Hvordan inddrages forældrene, når vi ikke kan mødes fysisk?

Go-live for Aula på dagtilbudsområdet nærmer sig, og børnehusene ude i de enkelte kommuner er i fuld gang med at få opsat Aula lokalt og få uddannet eget personale i brugen af Aula.

Men hvad med forældrene? Julie Helbak, der er Aula-projektleder på dagtilbud og kommunal administrator i Randers Kommune fortæller, at kommunikationen ud mod forældrene på dagtilbud er et særligt fokusområde i kommunen, da børnenes rejse i Aula netop starter på dagtilbud. Det er derfor vigtigt for kommunen at sikre god kommunikation, der klæder forældrene godt på, skaber tryghed og giver dem en god indflyvning til en platform, der skal følge deres børn mange år frem.

Samtidig er kommunikationsaktiviteterne også med til at aflaste de enkelte børnehuse, der som nævnt har travlt med de sidste forberedelser og som muligvis ikke er stand til at besvare alle spørgsmål på nuværende tidspunkt.

Implementering i en Covid-tid

Men hvordan kommunikerer man, når man ikke er i stand til at mødes fysisk? Randers Kommune havde stor gavn af at inddrage forældrene i forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet og har naturligvis haft samme ønske for implementeringen på dagtilbud. Dog er meget af implementeringen af Aula på dagtilbud foregået virtuelt grundet Covid-19, og kommunen har derfor måtte tænke i andre baner for at sikre, at forældrene bliver inddraget og hørt i deres overvejelser om brugen af Aula.

Randers Kommune har derfor valgt at erstatte de fysiske forældreworkshops med virtuelle informationsmøder med forældrebestyrelser for de respektive børnehuse, selvejende institutioner og dagplejere og på den måde sikret, at forældrene er repræsenteret og inviteret med ind i implementeringsprocessen før go-live dagen.

Google Meet – det virtuelle alternativ

Helt lavpraktisk tager Randers Kommune Googles tjeneste Google Meet i brug til at afholde møderne. Tjenesten er gratis, tilgængelig for alle og kræver hverken at forældrene downloader en app, opretter en profil eller lignende. Tilgængelighed er en vigtig faktor for Julie, da hun gerne ville skabe et uformelt setup, som forældrene kan overskue i deres travle hverdag. Med Google Meet kan forældrene blot tilgå møderne via det link, som Julie har sendt ud i sine invitationer på mail og så er der på få sekunder adgang til møderne via en webbrowser.

Lad os se giraffen 

Møderne består af et kort virtuelt format af ca. 30 minutter og afholdes af tre omgange i løbet af de kommende uger i december måned, så forældrene kan hoppe på det møde, der passer dem bedst. Det er Julie selv, der står for at facilitere møderne og hun desuden inviteret et par pædagogiske konsulenter med.

Det overordnede formål med møderne er at inddrage forældrene gennem de enkelte børnehuses forældrebestyrelser og på den måde give forældrene indblik i, hvordan kommunen påtænker at anvende Aula. Møderne lægger ikke op til, at man skal i gang med de store drøftelser og ændringer i anvendelsesstrategien, men vise at man har gjort sig nogle tanker om, hvordan Aula skal anvendes på dagtilbud i Randers Kommune.

Derudover bruges mødet til at få virkeliggjort Aula ved at give forældrebestyrelserne basal viden om Aula herunder at vis kerneelementer og funktionalitet. Der er ikke tale om et teknisk møde, men en kort introduktion til Aula. Med andre ord – vise dem giraffen – Aula.

Forældrebestyrelserne er fyrtårne for resten af forældregruppen

Julie håber på denne måde at få aflivet nogle af de bekymringer, forældrene måtte have omkring Aula og skabe tryghed ved at vise Aula frem. Forældrene har afslutningsvis til møderne mulighed for at blive hængende i det virtuelle rum og stille spørgsmål, hvis de har lyst. Julie ser forældrebestyrelserne fyrtårne, der kan skabe tryghed ift. at fortælle de andre forældre om Aula og eventuelt besvare spørgsmål de andre forældre måtte have og forhåbentlig berolige dem.

Hvornår kommunikerer vi hvad?

Randers Kommune har gjort sig en del overvejelser omkring, hvornår det giver mening at kommunikere med forældrene – hvad skal komme først, og hvordan undgår man, at for meget information går i glemmebogen i løbet af juleferien? Julie mener, at det er vigtigt ikke at give for meget information for tidligt. Her er kommunens simple tilgang:

• FØR: Plakater i institutionerne samt udsendelse af en forældrefolder med introduktion til Aula sendes ud – samtidig med de virtuelle møder for forældrebestyrelsen. Kommunen vil gerne undgå at nogle forældre ved mere end andre, da det kan skabe usikkerhed.
• UNDER: Kommunikationsafdelingen i Randers kommune sender Information ud via Tabulex og lignende platforme, om at forældrene skal på Aula.
• EFTER: Nye møder, hvor øvrige forældre inddrages i dialogen om anvendelsen af Aula.

Inddragelse fortsætter

Randers Kommune mener, at det er vigtigt at se kommunikationen med forældrene i et længere perspektiv og ikke blot noget, der stopper efter go-live af Aula. Julie håber derfor på, at hun i det nye år kan inkludere endnu flere forældre i drøftelsen omkring anvendelsen af Aula, når systemet er taget i brug. På det tidspunkt vil der være mulighed for, at kommunen kan få noget helt andet og kvalitativt input fra forældrene, der er mere konkret, da systemet er i brug. Julie tror på, at denne inddragende tovejskommunikation er lige så vigtig og værdiskabende som den forberedende kommunikation via de virtuelle Google Meet-møder – det viser kommunens tidligere erfaringer på skoleområdet.