29. oktober 2020

Aula kommer – spændingen stiger

Når man tager et nyt system, som Aula i brug, vil det ofte medføre både usikkerhed, forvirring og frustrationer. Nedenfor gennemgår vi nogle af de typiske reaktionsmønstre man kan forvente, og hvordan man evt. kan arbejde med dem, så overgangen til det nye system bliver så godt som muligt.

I de kommende måneder står alle kommuner overfor at skulle give medarbejdere og forældre adgang til Aula og begynde at anvende Aula i hverdagen. Det giver selvsagt svedige håndflader, når så mange nye brugere skal begynde at anvende Aula dagligt. Det gælder formentligt både i KOMBIT, i kommunerne og ude på de enkelte institutioner. Medarbejdere og forældre er måske begyndt at spørge lidt mere ind til Aula og måske oplever nogen en usikkerhed om, hvordan Aula kommer til at påvirke ens egen hverdag.

Forandringer, som sker, når man implementerer et nyt it-system, handler ikke kun om det, vi kan se med det blotte øje. Det handler i lige så høj grad om alt det der sker mellem mennesker og inden i os sig. I Aula-projektet i KOMBIT har man en særlig fokus på de elementer, der ligger over stregen på figuren nedenunder. Det vil sige, at udvikle og beskrive Aulas funktioner, at kommunikere om Aula og skabe struktur i implementeringen fx i form af uddannelser og netværksmøder. Men elementerne, der ligger under stregen – det skjulte isbjerg – er lige så vigtige. Det er elementer som at ændre adfærden hos kollegaer, der nu skal anvende Aula og måske endda begynde at samarbejde på andre måder og med andre kollegaer. Her er det at kommunerne løfter en kæmpe opgave.

Figur: Forandringer berører forhold, som ikke umiddelbart kan ses

De gode historier – lad os dele dem

Vi ved, at rigtig mange af jer er rigtig godt i gang med implementeringen af Aula og med at skabe et godt grundlag for den forandring medarbejdere, ledere og forældre oplever.

I denne artikel giver vi tre konkrete bud på, hvordan man kan arbejde med at gøre usikkerheden omkring Aula mindre og give medarbejdere og forældre en god start med Aula. Vi håber så, at I har lyst til at dele konkrete eksempler med os, om hvordan I arbejder med at mindske usikkerhederne og øge den positive forventning omkring Aula og i sidste ende komme godt fra start med Aula så medarbejdere, ledere og forældre får mest muligt ud af Aula.

De kommuner, der har lyst til at dele en historie, tager vi fat på for at høre nærmere om deres konkrete eksempel. I behøver altså ikke at have udarbejdet beskrivelser eller notater på forhånd. Send os en mail på aula@kombit.dk så kontakter vi jer.

Aula er en forandring af hverdagen

Når man implementer et nyt it-system som Aula, giver det forandringer i hverdagen. Forandringer i hverdagen giver typisk en usikkerhed, forvirring eller måske endda frustrationer blandt de mennesker, der skal til at benytte systemet. Uanset hvor meget man forbereder implementeringen og anstrenger sig, kommer der altid et dyk ned i ”fortvivlelsens afgrund”. Det udtrykker sig typisk i reaktioner ala ”Jeg forstår det ikke”, ”Jeg kan ikke lide det” eller måske endda ”jeg kan ikke lide dig”. Nedenstående figur viser, hvordan forandringer påvirker en organisation og mennesker over tid i forbindelse med fx implementering af et it-system som Aula.

Figur ”Fortvivlelsens afgrund”.

Når Aula bliver åbnet op for medarbejderne og forældre, kan man derfor arbejde med at eliminere afgrundens dybde, så overgangen fra det nuværende system over til Aula bliver så god som muligt.

Vi har her givet bud på, hvad man kan arbejde med for at løfte medarbejderne og forældre op igen.

Reaktion 1: Jeg forstår ikke Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

Sikre tilgang til samme information om projektet (udfordringer, trends, udefra kommende betingelser) som observeres og gør indtryk, og den erkendelse af behov for at handle, som udvikles på baggrund heraf
Hav tålmodighed og gentag budskaber om hvad Aula er og kan bruges til hos jer
Giv mulighed for at drage alle involverede ind i planlægningen. Alles stemme høres, hidtidige historier afsluttes og nye skabes i fællesskab
Hav rum for åbne dialoger som skaber en fælles klar kontekst og kommunikation om baggrund, hensigt og perspektiv på Hvad kan man gøre for at hjælpe både kort og lang sigt

Reaktion 2: Jeg kan ikke lide Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

Skab et forum, hvor det er tilladt at udtrykke tvivl, usikkerhed om den nye hverdag med Aula
Gå i dialog, og løbende lytte på bekymringerne med ægte interesse – møde de berørte, der hvor de er – følelsesmæssigt på deres ”boldbane”
Involver i planlægning af fremtidige rammer og muligheder, processer og metoder.

Reaktion 3: Jeg kan ikke lide dig

Hvad kan man gøre for at hjælpe

Undersøg ”støjen” i relationen og adfærden; ”Når du … hvad handler det så om?”
Undersøge og udrede forbindelser med personen – tidligere tab, problemer, nedskæringer, osv.

Inddragende kommunikationsformer

Hvordan man griber kommunikationen og inddragelsen omkring forandringen an er meget forskellig. Det afhænger typisk af hvor meget tid og ressourcer man har. Men det afhænger også af, hvad der er behov for lokalt. Nedenstående figur viser samspillet mellem massekommunikation og mellemmenneskelig kommunikation og hvilken effekt, det kan have for den adfærd, man oplever.

Man kan, som figuren viser, arbejde med alt fra nyhedsbreve, (virtuelle) stormøder eller mindre gruppemøder. Alt sammen vil have en effekt i større eller mindre grad på hvordan forandringen, som kommer med Aula, opleves.

Figur ”Kommunikationsformer”.

Vi håber artiklen har givet lidt inspiration til, hvordan man kan støtte de forandringer, der sker når Aula bliver implementeret og reelt begynder at blive anvendt af medarbejdere, ledere og forældre i foråret. Måske har din kommune allerede gode erfaringer med nogen af eksemplerne? Og måske har du lyst til at fortælle mere om jeres erfaringer og inspirere andre kommuner. Så ræk ud til os ved at skrive en mail på aula@kombit.dk.