Ofte stillede spørgsmål

• Aulas App er tilgængelig i App-store eller Google Play til langt de fleste telefoner. Aula-appen kan bruges i 153 lande. Det vil derfor, i langt de fleste tilfælde, være muligt at hente appen uanset, hvor du er. Af juridiske årsager er appen ikke tilgængelig i Frankrig og USA.

Aulas app er tilgængelig på alle nyere telefoner. Grunden til at Aula-appen ikke er tilgængelig på gamle telefoner er, at vi ikke kan understøtte helt gamle telefoner og samtidig sikre en god, tidssvarende og stabil app. På gamle telefoner er det dog muligt at finde Aula via browseren på www.aula.dk

• Beskeder i Aula ligger i beskedmodulet som beskedtråde. En beskedtråd har således både afsenders og modtagers beskeder samlet i én korrespondance. Disse er altså ikke opdelt i sendt og modtaget. Det betyder, at der ikke er en traditionel ind- og udbakke, som det kendes fra e-mails. Det er altid den seneste beskedtråd, som ligger øverst i rækken af beskedtråde. Det gælder uanset, om den sidste besked heri er sendt af modtageren eller afsenderen.
  Du kan altid søge specifikt i beskedmodulet, fx på navne eller indhold.

• Hvis du ønsker at tilføje flere deltagere til en besked, gøres dette ved at vælge den konkrete besked, klik på ’… Flere’, og derefter på ’Tilføj modtagere’. Søg på den person du ønsker at tilføje, og klik på OK. Den nye deltager kan nu se hele den tråd, som personen er tilføjet. Hvis du oplever, at du ikke kan finde en kollega, kan det være fordi kollegaen allerede er tilføjet til samtalen.

• I Aula har man siden en opdatering i december 2022 kunne trække en afsendt besked tilbage eller redigere den. Det gør man ved at klikke på de tre prikker til højre over en besked. Det er dog fortsat vigtigt, at du sikrer dig en god arbejdsrutine med kontrol af beskeden før den afsendes. Fx kan du tilføje modtagerne af beskeden som det sidste inden du sender beskeden. Vær opmærksom på, at når du vil sende til en gruppe, skal du benytte filtreringspilen ud for gruppen og vælge, om du vil skrive til gruppens elever, forældre eller medarbejdere (eller dem alle). Der findes også kladdefunktionalitet i Aula. Det betyder, at du kan vente med at sende beskeden, indtil du er helt klar.
• De originale beskeder vil altid kunne fremsøges af kommunens administrator, også efter at de er blevet slettet eller redigeret.

• I beskedmodulet kan du udelukkende kommunikerer med andre brugere, som er på Aula. Forældre og elever kan kun sende beskeder til brugere fra egen institution, mens medarbejdere og ledere kan skrive til forældre og elever fra egen institution og medarbejdere fra alle kommunens institutioner. Der kan være forskelle i kommuner eller institutioners opsætninger, der medfører yderligere begrænsninger i, hvem man kan kommunikere med.

• Beskeder i Aula kan indeholde fortrolige informationer og følsomme personoplysninger fx om børns helbred eller trivsel.
• Når du ønsker at sende en besked, som er følsom, sætter du et flueben ved ’Marker som følsom’ under beskeden. Du kan både opmærke en besked som følsom før og efter en besked er afsendt. Dette betyder, at beskeden nu sendes med ekstra sikkerhed, og at modtageren ikke kan se beskeden, før de har foretaget et step up i sikkerhedsniveau. Beskeden vil være sløret, indtil man er logget ind via kommunes valgte step up løsning, og for forældres vedkommende vil dette step up kræve et login med MitID, hvis de bruger Aula i en browser. Hvis forældre bruger Aula App på deres telefon, kan de også lave step up med fingeraftryk eller en selvvalgt PIN-kode.

• En fællespostkasse er en e-mail (indbakke), som flere kan administrere på én gang. På den måde kan man dele et ansvar for besvarelser af mails og beskeder, samtidig med, at alle der administrerer denne postkasse, har overblik over indholdet.
• Fællespostkasser giver et hurtigt overblik over indhold, samtidig med at beskederne ikke sander til i ens egen private indbakke, eller forsvinder i overlevering.
• Deler man en fællespostkasse, findes denne under ”Mapper” i beskedsystemet. Det kunne fx være Lærerteamt.4a@aula.dk. Når man tilgår denne postkasse, ser man udelukkende post adresseret til denne postkasse. Tilsvarende afsendes post herfra med postkassens afsenderadresse, og ikke ens personlige navn. Det vil, i dette tilfælde, betyde, at forældre kan sende én besked til et helt lærerteam – og omvendt.
• En fællespostkasse kan anvendes i mange sammenhænge, fx som dagtilbudsledelsen.børnehuset@aula.dk, kontaktbog.4a@.aula.dk, skolesekretariatet.møllevang@aula.dk, it-support.møllevang@aula.dk og lignende.

• Der er ikke en kontaktbog i Aula magen til den som kendes fra fx SkoleIntra. Det er op til den enkelte institution at beslutte, hvordan Aulas funktioner bedst understøtter denne kommunikation – fx vha. fællespostkasser for klassens lærerteam eller institutionens ledelse, beskeder med personfølsomt indhold, eller på en helt tredje måde.

• Administrationsmodulet i Aula er ikke tilgængeligt på Aula App. Alt andet funktionalitet kan tilgås via applikationen.

• Du kan kun slette opslag i grupperne, hvis du:
  • Selv har skrevet dem
  • Er grupperedaktør i gruppen
  • Har rettigheden til at håndtere anmeldelser og slette indhold
  • Har rollen som institutionsadministrator i Aula

Bemærk: Hvis du vælger at slette et opslag, sletter du opslaget for alle brugere, og ikke kun dig selv.

• Du kan fremsøge grupper via den globale søgning i topmenuen i Aula. Du får her vist en liste over de grupper, som relaterer sig til det indtastede søgeord. Der er tre typer af grupper, hvis opsætning afgør, om du selv kan tilmelde og framelde dig gruppen. Læs mere om disse i punktet opstillet nedenfor samt i Aulas brugervejledning. Bemærk: Det er ikke muligt at fremsøge lukkede grupper, som man ikke er med i, eller grupper uden gruppeside.

Åben: Grupper kan være åbne. Det vil sige, at alle kan tilmelde sig og tilgå indhold, og til en hver tid framelde sig gruppen igen.

Med ansøgning: Grupper kan være med ansøgning. Grupper med ansøgning skal man ansøge om at blive en del af. Herefter godkender eller afviser grupperedaktøren ansøgningen om medlemskab. Du kan til enhver tid framelde dig denne gruppe igen.

Lukket: Grupper kan være lukkede, fx klassegrupper eller en gruppe for en stue. Brugere kan ikke selv melde sig ud eller ind. Brugere skal tilføjes eller fjernes af en administrator.

Bemærk: Du kan ikke fremsøge lukkede grupper, som du ikke selv er medlem af.

• Ja, men udelukkende fra tjenester, der understøtter oEmbed. Det betyder, at indholdet kan indlejres på siden via en url til indholdet, eksempelvis url’en til en YouTube-video eller et Facebook-opslag. Af sikkerhedsmæssige hensyn er det ikke muligt at indlejre eksternt indhold via en kodekomponent. Du kan se, hvilke tjenester som er understøttet oEmbed på følgende link: https://oembed.com/

• Forsiderne til Aulas hjemmesider er som standard publiceret. Det indhold der produceres på hjemmesiden kan dog kun ses af de brugere, som har rettigheder til at redigere hjemmesiden. Først når indholdet bliver publiceret, kan det ses af alle, der tilgår hjemmesiden.

• Ferier overføres ikke fra de brugeradministrative systemer til Aula. Du skal derfor selv tilføje din ferie til din Aula-kalender.

• Som medarbejder har du mulighed for at oprette samtaler i kalendermodulet, under ’Opret samtale’, for enkelte forældre eller hele klasser/grupper samt angive, hvorvidt barnet selv skal deltage. Ved oprettelsen angives samtalernes varighed, interval for pauser samt pausers varighed.
• Du kan vælge at fremsøge og invitere enkelte børn eller en hel klasse/gruppe. I begge tilfælde inviteres forældrene automatisk – du behøver derfor ikke huske navnene på barnets forældre, for at invitere forældrene til samtalen. I invitationen har forældre mulighed for at tilmelde sig et tidspunkt, hvorefter samtalen fremgår i deres kalender (hvis barnet skal deltage, markeres samtalen til, at den skal fremgå i barnets kalender).
• Via kalenderen får du efterfølgende overblik over dato, tid og intervaller, samt hvem der har tilmeldt sig hvornår, og hvilke tidsrum der fortsat er ledige.
• På samtalen kan du efterfølgende vælge at tilmelde enkelte eller flere forældre, ligesom du kan blokere for tilmeldinger på enkelte tidspunkter, hvis du eksempelvis har behov for længere tid til nogle samtaler.

• Du kan tilføje alle de dage og tidspunkter, du har behov for. Du kan tilføje flere tidspunkter ved at trykke på knappen ’Tilføj tidspunkt’, når du planlægger samtalerne.

• Hvis dine kollegaer skal med til skole-hjem samtaler, så skal du invitere dem i en begivenhed ved siden af skole-hjem-samtalen. Dette skyldes, at du fra skole-hjem-samtalen, som du opretter i Aula, sender invitation ud til forældrene. Forældrene kan herefter tilmelde sig på de opsatte tidspunkter, ligesom du kan tilmelde forældre til et af de opsatte tidspunkter.

• Som medarbejder kan du få vist kollegaers kalendere inden for den/de institutioner, du er tilknyttet. Du får vist en kollegas kalender inde i kalendermodulet, ved at fremsøge personen under ’Åbn kalender’ i menuen. Din kollegas kalender vil blive vist ved siden af din egen i ugeoversigten.
• Det er også muligt for medarbejdere både at åbne en ressources (fx et lokale eller udstyr), et barns og en klasses/stues kalender i Aulas kalendermodul. Dette gøres på samme måde, som ved fremsøgning af en medarbejders kalender. På denne måde vil man hurtigt kunne få et overblik over, hvor klassen eller barnet er på det givne tidspunkt, hvilke begivenheder, der ligger i kalenderen for en specifik stue samt hvornår en given ressource er booket. Når man fremsøger et barns kalender, får man altid vist klassens skema.
• For at kunne administrere en andens kalender, fx håndtere begivenheder på vegne af en kollega, skal personen have tildelt dig råderet over sin kalender. Hvis du er tildelt denne råderet, kan du vælge personens kalender under ’Kalendere med råderet’. Råderetten tildeles under de tre prikker (…) i kalenderen.

• Du booker en ressource i Aulas kalender, når du opretter en begivenhed. Du kan enten trykke på ’Opret begivenhed’ og booke ressourcen, eller du kan klikke på et ledigt tidspunkt i kalenderen.

• Du kan åbne en ressources kalender. Dette gøres på samme måde, som hvis du ønsker at åbne en kollegas eller et barns kalender i Aula.
• Du kan anvende planlægninsassistenten til at få et overblik over ledige samt bookede ressourcer i et givent tidsrum, og derved booke en fri ressource. Planlægningsassistenten finder du under “Ressourcer”, når du har valgt “Opret begivenhed” i Aulas kalendermodul.

• Lokaler er knyttet til en begivenhed, og der skal derfor oprettes en begivenhed for at booke lokaler. En medarbejder kan dog booke lokaler til en begivenheden uden selv at være deltager, hvis vedkommende har fået råderet over en anden medarbejders kalender. Det giver derfor, eksempelvis, sekretærer mulighed for at booke begivenheder og lokaler på vegne af andre uden selv at skulle deltage i begivenheden.

• Du kan, på den fysiske enhed på institutionen eller på dit medarbejder dashboard, se informationer som fx hvem der er ansvarlig for at hente barnet, hvor barnet befinder sig på institutionen og lignende. Hvis du har administrationsrettigheder til komme/gå, har du ligeledes mulighed for at tilgå statistik for fravær på institutionens børn. Det kan fx være gavnligt ifm. planlægning og allokering af personale i ferieperioder.

Når et barn har været registreret som værende syg, vil markeringen, der indikerer barnets status, forblive synlig på check-ind tavlen indtil barnet igen tjekkes ind.

• Medarbejdere kan fremsøge andre medarbejdere indenfor kommunen via den globale søgefunktion og se udvalgte kontaktoplysninger. De kontaktoplysninger, som vil være synlige, er navn samt arbejdstelefonnummer, hvis dette er angivet.

• På et barns eller forældres profil kan medarbejdere se navn på barn og forældre samt de kontaktoplysninger, som er udfyldt af forælderen (adresse, telefonnummer, hjemmenummer, ekstern e-mail og arbejdsnummer for forældre). Bemærk: Hvis forældre og elever endnu ikke har været logget ind første gang, vises de kontaktinformationer, som er knyttet til deres UNI-Login. Efter onboarding vises de oplysninger, som er angivet af brugerne.

• Du kan under modulet ’Kontakter’ få en liste over kontaktinformationer på brugere, hvis gruppe du er medlem af. Du vælger gruppen, som du vil se kontaktinformationer for, og kan efterfølgende filtrere på børn (drenge og piger), forældre og medarbejdere. Med rettigheden “Se kontaktoplysninger for alle på institutionen” kan medarbejdere fremsøge kontaktlister for alle institutionens grupper.

• Det er muligt at se stamkortoplysninger for tre områder: Tilladelser, supplerende stamdata og samtykker. Hvis der ikke er oprettet nogle tilladelser og supplerende stamdata i administrationsmodulet, vil disse ikke være synlige under stamkortoplysninger.
  Du kan endvidere først se besvarelserne af disse under stamkortoplysninger, når enten medarbejdere eller forældre og elever har været logget ind i Aula.
  Bemærk: Du kan kun se stamkortoplysninger for medlemmer af de grupper, du selv er tilknyttet, medmindre du er du tildelt rettigheden “Se stamkortoplysninger for alle på institutionen”

• Du logger ind på Aula på www.aula.dk, hvis du skal bruge Aula i en browser.
  Du kan også logge ind i Aula med en App på din telefon. Du kan downloade App’en ’Aula for medarbejdere’ fra App-store eller Google Play. Forældre og elever kan downloade App’en ’Aula’.

• Hvis du har en delt rolle som forældre og medarbejder, skal du enten logge på Aula som forælder eller medarbejder. Hvis du er logget ind på Aula som medarbejder, men gerne vil tilgå forældre-siden, kan du skifte profiltype direkte i Aula. Klik på din profil og vælg ’Skift bruger til værge’ for at se information rettet mod dig som forælder. Appen downloades som to separate Apps – en til medarbejdere og en der favner både forældre og børn.

• I Aula kan du vælge at modtage e-mail- eller push-notifikationer. En push-notifikation er en påmindelse, som du modtager på din mobil, tablet, eller mail, når indhold tilføjes eller opdateres i beskeder, kalenderbegivenheder mm.
• Du slår push-notifikationer til og fra under ’Notifikationsindstillinger’, som du finder under ’Min Profil’. Her kan du vælge, om du vil modtage notifikationer på e-mail, mobil/tablets eller begge dele, og om du vil notificeres omkring beskeder, kalenderbegivenheder, medier og opslag. Du kan også vælge, hvor ofte du ønsker at blive notificeret; enten med det samme eller én gang om dagen.

• Det er udelukkende medarbejdere, der kan tilgå Sikker Fildeling. Forældre og/eller børn, som tildeles rollen ”bestyrelsesmedlem” eller ”kontaktforælder” har dog adgang til at oprette sikre filer samt dele disse med medarbejdere. Bemærk dog, at dokumenterne ikke kan deles med – og derfor ikke vil være synlige for – andre bestyrelsesmedlemmer eller kontaktforældre, ligesom de ikke kan deles med forældre og elever, der ikke har fået tildelt de nævnte roller.
• Du kan udelukkende oprette sikre filer på grupper, du er medlem af. Den eneste undtagelse er, hvis du er tildelt rettigheden
  ”Sikker fildeling, fuld institutionel adgang”, som du kan læse mere om ved sidste punkt. Når du opretter en sikker fil skal du altid tilknytte en gruppe – fx 0.A. – i feltet ’Omhandler gruppe’. Vær derfor opmærksom på, at når du vælger den gruppe som den sikre fil skal omhandle, har dine kollegaer, som også er tilknyttet den gruppe også adgang til at se filen.
• Du kan også vælge, at den sikre fil omhandler et specifikt barn. Medarbejdere der er en del af det valgte barns hovedgruppe vil dermed også have adgang til den sikre fil.
  Hvis der ikke er valgt et bestemt barn fra gruppen, knyttes den sikre fil til alle børn, der er i den valgte gruppe.
• Alle medarbejdere har adgang til alle sikre filer, der er tilknyttet elever i deres hovedgrupper (fx klasser).
• Med rettigheden ’Sikker fildeling, fuld institutionel adgang’ – kan du se og redigere alle sikre filer på institutionen. En institutionsadministrator eller medarbejder med rettigheden ”håndter brugere”, kan altid fjerne rettigheden fra medarbejderen igen, hvis der ikke længere er grundlag for, at personen skal kunne tilgå den sikre fil.

• Deling af sikre filer er kun muligt indenfor kommunen. I ’Sikker Fildeling’ under ’Dokumenter’, kan du som medarbejder oprette, redigere, uploade samt dele dokumenter med personfølsomt indhold.
• Du kan vælge at dele dokumentet fra ’Sikker Fildeling’ med andre medarbejdere, som ikke er tilknyttet den gruppe, som filen omhandler, ved at tilføje dem under ’Del med’. Her kan du også vælge, om de valgte medarbejdere skal kunne redigere i den sikre fil, ved at afmærke ’Kan redigere’.

• Data i Aula, såsom begivenheder og beskeder, bliver i dag ikke automatisk slettet, så længe brugeren er tilknyttet en institution. På sigt vil data dog automatisk blive fjernet, når brugeren ikke længere er tilknyttet institutionen. De nye sletteregler forventes implementeret senest i 2024.

• Under modulet ”Stamkortoplysninger” kan du fremsøge tilladelser og supplerende stamkortoplysninger på de grupper, du er tilknyttet. Du gør det ved først at fremsøge den gruppe, som du gerne vil se oplysninger om, og herefter vælge hvilken tilladelse eller supplerende stamdata, du ønsker at se besvarelser på. Bemærk: Du kan kun fremsøge tilladelser og stamkortoplysninger på grupper, du selv er tilknyttet, medmindre du har rettigheden “Se stamkortoplysninger for alle på institutionen“
• Modulet kræver at du foretaget et ”step-up” i sikkerhed for at tilgå besvarelserne af stamkortoplysningerne.

• I forbindelse med et årsrul, hvor en bruger eksempelvis skifter klasse fra 3.A til 4.A, vil gamle opslag ikke længere fremgå. En bruger kan kun se opslag for deres aktive institutionsprofiler.

• Begivenheder er knyttet til brugeren. Det betyder, at hvis 5.A bliver til 6.A, vil du som medarbejder fortsat se de begivenheder, som er knyttet til vedkommende. Du vil dog kun kunne se de skemabrikker, der vedrører den nye klasse.
• Du kan læse mere omkring årsrul, klasse- og institutionsskift i administratorvejledningens afsnit 8.2 (klasse- og institutionsskift) og 9 (årsrul)