Svendborg Kommune går til Aula med en Über-superbruger

I takt med at medarbejdere og forældre kommer på Aula på dagtilbudsområdet, opstår spørgsmålet – ”er vi helt klar?”

Ét af de områder, som det er særligt vigtigt at have taget stilling til før ibrugtagningen, er organiseringen af en funktionel supportorganisation, der sikrer, at både forældre og medarbejdere ved, hvor de skal henvende sig, når der opstår spørgsmål om Aula.

Svendborg Kommune har netop været i gang med at bygge deres supportorganisation op og har haft en pragmatisk tilgang til processen. Det fortæller Lisbet Sønderby, der er projektleder på området.

En supportberettiget ”Über Superbruger”

I forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet valgte Svendborg Kommune at hyre en en implementeringskonsulent. Han fungerer i dag som en ressource med ansvar og ekspertise i det nye systems funktionalitet og som rådgiver for kommunens superbrugere både på skole- og dagtilbudsområdet. Beslutningen om at hyre konsulenten blev taget fordi, man ellers manglede en funktion i Aula-projektgruppen med primær fokus på funktionalitet. Lisbet beskriver konsulenten som en ”Über-superbruger”, der fungerer som hjælp og støtte for superbrugerne og som samler op på området. Med denne organisering kan Lisbet fokusere på sin rolle som projektleder og sikre ordentlig styring og koordinering af Aula på begge områder.

En simpel organisering

I Svendborg Kommune tager supportkæden på dagtilbudsområdet udgangspunkt i samme logik som på skoleområdet, hvor kommunens implementeringskonsulent indgår som aktivt led i begge.

Processen foregår således:

• Opstår der et spørgsmål vedr. Aula skal forældrene henvende sig til nærmeste pædagogiske medarbejder i deres respektive børnehus.
• Kan medarbejderen ikke besvare spørgsmålet, henvender medarbejderen sig til sin pædagogiske teamleder (superbruger), der har mulighed for at række ud til implementeringskonsulenten.
• Implementeringskonsulenten vurderer problemet, løser det, eller melder det ind til Netcompany, hvis det er nødvendigt.

Logikken bag denne organisering er at holde supportkæden på så få hænder som muligt og dermed simplificere processen for alle parter.

Optimering gennem indsamling af sager ét sted

Med denne model sikrer Svendborg Kommune først og fremmest, at de enkelte sager havner det rigtige sted. Organiseringen fungerer også som en slags tragt, hvor basale sager håndteres hurtigt ude blandt børnehusene, og Netcompany modtager derfor udelukkende de komplekse sager. Modellen giver ligeledes implementeringskonsulenten mulighed for at vurdere og screene, hvorvidt en sag reelt set tilhører Netcompany. Endvidere giver modellen mulighed for at tracke, de sager, der går igen på tværs af de enkelte børnehuse.

Konsulenten har også mulighed for at optimere sin support ved at yde fælles support og hjælp gennem små videoer, der viser, hvordan problemet løses. Små videoer har vist sig at være en succes på skoleområdet, da videoerne hurtigt og visuelt afhjælper problemerne for de travle medarbejdere. Og netop hastighed bliver en vigtig faktor på supportområdet for dagtilbuddene, hvor medarbejderne naturligvis har mindre skærmtid end på skoleområdet.

Fra pædagogisk teamleder til Aula superbruger

For at sikre en holdbar model har Svendborg Kommune indledningsvis sørget for at kvalificere deres model gennem dialog med kommunens forskellige områdeledere for at sikre, at kommunen får udvalgt de rigtige medarbejdere til opgaven som superbrugere på dagtilbudsområdet. Derudover har kommunen investeret i undervisning af superbrugerne hos Netcompany for at sikre, at superbrugerne kan varetage opgaven og er i stand til at undervise eget personale i brugen af Aula.

Kommunen har som supplement afholdt en fælles workshop for kommunens 35 pædagogiske teamledere (superbrugere) med henblik på at hjælpe dem med opsætningen af Aula. Lisbet tilføjer, at workshoppen med fordel kan afholdes i lidt mindre grupper, da det vil skabe et mere intimt rum, hvor teamlederne kan gå i en dialog om hjælp til lokale afklaringer, beslutninger vedrørende samtykker, faglige diskussioner m.v. Endelig har Svendborg Kommune etableret et netværk for superbrugerne som faciliteres af Lisbet og implementeringskonsulenten i faste intervaller.

Næste skridt

Selvom Svendborg Kommune endnu ikke har haft mulighed for at afprøve deres supportorganisation på dagtilbudsområdet i praksis, så tror de på, at de har fået etableret en solid model, da de trækker på deres erfaringer fra implementeringen af Aula på skoleområdet. Og netop erfaring fra tidligere er nøgleordet for kommunens pragmatiske tilgang – med forbehold for de forskelle, der er mellem skole- og dagtilbudsområdet. Lisbet ved, at det er umuligt at helgardere sig, men med forberedelserne føler Svendborg Kommune sig godt rustet til at tage hånd om de udfordringer, der måtte opstå undervejs, når Aula tages i brug på dagtilbudsområdet i starten af det nye år. Samtidig har den helt tydelige afklaring og kommunikation omkring, hvem de enkelte medarbejdere skal kontakte i forbindelse med support og hjælp skabt ro og tryghed blandt de involverede.

Forude ligger forberedelserne til kommunens næste supportrelaterede initiativer i forbindelse med go-live. Disse initiativer trækker ligeledes på positive erfaringer fra forrige udrulning på skoleområdet:

• Etablering af et “war room”På nuværende tidspunkt overvejer Lisbet, hvorvidt Aula-projektgruppen skal etablere et såkaldt ”war room”, hvor alle relevante folk i projektet bookes ind x-antal timer i løbet af udrulningsugen, så man sikrer, at de relevante ressourcer er samlet et sted. Sidste år oplevede projektgruppens seks medarbejdere, at det var udfordrende at få fat i hinanden, i en tid med mange henvendelser. Dette ønsker man at være på forkant med denne gang.  Lisbet har derfor indkaldt de rette personer, så de har god tid til at rydde deres kalendere allerede nu.

• Hjælpecaféer

Kommunen forbereder ligeledes at etablere hjælpecaféer, efter arbejde, til støtte for de forældregrupper, der har brug for ekstra støtte og vejledning. Det kan for eksempel være grundet sproglige barriere eller lignende. Kommunen har i denne forbindelse haft stor gavn af at inddrage forskelligt materiale fra KOMBIT. Blandt andet KOMBITs trin-for-trin-guide, der kan hentes i forskellige sprog her. Lisbet tilføjer, at kommunen på nuværende tidspunkt planlægger at afholde et enkelt eller to arrangementer i starten af det nye år.

Tips og Tricks

Som tillæg til Svendborgs Kommunes interne oversigt over deres supportorganisation anbefales det, at kommunen laver en simpel visualisering rettet mod forældrene, der kan hænge ude i daginstitutionerne og eventuelt udleveres som klistermærker. Nedenfor er et eksempel fra Gladsaxe kommune, som man kan lade sig inspirere af: