Medarbejdere

Ofte stillede spørgsmål

På denne side finder du de oftest stillede spørgsmål omkring Aula.

Vil du vide mere?

  • denne side finder du videoer og vejledninger, der kan hjælpe dig som medarbejder godt i gang med Aula.
  • denne side finder du ugens ’vidste du at..’, der hjælper med at genopfriske din viden omkring funktionaliteten i Aula.
  • Du kan også læse mere om Aulas funktionaliteter i administrator- og brugervejledningen.

App

Hvorfor kan jeg ikke finde appen i App-store eller Google Play?

  • Aulas App er tilgængelig i 153 ud af 155 lande. Appen er desværre ikke tilgængelig i Frankrig og USA. Det vil derfor, i langt de fleste tilfælde, være muligt at hente appen uanset, hvor du er.

Hvilke enheder kan Aula app bruges på?

  • Android: Aulas app understøttes af Android 7.0 og opefter. Dog kun til enheder med mere end 1GB Ram.
  • iOS: Aulas app understøttes af iOS 11.0 og opefter.
    • Dette betyder, at det eksempelvis ikke er muligt at downloade appen på en iPhone 5. Det vil dog være muligt at benytte browserversionen af Aula på iPhone 5.

Hvis appen skal være stabil og give en god oplevelse på de nye telefoner, kan vi ikke også understøtte de helt gamle telefoner. Det vil kræve meget, og her er det altså valgt at prioritere andre funktionaliteter i stedet.

Beskeder

Hvor ser jeg sendte beskeder?

  • Beskeder i Aula ligger i beskedmodulet som beskedtråde. En beskedtråd har således både afsenders og modtagers beskeder samlet i én korrespondance. Disse er altså ikke opdelt i sendt og modtaget. Det betyder, at der ikke er en traditionel ind- og udbakke som det kendes fra e-mails. Det er altid den seneste beskedtråd, som ligger øverst i rækken af beskedtråde. Det gælder uanset, om den sidste besked heri er sendt af modtageren eller afsenderen.
    Du kan altid søge specifikt i beskedmodulet, fx på navne eller indhold.

Hvordan tilføjer jeg personer til eksisterende beskedtråde?

  • Hvis du ønsker at tilføje flere deltagere til en besked, gøres dette let ved at vælge den konkrete besked, klik på ’… Flere’, og derefter på ’Tilføj modtagere’. Søg på den person du ønsker at tilføje, og klik på OK. Den nye deltager kan nu se hele den tråd, som personen er tilføjet. Hvis du oplever, at du ikke kan finde en kollega, kan det være fordi kollegaen allerede er tilføjet til samtalen.

Hvordan trækker jeg en besked tilbage?

  • I Aula er det ikke muligt at trække beskeder tilbage. Det er derfor vigtigt, at du sikrer dig en god arbejdsrutine med kontrol af beskeden før den afsendes. Fx kan du tilføje modtagerne af beskeden som det sidste inden du sender beskeden. Vær opmærksom på, at når du vil sende til en gruppe, skal du benytte filtreringspilen ud for gruppen og vælge, om du vil skrive til gruppens elever, forældre eller medarbejdere (eller dem alle). Der findes også kladdefunktionalitet i Aula. Det betyder, at du kan vente med at sende beskeden, indtil du er helt klar.

Hvordan sender man beskeder fra Aula til personer, som ikke er på Aula?

  • I beskedmodulet kan du udelukkende kommunikere med andre brugere, som er på Aula. Forældre og elever kan kun sende beskeder til brugere fra egen institution, mens medarbejdere og ledere kan skrive til forældre og elever fra egen institution og medarbejdere fra alle kommunens institutioner.

Følsomme beskeder – Hvad og hvordan?

  • Beskeder i Aula kan indeholde fortrolige informationer og følsomme personoplysninger fx om børns helbred eller trivsel. Hvad der defineres som følsomme oplysninger kan du læse mere om her.
  • Når du ønsker at sende en besked, som er følsom, sætter du et flueben ved ’Marker som følsom’ under beskeden. Du kan både opmærke en besked som følsom før og efter en besked er afsendt. Dette betyder, at beskeden nu sendes med ekstra sikkerhed, og at modtageren ikke kan se beskeden, før de har foretaget et step up i sikkerhedsniveau. Beskeden vil være sløret, indtil man er logget ind via kommunes valgte step up løsning, og for forældres vedkommende vil dette step up kræve et login med NemID, hvis de bruger Aula i en browser. Hvis forældre bruger Aula App på deres telefon, kan de også lave step up med fingeraftryk eller en selvvalgt PIN-kode.

Fællespostkasser – Hvad, hvordan og hvornår?

  • En fællespostkasse er en e-mail (indbakke), som flere kan administrere på én gang. På den måde kan man dele et ansvar for besvarelser af mails og beskeder, samtidig med, at alle der administrerer denne postkasse, har overblik over indholdet.
  • Fællespostkasser giver et hurtigt overblik over indhold, samtidig med at beskederne ikke sander til i ens egen private indbakke, eller forsvinder i overlevering.
  • Deler man en fællespostkasse, findes denne under ”Mapper” i beskedsystemet. Det kunne fx være Lærerteamt.4a@aula.dk. Når man tilgår denne postkasse, ser man udelukkende post adresseret til denne postkasse. Tilsvarende afsendes post herfra med postkassens afsenderadresse, og ikke ens personlige navn. Det vil, i dette tilfælde, betyde, at forældre kan sende én besked til et helt lærerteam – og omvendt.
  • En fællespostkasse kan anvendes i mange sammenhænge, fx som dagtilbudsledelsen.børnehuset@aula.dk, kontaktbog.4a@.aula.dk, skolesekretariatet.møllevang@aula.dk, it-support.møllevang@aula.dk og lignende.

Diverse

Hvor finder jeg kontaktbogen?

  • Der er ikke en kontaktbog i Aula magen til den som kendes fra fx SkoleIntra. Det er op til den enkelte institution at beslutte, hvordan Aulas funktioner bedst understøtter denne kommunikation – fx vha. fællespostkasser for klassens lærerteam eller institutionens ledelse, beskeder med personfølsomt indhold, eller på en helt tredje måde.

Hvad kan browseren på en computer, som Aula App ikke kan?

  • Administrationsmodulet i Aula er ikke tilgængeligt på Aula App. Alt andet funktionalitet kan tilgås via applikationen.

Hvem kan slette opslag i grupper?

  • Du kan kun slette opslag i grupperne, hvis du:
    • Selv har skrevet dem
    • Er grupperedaktør i gruppen
    • Har rettigheden til at håndtere anmeldelser og slette indhold
    • Har rollen som institutionsadministrator i Aula

Bemærk: Hvis du vælger at slette et opslag, sletter du opslaget for alle brugere, og ikke kun dig selv.

Grupper

Hvordan tilmelder eller framelder jeg mig en gruppe?

  • Du kan fremsøge grupper via den globale søgning i topmenuen i Aula. Du får her vist en liste over de grupper, som relaterer sig til det indtastede søgeord. Der er tre typer af grupper, hvis opsætning afgør, om du selv kan tilmelde og framelde dig gruppen. Læs mere om disse i punktet opstillet nedenfor samt i Aulas brugervejledning.Bemærk: Det er ikke muligt at fremsøge lukkede grupper, som man ikke er med i, eller grupper uden gruppeside.

Hvilke gruppetyper findes i Aula, og hvad betydet det?

Åben: Grupper kan være åbne. Det vil sige, at alle kan tilmelde sig og tilgå indhold, og til en hver tid framelde sig gruppen igen.

Med ansøgning: Grupper kan være med ansøgning. Grupper med ansøgning skal man ansøge om at blive en del af. Herefter godkender eller afviser grupperedaktøren ansøgningen om medlemskab. Du kan til enhver tid framelde dig denne gruppe igen.

Lukket: Grupper kan være lukkede, fx klassegrupper eller en gruppe for en stue. Brugere kan ikke selv melde sig ud eller ind. Brugere skal tilføjes eller fjernes af en administrator.

Bemærk: Du kan ikke fremsøge lukkede grupper, som du ikke selv er medlem af.

Hjemmeside

Er det muligt at indlejre indhold fra eksterne tjenester - fx YouTube og Facebook?

  • Ja, men udelukkende fra tjenester, der understøtter oEmbed. Det betyder, at indholdet kan indlejres på siden via en url til indholdet, eksempelvis url’en til en YouTube-video eller et Facebook-opslag. Af sikkerhedsmæssige hensyn er det ikke muligt at indlejre eksternt indhold via en kodekomponent. Du kan se hvilket tjenester som er understøttet oEmbed på følgende link: https://oembed.com/

Hvem kan se indhold, før det bliver publiceret?

  • Forsiderne til Aulas hjemmesider er som standard publiceret. Det indhold der produceres på hjemmesiden kan dog kun ses af de brugere, som har rettigheder til at redigere hjemmesiden. Først når indholdet bliver publiceret, kan det ses af alle, der tilgår hjemmesiden.

Er der mulighed for at få eksterne links til at åbne i en ny side?

  • I forbindelse med Aulas hjemmesider er det ikke muligt at få eksterne links til at åbne i en ny fane/side. Dette er et ændringsønske, som skal prioriteres af Kombit.

Kalender

Kan jeg se mine ferier i kalenderen?

  • Ferier overføres ikke fra de brugeradministrative systemer til Aula. Du skal derfor selv tilføje din ferie til din Aula-kalender.

Hvordan opretter jeg skole-hjem-samtaler?

  • Som medarbejder har du mulighed for at oprette samtaler i kalendermodulet, under ’Opret samtale’, for enkelte forældre eller hele klasser/grupper samt angive, hvorvidt barnet selv skal deltage. Ved oprettelsen angives samtalernes varighed, interval for pauser samt pausers varighed.
  • Du kan vælge at fremsøge og invitere enkelte børn eller en hel klasse/gruppe. I begge tilfælde inviteres forældrene automatisk – du behøver derfor ikke huske navnene på barnets forældre, for at invitere forældrene til samtalen. I invitationen har forældre mulighed for at tilmelde sig et tidspunkt, hvorefter samtalen fremgår i deres kalender (hvis barnet skal deltage, markeres samtalen til, at den skal fremgå i barnets kalender).
  • Via kalenderen får du efterfølgende overblik over dato, tid og intervaller, samt hvem der har tilmeldt sig hvornår, og hvilke tidsrum der fortsat er ledige.
  • På samtalen kan du efterfølgende vælge at tilmelde enkelte eller flere forældre, ligesom du kan blokere for tilmeldinger på enkelte tidspunkter, hvis du eksempelvis har behov for længere tid til nogle samtaler.

Hvad gør jeg, hvis skole-hjem samtalerne for klassen skal foregå over flere dage?

  • Du kan tilføje alle de dage og tidspunkter, du har behov for. Du kan tilføje flere tidspunkter ved at trykke på knappen ’Tilføj tidspunkt’, når du planlægger samtalerne.

Hvordan inviterer jeg mine kollegaer til skole-hjem samtaler?

  • Hvis dine kollegaer skal med til skole-hjem samtaler, så skal du invitere dem i en begivenhed ved siden af skole-hjem-samtalen. Dette skyldes, at du fra skole-hjem-samtalen, som du opretter i Aula, sender invitation ud til forældrene. Forældrene kan herefter tilmelde sig på de opsatte tidspunkter, ligesom du kan tilmelde forældre til et af de opsatte tidspunkter.

Hvordan kan jeg se andres kalender?

  • Som medarbejder kan du få vist kollegaers kalendere inden for den/de institutioner, du er tilknyttet. Du får vist en kollegas kalender inde i kalendermodulet, ved at fremsøge personen under ’Åbn kalender’ i menuen. Din kollegas kalender vil blive vist ved siden af din egen i ugeoversigten.
  • Det er også muligt for medarbejdere både at åbne en ressources (fx et lokale eller udstyr), et barns og en klasses/stues kalender i Aulas kalendermodul. Dette gøres på samme måde, som ved fremsøgning af en medarbejders kalender. På denne måde vil man hurtigt kunne få et overblik over, hvor klassen eller barnet er på det givne tidspunkt, hvilke begivenheder, der ligger i kalenderen for en specifik stue samt hvornår en given ressource er booket. Når man fremsøger et barns kalender, får man altid vist klassens skema.
  • For at kunne administrere en andens kalender, fx håndtere begivenheder på vegne af en kollega, skal personen have tildelt dig råderet over sin kalender. Hvis du er tildelt denne råderet, kan du vælge personens kalender under ’Kalendere med råderet’. Råderetten tildeles under de tre prikker (…) i kalenderen.

Hvordan booker jeg en ressource?

  • Du booker en ressource i Aulas kalender, når du opretter en begivenhed. Du kan enten trykke på ’Opret begivenhed’ og booke ressourcen, eller du kan klikke på et ledigt tidspunkt i kalenderen.

Hvordan ser jeg, hvilke ressourcer jeg kan booke?

  • Du kan åbne en ressources kalender. Dette gøres på samme måde, som hvis du ønsker at åbne en kollegas eller et barns kalender i Aula.
  • Du kan anvende planlægninsassistenten til at få et overblik over ledige samt bookede ressourcer i et givent tidsrum, og derved booke en fri ressource. Planlægningsassistenten finder du under “Ressourcer”, når du har valgt “Opret begivenhed” i Aulas kalendermodul.

Er det muligt at booke lokaler til en begivenhed uden selv at være deltager?

  • Lokaler er knyttet til en begivenhed, og der skal derfor oprettes en begivenhed for at booke lokaler. En medarbejder kan dog booke lokaler til en begivenheden uden selv at være deltager, hvis vedkommende har fået råderet over en anden medarbejders kalender. Det giver derfor, eksempelvis, sekretærer mulighed for at booke begivenheder og lokaler på vegne af andre uden selv at skulle deltage i begivenheden.

Komme/gå

Hvordan skaber jeg mig et overblik i Komme/gå?

  • Du kan, på den fysiske enhed på institutionen eller på dit medarbejder dashboard, se informationer som fx hvem der er ansvarlig for at hente barnet, hvor barnet befinder sig på institutionen og lignende. Hvis du har administrationsrettigheder til komme/gå, har du ligeledes mulighed for at tilgå statistik for fravær på institutionens børn. Det kan fx være gavnligt ifm. planlægning og allokering af personale i ferieperioder.

Hvis et barn har været syg - hvordan melder jeg så barnet rask?

Når et barn har været registreret som værende syg, vil markeringen, der indikerer barnets status, forblive synlig på check-ind tavlen indtil barnet igen tjekkes ind.

Kontaktoplysninger

Hvad kan vi som medarbejdere se om hinandens kontaktoplysninger?

  • Medarbejdere kan fremsøge andre medarbejdere indenfor kommunen via den globale søgefunktion og se udvalgte kontaktoplysninger. De kontaktoplysninger, som vil være synlige, er navn samt arbejdstelefonnummer, hvis dette er angivet. Læs mere om, hvilke oplysninger, der er synlige for hvem, i dette dokument.

Hvad kan vi som medarbejdere se af forældre og børns kontaktoplysninger?

  • På et barns eller forældres profil kan medarbejdere se navn på barn og forældre samt de kontaktoplysninger, som er udfyldt af forælderen (adresse, telefonnummer, hjemmenummer, ekstern e-mail og arbejdsnummer for forældre). Bemærk: Hvis forældre og elever endnu ikke har været logget ind første gang, vises de kontaktinformationer, som er knyttet til deres UNI-Login. Efter onboarding vises de oplysninger, som er angivet af brugerne. Læs mere om, hvilke oplysninger, der er synlige for hvem, i dette dokument.

Hvor får jeg en samlet liste over kontaktoplysninger på min klasse?

  • Du kan under modulet ’Kontakter’ få en liste over kontaktinformationer på brugere, hvis gruppe du er medlem af. Du vælger gruppen, som du vil se kontaktinformationer for, og kan efterfølgende filtrere på børn (drenge og piger), forældre og medarbejdere. Med rettigheden “Se kontaktoplysninger for alle på institutionen” kan medarbejdere fremsøge kontaktlister for alle institutionens grupper.

Hvilke stamkortoplysninger kan jeg se?

  • Det er muligt at se stamkortoplysninger for tre områder: Tilladelser, supplerende stamdata og samtykker. Hvis der ikke er oprettet nogle tilladelser og supplerende stamdata i administrationsmodulet, vil disse ikke være synlige under stamkortoplysninger.
    Du kan endvidere først se besvarelserne af disse under stamkortoplysninger, når enten medarbejdere eller forældre og elever har været logget ind i Aula. Bemærk: Du kan kun se stamkortoplysninger for medlemmer af de grupper, du selv er tilknyttet, medmindre du er du tildelt rettigheden “Se stamkortoplysninger for alle på institutionen”

Login

Hvor logger jeg ind på Aula?

  • Du logger ind på Aula på www.aula.dk, hvis du skal bruge Aula i en browser.
    Du kan også logge ind i Aula med en App på din telefon. Du kan downloade App’en ’Aula Medarbejder’ fra App-store eller Google Play. Forældre og elever kan downloade App’en ’Aula’.

Hvad, hvis jeg både er lærer og forælder til et barn?

  • Hvis du har en delt rolle som forældre og medarbejder, skal du enten logge på Aula som forælder eller medarbejder. Hvis du er logget ind på Aula som medarbejder, men gerne vil tilgå forældre-siden, kan du skifte profiltype direkte i Aula. Klik på din profil og vælg ’Skift bruger til værge’ for at se information rettet mod dig som forælder. Appen downloades som to separate Apps, der knytter sig til hhv. medarbejder, og forældre og børn.

Hvor længe kan jeg være inaktiv, før jeg bliver logget af?

  • Hvis du har været inaktiv på Aula i din browser på computeren, vil du modtage en advarsel efter 55 minutter. Denne giver dig mulighed for at forblive logget på, hvis du reagerer indenfor de næste 5 minutter.

Notifikationer

Hvordan slår jeg notifikationer til og fra?

  • I Aula kan du vælge at modtage e-mail samt push notifikationer. En push notifikation er en påmindelse, som du modtager på din mobil, tablet, eller mail, når indhold tilføjes eller opdateres i beskeder, kalenderbegivenheder mm.
  • Du slår push notifikationer til og fra under ’Notifikationsindstillinger’, som du finder under ’Min Profil’. Her kan du vælge, om du vil modtage notifikationer på e-mail, mobil/tablets eller begge dele, og om du vil notificeres omkring beskeder, kalenderbegivenheder, medier og opslag. Du kan også vælge, hvor ofte du ønsker at blive notificeret; enten med det samme eller én gang om dagen.

Sikre filer

Hvem kan se sikre filer?

  • Det er udelukkende medarbejdere, der kan tilgå Sikker Fildeling. Forældre og/eller børn, som tildeles rollen ”bestyrelsesmedlem” eller ”kontaktforælder” har dog adgang til at oprette sikre filer samt dele disse med medarbejdere. Bemærk dog, at dokumenterne ikke kan deles med – og derfor ikke vil være synlige for – andre bestyrelsesmedlemmer eller kontaktforældre, ligesom de ikke kan deles med forældre og elever, der ikke har fået tildelt de nævnte roller.
  • Du kan udelukkende oprette sikre filer på grupper, du er medlem af. Den eneste undtagelse er, hvis du er tildelt rettigheden
    ”Sikker fildeling, fuld institutionel adgang”, som du kan læse mere om ved sidste punkt. Når du opretter en sikker fil skal du altid tilknytte en gruppe – fx 0.A. – i feltet ’Omhandler gruppe’. Vær derfor opmærksom på, at når du vælger den gruppe som den sikre fil skal omhandle, har dine kollegaer, som også er tilknyttet den gruppe også adgang til at se filen.
  • Du kan også vælge, at den sikre fil omhandler et specifikt barn. Medarbejdere der er en del af det valgte barns hovedgruppe vil dermed også have adgang til den sikre fil.
    Hvis der ikke er valgt et bestemt barn fra gruppen, knyttes den sikre fil til alle børn, der er i den valgte gruppe.
  • Alle medarbejdere har adgang til alle sikre filer, der er tilknyttet elever i deres hovedgrupper (fx klasser).
  • Med rettigheden ’Sikker fildeling, fuld institutionel adgang’ – kan du se og redigere alle sikre filer på institutionen. En institutionsadministrator eller medarbejder med rettigheden ”håndter brugere”, kan altid fjerne rettigheden fra medarbejderen igen, hvis der ikke længere er grundlag for, at personen skal kunne tilgå den sikre fil.

Hvordan deler jeg sikre filer?

  • Deling af sikre filer er kun muligt indenfor kommunen. I ’Sikker Fildeling’ under ’Dokumenter’, kan du som medarbejder oprette, redigere, uploade samt dele dokumenter med personfølsomt indhold.
  • Du kan vælge at dele dokumentet fra ’Sikker Fildeling’ med andre medarbejdere, som ikke er tilknyttet den gruppe, som filen omhandler, ved at tilføje dem under ’Del med’. Her kan du også vælge, om de valgte medarbejdere skal kunne redigere i den sikre fil, ved at afmærke ’Kan redigere’.

Sletteregler

Hvornår bliver data slettet i Aula?

  • Data i Aula, såsom begivenheder og beskeder, bliver ikke automatisk slettet, så længe brugeren er tilknyttet en institution. På sigt vil data dog automatisk blive fjernet, når brugeren ikke længere er tilknyttet institutionen.

Stamkortoplysninger

Hvordan finder jeg ud af, hvad forældre har svaret på tilladelser og supplerende stamkortoplysninger for deres børn?

  • Under modulet ”Stamkortoplysninger” kan du fremsøge tilladelser og supplerende stamkortoplysninger på de grupper, du er tilknyttet. Du gør det ved først at fremsøge den gruppe, som du gerne vil se oplysninger om, og herefter vælge hvilken tilladelse eller supplerende stamdata, du ønsker at se besvarelser på. Bemærk: Du kan kun fremsøge tilladelser og stamkortoplysninger på grupper, du selv er tilknyttet, medmindre du har rettigheden “Se stamkortoplysninger for alle på institutionen“
  • Modulet kræver at du foretaget et ”step-up” for at tilgå besvarelserne for stamkortoplysningerne.

Årsrul

Hvad sker der med opslag i grupper ved årsrul?

  • I forbindelse med et årsrul, hvor en bruger eksempelvis skifter klasse fra 3.A til 4.A, vil gamle opslag ikke længere fremgå. En bruger kan kun se opslag for deres aktive institutionsprofiler.

Hvad sker der med kalenderbegivenheder ved årsrul?