Silkeborg: Sådan organiserer vi dagplejerne i Aula

Organiseringen af dagplejere i Aula giver mange kommuner hovedbrud. Udfordringen er, at selvom den enkelte dagplejer ikke skal i dagtilbudsregistret, skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer fra dagtilbudsregistret i relation til dagplejerne for at kunne oprette gruppedashboards og grupper i Aula.

I Silkeborg Kommune er man med i pilotafprøvningen på Aula, og her har løsningen været at gruppere dagplejerne i hovedgrupper. Men i den forbindelse har det været nødvendigt at tage med i betragtning, at opdelingen i grupper har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Ligeledes har man skulle overveje, hvordan tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.

På den baggrund har man i Silkeborg Kommune valgt denne organisering af dagplejen:

• Dagplejen: Institutionen (bestyrelsesniveau i dagtilbudsregistret)
• Geografiske områder (nord/vest, øst og syd): Oprettes ikke i dagtilbudsregistret og tages ikke med i Aula. Anvendes kun internt i administrationen.
• 25 lokalområder Ans, Bryrup etc.: (Anvisningsenhed i dagtilbudsregistret) Dette niveau er grundlaget for institutioner i Aula, og får selvstændige institutionsnumre. Derved bliver områderne Ans og Bryrup hver for sig en ”institution” i Aula.

I IST – Dagtilbud-admin har Silkeborg oprettet:

• For hvert af de 25 lokalområder oprettes legestuer, som grupper i IST fx ”legestuegruppe 1 i Bryrup”, ” legestuegruppe 2 i Bryrup”. Grupperne tages med over i Aula. Men kommunen undlader at lægge personalet i legestue-grupperne.
• Den enkelte dagplejer får hver sin hovedgruppe i IST svarende til en stue i dagtilbud eller en klasse i skolen. Se vedlagte oversigt over grupper.

Se oversigten over grupper i dagplejen her og oversigten over grupper i børnehuset her.

I Aula har Silkeborg oprettet:

• Kommunen bruger legestue-grupperne til at danne nye grupper i Aula til kommunikation med forældrene.

Jonas Linde Mikkelsen, som er it-projektkonsulent i Silkeborg Kommune fortæller:

”Vi har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et fra børne og familieafdelingen. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområde-niveau.”

Her er det vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Silkeborg Kommune opretter Aula-grupper til personale/dagplejerne inden for hvert af de 25 lokalområder – fx Bryrup.

Derudover opretter kommunen én samlet tværgående gruppe bestående af undergrupperne – de 25 lokalområder – så kommunen kan skrive ud til alle personale/dagplejerne på en gang. Derved kan kommunen og personale/dagplejerne kommunikere og samarbejde på tværs af lokalområderne.

På samme måde laver kommunen forældregrupper indenfor de 25 lokalområder, der ligeledes samles i én tværgående gruppe – så kommunen kan kommunikere ud til alle forældre på en gang.

Silkeborg Kommune har derudover oprettet en Aula-gruppe til administrative medarbejdere med rettigheden ”brug grupper som distributionslister”. Dermed kan de administrative medarbejdere skrive ud til dagplejerne uden at være en del af deres grupper. Herved sikrer kommunen, at de administrative medarbejdere ikke får uhensigtsmæssigt meget kommunikation i Aula eller adgang til filer de administrative medarbejdere ikke skal bruge.

På samme måde har kommunen oprettet en Aula-gruppe til de pædagogiske ledere, der fører tilsyn med dagplejerne med rettigheden – ”brug grupper som distributionslister”. Derved får de pædagogiske ledere ret til at se og skrive sikre filer på børnene.

Silkeborg Kommune er med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbudsområdet. For Silkeborg har det gennem hele pilotforløbet været vigtigt at kunne lære og tilrette undervejs. Derfor vil Silkeborg afprøve modellen i piloten, og hvis det skulle blive nødvendigt, vil kommunen tilpasse undervejs.

KL har udgivet en uddybning af vejledningerne om dagtilbudsregistret. Her kan man læse mere om, hvordan dagplejere bør oprettes i dagtilbudsregisteret.