11. april 2019

Skolesekretærernes Aula: Tid til en forårsrengøring

Skolesekretærerne på landets folkeskoler spiller en vigtig rolle for Aula, både når det gælder implementering og den daglige drift. På Mørkhøj Skole i pilotkommunen Gladsaxe har skolesekretær Jenny Lisberg allerede et indgående kendskab til Aula. Her giver hun sine tre bedste råd til de skolesekretærer, der skal godt i gang med Aula.

Siden 2017 har Jenny Lisberg været skolesekretær på Mørkhøj Skole, og nu kan hun skrive en ny titel på CV’et. Hun er nemlig en af Danmarks mest erfarne Aula-brugere. Mørkhøj Skole er pilotskole og har allerede taget Aula i brug på skolens 3. årgang. De seneste måneder har Jenny Lisberg derfor flyttet data, oprettet grupper og lært Aula rigtig godt at kende.

”Min fornemste opgave er at skabe et så enkelt Aula som muligt. Der skal ikke være for mange forstyrrende elementer. Udover Aula som er grundstammen, får vi nogle widgets på fra forskellige udbydere, men generelt har vi her på skolen besluttet at holde det meget simpelt. Det betyder også noget i forhold til fx grupper. Man kan let komme til at oprette en hel masse grupper, som man i virkeligheden ikke har brug for,” siger Jenny Lisberg.

Hun mener, at Aula er en god mulighed for at foretage en forårsrengøring i gamle filer og mapper.

”Aula er på mange måder en kærkommen anledning til at få ryddet op. Lige nu sidder jeg og rydder op i Skoleintra, så vi ikke får alt muligt gammelt skrammel med over i Aula. Det er kun det mest nødvendige, der skal med. Aula er min mulighed for at organisere tingene på ny og derigennem gøre det så let som muligt for vores personale, skolens elever og deres forældre at bruge Aula,” siger Jenny Lisberg.

Skolesekretærens tre vigtigste råd:

Sørg for at oplysningerne i jeres elevadministration er opdateret

Data fra elevadministrationssystemer såsom Tea bliver overflyttet til Aula. Derfor er det vigtigt at rydde op i gamle oplysninger og sikre, at grundoplysningerne er korrekte og tilgængelige. Tjek også at personalerollerne er angivet korrekt på jeres medarbejdere.

Hjælp forældre over på UNI-login allerede nu

Få jeres forældre til at oprette og benytte UNI-login. På ForældreIntra logger man på med en kode, men af sikkerhedshensyn vil man i fremtiden skulle bruge sit UNI-login på Aula. Det er en fordel allerede nu at få forældre til at oprette deres UNI-login. De kan bruge deres UNI-login på ForældreIntra, indtil Aula går i luften. Det kræver god kommunikation at få forældre over på en anden login-løsning. Aarhus kommune har lavet en række kommunikationsmaterialer, der kan bruges til inspiration. Find dem her.

Vent til behovet opstår

Det er vigtigt at være velforberedt, men selvom man er ivrig efter at komme i gang, skal man grundigt overveje, hvad der skal oprettes i Aula. Opret alle basisgrupper med det samme, men vent med at oprette andre grupper, indtil behovet for dem opstår. Det gælder fx også oprettelsen af lokaler eller udstyr, der kan bookes. Start med kun at oprette det, du er sikker på skal bruges.