Administratorer

Svendborg Kommune går til Aula med en Über-superbruger

Opsætningen af en solid supportorganisation er et kerneelement i implementeringen af Aula. I Svendborg er man gået pragmatisk men grundigt til værks.

I takt med at medarbejdere og forældre kommer på Aula på dagtilbudsområdet, opstår spørgsmålet – ”er vi helt klar?”

Ét af de områder, som det er særligt vigtigt at have taget stilling til før ibrugtagningen, er organiseringen af en funktionel supportorganisation, der sikrer, at både forældre og medarbejdere ved, hvor de skal henvende sig, når der opstår spørgsmål om Aula.

Svendborg Kommune har netop været i gang med at bygge deres supportorganisation op og har haft en pragmatisk tilgang til processen. Det fortæller Lisbet Sønderby, der er projektleder på området.

En supportberettiget ”Über Superbruger”

I forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet valgte Svendborg Kommune at hyre en en implementeringskonsulent. Han fungerer i dag som en ressource med ansvar og ekspertise i det nye systems funktionalitet og som rådgiver for kommunens superbrugere både på skole- og dagtilbudsområdet. Beslutningen om at hyre konsulenten blev taget fordi, man ellers manglede en funktion i Aula-projektgruppen med primær fokus på funktionalitet. Lisbet beskriver konsulenten som en ”Über-superbruger”, der fungerer som hjælp og støtte for superbrugerne og som samler op på området. Med denne organisering kan Lisbet fokusere på sin rolle som projektleder og sikre ordentlig styring og koordinering af Aula på begge områder.

En simpel organisering

I Svendborg Kommune tager supportkæden på dagtilbudsområdet udgangspunkt i samme logik som på skoleområdet, hvor kommunens implementeringskonsulent indgår som aktivt led i begge.

Processen foregår således:

  • Opstår der et spørgsmål vedr. Aula skal forældrene henvende sig til nærmeste pædagogiske medarbejder i deres respektive børnehus.
  • Kan medarbejderen ikke besvare spørgsmålet, henvender medarbejderen sig til sin pædagogiske teamleder (superbruger), der har mulighed for at række ud til implementeringskonsulenten.
  • Implementeringskonsulenten vurderer problemet, løser det, eller melder det ind til Netcompany, hvis det er nødvendigt.

Logikken bag denne organisering er at holde supportkæden på så få hænder som muligt og dermed simplificere processen for alle parter.

Optimering gennem indsamling af sager ét sted

Med denne model sikrer Svendborg Kommune først og fremmest, at de enkelte sager havner det rigtige sted. Organiseringen fungerer også som en slags tragt, hvor basale sager håndteres hurtigt ude blandt børnehusene, og Netcompany modtager derfor udelukkende de komplekse sager. Modellen giver ligeledes implementeringskonsulenten mulighed for at vurdere og screene, hvorvidt en sag reelt set tilhører Netcompany. Endvidere giver modellen mulighed for at tracke, de sager, der går igen på tværs af de enkelte børnehuse.

Konsulenten har også mulighed for at optimere sin support ved at yde fælles support og hjælp gennem små videoer, der viser, hvordan problemet løses. Små videoer har vist sig at være en succes på skoleområdet, da videoerne hurtigt og visuelt afhjælper problemerne for de travle medarbejdere. Og netop hastighed bliver en vigtig faktor på supportområdet for dagtilbuddene, hvor medarbejderne naturligvis har mindre skærmtid end på skoleområdet.

Fra pædagogisk teamleder til Aula superbruger

For at sikre en holdbar model har Svendborg Kommune indledningsvis sørget for at kvalificere deres model gennem dialog med kommunens forskellige områdeledere for at sikre, at kommunen får udvalgt de rigtige medarbejdere til opgaven som superbrugere på dagtilbudsområdet. Derudover har kommunen investeret i undervisning af superbrugerne hos Netcompany for at sikre, at superbrugerne kan varetage opgaven og er i stand til at undervise eget personale i brugen af Aula.

Kommunen har som supplement afholdt en fælles workshop for kommunens 35 pædagogiske teamledere (superbrugere) med henblik på at hjælpe dem med opsætningen af Aula. Lisbet tilføjer, at workshoppen med fordel kan afholdes i lidt mindre grupper, da det vil skabe et mere intimt rum, hvor teamlederne kan gå i en dialog om hjælp til lokale afklaringer, beslutninger vedrørende samtykker, faglige diskussioner m.v. Endelig har Svendborg Kommune etableret et netværk for superbrugerne som faciliteres af Lisbet og implementeringskonsulenten i faste intervaller.

Næste skridt

Selvom Svendborg Kommune endnu ikke har haft mulighed for at afprøve deres supportorganisation på dagtilbudsområdet i praksis, så tror de på, at de har fået etableret en solid model, da de trækker på deres erfaringer fra implementeringen af Aula på skoleområdet. Og netop erfaring fra tidligere er nøgleordet for kommunens pragmatiske tilgang – med forbehold for de forskelle, der er mellem skole- og dagtilbudsområdet. Lisbet ved, at det er umuligt at helgardere sig, men med forberedelserne føler Svendborg Kommune sig godt rustet til at tage hånd om de udfordringer, der måtte opstå undervejs, når Aula tages i brug på dagtilbudsområdet i starten af det nye år. Samtidig har den helt tydelige afklaring og kommunikation omkring, hvem de enkelte medarbejdere skal kontakte i forbindelse med support og hjælp skabt ro og tryghed blandt de involverede.

Forude ligger forberedelserne til kommunens næste supportrelaterede initiativer i forbindelse med go-live. Disse initiativer trækker ligeledes på positive erfaringer fra forrige udrulning på skoleområdet:

  • Etablering af et “war room”På nuværende tidspunkt overvejer Lisbet, hvorvidt Aula-projektgruppen skal etablere et såkaldt ”war room”, hvor alle relevante folk i projektet bookes ind x-antal timer i løbet af udrulningsugen, så man sikrer, at de relevante ressourcer er samlet et sted. Sidste år oplevede projektgruppens seks medarbejdere, at det var udfordrende at få fat i hinanden, i en tid med mange henvendelser. Dette ønsker man at være på forkant med denne gang.  Lisbet har derfor indkaldt de rette personer, så de har god tid til at rydde deres kalendere allerede nu.

 

  • Hjælpecaféer

Kommunen forbereder ligeledes at etablere hjælpecaféer, efter arbejde, til støtte for de forældregrupper, der har brug for ekstra støtte og vejledning. Det kan for eksempel være grundet sproglige barriere eller lignende. Kommunen har i denne forbindelse haft stor gavn af at inddrage forskelligt materiale fra KOMBIT. Blandt andet KOMBITs trin-for-trin-guide, der kan hentes i forskellige sprog her. Lisbet tilføjer, at kommunen på nuværende tidspunkt planlægger at afholde et enkelt eller to arrangementer i starten af det nye år.

Tips og Tricks

Som tillæg til Svendborgs Kommunes interne oversigt over deres supportorganisation anbefales det, at kommunen laver en simpel visualisering rettet mod forældrene, der kan hænge ude i daginstitutionerne og eventuelt udleveres som klistermærker. Nedenfor er et eksempel fra Gladsaxe kommune, som man kan lade sig inspirere af:

Dagtilbud godt i gang med Aula i Lyngby-Taarbæk

I Lyngby-Taarbæk Kommune er man godt i gang med implementeringen af Aula i dagtilbud. Nedenfor kan du læse om nogle af de foreløbige erfaringer.

Lyngby-Taarbæk har siden 1. juni 2020 som pilotkommune haft forældre på Aula i deres pilotinstitution. Og Lyngby-Taarbæk Kommune har nu også givet mulighed for at flere af deres institutioner går i gang med at bruge Aula. Helt konkret kan institutionerne selv bestemme og vurdere, hvornår det er det rette tidspunkt for dem at rulle medarbejderne og forældrene på Aula, blot det sker inden det nuværende system lukker ved nytår.

Aula er blevet taget godt imod

KOMBIT har talt med dagtilbudsleder Mette Zander, om erfaringerne i en Corona-ramt hverdag her et godt ½ år efter opstarten med Aula. Mette fortæller, at Aula fungerer upåklageligt og er nemt at bruge. I Lyngby-Taarbæk har man været vant til at bruge et system til forældrekommunikation, hvilket har gjort overgangen let. Hendes oplevelse er, at medarbejderne har taget godt imod Aula. Hun nævner de kendte udfordringer med komme/gå og melde ferie, men forventer at de kommende opdateringer vil rette op på det bøvl, de oplever pt.

Superbrugerne er vigtige både for at sikre håndtering af tekniske spørgsmål, men i lige så høj grad som hjælper til den gode anvendelse. Der bliver løbende holdt samtaler på tværs af superbrugerne om brugen af Aula. Mette har også involveret forældrebestyrelsen i, hvordan Aula skal bruges i hendes institution. Fx om hvor og hvornår billeder lægges op, samt hvordan man skriver beskeder og opslag. Det giver en god forventningsafstemning mellem det pædagogiske personale og forældrene.

Ledernes roller og opgaver skal være tydelige

Mette vurderer, at det er vigtigt at beskrive særlig ledernes rolle og opgaver tydeligt. De har et stort ansvar for at få Aula til at fungere og skabe mening i hverdagen. Særligt er koblingen mellem de brugeradministrative systemer og Aula det, som volder flest problemer. Lederne har i Lyngby-Taarbæk opgaven med at oprette børn og grupper, og hvis man ikke helt forstår koblingen mellem de to systemer, kan det være svært at få styr på den gode brug. Her har superbrugerne været en god hjælp, da de hjælper med oprettelse af nye børn, når det bøvler. Lederne har også et stort fokus på GDPR og har taget stilling til en række retningslinjer om GPDR og den gode brug af Aula.

Alt i alt er melding fra Lyngby Taarbæk, at man bare skal komme i gang med at bruge Aula. Når først medarbejdere og forældre er på er det lige til.

Dagplejerne i Næstved er godt i gang

Når dagtilbud i de kommende måneder tager Aula i brug vil også dagplejerne være med. Her kan du læse mere om, hvordan man i Næstved Kommune forbereder sig på, at dagplejerne skal bruge Aula.

Dagplejerne i Næstved Kommune har taget rigtig godt imod Aula. Aula har skabt et virtuelt rum, hvor beskeder, opslag og billeder bliver delt med forældrene. Hver dagplejer har fået sin egen gruppe i Aula, og har fået tilknyttet de forældre, som har børn i den lokale dagpleje. På den måde er hver dagplejer sin egen ”stue” i én fælles ”institution” på tværs dagplejegruppen. Dagplejerne fortæller, at Aula er nemt at bruge og samme melding kommer fra forældrene.

Siden sommer har en udvalgt gruppe af dagplejere haft adgang til Aula, som del af pilotprojektet på dagtilbudsområdet i Næstved Kommune. Til nytår kommer resten af kommunens dagplejere på Aula. Man har tidligere haft NemBørn til dagplejerne, så derfor er dagplejerne også vant til at kommunikere digitalt. Men overgangen til Aula er gået over alt forventning.

Nemt at bruge

Thorbjørn Øster og Thomas Vang, som er henholdsvis projektleder og tovholder for dagpleje-projektet i Næstved Kommune, fortæller at det har været nemt at få dagplejerne til at bruge Aula. Thomas har gennemgået Aula med dagplejerne og haft fokus på hvordan særligt beskeder, opslag og galleriet fungerer. I første omgang er det de funktioner, som dagplejen bruger. Som Thorbjørn og Thomas fortæller, så er det en succes i sig selv, at de tre funktioner skaber værdi for dagplejerne. Så kan man altid kigge ind i, om ferieregistrering og komme/gå også skal bruges blandt dagplejerne.

Forældrene melder også, at Aula er nemt at bruge. De er sågar begyndt at lægge billeder op af børnene, når de er på ferie. Så er der noget at tale om, når man kommer hjem igen og måske kan de andre børn i dagplejen se, hvor barnet på ferie henne. De giver et godt udgangspunkt for snakken mellem dagplejen, børnene og forældrene.

Fælles retningsliner

Aftalen er, at dagplejerne én gang om ugen ligger billeder op af børnene samt giver praktisk information via beskeder og opslag. Aftalen betyder, at dagplejerne ikke skal føle, at de hele tiden skal lægge indhold på Aula. Men at man sammen i projektet kan blive holdt til ilden og få brugt Aula regelmæssigt for at lære det at kende og finde ud af, hvornår og hvordan Aula skaber mest værdi for dagplejerne og forældrene. Typisk er det i frokostpausen, dagplejerne bruger Aula.

Næste skridt

Thorbjørn fortæller, at det, dagplejerne har brugt Aula til på nuværende tidspunkt, i sig selv er en rigtig god historie i Næstved Kommune. Selvfølgelig vil man gerne kunne bruge Aula til dialog på tværs af medarbejdergrupper, måske registrere komme/gå eller måske samarbejde yderligere ved sygdom og ferie via Aula. Men det skal nok komme – både i takt med udviklingen af Aula, kobling til andre systemer samt når det er tid til dagplejerne begynder at anvende Aula endnu mere.

Gentofte Kommune godt i gang med nye hjemmesider til dagtilbud

Når dagtilbudene i den kommende tid går i gang med at bruge Aula, medfører det også helt nye hjemmesider, der er bygget i Aulas hjemmesideløsning. I Gentofte Kommune er man allerede godt i gang med at få oprettet nye hjemmesider til alle dagtilbud.

Som en del af Aula-løsningen bliver alle dagtilbud også tilbudt et værktøj til at bygge en hjemmeside. Det sker i CMS-løsningen Drupal, og det er det samme værktøj, som bliver brugt på skolerne.

I Gentofte Kommune har man allerede i et stykke tid været i gang med at få planlagt og udviklet de nye hjemmesider. Det skyldes blandt andet, at man ønsker at blive færdig med hjemmesiderne, før medarbejderne skal kaste sig ud i arbejdet med at få taget Aula godt i brug i institutionen.

Arbejdet med hjemmesiderne bygger i høj grad videre på de erfaringer man har fra skoleområdet. Aula-projektleder Annemette Fage Bang fortæller:

“Da vi skulle lave hjemmesiderne til skolerne udviklede vi et koncept i samarbejde med vores kommunikationsafdeling. Det koncept genbruger vi nu til dagtilbudene i en videreudviklet og tilpasset form.”

Vigtigt opstartsmateriale

I praksis har alle dagtilbud modtaget et opstartsmateriale, som beskriver, hvad man skal beslutte, producere og samle inden man kan gå i gang med selve hjemmesiden. Det drejer sig fx om, hvilke tekster man skal have skrevet, og hvilke materialer man skal have klar. I opstartsmaterialet er der særligt fokus på fif omkring webtilgængelighed. Og så er der også beskrivelser af de kommunale retningslinjer i Gentofte, hvor man fx har udvalgt et farvetema, som skal gå igen på både skoler og dagtilbud i kommunen.

Medarbejdere i Gentofte Kommune hjælper institutionerne med at få styr på deres nye hjemmesider. Annemette Fage Bang forklarer, at formålet med opstartsmaterialet er, at dagtilbudene kan forberede sig til det egentlige opsætningsmøde, hvor de lærer at sætte siderne op. Og det er meget vigtigt, at alt er klart til at blive sat op, når deltagerne kommer til mødet:

“Når deltagerne kommer til mødet, skal alt materialet helst være klart i wordformat. For derefter bliver det ren teknik – altså hvad skal lægges ind hvor. Når man sidder og skal sætte op er det vigtigt at man ved, hvad der skal stå hvor og ikke bare får ideerne løbende.”

Nemt system

Opstartsmødet tager ca. 3 ½ time, og det meste af mødet går med, at deltagerne kan arbejde med siderne og stille spørgsmål, når det er nødvendigt. På grund af corona blev møderne afholdt digitalt, og mellem 6 og 8 dagtilbud deltog i hver workshop.

Annemette Fage Bang forklarer, at det er dagtilbudene selv, der beslutter, hvem der skal deltage i møderne, men at det ofte er lederne, der deltager. Fokus har været på, at den der deltager skal have en vis teknisk forståelse.

“Dem der sidder med opgaven har meget forskellige forudsætninger. Det er ikke svært at bruge CMS’et, og det sværeste er i virkeligheden nok at logge på, men de arbejder meget forskelligt med opgaven. Det er udgangspunktet”.

Stor valgfrihed

I Gentofte har man valgt at lade det være meget op til den enkelte institution at vurdere, hvad hjemmesiderne skal indeholde. Dog har man – særligt på skoleområdet – valgt at arbejde med en hovedstruktur, som alle institutioner skal arbejde efter. Det skal fungere som institutionens visitkort og gøre det muligt for forældrene hurtigt at finde den information man leder efter. Der skal altså ligge bestemte informationer bestemte steder på siderne. Men man kan også supplere med andre ting – fx politikker som er særlige for den enkelte institution.

Annemette Fage Bang fortæller, at der findes en skabelon, men at det i høj grad er op til den enkelte institution at finde ud af, hvordan man vil opbygge sin nye hjemmeside.

“Vores skabelon indeholder især ideer til topmenuer og underpunkter. Men vi har opdaget, at det ikke er så nemt, og at der er større forskelle på dagtilbud end mellem vores skoler, så på dagtilbudsområdet går vi i praksis mere op i at der ikke fx er 20 menupunkter.”

Fokus på nye forældre

Annemette Fage Bang forklarer, at rådene til institutionerne blandt andet er, at de skal huske at man nogen gange skal fortælle mindre end man tror. Ikke mindst fordi man også skal have fokus på at bygge en hjemmeside, man kan holde opdateret.

“Vi har et stort fokus på tidløshed, selvom vi selvfølgelig er helt bevidst om, at der jo sker ting over tid. Hjemmesideopgaven vil jo tit ikke have stort fokus i dagligdagen, og det bliver som oftest lederen eller en pædagog, der bliver ansvarlig.”

Desuden er der rådgivning til institutionerne i forhold til målgrupper, og her er det typisk ikke de eksisterende forældre i institutionen, der er de vigtigste:

“Det vil ofte være potentielle nye forældre, der kigger på hjemmesiden. For info til forældre kommer jo ellers i Aula.”

Det vigtigste råd Annemette Fage Bang kan give til andre, der skal i gang med at sætte hjemmesider op er, at man skal prioritere at få materialerne klar, inden man går i gang med at sætte siderne op. Og så mener hun, at det er en god ide, at man afholder workhops og sørger for at være tilgængelig for dem, der skal sætte siderne op:

“Vi havde med vilje sat god tid af på vores online workshops. Man kan komme rigtigt langt på de tre timer, for det er et forholdsvist nemt system, når man lærer det at kende, og når man så er kommet godt ned i det, er det nemt at komme videre.”

 

Aula kommer – spændingen stiger

Når man tager et nyt system, som Aula i brug, vil det ofte medføre både usikkerhed, forvirring og frustrationer. Nedenfor gennemgår vi nogle af de typiske reaktionsmønstre man kan forvente, og hvordan man evt. kan arbejde med dem, så overgangen til det nye system bliver så godt som muligt.

I de kommende måneder står alle kommuner overfor at skulle give medarbejdere og forældre adgang til Aula og begynde at anvende Aula i hverdagen. Det giver selvsagt svedige håndflader, når så mange nye brugere skal begynde at anvende Aula dagligt. Det gælder formentligt både i KOMBIT, i kommunerne og ude på de enkelte institutioner. Medarbejdere og forældre er måske begyndt at spørge lidt mere ind til Aula og måske oplever nogen en usikkerhed om, hvordan Aula kommer til at påvirke ens egen hverdag.

Forandringer, som sker, når man implementerer et nyt it-system, handler ikke kun om det, vi kan se med det blotte øje. Det handler i lige så høj grad om alt det der sker mellem mennesker og inden i os sig. I Aula-projektet i KOMBIT har man en særlig fokus på de elementer, der ligger over stregen på figuren nedenunder. Det vil sige, at udvikle og beskrive Aulas funktioner, at kommunikere om Aula og skabe struktur i implementeringen fx i form af uddannelser og netværksmøder. Men elementerne, der ligger under stregen – det skjulte isbjerg – er lige så vigtige. Det er elementer som at ændre adfærden hos kollegaer, der nu skal anvende Aula og måske endda begynde at samarbejde på andre måder og med andre kollegaer. Her er det at kommunerne løfter en kæmpe opgave.

Figur: Forandringer berører forhold, som ikke umiddelbart kan ses

De gode historier – lad os dele dem

Vi ved, at rigtig mange af jer er rigtig godt i gang med implementeringen af Aula og med at skabe et godt grundlag for den forandring medarbejdere, ledere og forældre oplever.

I denne artikel giver vi tre konkrete bud på, hvordan man kan arbejde med at gøre usikkerheden omkring Aula mindre og give medarbejdere og forældre en god start med Aula. Vi håber så, at I har lyst til at dele konkrete eksempler med os, om hvordan I arbejder med at mindske usikkerhederne og øge den positive forventning omkring Aula og i sidste ende komme godt fra start med Aula så medarbejdere, ledere og forældre får mest muligt ud af Aula.

De kommuner, der har lyst til at dele en historie, tager vi fat på for at høre nærmere om deres konkrete eksempel. I behøver altså ikke at have udarbejdet beskrivelser eller notater på forhånd. Send os en mail på aula@kombit.dk så kontakter vi jer.

Aula er en forandring af hverdagen

Når man implementer et nyt it-system som Aula, giver det forandringer i hverdagen. Forandringer i hverdagen giver typisk en usikkerhed, forvirring eller måske endda frustrationer blandt de mennesker, der skal til at benytte systemet. Uanset hvor meget man forbereder implementeringen og anstrenger sig, kommer der altid et dyk ned i ”fortvivlelsens afgrund”. Det udtrykker sig typisk i reaktioner ala ”Jeg forstår det ikke”, ”Jeg kan ikke lide det” eller måske endda ”jeg kan ikke lide dig”. Nedenstående figur viser, hvordan forandringer påvirker en organisation og mennesker over tid i forbindelse med fx implementering af et it-system som Aula.

Figur ”Fortvivlelsens afgrund”.

Når Aula bliver åbnet op for medarbejderne og forældre, kan man derfor arbejde med at eliminere afgrundens dybde, så overgangen fra det nuværende system over til Aula bliver så god som muligt.

Vi har her givet bud på, hvad man kan arbejde med for at løfte medarbejderne og forældre op igen.

Reaktion 1: Jeg forstår ikke Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Sikre tilgang til samme information om projektet (udfordringer, trends, udefra kommende betingelser) som observeres og gør indtryk, og den erkendelse af behov for at handle, som udvikles på baggrund heraf
  • Hav tålmodighed og gentag budskaber om hvad Aula er og kan bruges til hos jer
  • Giv mulighed for at drage alle involverede ind i planlægningen. Alles stemme høres, hidtidige historier afsluttes og nye skabes i fællesskab​
  • Hav rum for åbne dialoger som skaber en fælles klar kontekst og kommunikation om baggrund, hensigt og perspektiv på Hvad kan man gøre for at hjælpe både kort og lang sigt

Reaktion 2: Jeg kan ikke lide Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Skab et forum, hvor det er tilladt at udtrykke tvivl, usikkerhed om den nye hverdag med Aula
  • Gå i dialog, og løbende lytte på bekymringerne med ægte interesse – møde de berørte, der hvor de er – følelsesmæssigt på deres ”boldbane”​
  • Involver i planlægning af fremtidige rammer og muligheder, processer og metoder.​

Reaktion 3: Jeg kan ikke lide dig

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Undersøg ”støjen” i relationen og adfærden; ”Når du … hvad handler det så om?”​
  • Undersøge og udrede forbindelser med personen – tidligere tab, problemer, nedskæringer, osv.​

Inddragende kommunikationsformer

Hvordan man griber kommunikationen og inddragelsen omkring forandringen an er meget forskellig. Det afhænger typisk af hvor meget tid og ressourcer man har. Men det afhænger også af, hvad der er behov for lokalt. Nedenstående figur viser samspillet mellem massekommunikation og mellemmenneskelig kommunikation og hvilken effekt, det kan have for den adfærd, man oplever.

Man kan, som figuren viser, arbejde med alt fra nyhedsbreve, (virtuelle) stormøder eller mindre gruppemøder. Alt sammen vil have en effekt i større eller mindre grad på hvordan forandringen, som kommer med Aula, opleves.

Figur ”Kommunikationsformer”.

Vi håber artiklen har givet lidt inspiration til, hvordan man kan støtte de forandringer, der sker når Aula bliver implementeret og reelt begynder at blive anvendt af medarbejdere, ledere og forældre i foråret. Måske har din kommune allerede gode erfaringer med nogen af eksemplerne? Og måske har du lyst til at fortælle mere om jeres erfaringer og inspirere andre kommuner. Så ræk ud til os ved at skrive en mail på aula@kombit.dk.

 

Organisering af dagplejere i Aula

Opsætning og struktureringen af dagplejerne i Aula og de administrative systemer er en udfordring for mange kommuner. Nedenfor kan du læse forslag til hvordan man kan gribe opgaven an.

Mange kommuner er i tvivl om hvordan de bedst opsætter dagplejere og strukturen omkring disse i de administrative systemer og Aula. Fra pilotkommunerne er der noget inspiration at hente. Fx kan du via dette link læse om, hvordan man har gjort i Greve Kommune, der anvender KMD I1 som administrativt system.

Mange har valgt at oprette nogle distrikter som [institution] og så de enkelte dagplejere oprettet som en [gruppe] under det enkelte område. Dette kan give god mening til at styre grupper af dagplejere, men kan give udfordringer i Aula, hvis der foretages rokader og en dagplejer fx skifter fra ét område til et andet, men stadig er den samme dagplejer med samme børn mv.

I dette tilfælde vil dagplejeren (DP4) flytte fra én institution (Område NV) til en anden (Område NØ), og som Aula er designet, så mistes de data, der er knyttet til den gamle institution for gruppen. Dvs. at opslag, kalender, beskeder mm., der er knyttet til gruppen i den gamle institution ikke længere kan tilgås, og at dagplejeren starter med en “tom” gruppe i det nye område. Dette kan være udfordrende, hvis man har dialog med forældre eller andet, som man ønsker at bevare, da man i praksisk ikke har flyttet og stadig passer de samme børn.

Skifter et barn fra én dagplejer til en anden vil der ikke opleves nogen problemer, og forældre vil fortsat kunne tilgå gamle beskeder mm., hvad enten skiftet er mellem to dagplejere i sammme område eller i et nyt – ligesom hvis et barn skifter fra én institution til en anden.

I dialog med en række kommuner er Aula-projektet fortsat i gang med analyser og vurderinger af hvordan dagpleje-området kan organiseres i Aula og de administrative systemer. Der vil løbende blive informeret om dette arbejde gennem statusmails og anden information fra Aula.

Dagtilbudspilot: Start med det simple

”I det store hele er det gået fint”, fortæller Anja Steensen Johansen, som har været med i afprøvningen af Aula på dagtilbudsområdet.

I løbet af det kommende år kommer dagtilbud over hele landet til at kunne tage Aula i brug. Nogle institutioner er imidlertid løbet i forvejen og har siden maj hjulpet med at afprøve Aula i praksis. En af disse institutioner er Børnehaven Kahytten i Esbjerg Kommune.

Den pædagogiske leder i Kahytten hedder Anja Steensen Johansen, og på trods af enkelte benspænd er hun samlet set godt tilfreds med at bruge Aula:

”Jeg synes i det store hele, at det er gået fint. Løsningen er ret intuitiv, og brugerne har været glade.”

Hold det overskueligt

I Kahytten har man to Aula-superbrugere – en pædagog og en pædagogisk assistent. Begge har selv meldt sig til at gå forrest, og Anja Johansen fortæller, at de to har vist et rigtigt stort engagement, som har smittet af på det øvrige personale.

Selvom nogle naturligvis bruger det mere end andre, kan alle fra Kahyttens personale bruge Aula. Derimod ligger alle rettigheder til fx at oprette grupper lige nu på Anja Johansens eget bord. I det hele taget har man valgt i Kahytten at starte simpelt ud. Og det er med fuldt overlæg.

“Jeg tror, at det er vigtigt at starte i det små. Systemet kan jo i virkeligheden megamange ting, men hvis man vil det hele på en gang kan det hurtigt blive uoverskueligt,” siger Anja Johansen og fortsætter:

”Jeg tænker heller ikke, at det skal blive ved med kun at være mig, der har rettigheder til at oprette grupper – men indtil vi er fortrolige med løsningen virker det praktisk, at vi begrænser det.”

En platform er fordel for forældre

Foreløbig har man i Kahytten valgt at fortsætte med den strategi, som man også fulgte i brugen af den tidligere løsning Tabulex. Det betyder blandt andet, at man har fokus på, at kommunikationen skal være rettidig og aktuel, og at det primære formål med Aula er videndeling samt dokumentation og kommunikation omkring den pædagogiske hverdag i institutionen.

En af de helt store fordele ved Aula er, at forældrene nu kun skal forholde sig til en platform, hvis de både har børn i skole og dagtilbud. Og det har medarbejderne på Kahytten også kunne mærke. Anja Johansen fortæller:

“Det er en stor gave med en samlet løsning, for det gør, at forældrene bruger det, og jeg kan fornemme, at det letter forældrene, at de kun har en platform.”

Huskede forældre på Aula

Informationen af forældre er foregået på et forældremøde og via en folder som Kommunen har udfærdiget, og hvor institutionen selv kunne lægge et indlæg i. Dette blev uddelt til forældrene i dagene op til at Aula blev taget i brug. Derudover har Anja Johansen selv gået forrest i præsentationen af Aula. Hun fortæller:

“Den dag vi skulle på stod jeg og tog imod og huskede dem på Aula. Men mange kender jo allerede Aula fra skolen, så for mange har det ikke været en stor ting. Og generelt synes jeg at alle forældre har været meget imødekommende og glade.”

Ser frem til næste opdatering

Selvom afprøvningen er gået godt, lægger Anja Johansen ikke skjul på, at hun ser frem til de justeringer, der sker med Komme-gå funktionaliteten i forbindelse med næste Aula-opdatering til december.

”Vi ser rigtigt meget frem til de forbedringer, der kommer. Lige nu sidder vi fx og bøvler med, hvordan mødeplanen skal være i uge 42, og det er lidt svært med den nuværende løsning. Derfor glæder vi os til release 2.1”

Hvis Anja Johansen skal give et råd til andre, der nu står overfor at skulle tage Aula i brug, er det at man skal tage det i bidder. Eller sagt på en anden måde:

“Hold det simpelt og vælg en strategi, så det bliver overskueligt.”

Weekenden byder på opdatering af Aula

Natten til søndag bliver Aula opdateret med release 2.0. Opdateringen byder blandt andet på nye infotavler og brugsstatistik. Desuden vil brugerne få glæde af en lang række forbedringer på stort set alle funktioner.

Når brugerne logger på Aula på søndag den 13. sept. 2020 vil de kunne få glæde af en række nye og forbedrede muligheder. Natten mellem den 12. og 13. september 2020 vil Aula nemlig blive opdateret til release 2.0.

Opdateringen er – som navnet 2.0 antyder – en lidt større af slagsen og vil indeholde større eller mindre forbedringer af stort set alle Aulas funktioner. Blandt nyhederne er, at Aula vil nu indeholde et modul, der kan bruges på infoskærme i institutionerne. Desuden bliver det muligt at hente data om brugen af Aula og data fra komme/gå-modulet.

Blandt de mindre men meget efterspurgte forbedringer i release 2.0 er, at Aula nu vil have udvidede muligheder for angivelse af titler, at det fremover vil være muligt at åbne .docx og odt filer direkte fra Aula-appen, og at medarbejdere fremover kan omdøbe mapper i beskedmodulet.

Du kan finde hele oversigten over forbedringerne i release 2.0 her. 

På grund af opdateringen vil det i perioder ikke være muligt at logge på Aula i tidsrummet fra kl. 3 til kl. 9 søndag morgen.

Fire opdateringer i 2020

Release 2.0 er den tredje af årets i alt fire opdateringer af Aula. Næste opdatering – release 2.1 er planlagt til december 2020. Indholdet af denne release er i øjeblikket ved at blive forhandlet på plads. Prioriteringen af videreudvikling i Aula sker på baggrund af input fra brugere og kommunale beslutningstagere.

KOMBIT forventer at release 2.1 blandt andet vil indeholde kalendersynkronisering ud af Aula, væsentlige forbedringer af Komme-gå-modulet, bedre muligheder for søgning, filtrering og sortering i beskeder samt forbedringer til sikker fildeling.

Organisering af dagplejerne i Greve KMD I1

Aula bliver i løbet af det kommende halve år rullet ud til dagtilbudsområdet. Også dagplejerne er omfattet og får dermed en platform, som kan være med til at understøtte kommunikationen med forældre, og som kan indeholde personfølsomme data.

Før udrulningen af Aula på dagplejeområdet kan gennemføres er det nødvendigt at den enkelte kommune gør sig overvejelser omkring organiseringen. Udrulningen af Aula på dagplejeområdet rummer nemlig visse udfordringer i forhold til, hvordan dagplejerne skal organiseres i Aula. Greve Kommune har KMD I1 som pladsanvisningssystem, og er med i pilotprojektet vedrørende Aula på dagtilbudsområdet. Nedenfor beskriver projektleder Rune Dziadecki Gråbæk, hvordan man forventer at organisere dagplejerne i Greve Kommune.

Greve Kommunens organisering af dagplejerne i Aula

“Organiseringen af dagplejere i Aula medfører nogle udfordringer, man skal være bevidste om”, fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, og understreger at fokus særligt skal rettes mod, at den enkelte dagplejer ikke skal registreres i dagtilbudsregistret. Dog skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer knyttet til dagplejerne fra dagtilbudsregistret i relation til Aula, så dagplejerne kan blive en del af Unilogin-systemet og blive oprettet i Aula.

I Greve Kommune registrerer de én overordnet DTR-gruppe og fire DTR-grupper med hvert deres anvisnings-ID. Efterfølgende tilknyttes de forskellige dagplejere til DTR-gruppen. Her er det vigtigt, at dagplejerne har samme anvisnings-ID, som den overordnet gruppe.

I Greve Kommune er man med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbud, men kommunens dagplejere deltager dog ikke i pilotprojektet. Alligevel har Rune Dziadecki Gråbæk allerede planlagt udrulningen af Aula blandt dagplejerne, som skal tage Aula i brug til efteråret samtidig med kommunens øvrige daginstitutioner. Og den løsning man vælger i Greve Kommune er at gruppere dagplejerne i hovedgrupper baseret på deres distrikt, og de enkelte dagplejere herunder.

Når man gør dette, er der ifølge Rune nogle opmærksomhedspunkter:

  • Opdelingen i grupper under distriktet har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Fx sætter opdelingen i grupper krav til, at der skal oprettes tværgående grupper. Dette er nødvendigt, hvis de tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.
  • I Greve Kommune har man valgt, at er det okay, at der ikke kan deles billeder, skrives på Aula etc. for de børn, der “går på tværs” af distrikterne – eksempelvis gæstebørn som i en eller flere dage skal passes i en anden institution i et andet distrikt, end de ellers er tilknyttet. Man er bevidst om denne udfordring og italesætter den i forbindelse med udrulningen af Aula.
  • Man opretter legestuegrupper i Aula, som Aula-grupper. På denne måde bliver det dagplejerne, der kender børnene, der bestemmer hvem der er med.

P-nummer og G-nummer

Kommunen har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et for Center for Dagtilbud & Skoler. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområdeniveau.

Derudover er det en vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som også anvendes som anvisningsID i KMD I1, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Greve Kommune opretter tværgående grupper på tværs af dagplejerne, på baggrund af legegrupperne, eksempelvis ”Sommerfuglene”. Derudover oprettes der en gruppe med dagplejerne, dagplejepædagogerne, evt. pædagogiske konsulenter samt lederen af dagplejen, så de har en platform for faglig dialog.

I forhold til forældrene oprettes der en forældregruppe indenfor hvert distrikt, så der kan kommunikeres til alle forældre nemt og hurtigt

Som deltager i pilotafprøvningen fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, at man i Greve Kommune er meget bevidste om, at Aula på dagtilbudsområdet endnu er ukendt land. Derfor er man også klar til at ændre tilgang, hvis det viser sig nødvendigt. Beskrivelserne af organiseringen af dagplejerne i dagtilbudsregistret, og Aula skal derfor ses som kommunens bedste bud i øjeblikket.

Der vil løbende blive fuldt op på nye erfaringer, og fortalt om dem – ikke mindst her på aulainfo.dk

 

De første dagtilbud bruger nu Aula

Afprøvningen af Aula i dagtilbud er nu i fuld gang. Forældre på udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner har i denne uge fået adgang til Aula.

Omkring årsskiftet vil næsten alle dagtilbud i Danmark gå i gang med at bruge Aula i deres kommunikation mellem dagtilbud og hjem. Som forberedelse har udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner nu taget Aula i brug. Det er sket som led i en pilotafprøvning, som skal give vigtige erfaringer med blandt andet uddannelse, implementering og praktisk brug.

Børnehuset Fuglsang i Lyngby-Taarbæk Kommune er en af de institutioner, der er gået i gang med at afprøve Aula. Her fortæller leder Mette Zander:

”De første medarbejdere kom meget nemt på Aula. Flere har allerede Uni-login og er de første på. En medarbejder fixede det hjemmefra, da det irriterede hende jeg ikke var nået til hende samme dag og kom stolt og fortalte det max havde taget ti minutter. Her efter et par dage er næsten alle medarbejdere på, og alle stuer har prøvet at lave første opslag.”

Samme løsning til dagtilbud og skole

De erfaringer, som de første institutioner får fra pilotafprøvningen, skal bruges af både kommuner og af Aula-projektet for at optimere uddannelse, almen brug og selve løsningen. Erfaringerne bliver hentet ind blandt andet via spørgeskemaer og møder, og delt med landets øvrige kommuner via artikler og møder.

Den løsning, som dagtilbudene nu tager i brug, er den samme løsning, som der er blevet brugt på skolerne siden efteråret 2019. Det betyder at forældre fremadrettet vil kunne se deres børn i samme løsning og kun vil skulle forholde sig til én løsning fra børnene begynder i dagtilbud til de forlader folkeskolen.