Aula i døgn- og dagtilbud for udsatte børn og unge
Døgn- og dagtilbud for udsatte børn og unge dækker blandt andet bosteder, behandlingshjem og aflastningstilbud. Begrebet “bosteder” anvendes i denne forbindelse som et samlebegreb for disse tilbud og “bostedsmedarbejder” anvendes som samlebegreb for medarbejdere på sådanne tilbud.
Når et barn fx bor på et bosted, overtager pædagogerne på bostedet helt eller delvist kontakten med skolen eller dagtilbuddet om barnets trivsel og læring. Dette betyder, at pædagogerne helt eller delvist overtager rollen som forældre i skole/hjem-samarbejdet og dermed har brug for på lige fod med andre forældre at kunne kommunikere med skolen/dagtilbuddet via Aula.
Hvordan man som bostedsmedarbejder kan bruge Aula i denne situation er beskrevet i Aulas brugervejledning afsnit 9, men da det kræver både lidt samarbejde med kommunens Aula-ansvarlige, skolens eller børnehavens administrator samt intern administration af en bostedsadministrator, har vi nedenfor skrevet en kort guide til, hvordan man kommer i gang, og hvordan man vedligeholder bostedsmedarbejdernes adgang til Aula.
Sådan kommer bostedet i gang
Når den eller de første medarbejdere fra et bosted eller andet døgn- og dagtilbud skal have adgang til Aula, skal der gennemføres fire trin:
1) Bostedsadministrator skal oprettes som kontaktperson
For at understøtte Aulas funktionalitet til fælles kommunikation mellem medarbejdere på et bosted og skolen eller børnehaven, skal Aula vide, hvilke bostedsmedarbejdere, der arbejder på hvilket bosted, og hvilke børn er knyttet til hvilket bosted. Derfor skal bostedet oprettes i Aula (jf. trin 2 nedenfor). Når bostedet oprettes i Aula skal der være en medarbejder, som bliver “bostedsadministrator”. Den medarbejder, som bostedet ønsker skal være den primære administrator for bostedet i Aula, skal knyttes til minimum ét barn på minimum én skole/børnehave i skolens/børnehavens administrative system.
Tag kontakt til én af de skoler eller børnehaver, som bostedet skal kunne kommunikere med, og få jeres ’Bostedsadministrator’ oprettet som kontaktperson for minimum ét barn. Se i KLs vejledning[link til vejledning] om tilknytning af Officielt tilknyttede personer for detaljer.
2) Bostedet skal oprettes i Aula
Et bosted oprettes i Aula ved, at bostedet (bostedslederen/-administratoren) kontakter kommunens Aula-ansvarlige for at få vedkommende til at købe en serviceydelse “Oprettelse af bosted” hos Netcompany (leverandøren af Aula-løsningen).
Kommunens Aula-ansvarlige kan læse mere om denne serviceydelse i Aulas administratorvejledning. Hvis du er leder af et privatejet eller regionalt bosted, skal du kun henvende dig til én af de kommuner, som du samarbejder med, da bostedet kun skal oprettes én gang i Aula.
3) Medarbejdere skal oprettes som kontaktpersoner til relevante børn
På samme vis som i trin 1 skal alle andre bostedsmedarbejdere, som skal have adgang til Aula, oprettes som kontaktpersoner af typen ’Officielt tilknyttet person’ for de børn, som de skal kunne se og kommunikere om i Aula. Oprettelsen af medarbejdere som kontaktpersoner i skolernes/børnehavernes administrative systemer kan sagtens foregå sideløbende med trin 1 og 2. Se i KLs vejledning om tilknytning af Officielt tilknyttede personer for detaljer.
Vær opmærksom på, at de oprettede kontaktpersoner først sendes videre til Aula om natten, og dermed først er aktive i Aula næste dag.
4) Medarbejdere og børn skal knyttes til bostedet i Aula
Når trin 1, 2 og 3 er gennemført kan medarbejderne og børnene tilføjes til Aulas bostedsadministration. Se Aulas brugervejledning i afsnittet om “Administration af bosteder” for detaljer.
En bostedsmedarbejder kan ikke tilknyttes bostedet i Aulas bostedsadministration, hvis ikke bostedsmedarbejderen er knyttet som kontaktperson af typen Officielt tilknyttet person for minimum ét barn (jf. trin 3). På samme vis kan et barn ikke tilknyttes bostedet i Aulas bostedsadministration, hvis ikke der til barnet er knyttet minimum én kontaktperson af typen Officielt tilknyttet person (jf. trin 3).
Når ovenstående fire trin er gennemført, bør de berørte medarbejdere kunne logge ind og se informationer for de berørte børn.
Sådan gør du, når en ny bostedsmedarbejder skal have adgang til Aula
Når du får en ny medarbejder på dit bosted, som skal have adgang til Aula, skal du gentage trin 3 og 4 ovenfor – dvs. at medarbejderen skal knyttes som kontaktperson til de relevante børn i skolens/børnehavens administrative system (jf. trin 3), og medarbejderen skal tilføjes i bostedsadministrationen i Aula (jf. trin 4).
Vær opmærksom på, at trin 4 ikke kan gennemføres før trin 3.
Sådan gør du, når en bostedsmedarbejder ikke længere skal have adgang til Aula
Hvis en bostedsmedarbejder ikke længere skal have adgang til Aula for et enkelt barn, men stadig skal have adgang til Aula for andre børn på bostedet, så skal medarbejderen kun fjernes som kontaktperson for det relevante barn i skolens/børnehavens administrative system. Du skal som bostedsadministrator tage kontakt til skolen/børnehaven om dette. Der skal ikke foretages ændringer i Aulas bostedsadministration.
Hvis en bostedsmedarbejder helt stopper på bostedet, skal tilknytningen som kontaktperson til alle børn på bostedet fjernes i skolens/børnehavens administrative system og medarbejderen skal også fjernes fra listen over medarbejdere i Aulas bostedsadministration.
Hvis der skulle opstå et behov for hurtigt at fjerne en bostedsmedarbejders adgang til Aula, kan bostedsadministratoren i Aulas bostedsadministration fjerne medarbejderen fra listen af medarbejdere tilknyttet bostedet. Derved fjernes bostedsmedarbejderens adgang til alle børn på bostedet på én gang og med det samme.
Derefter bør bostedsmedarbejderen også fjernes i skolens/børnehavens administrative system, men dette behøver ikke at ske med samme hastighed, og vil alligevel først have effekt næste dag da synkronisering af data mellem skolerne/børnehaverne og Aula sker om natten.