løsninger fx læringsplatforme.

Notifikationer 2.0:

Det bliver muligt at modtage push notifikationer for ”Opslag”. Disse indstilles som andre notifikationer under brugerens profil. Brugerne vil kun modtage én push notifikation per opslag, dvs. uagtet hvor mange af brugerens grupper opslaget er delt med, så modtages der kun én notifikation. Du vil ligeledes se et rødt tal på overbliksikonet, hvis der er kommet nye opslag.

Rettigheder 2.0:

Medarbejdere vil kunne tildeles rettigheden: ”Se stamkortoplysninger for alle børn og forældre” og dermed se stamkortoplysninger for alle børn og forældre indenfor institutionen. Derudover kan medarbejdere også tildeles “Se kontaktoplysninger for alle på institutionen”, der giver mulighed for at se kontaktoplysninger på brugere i grupper, som vedkommende ikke er en del af.

Sikker fildeling 2.1:

De nuværende dropdown-menuer til filtrering på gruppe og barn erstattes af søgning. Søgefelterne vil, hvis der trykkes i dem, åbne som en dropdown, hvor der for grupper vises de grupper en bruger er medlem af. For børn vil vises de børn, som den pågældende medarbejder er relateret til. Ledere eller andre som har adgang til andre grupper, som de ikke er tilknyttet, vil kunne søge disse frem i søgefeltet. Det giver værdi både for den enkelte lærer, som har færre grupper at vælge imellem og en leder, som kan have mange forskellige grupper, og derfor ønsker at søge en gruppe frem.

Flere parametre på SSO-widgets:

Widgets-leverandører har ønsket, at Aula sender dem flere informationer, så de bedre kan understøtte Single-sign-on. De flere parametre gør det muligt for widget-leverandørerne at understøtte, at en bruger ikke skal logge på igen, når de klikker på en widget i Aula.

Planlægningsassistent:

Planlægningsassistenten er et supplement til kalenderen I Aula, der letter koordineringen af begivenheder og giver medarbejdere mulighed for at få et overblik over, hvilke ressourcer, medarbejdere, grupper og børn, som er booket eller ledige i et givent tidsrum. Det betyder, at medarbejdere kan vælge det mest optimale tidspunkt for, hvornår en begivenhed skal finde sted, hvis flest mulige skal kunne deltage.

Tværgående forbedringer:

Der tilføjes metadata i dropdown ved søgning på brugere – fx. Hans Jensen (Victor 1.a) i stedet for kun Hans Jensen i beskeder.

Der sker en designændring i beskeder, der skal gøre det mere synligt, hvis der er flere modtagere er i en beskedtråd. Det implementeres blandt andet ved at tydeliggøre antallet af modtagere i modtagerlisten – eksempelvis: ”Svar Niels, Alma, Bettina + 7 andre’”.

I forlængelse af ændringer til beskedmodulet bliver fællespostkasser nu tilgængelige på Aulas App.

Det bliver muligt for en medarbejder at fremsøge kontaktinformationer for brugere i grupper, som de ikke er medlem af. Fremsøgningen sker under menupunktet ”Kontakter”. Tidligere har det kun været muligt at se kontaktoplysninger på brugere, som medarbejdere delte gruppe med. Ledere, lærer og pædagoger får denne rettighed. Andre medarbejdere vil skulle tildeles rettigheden af en administrator.

Der kommer mulighed for at brugere kan vedhæfte filer fra cloud-løsningerne Google Drive og OneDrive (samt Teams). Dette er en tilføjelse til den eksisterende mulighed for at linke til filer på disse platforme, så man som bruger kan gøre begge dele. Når filen vedhæftes efter denne tilføjelse, vil der blive taget en kopi af filen placeret hos cloud-udbyderen til AULA.

Bemærk: Ovennævnte funktionalitet er det, der er planlagt til release 1.1.6. Indholdet kan ændre sig.

Funktionalitet i release 1.1.7 - maj 20

Releasenote for release 1.1.7

Release 1.1.7 kom den 30. maj 2020 og indeholdt:

  • Tilpasninger i forbindelse med nyt Unilogin fra Styrelsen fra IT og Læring
  • Opdateringer i forhold til WCAG 2.1
  • Skabeloner til understøttelse af årsrul
  • Tilpasninger til Aulas komme-gå-modul.

Funktionalitet i release 2.0 - sept. 20

Release 2.0 kom den 13. september 2020.

Releasenote for release 2.0.

Funktionalitet i release 2.1a - dec. 20

Release 2.1 kommer den 19. december 2020.

Releasenote for release 2.1.

Video med beskrivelser er ændringerne i release 2.1.

Indholdet af release 2.1. bliver:

Kalendersynkronisering (fra Aula til ekstern kalender)

I Aula bliver det muligt for brugere at hente en iCal-fil, som gør det muligt at få vist Aula begivenheder i en ekstern kalenderklient fx Outlook.
Funktionen kan slås til og fra på kommuneniveau. Brugere kan vælge, hvilke typer af begivenheder fra Aula-kalenderen der udstilles.
Der oprettes forskellige feeds målrettet forældre og medarbejdere:
Forældrefeed:
– Et feed med lang tidshorisont med lav opdateringsfrekvens.
Medarbejderfeeds – feeds der skal bruges i samspil:
– Et feed med kort tidshorisont og høj opdateringsfrekvens.
– Et feedmed lang tidshorisont og lav opdateringsfrekvens

Forbedringer til Komme/gå

Se dette dokument for yderligere informationer

Forbedringer til ferieanmodninger

Se dette dokument for yderligere informationer

Mulighed for at eksportere data fra komme/gå

Alle data om forventede komme/gå-tider, reelle komme/gå-tider og registreret fravær skal kunne hentes ud af Aula og bearbejdes i Excel eller lignende. Formålet er både bemandingsplanlægning og opfølgning på de enkelte børns tilstedeværelse i institutionen.

Genaktivering af profiler (så data ikke går tabt)

Data bliver ikke slettet, hvis en bruger i kortere tid mister tilknytning til en institution. Det kan fx ske ved at en medarbejder ved en fejl slettes fra det administrative system. Når denne medarbejder igen er oprettet i det administrative system vil han/hun fremover opleve, at beskeder mv. stadig kan ses i Aula.

Forbedringer til søgning på beskeder

Filtrering og sortering bliver opdelt i to separate knapper, som hver især viser det filtrerings- og sorteringsvalg, der er aktivt. Det bliver samtidig muligt at kombinere søgning og filtrering i beskedmodulet.

Vælger du en filtrering i beskedmodulet, fx ’Markeret med stjerne’, og angiver et søgeord i søgefunktionen, fx ’mødereferat’, vil dit søgeresultat vise dig de tråde, der er stjernemarkerede, og som indeholder ordet ’mødereferat’. På samme måde vil dit søgeord i søgefunktionen forblive, når du efterfølgende aktiverer en filtrering eller sortering i beskedmodulet. Dertil vil du vil kun få vist ét søgeresultat pr. beskedtråd, selvom søgeordet matcher flere beskeder i en beskedtråd.

Du vil selv kunne vælge sorteringen af de hits du får på din søgning. Som standard vil der sorteres efter dato med de nyeste søgeresultater. Det er dog ikke muligt at kombinere søgning og filtrering i dine oprettede kladder i beskedmodulet. Er dit filter i beskedmodulet fx sat til ’Kladde’, og du efterfølgende indtaster et søgeord i søgefunktionen, vil filtreringen skifte, og din søgning vil omfatte alle dine beskedtråde.

Funktionalitet i release 2.1b - jan. 21

Denne release kom den 21. januar 2021 og indeholdt følgende funktionalitet, som måtte udskydes fra releasen i december 2019:

Sammenlægning og opsplitning af institutioner

Fra og med version 2.1 understøtter Aula automatiseret datamigration mellem institutioner, når der foretages sammenlægninger, hvor to eller flere institutioner bliver til én, eller opsplitninger, hvor én institution bliver delt i flere. Dette bliver en del af servicekataloget, så en kommune, via administrationsmodulet, kan bestille en sammenlægning eller en opsplitning og angive de institutioner, der er involveret.

Sammen med Netcompany sikres det, at data i kildeinstitutionerne fryses mens omstrukturering kan foretages i de administrative systemer, uden dette skaber forstyrrelser i Aula. Når omlægningen er foretaget, migreres data fra kildeinstitutionerne til de nye institutioner via et sæt regler. Sker det, at noget data ikke kan håndteres af de automatiske regler, kan dette enten tilpasses inden migrationen foretages, eller disse data kan migreres manuelt.

For at hjælpe med processen, kan en kommune bestille et ”Dry run”, der analyserer en migration ud fra, hvordan data ser ud i det øjebliksbillede, og hvordan det vil udarte sig efter en migration. Dette genererer en rapport, der vil vise, hvor meget der kan håndteres via de automatiske regler, og hvilket der kræver manuel bearbejdning.

Overordnet understøtter denne funktionalitet, at brugernes data, som beskeder og filer i Sikker Fildelingsmodulet bevares i de nye institutioner.

Funktionalitet i release 2.2 - mar. 21

Release 2.2 kom den 20. marts 2021 og indeholdt forbedringer til Sikker Fildeling og funktionalitet til brug på bosteder.

Forbedringer til sikker fildeling:

Versionshistorikken blev udvidet, så denne både indeholder informationer om, hvem dokumentet er delt med, hvornår det fx er låst, og så tilføjes tidligere versioner af dokumentet (som kan tilgås i læsetilstand).

For at højne sikkerheden omkring deling af dokumenter benyttes udelukkende links, og derved fjernes mulighed for at sende dokumenter i PDF-versioner. Det bliver i denne sammenhæng også muligt at dele sikre filer med barnets forældre. Dokumenterne vil kunne åbnes i læsetilstand direkte fra både besked- og kalendermodulet. Herudover åbnes for at forældre kan se dokumenter i dokumentoverblikket for bedre at kunne give dem et overblik over, hvilke dokumenter der er delt med dem Denne del er særligt relevant for forældre, som modtager mange dokumenter fra skolen eller dagtilbuddet. Der bliver muligt, at fjerne sin relation til en sikker fil, som man selv har oprettet, og implicitte delinger vil blive synlige under dokumentdetaljer.

Herudover blev overblikket forbedre – det vil sige at der kom mere fokus på de vigtigste informationer.
Selve oprettelsen af sikre filer er gjort nemmere, ved at omhandler og barn feltet nu slås sammen til et felt, hvorved man hurtigere kan fremsøge det barn, som skal tilknyttes dokumentet.

Det er nu muligt for brugere, der er tildelt rettigheden, at kunne eksportere en eller flere dokumenter til pdf’er, for at understøtte en manuel overdragelse af dokumenter mellem institutioner.

Funktionalitet til brug på bosteder:

Når en kontaktperson, som både har egne børn og officielt tilknyttede børn, logger ind i Aula, vælger vedkommende hvilken kontaktperson, de vil logge ind som, og derefter vises kun enten kontaktpersonens egne børn eller de officielt tilknyttede børn.

Alle bostedsmedarbejdere, som er knyttet til samme barn, skriver til og fra en fællespostkasse om barnet, så den ene medarbejder kan se, hvad den anden medarbejder aftalte dagen før.

Når andre brugere i Aula fremsøger et barn, som bor på et bosted, vises ikke en lang række af bostedsmedarbejdere, men i stedet kontaktinformation til bostedet.

Hvis barnet flytter fra bostedet eller medarbejderen ikke længere skal have tilknytning til barnet af andre grunde, så fjernes medarbejderes adgang til alt indhold om barnet.

Funktionalitet i release 2.3 - nov. 21

Releasenote for 2.3

Release 2.3 kom den 27. november 2021. Releasen indeholdt forbedringer til beskedmodulet og komme-gå-modulet samt ændringer i forhold til tilgængelighed (Wcag). Desuden var der tilpasninger af funktionaliteten til brug på bosteder.

Ændringer til Komme/gå: 

  • Ugeoverblik frem i tiden i aktivitetslisten: Medarbejdere skal nemmere kunne se komme/gå-tider frem i tiden via et ugeoverblik, som også vil inkludere fravær.
  • Bedre sammenhæng mellem feriemeldinger og komme/gå-tider: Fravær og komme/gå-tider skal hænge bedre sammen , så man ikke bliver i tvivl om man har det fulde overblik.
  • Mulighed for at se udviklingen i antallet af tilstedeværende børn hen over en uge
  • Web: Udfylde og redigere ferieanmodning for forældre: Medarbejdere skal kunne udfylde og redigere ferieanmodninger for et barn på vegne af forældrene. App-versionen af denne løsning kommer med release 2.4.
  • Medarbejdere kan ændre komme/gå-tider for forældre: Medarbejdere skal kunne foretage ændringer af komme/gå-indstillinger for et barn på vegne af forældrene.
  • Bedre overblik over ferieanmodninger og feriemeldinger for forældre: Forældre skal have bedre overblik over ferieanmodninger de skal besvare, og ferie de selv har meldt ind.
  • Bedre overblik over ferieanmodninger oprettet på institutionen for medarbejdere: Medarbejdere skal have bedre overblik over ferieanmodninger de eller andre kolleger har oprettet.
  • Mulighed for at se udviklingen i antallet af børn tilstede den pågældende dag: Medarbejdere for muligheden for at kunne se forventede antal børn til stede i løbet af dagen, for en given dag.

Se mere her: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/Forbedringer-til-komme-gaa-release-2.3.pdf

Ændringer til beskedmodulet:

  • Markere beskeder som ulæst: For at gøre det nemmere at holde styr på opgaver vil det blive muligt at markere beskeder som ulæst for at kunne følge op på en besked på et senere tidspunkt.
  • Folde systembeskeder sammen: Hvis der er ens systembeskeder under en besked vil disse fremover blive foldet sammen. Dette skal lette overblikket, da systembeskeder i dag kan fylde uforholdsmæssigt meget i de enkelte tråde. Hvis fx flere modtagere af en besked forlader tråden kan det på visse enheder og visse opløsninger i dag fylde hele skærmbilledet.
  • Tydeligere indikation af i hvilken indbakke – fx en fællesindbakke – en bruger befinder sig i: Der indføres en tydelig indikation af, hvilken indbakke/postkasse brugeren sender fra på webklienten.

Andet indhold

Release 2.3 vil desuden indeholde forbedringer af tilgængelighed til Aula-appen i henhold til WCAG 2.1.

Der vil endvidere formentligt komme tilpasninger af funktionaliteten til brug på bosteder.

Diverse ændringer implementeret i januar 2022

I løbet af januar 2022 implementerede Aula en række forskellige ændringer.  Det drejede sig om:

Opgradering af Aula hjemmesider

Opdatering af Drupal til ny version

Mulighed for HTML-redigering i teksteditoren: Drupal benytter nu en teksteditor, som understøtter HTML-redigering. Dette vil blandt gøre det muligt, at i Frame på hjemmesiden at åbne links i et nyt vindue, at indlejre video på siderne og det vil give flere tekstmuligheder i editoren.

Mulighed for at tilføje Siteimprove-modul: Siteimprove modul kan blandt andet bruges til at gennemgå hjemmesiderne i forhold til tilgængelighed.

Mulighed for at tilføje mediebibliotek: Mediebiblioteket vil gøre det muligt at genbruge billeder på tværs af hjemmesiden. Dette kan gøres ved at tilføje Media Library-modulet, som en er del af Drupal. Der skal derudover tilføjes en knap til editoren, så man kan tilføje medier fra biblioteket direkte. Ved valg af fx topbillede kan brugerne så vælge medier fra Media Library og ikke kun fra egen computer.

Mulighed for ændring af størrelse på herobillede (det store billedet på forsiden): Man kan nu reducere størrelsen på herobilledet, så man kan vise mere af hovedindholdet af hjemmesiden.

Cookies: Cookiebanneret forbedres og det bliver muligt at redigere i teksten i banneret og under ”læs mere” (cookiepolitiken).

Ændring i antallet af tegn i tilladelser og supplerende stamdata

Antallet af tegn i tilladelser og supplerende stamdata er udvidet fra 200 til 600. Med flere tegn er det muligt at tilføje længere forklaring om, hvad en tilladelse eller supplerende stamdata dækker over – fx i forbindelse med tilladelse til coronatest.

Opdatering til ugeoverblik

I forbindelse med opdateringen til release 2.3 i november 2021 blev ugeoverblikket i Aula en del af komme/gå. I ugeoverblikket kan medarbejdere og nok særligt ledere i et dagtilbud eller i en SFO se, hvor mange børn der kommer en specifik dag og også se informationer på hvert barn pr. dag. Desværre var der dog en fejl i ugeoverblikket, som betød, at det ikke var synligt på dags dato (i dag), hvis en forælder redigerede sygdom på samme dag.

Nyt om infotavler

Widgetleverandørerne og enkelte kommuner har udtrykt ønske om at kunne lave widgets til infotavler. For at sikre at det er muligt at udstille de korrekte widgets på de korrekte infotavler, kan Aula nu understøtte, at data kan sendes fra Aula til widgetleverandører.

Funktionalitet i release 2.4 - april 22

Releasenote for 2.4.

Release 2.4 kom den 2. april 2022. Releasen indeholdt forbedringer til:

  • Beskeder
  • Komme/gå
  • Sikker Fildeling
  • Kalender

Beskrivelser af  ændringer:

Kalender:

  • Opdatér kalender, når bruger bliver medlem af undergruppe: Når en bruger bliver nyt medlem af en undergruppe, bliver brugeren automatisk inviteret til gruppens begivenheder. Hvis brugeren forlader gruppen, fjernes gruppens begivenheder fra brugerens kalender.
  • “Åbn kalender”: Flere grupper på én gang: Gør det muligt at kunne vise kalenderen for flere grupper i én visning. Dette skal gøre det nemmere at få et godt overblik.
  • Tilføj medarrangør til møder (Skole-hjem-Samtale, Forældresamtale): Giver mulighed for at tilføje andre medarbejdere som medarrangører af mødesamtaler. Medarrangører får samme muligheder for at redigere samtaler som arrangører.

 Beskeder:

  • Folde beskedtråde sammen: For at gøre beskedoverblikket mere overskueligt for medarbejdere, der sender mange beskeder til mange modtagere er der nu mulighed for at folde beskedtråde sammen, hvis der er sendt samme besked separat til mange modtagere. (OBS: denne ændring var oprindelig planlagt til release 2.3, men måtte skubbes)
  • Klar indikation af hvem jeg svarer i en tråd: Det er blevet gjort tydeligere, hvem en bruger svarer i en tråd, så der ikke sendes beskeder til de forkerte fx en hel gruppe frem for kun en enkelt modtager.
  • I browseren udnyttes pladsen bedre, så længere beskeder kan ses i deres helhed inden de afsendes.

Sikker fildeling:

  • Administrator kan slette dokumenter: For at sikre et så korrekt og tydeligt overblik er implementeret en rettighed, der giver administratorer eller andre med rettigheden adgang til at slette dokumenter.
  • Skabeloner i Sikker fildeling: For bedre at understøtte medarbejdernes arbejde med mere formelle dokumenter er Aula udvidet til at understøtte skabeloner oprettet af en administrator. Disse skabeloner knyttes til dokumentkategorier (fx referat, handleplan, observation mf.) og vil kunne vælges og udfyldes af medarbejdere. For at kunne oprette skabeloner udvides Aulas teksteditor, så der blandt andet kan bruges tabeller og rigere formatering.

Komme/gå:

  • Ferier/helligdage spærrer for indberetning: Der er gennemført en ændring, så ferie/helligdage indtastet af institutionen spærrer for indberetning af tider.
  • Institutionens åbningstider: Administratorer kan indtaste institutionens åbningstider, som bliver synlige for forældre og vil reflekteres under Tider.
  • Forældre kan angive komme/gå tider og for at lette deres arbejde gøres registrering mere gennemskuelig (fx ingen forudvalgte tider)
  • Ingen default tider i ‘Tider’: Defaulttider er fjernet
  • Print af aktivitetslisten forbedret (i dag)
  • Forældre skal melde syg på dagen eller indtil en bestemt dato: For at forbedre datagrundlaget ifm. tilstedeværelse er det ændret, så forældre skal melde syg på dagen og indtil en bestemt dato (og ikke rullende som i dag).
  • Medarbejdere kan melde ferie/fri fra i morgen eller specifik dag fra aktivitetslisten og ikke kun fra ‘i dag’
  • App: Udfylde og redigere ferieanmodning for forældre: Medarbejdere kan udfylde og redigere ferieanmodninger for et barn på vegne af forældrene. Webversion af denne løsning var med i release 2.3.

Følgende er tidligere meldt ud som planlagt indhold i release 2.4, men måtte tages ud af releasen:

Filtrering på beskeder, der er modtaget og på sendte beskeder: For at give medarbejdere et bedre overblik over deres beskeder var det planlagt at tilføje et filter, så afsendte beskedtråde ikke blev vist i overblikket, før der var kommet et svar. De afsendte beskedtråde skulle så kunne findes via et filter.

Prototypetest af den beskrevne løsning viste, at brugerne i højere grad efterspørger bedre søgning, og at det ikke som ellers antaget var overblikket, der var behov for at forbedre. På den baggrund har projektet kigget ind i, hvordan søgningen kan forbedres. Det konkrete forslag er ikke blevet prioriteret til den kommende release af den kommunale faggruppe.

Vælg forskellige stuer i statistikmodulet: Statistikmodulet (under Administration) skulle udvides til at understøtte udtræk på flere stuer (frem for kun en af gangen eller hele institutionen som i dag).

I forbindelse med opfølgning på behovet viste det sig, at den forretningsmæssig værdi var mindre end først antaget. Behovet bliver derfor genbesøgt og vil blive afprøvet med Aulas brugerpanel.

Tider skal ikke kunne overlappe hinanden i Komme/Gå-modulet: Dette skulle have været ændret, da det kan medføre tvivl om, hvilke tider der er gældende.

Den planlagte løsning viste sig i forbindelse med afprøvning blandt brugere ikke at være den rigtige. I projektet undersøger vi derfor alternative løsninger, som herefter skal afprøves på brugere igen.

Funktionalitet i release 2.5 - forventet i september 2022

Release 2.5 forventes at komme i september 2022 og planlægningen af indholdet er fortsat i gang. Nedenstående liste viser det indhold der foreløbigt er besluttet. Listen forventes at blive udvidet i løbet af foråret 2022.

Pinch to zoom (Galleri): Det bliver muligt at zoome med fingre på appen, så billeder kan forstørres.

Medarbejdere skal kunne ændre profilbilledet for børn (Profil): I dag er det kun forældre, som kan ændre profilbilleder for børn. Dette videreudviklingsønske gør det muligt for medarbejdere at ændre profilbilledet.

Filtrering på ulæste opslag (Opslag): Tilføje “Ulæst” filter på appen, der gør det muligt for brugere hurtigt at finde frem til ulæste opslag.

Publiceringstidspunkt (Opslag): Gør det muligt for en bruger at indstille, hvornår i fremtiden et opslag skal publiceres/sendes til modtagerne.

Udløbsdato på opslag, så de slettes på en bestemt dato (Opslag): Gør det muligt at sætte et udløbstidspunkt for et opslag, hvorefter det slettes.

Fjern mulighed for at forældre og elever kan anmelde indhold fra medarbejdere (Opslag): Fjerner muligheden for, at forældre og elever kan anmelde et opslag. ​

Visning på komme-gå skærm hvis andre end mor/far henter (Komme/gå): Visuelt angive på barnet, hvis anden end far/mor henter.

Medarbejdere kan redigere ankomsttid og dagens bemærkning​ (Komme/gå​): Medarbejdere vil kunne redigere ankomsttid og dagens bemærkning​

Alfabetisk filtrering på tjek-ind skærm​ (Komme/gå): Der tilføjes et filter på komme/gå tavler, så det er muligt at trykke på et bogstav og få filtreret på børn.​

Tværgående grupper for hovedskole/område​  (Områder og distrikter): Institutionsadministratoren får mulighed for at oprette tværgående grupper​

Notifikation til vikarer ved vikardækning (Kalender): Vikar vil modtage en notifikation i Aula, når vedkommende tildeles en vikartime og behøver ikke proaktivt at tjekke kalenderen dagligt

Genopfriske trådlisten automatisk i beskeder (Beskeder):  Når der kommer en ny besked på web (browser), så opdateres listen automatisk