Forældre og elever

Weekenden byder på opdatering af Aula

Natten til søndag bliver Aula opdateret med release 2.0. Opdateringen byder blandt andet på nye infotavler og brugsstatistik. Desuden vil brugerne få glæde af en lang række forbedringer på stort set alle funktioner.

Når brugerne logger på Aula på søndag den 13. sept. 2020 vil de kunne få glæde af en række nye og forbedrede muligheder. Natten mellem den 12. og 13. september 2020 vil Aula nemlig blive opdateret til release 2.0.

Opdateringen er – som navnet 2.0 antyder – en lidt større af slagsen og vil indeholde større eller mindre forbedringer af stort set alle Aulas funktioner. Blandt nyhederne er, at Aula vil nu indeholde et modul, der kan bruges på infoskærme i institutionerne. Desuden bliver det muligt at hente data om brugen af Aula og data fra komme/gå-modulet.

Blandt de mindre men meget efterspurgte forbedringer i release 2.0 er, at Aula nu vil have udvidede muligheder for angivelse af titler, at det fremover vil være muligt at åbne .docx og odt filer direkte fra Aula-appen, og at medarbejdere fremover kan omdøbe mapper i beskedmodulet.

Du kan finde hele oversigten over forbedringerne i release 2.0 her. 

På grund af opdateringen vil det i perioder ikke være muligt at logge på Aula i tidsrummet fra kl. 3 til kl. 9 søndag morgen.

Fire opdateringer i 2020

Release 2.0 er den tredje af årets i alt fire opdateringer af Aula. Næste opdatering – release 2.1 er planlagt til december 2020. Indholdet af denne release er i øjeblikket ved at blive forhandlet på plads. Prioriteringen af videreudvikling i Aula sker på baggrund af input fra brugere og kommunale beslutningstagere.

KOMBIT forventer at release 2.1 blandt andet vil indeholde kalendersynkronisering ud af Aula, væsentlige forbedringer af Komme-gå-modulet, bedre muligheder for søgning, filtrering og sortering i beskeder samt forbedringer til sikker fildeling.

Organisering af dagplejerne i Greve KMD I1

Aula bliver i løbet af det kommende halve år rullet ud til dagtilbudsområdet. Også dagplejerne er omfattet og får dermed en platform, som kan være med til at understøtte kommunikationen med forældre, og som kan indeholde personfølsomme data.

Før udrulningen af Aula på dagplejeområdet kan gennemføres er det nødvendigt at den enkelte kommune gør sig overvejelser omkring organiseringen. Udrulningen af Aula på dagplejeområdet rummer nemlig visse udfordringer i forhold til, hvordan dagplejerne skal organiseres i Aula. Greve Kommune har KMD I1 som pladsanvisningssystem, og er med i pilotprojektet vedrørende Aula på dagtilbudsområdet. Nedenfor beskriver projektleder Rune Dziadecki Gråbæk, hvordan man forventer at organisere dagplejerne i Greve Kommune.

Greve Kommunens organisering af dagplejerne i Aula

“Organiseringen af dagplejere i Aula medfører nogle udfordringer, man skal være bevidste om”, fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, og understreger at fokus særligt skal rettes mod, at den enkelte dagplejer ikke skal registreres i dagtilbudsregistret. Dog skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer knyttet til dagplejerne fra dagtilbudsregistret i relation til Aula, så dagplejerne kan blive en del af Unilogin-systemet og blive oprettet i Aula.

I Greve Kommune registrerer de én overordnet DTR-gruppe og fire DTR-grupper med hvert deres anvisnings-ID. Efterfølgende tilknyttes de forskellige dagplejere til DTR-gruppen. Her er det vigtigt, at dagplejerne har samme anvisnings-ID, som den overordnet gruppe.

I Greve Kommune er man med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbud, men kommunens dagplejere deltager dog ikke i pilotprojektet. Alligevel har Rune Dziadecki Gråbæk allerede planlagt udrulningen af Aula blandt dagplejerne, som skal tage Aula i brug til efteråret samtidig med kommunens øvrige daginstitutioner. Og den løsning man vælger i Greve Kommune er at gruppere dagplejerne i hovedgrupper baseret på deres distrikt, og de enkelte dagplejere herunder.

Når man gør dette, er der ifølge Rune nogle opmærksomhedspunkter:

  • Opdelingen i grupper under distriktet har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Fx sætter opdelingen i grupper krav til, at der skal oprettes tværgående grupper. Dette er nødvendigt, hvis de tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.
  • I Greve Kommune har man valgt, at er det okay, at der ikke kan deles billeder, skrives på Aula etc. for de børn, der “går på tværs” af distrikterne – eksempelvis gæstebørn som i en eller flere dage skal passes i en anden institution i et andet distrikt, end de ellers er tilknyttet. Man er bevidst om denne udfordring og italesætter den i forbindelse med udrulningen af Aula.
  • Man opretter legestuegrupper i Aula, som Aula-grupper. På denne måde bliver det dagplejerne, der kender børnene, der bestemmer hvem der er med.

P-nummer og G-nummer

Kommunen har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et for Center for Dagtilbud & Skoler. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområdeniveau.

Derudover er det en vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som også anvendes som anvisningsID i KMD I1, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Greve Kommune opretter tværgående grupper på tværs af dagplejerne, på baggrund af legegrupperne, eksempelvis ”Sommerfuglene”. Derudover oprettes der en gruppe med dagplejerne, dagplejepædagogerne, evt. pædagogiske konsulenter samt lederen af dagplejen, så de har en platform for faglig dialog.

I forhold til forældrene oprettes der en forældregruppe indenfor hvert distrikt, så der kan kommunikeres til alle forældre nemt og hurtigt

Som deltager i pilotafprøvningen fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, at man i Greve Kommune er meget bevidste om, at Aula på dagtilbudsområdet endnu er ukendt land. Derfor er man også klar til at ændre tilgang, hvis det viser sig nødvendigt. Beskrivelserne af organiseringen af dagplejerne i dagtilbudsregistret, og Aula skal derfor ses som kommunens bedste bud i øjeblikket.

Der vil løbende blive fuldt op på nye erfaringer, og fortalt om dem – ikke mindst her på aulainfo.dk

 

De første dagtilbud bruger nu Aula

Afprøvningen af Aula i dagtilbud er nu i fuld gang. Forældre på udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner har i denne uge fået adgang til Aula.

Omkring årsskiftet vil næsten alle dagtilbud i Danmark gå i gang med at bruge Aula i deres kommunikation mellem dagtilbud og hjem. Som forberedelse har udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner nu taget Aula i brug. Det er sket som led i en pilotafprøvning, som skal give vigtige erfaringer med blandt andet uddannelse, implementering og praktisk brug.

Børnehuset Fuglsang i Lyngby-Taarbæk Kommune er en af de institutioner, der er gået i gang med at afprøve Aula. Her fortæller leder Mette Zander:

”De første medarbejdere kom meget nemt på Aula. Flere har allerede Uni-login og er de første på. En medarbejder fixede det hjemmefra, da det irriterede hende jeg ikke var nået til hende samme dag og kom stolt og fortalte det max havde taget ti minutter. Her efter et par dage er næsten alle medarbejdere på, og alle stuer har prøvet at lave første opslag.”

Samme løsning til dagtilbud og skole

De erfaringer, som de første institutioner får fra pilotafprøvningen, skal bruges af både kommuner og af Aula-projektet for at optimere uddannelse, almen brug og selve løsningen. Erfaringerne bliver hentet ind blandt andet via spørgeskemaer og møder, og delt med landets øvrige kommuner via artikler og møder.

Den løsning, som dagtilbudene nu tager i brug, er den samme løsning, som der er blevet brugt på skolerne siden efteråret 2019. Det betyder at forældre fremadrettet vil kunne se deres børn i samme løsning og kun vil skulle forholde sig til én løsning fra børnene begynder i dagtilbud til de forlader folkeskolen.

Silkeborg: Sådan organiserer vi dagplejerne i Aula

Når Aula i løbet af det kommende halve år bliver rullet ud til dagtilbudsområdet er også dagplejerne omfattet. Det skaber visse udfordringer i forhold til det organisatoriske. I Silkeborg Kommune har man arbejdet med en løsning.

Organiseringen af dagplejere i Aula giver mange kommuner hovedbrud. Udfordringen er, at selvom den enkelte dagplejer ikke skal i dagtilbudsregistret, skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer fra dagtilbudsregistret i relation til dagplejerne for at kunne oprette gruppedashboards og grupper i Aula.

I Silkeborg Kommune er man med i pilotafprøvningen på Aula, og her har løsningen været at gruppere dagplejerne i hovedgrupper. Men i den forbindelse har det været nødvendigt at tage med i betragtning, at opdelingen i grupper har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Ligeledes har man skulle overveje, hvordan tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.

På den baggrund har man i Silkeborg Kommune valgt denne organisering af dagplejen:

  • Dagplejen: Institutionen (bestyrelsesniveau i dagtilbudsregistret)
  • Geografiske områder (nord/vest, øst og syd): Oprettes ikke i dagtilbudsregistret og tages ikke med i Aula. Anvendes kun internt i administrationen.
  • 25 lokalområder Ans, Bryrup etc.: (Anvisningsenhed i dagtilbudsregistret) Dette niveau er grundlaget for institutioner i Aula, og får selvstændige institutionsnumre. Derved bliver områderne Ans og Bryrup hver for sig en ”institution” i Aula.

I IST – Dagtilbud-admin har Silkeborg oprettet:

  • For hvert af de 25 lokalområder oprettes legestuer, som grupper i IST fx ”legestuegruppe 1 i Bryrup”, ” legestuegruppe 2 i Bryrup”. Grupperne tages med over i Aula. Men kommunen undlader at lægge personalet i legestue-grupperne.
  • Den enkelte dagplejer får hver sin hovedgruppe i IST svarende til en stue i dagtilbud eller en klasse i skolen. Se vedlagte oversigt over grupper.

Se oversigten over grupper i dagplejen her og oversigten over grupper i børnehuset her.

I Aula har Silkeborg oprettet:

  • Kommunen bruger legestue-grupperne til at danne nye grupper i Aula til kommunikation med forældrene.

Jonas Linde Mikkelsen, som er it-projektkonsulent i Silkeborg Kommune fortæller:

”Vi har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et fra børne og familieafdelingen. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområde-niveau.”

Her er det vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Silkeborg Kommune opretter Aula-grupper til personale/dagplejerne inden for hvert af de 25 lokalområder – fx Bryrup.

Derudover opretter kommunen én samlet tværgående gruppe bestående af undergrupperne – de 25 lokalområder – så kommunen kan skrive ud til alle personale/dagplejerne på en gang. Derved kan kommunen og personale/dagplejerne kommunikere og samarbejde på tværs af lokalområderne.

På samme måde laver kommunen forældregrupper indenfor de 25 lokalområder, der ligeledes samles i én tværgående gruppe – så kommunen kan kommunikere ud til alle forældre på en gang.

Silkeborg Kommune har derudover oprettet en Aula-gruppe til administrative medarbejdere med rettigheden ”brug grupper som distributionslister”. Dermed kan de administrative medarbejdere skrive ud til dagplejerne uden at være en del af deres grupper. Herved sikrer kommunen, at de administrative medarbejdere ikke får uhensigtsmæssigt meget kommunikation i Aula eller adgang til filer de administrative medarbejdere ikke skal bruge.

På samme måde har kommunen oprettet en Aula-gruppe til de pædagogiske ledere, der fører tilsyn med dagplejerne med rettigheden – ”brug grupper som distributionslister”. Derved får de pædagogiske ledere ret til at se og skrive sikre filer på børnene.

Silkeborg Kommune er med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbudsområdet. For Silkeborg har det gennem hele pilotforløbet været vigtigt at kunne lære og tilrette undervejs. Derfor vil Silkeborg afprøve modellen i piloten, og hvis det skulle blive nødvendigt, vil kommunen tilpasse undervejs.

KL har udgivet en uddybning af vejledningerne om dagtilbudsregistret. Her kan man læse mere om, hvordan dagplejere bør oprettes i dagtilbudsregisteret.

 

September-release byder på meget nyt i Aula

Til september kommer næste opdatering af Aula. Den har fået navnet 2.0 for at illustrere, at det bliver en større release, som vil indeholde en del efterspurgte udvidelser og ændringer.

Aula bliver løbende opdateret og september 2020 kommer til at byde på årets tredie opdatering. Denne opdatering bliver en af de større og kommer til at indeholde en del funktioner, som har været efterspurgte blandt kommuner og andre brugere.

Arbejdet med at planlægge indholdet af release 2.0 er fortsat i gang og vil fortsætte helt frem til releasen i første halvdel af september. Der kan derfor fortsat ske ændringer, men nedenfor kan du læse, hvad KOMBIT forventer, at Aulas release 2.0 kommer til at indeholde.

Aulainfo.dk kan du løbende se, hvis der er sket ændringer.

Release 2.0 vil indeholde:

Udvidet mulighed for angivelse af titel

Hidtil har der kun været mulighed for at angive titlerne Pædagog, Lærer, Leder og Andet i metadata for medarbejdere. Med et nyt fritekstfelt bliver det muligt at angive alle ønskede titler. Titlerne skal registreres i de administrative systemer.

Rotering af billeder

Ved import af nye billeder ind i Aula bliver der mulighed for, at brugen kan rotere billedet, så man kan sikre, at billedet har ønsket orientering, når det indlæses i Aula.

Notifikationer

Denne ændring medfører, at der udsendes notifikationer for fællesindbakker.

Udvidede muligheder for placeringer i komme/gå

Institutionsadministratorer får mulighed for at deaktivere og aktivere komme/gå placeringer, samt at indstille at udvalgte placeringer kun er tilgængelige i udvalgte tidsperioder samt på udvalgte dage.

Filtrering på placering i komme/gå

Denne forbedring giver medarbejdere mulighed for at filtrere på bestemte fysiske placeringer i aktivitetslisten i medarbejder komme/gå dashboardet. Dermed kan de finde ud af, hvor mange og hvilke børn der er tjekket ind på de forskellige fysiske placeringer.

Sletning af album

Brugere får mulighed for at slette deres egne albums i Aula.

Omdøbning af mapper

Brugere får mulighed for at omdøbe deres egne mapper i beskedmodulet.

Forældre og børn kan ikke fjerne følsomhedsmarkering

Muligheden for at forældre og børn kan fjerne følsomhedsmarkering på tråde bliver fjernet. Dermed kan et barn eller en forælder ikke fjerne markeringen igen, hvis en medarbejder har markeret en tråd som følsom.

Dokumenter åbnes som standard i læsetilstand

Sikre dokumenter vil som standard blive åbnet i en ny læsetilstand, i stedet for redigeringstilstand, som det er tilfældet nu. I læsetilstanden simplificeres måden vedhæftninger hentes, da der vil være direkte link til vedhæftede dokumenter, så de ikke længere skal downloades ved at klikke på download-knappen i mere-menuen i dokumentoversigten.

Statistikmoduler og hjemmesider

SiteImprove, Mamoto og Netminers tilføjes som mulige statistikmoduler.

Notifikationer til administratorer

Der laves en notifikation på anmeldt indhold til administratorer.

Tomme grupper i fremsøgning

Antallet af brugere pr. profiltype vises, når man folder en gruppe ud ifm. fremsøgning.

Kommunale brugere

Google Drive og OneDrive bliver tilgængeligt for kommuneinstitutioner.

Medier og tværgående grupper

Det bliver muligt at dele albums med tværgående grupper.

Tværgående grupper som distributionslister

Kommunale administratorer får mulighed for at vælge om medlemsskabsinformation omkring tværgående grupper skal være tilgængelig for medlemmerne i gruppen. Som standard vil indstillingen være slået fra. Når den er slået fra, kan ingen medlemmer i gruppen folde gruppen ud for at se, hvem de øvrige medlemmer af gruppen af.

Det betyder dermed, at tværgående grupper kan bruges som distributionslister, hvor medlemmerne ikke kan se hinandens kontaktinformationer eller andre informationer. En kommunal administrator vil derfor kunne skrive ud til fx alle forældre i kommunen, hvis de altså er oprettet i en tværgående gruppe.

Infotavler

Det vil blive muligt at opsætte en eller flere infotavler på skoler og dagtilbud, som udstiller informationer fra Aula. Mere specifikt vil man kunne udstille modulerne: Overblik, Galleri, Kalender, Komme/gå og Widgets. Institutionens administrator kan opsætte forskellige visninger, hvor modulerne udstilles enkeltvist eller sammenstillet med øvrige moduler. Der kan dog kan maksimalt vises fire moduler adgangen. Visningerne kan tidsindstilles, så forskellige moduler vises på forskellige tidspunkter.

Brugsstatistik til Serviceplatformen

Det vil blive muligt at hente brugsstatistik fra Aula via Serviceplatformens snitflade 1630. Der vil blive generet to udtræk, som kan hentes. Begge udtræk baserer sig på API-kald, hvilket vil sige, at det bliver muligt at generere statistik på de handlinger, som er foretaget i løsningen. Det ene udtræk vil indeholde samtlige API-kald fra løsningen, som kan bruges til, at lave statistik på selve brugen af Aula. Det andet udtræk indeholder statistik fra komme/gå modulet, som kan bruges ift. normeringsstatistik. Data leveres i råt format, så kommunen eller dennes LIS-leverandør har mulighed for at udarbejde egne rapporter.

Synkronisering af kontaktdata

Aula kommer til at gøre de ændringer, som en bruger foretager til egen kontaktinformation, tilgængelige for de administrative systemer i kommunen. KOMBIT er i dialog med leverandørerne for at de kan få de nødvendige ændringer på plads i deres systemer også, så de kan hente de opdaterede informationer.

Opdatering af Aula

Pinsen 2020 bød på en af årets fire planlagte opdateringer af Aula.

Lørdag den 30. maj 2020 kom release 1.1.7. af Aula. Med den vil brugerne blandt andet kunne opleve forbedringer af Aulas komme/gå-modul og af Aula-app’ens funktioner. Derudover bød den nye release på forbedringer, der gør Aula nemmere tilgængelig for brugere med funktionsnedsættelser, og der er desuden blevet foretaget en del tilpasninger, som var nødvendige på baggrund af at Styrelsen for IT og Læring har lanceret et nyt Unilogin.

Opdateringerne er beskrevet i dette dokument. 

Næste opdatering af Aula vil finde sted efter sommerferien – forventeligt i slutningen af august eller begyndelsen af september. Indholdet af denne release er i øjeblikket ved at blive fastlagt og vil løbende blive præsenteret på aulainfo.dk

Aula på vej i Esbjerg

I Esbjerg er opsætningen af Aula i de to pilotinstitutioner nu gennemført. Og det har givet de første vigtige erfaringer.

Esbjerg Kommune er blandt de seks kommuner, hvor udvalgte institutioner skal afprøve Aula fra juni 2020. De to pilotinstitutioner i Esbjerg har nu gennemført opsætningen af Aula, så data er inde, og systemet er ved at være klar til brug. Da vi fanger Annette Bekker, som er projektleder for Aula i Esbjerg, er hun på vej til superbrugeruddannelse. Og hun fortæller, at de to institutioner nu er sat op i Aula, og at institutionsledere er klar og ved godt mod.

Det er afdelingslederne i de to institutioner, der selv har taget de vigtige beslutninger omkring opsætningen.

Annette Bekker, forklarer:

“Forud for opsætningen har vi haft en dialog med de to afdelingslederne om, hvad de har brug for af hjælp med hensyn til opsætning. Her startede vi med at spørge dem, om vi skulle gøre det for dem, eller om de selv ville gøre det. Og svaret var, at det var vigtigt for dem at lære det selv.”

Også når de øvrige institutioner i Esbjerg skal på Aula senere på året, vil der være institutionsadministratorer ude på alle institutioner. Og beslutningerne omkring opsætningen af Aula bliver lagt meget ud til hver enkelt institution.

Annette Bekker fortæller:

“Den viden man skal bruge, ligger ude i institutionen. Derfor mener vi ikke, at det skal være centrale administratorer, der tager ansvaret. Og helt generelt arbejder vi her i Esbjerg efter den metode, at det er dem, der sidder med opgaven, der også taster det ind i systemet – så ting kun skal tastes een gang. Derfor er det besluttet, at det er de pædagogiske ledere i dagtilbuddene, der skal være institutionsadministratorer.”

Opsætningsguide hjælper på vej

For at institutionerne skal kunne håndtere opgaven kræver det, at der bliver stillet den fornødne hjælp til rådighed. Og i Esbjerg kommer det blandt andet i form af en vejledende opsætningsguide. Opsætningsguiden er lavet i samråd med pilotinstitutionerne og sammensat på baggrund af, hvad brugerne selv sagde, de havde behov for. Og så indeholder den mange konkrete skærmbilleder fra løsningen. Og selvom det er op til den enkelte institution at beslutte, hvordan man konkret vil opsætte Aula, er der gode råd at hente i vejledningerne, fortæller Annette Bekker.

“Vi skal ikke bestemme, men vi kan godt give gode råd. Vi laver en vejledende guide, som de kan tage udgangspunkt i, men der er ikke nogen, der siger, at de skal. Og det er vores erfaring fra tidligere, at de tit starter med at gøre det, vi foreslår, og så når der er gået lidt tid, begynder de at lave om på det og tilpasse det til lokale forhold.”

Vejledningen indeholder også beskrivelser af, hvordan man fx kan navngive fællespostkasser, så der er en systematik, hvis man vælger at lave dem.

Husk at kært barn har mange navne

Forud for arbejdet med vejledningen er gået nogle overvejelser, afklaringer og beslutningsprocesser. Og her vil Annette Bekker blandt andet råde andre kommuner til at tage en snak med sin leverandør om, hvilke oplysninger og grupper, der kommer med over i Aula, så man kan få en ide om, hvordan det kommer til at se ud inde i Aula.

Annette Bekker opfordrer også til, at man husker at begreber godt kan være meget forskellige fra system til system. Et samtykke er ikke bare et samtykke, og det er ikke alle der vil vide, hvad supplerende stamdata er for noget. Derfor er det vigtigt at forklare, hvad begreberne dækker over, og få dem oversat, så brugerne kan forstå det.

Desuden mener Annette Bekker, at det er vigtigt at have en datapolitik klar. I Esbjerg har man lavet en generel datapolitik, som dækker alle dagtilbud. Den kan ses her.

Alle ledere til intromøder og workshops

Status i Esbjerg lige nu er, at man er i mål med en opsætning, der kan bruges på de to pilotinstitutioner. Og planerne for hvordan de øvrige institutioner skal komme godt i gang med Aula, er ved at være på plads.

“Før sommerferien inviterer vi alle institutionsledere til et introduktionmøde, hvor vi blandt andet vil opfordre til, at man får ryddet op i sit nuværende kommunikationssystem og husker at informere forældrene om, at de skal downloade de billeder de ønsker at beholde” forklarer Annette Bekker og fortsætter:

“Til august eller september vil vi så holde en workshop, hvor man kan komme og sætte sit system op”.

Forud for denne workshop vil lederne blive bedt om at tage stilling til en nogle ting, så de er klar til at sætte Aula op, når de kommer. Og målet er, at de stor set skal være færdige, når de går hjem. Dog vil der blive afholdt nogle opfølgende workshops, så der er plads til ekstra spørgsmål og ekstra hjælp.

Det skyldes ikke mindst en erkendelse af, at nogen har brug for mere hjælp end andre. For som Annette Bekker siger:

“Vi læner os meget op ad, hvad brugerne selv siger, at de har behov for. For det er vigtigt, at alle får den hjælp de har behov for, for at kunne løse opgaven.”

 

 

Deltag i Aulas brugerpanel og få indflydelse på Aula

For nemmere at kunne få hurtig og kompetent rådgivning og input fra brugere etablerer Aula-projektet nu et brugerpanel for ledere og medarbejdere.

Aula bliver hele tiden udviklet. For at dette skal ske i tråd med brugernes ønsker og behov afholder Aula-projektet kontinuerligt workshops og er i dialog med brugere om stort og småt. Dette bliver nu sat mere i system med etableringen af et brugerpanel. Brugerpanelet skal sikre, at Aula kan få input hurtigt, og at forskellige typer af brugere bliver hørt i processen.

Brugerpanelet bliver i første omgang etableret for ledere og medarbejdere på skoler, i dagtilbud og i kommunale forvaltninger. Når brugerpanelet for ledere og medarbejdere er kommet godt i gang, vil det blive vurderet, om der skal laves noget tilsvarende for forældre og elever.

Om Brugerpanelet

Brugerpanelet skal være sparringspartnere og rådgivere for Aula-projektet i forhold til fx funktionalitet og design og bidrage med viden omkring dagligdagen i institutioner og kommuner.

Det vil blandt andet skulle foregå ved at panelet:

  • deltager i workshops både i større og mindre grupper (med mulighed for at deltage virtuelt)
  • giver deres feedback til konkrete designforslag.
  • svarer på konkrete spørgsmål via e-mail og telefon – herunder ”her-og-nu-spørgsmål”.

Forventningerne til deltagere i panelet

Som deltager i brugerpanelet skal du bidrage med viden og erfaringer fra din dagligdag.  Derfor forventer vi, at du som deltager:

  • arbejder i en institution, der bruger Aula eller i en forvaltning med opgaver, der er relateret til børne- og ungeområdet.
  • har mulighed for at hjælpe med afklaringer via telefon eller e-mail med relativt kort varsel.
  • har mulighed for engang imellem at deltage i workshops og møder. Aula-projektet afholder evt. udgifter til transport o.l., men tid skal du selv betale.

Vi forventer, at deltagerne vil skulle afsætte i gennemsnit ca. 5 timer pr. måned, men du må forvente, at der kan være perioder, hvor der bliver trukket meget på dine kompetencer, og perioder, hvor du ikke bliver kontaktet så ofte, da det afhænger helt af indholdet i kommende opdateringer af Aula, og af hvilke funktioner der er i fokus i en given periode. Du deltager som dig selv på baggrund af din faglighed og er altså ikke repræsentant for en enkelt kommune eller institution.

Tilmelding til panelet

Panelet vil i første omgang komme til at bestå af op til ca. 50 personer. Hvis der er mange ansøgere, kan det blive nødvendigt at takke nej til nogen eller sætte nogen på venteliste. Panelet vil blive sammensat udfra ønsker om at få så stor diversitet som muligt – både hvad angår baggrund, interesser, erfaringer, geografi o.a. Alle interesserede vil høre fra os senest i midten af juni 2020.

Du ansøger ved at udfylde skemaet via dette link senest den 2. juni kl. 16:00. Hvis du har nogle spørgsmål til brugerpanelet eller andet kan du skrive til aula@kombit.dk

 

God gejst omkring Aula-afprøvning i Silkeborg

Arbejdet med at forberede ibrugtagningen af Aula fortsætter ufortrødent. Silkeborg er en af de pilotkommuner, hvor udvalgte institutioner skal være med til at afprøve Aula på dagtilbudsområdet før alle andre.

I Silkeborg Kommune skal en børnehave og en legegruppe med syv dagplejere være med til at afprøve Aula på dagtilbudsområdet. Det kan man læse mere om på denne side. Planen er, at man kan tage Aula i brug omkring uge 24.

Opsætningsmødet fandt sted i sidste uge og generelt er der en god gejst omkring projektet. Også selvom Corona-krisen naturligvis ikke kan undgå at påvirke.

“Lederne fra de institutioner, der skal være med til at afprøve Aula er meget positive og går på med krum hals” fortæller Pernille Hjelmborg, der er projektleder for Aula i Silkeborg Kommune.

Corona påvirker

Efter at opsætningsmødet er gennemført, er data om børn og medarbejder lagt i systemet, og ledere og medarbejdere kan komme på løsningen og kigge og forberede sig. Men det er klart, at det kan være svært at finde tid til i en corona-ramt-hverdag.

Pernille Hjelmborg fortæller:

“Selvfølgelig er der en usikkerhed i forhold til, hvordan hverdagen bliver. Og blandt andet kigger vi på muligheder for at lave noget mere hjemmeundervisning af medarbejderne, når vi nu ikke kan samles.”

I Silkeborg bliver det noget nyt, at man med Aula vil kunne komme til at skrive direkte til en medarbejder i et dagtilbud. I forhold til det nuværende system vil Aula derfor betyde udvidede muligheder for at kommunikere direkte digitalt mellem personale og forældre. Men Pernille Hjelmborg forklarer, at man har tænkt sig at tage tingene lidt som de kommer:

“Vi har selvfølgelig gjort os nogle tanker på forhånd, men det er pilotafprøvningen, der rigtigt meget skal vise, hvordan vi skal køre det.”

Erfaringer fra skoleområdet bruges

Pernille Hjelmborg fortæller, at det er helt bevidst, at man ikke har forberedt sig på Aula i dagtilbud helt ned i detaljerne. Det skyldes blandt andet erfaringerne fra skoleområdet.

“Belært af erfaringen fra sidst har vi denne gang valgt at vente med at lave anvendelsesstrategien til vi finder ud, hvad vi kan i systemet, og hvad vi kan bruge systemet til. Og så udvider vi anvendelsesstrategien efterhånden. Sidste gang lavede vi en superfin anvendelsesstrategi, men det blev meget teoretisk.”

Håber at finde de gode arbejdsgange

Noget af det Pernille Hjelmborg forventer, at der bliver fokus på i forbindelse med afprøvningen i Silkeborg Kommune, bliver roller og rettigheder. Desuden regner hun med at kunne høste erfaringer med brugen af Sikre filer og brugen af billeder og videoer, og så helt generelt med hvordan man arbejder godt med Aula:

“Vi skal selvfølgelig lige finde de gode arbejdsgange. Skal man fx kunne lave grupper nede på den enkelte institution? Og hvordan kan vi hjælpe vores medarbejdere til at gøre tingene rigtigt i forhold til GDPR og samarbejde.”

Derimod er den praktiske brug af Komme-gå-modulet noget af det, der formentligt bliver svært at teste i øjeblikket:

“I øjeblikket kan man jo ikke køre med almindelige skærme. Det er personalet, der tjekker børnene ind, og så er det jo svært at afprøve komme-gå-funktionaliteten overfor forældrene.”

Erfaringerne fra pilotafprøvningen i de to dagtilbud i Silkeborg Kommune vil naturligvis blive opsamlet og delt. I praksis vil man i kommunen holde opfølgningsmøde en gang om ugen. Man vil løbende kunne følge med i udviklingen og se resultaterne af pilotafprøvningen på Aulainfo.dk

Normal drift på Aula igen

Voldsomt mange brugere forsøgte onsdag aften og torsdag morgen at logge på Aula på samme tid. Det betød en overbelastning af systemet, men driften er nu normal igen.

Udmeldingen om, at de danske folkeskoler holder lukket de næste uger, fik i onsdag aften og torsdag morgen brugere til at strømme til Aula. De mange brugere, der forsøgte at logge ind på samme tid betød, at systemet blev overbelastet, og at det i perioder ikke kunne lade sig gøre at komme ind på Aula.

I løbet af natten lykkedes det Netcompany, som er leverandør af Aula, at få stabiliseret situationen, men torsdag morgen betød en hardwarefejl, at der igen opstod problemer med at logge på Aula.

Netcompany har efterfølgende gennemført forskellige tiltag, der betyder, at det torsdag formiddag igen var muligt at logge på Aula. De oplyser, at der fortsat er normal drift på Aula, og at de ikke forventer yderligere udfordringer i den henseende.

Der er fortsat unormalt mange brugere på Aula, men på trods af at der inden for det sidste døgn har været mere end 600.000 brugere logget på Aula, er svartiderne igen tilfredsstillende.

I samarbejde med Netcompany vil kommunernes it-fællesskab KOMBIT evaluere forløbet og vurdere, hvordan man kan undgå noget lignende fremover. Aula-projektet beklager de gener, det har givet for brugerne.

I forbindelse med den ekstreme situation har organisationen Skole & Forældre lavet fem gode råd til, hvordan man bør forholde sig i forbindelse med skolelukningerne.