Forældre og elever

Ny opdatering af Aula

Lørdag morgen vil Aula blive opdateret. Denne opdaterering - release 2.2 - vil byde på ny funktionalitet til brug i døgn- og dagtilbud og en videreudvikling af sikker fildelings-modulet. Desuden indeholder releasen en del fejlrettelser.

Lørdag morgen den 20. marts 2021 vil Aula blive opdateret med release 2.2. Denne opdatering vil primært indeholde to vigtige dele:

  • Funktionalitet til brug på bosteder: Med den nye opdatering bliver det muligt at oprette bosteder og officielt tilknyttede personer i Aula. På den måde bliver det muligt for skole og dagtilbud at kommunikere med medarbejdere på bosteder og andre døgn- eller dagtilbud for udsatte børn og unge. Medarbejderne på bostederne får adgang til Aula, så de har mulighed for at kommunikere om de børn, de er tilknyttet.
  • Forbedringer til Sikker Fildeling: Opdateringen indeholder en række forbedringer til Sikker fildeling, blandt andet et forbedret overblik og en forbedret versionshistorik. Derudover bliver det muligt at eksportere sikre filer, der fx kan sættes ind i kommunens sagsbehandlingssystem. Det er også muligt at dele sikre filer med forældre, hvis børn, de sikre filer omhandler.

Derudover vil release 2.2 indeholde en række fejlrettelser.

Du kan læse hele beskrivelsen af indholdet af den nye release her.

Ny model til prioritering af videreudvikling

Med mange ønsker til videreudvikling, men begrænsede ressourcer til at føre dem ud i livet, er det nødvendigt at prioritere. En opdateret produktstrategi og ny prioriteringmodel skal hjælpe Aulas styregruppe i deres arbejde og gøre beslutningsprocesserne mere gennemskuelige.

Med et system i drift og mange ønsker til videreudvikling, har Aula-projektet brug for en gennemskuelig prioriteringmodel med rod i en opdateret mission. Derfor har Aulas kommunale styregruppe i de seneste måneder genbesøgt Aulas strategi, og det er der kommet en række præciseringer og en ny model ud af.

Præciseringerne af strategien har været vigtige af flere grunde:

  • Aula er kommet i driftfasen, og det er en anledning til at genbesøge strategien for Aula i lyset af erfaringerne fra udviklingsforløbet.
  • Det er vigtigt, at kriterierne for prioritering af Aulas videreudvikling er gennemsigtige for alle kommuner, og for brugerne af Aula.
  • Aulas midler til videreudvikling er ikke ubegrænsede, så der er behov for at kunne fokusere på tiltag, der giver størst mulig værdi.
  • Kommunernes it-leverandører har, for at kunne investere, behov for at vide, hvad Aula påtænker at løse, og hvad markedet skal tage sig af.

Består af mission og model

Produktstrategien for Aula består af en mission og af en prioriteringsmodel. Missionen beskriver den værdi, som Aula skal skabe, for hvem værdien skal skabes og ved hjælp af hvad. Du finder missionen her. 

Den nye prioriteringsmodel skal bruges i arbejdet med at videreudvikle Aula og prioritere blandt de mange – ofte meget forskellige – udviklingsønsker, som kommunerne har meldt ind. Modellen skal samtidig sikre, at det er gennemskueligt for kommuner og brugere, hvorfor Aula bliver udviklet, som det gør. Prioriteringsmodellen gennemgås her.

Nye grupper skal give vigtige input

Som et led i arbejdet med at skabe grobund for gode prioriteringer er også organiseringen af Aula blevet genbesøgt over det seneste år. Det har blandt andet ført til etableringen af brugerpaneler på medarbejdersiden, og i løbet af første halvdel af 2021 vil dette blive fulgt op med etablering af brugerpaneler også for forældre. Desuden er der blevet nedsat en faggruppe med repræsentanter fra både skole- og dagtilbudsområdet.

Grupper og paneler skal sikre, at styregruppen får nem adgang til viden og input fra de mennesker, der bruger Aula i deres hverdag, og at projektet hurtigt kan få fat i ekspertviden fx i forbindelse med udvikling og designvalg.

 

Aula opdateres lørdag morgen

Tidlig lørdag morgen vil Aula blive opdateret for sidste gang i 2020. Denne opdatering byder blandt andet på forbedringer til komme/gå modulet, mulighed for kalendersynkronisering og forbedret søgning i beskeder.

Natten til lørdag er det blevet tid til årets fjerde større opdatering af Aula. De vigtigste tilføjelser i denne opdatering – release 2.1 – er:

  • Mulighed for synkronisering af kalender: Det bliver nu muligt at synkronisere sin Aula-kalender med en ekstern kalender. Der er tale om en envejssynkronisering, så det er muligt at se éns Aula-begivenheder i en anden kalender, fx Outlook. Vær dog opmærksom på, at muligheden for kalendersynkronisering kan være slået fra i nogle kommuner.
  • Forbedringer til komme/gå-modulet: Der kommer nu en lang række forbedringer til komme/gå herunder forbedrede muligheder for overblik, filtering og sortering, påmindelser og eksport af data.
  • Bedre søgning i beskeder: Det bliver nu nemmere at finde frem til specifikke beskeder – blandt andet vil søgeresultater blive vist på en mere overskuelig vis og man kan nu kombinere søgning, filtrering og sortering af beskeder.
  • Genaktivering af brugerprofiler: Hvis en profil fjernes ved en fejl vil det nu være muligt at genskabe data i syv dage.

På grund af opdateringen vil Aula være helt eller delvist utilgængelig i perioder lørdag den 19. december 2020.

Aulas app vil ligge tilgængelig i Google Play store og Apple App store efter opdateringen. Der kan dog gå nogle dage før den opdaterede app kan hentes i Apple App store.

Du kan læse hele beskrivelsen af den nye opdatering her. 

Værktøjskasse kan hjælpe dagtilbud godt i gang med Aula

I løbet af de kommende måneder vil landets dagtilbud åbne for Aula. En ny værktøjskasse udviklet af KL kan hjælpe dagtilbud og kommuner godt i gang.

For at få den størst mulige værdi af Aula er det vigtigt, at institutionerne er bevidste om, hvordan man bruger det. Det gælder både for skoler og i dagtilbud. På baggrund af erfaringerne fra skoleområdet har KL nu udviklet en værktøjskasse, som dagtilbud og forvaltninger kan bruge til at få skubbet brugen af Aula godt i gang.

Udgangspunkt i anvendelsesstrategi

Når Aula skal gøres til en naturlig del af dagtilbuddenes hverdag, bør det gøres med udgangspunkt i en anvendelsesstrategi, der fx angiver hvordan og hvornår man vil bruge Aula. Anvendelsesstrategien skal være med til at styre og skabe fundamentet for bedre brug af Aula i dagtilbuddene, og dermed større værdi.

Som hjælp i arbejdet med at udvikle anvendelsesstrategien har KL nu udviklet en værktøjskasse, som indeholder konkrete og håndgribelige værktøjer. Blandt værktøjerne er guider til værdikortlægning og udarbejdelse af fremtidsscenarier samt tabeller til at udarbejde overblik over systemer og devices.

Vigtigt med dialog på tværs

Værktøjet er tænkt modulbaseret, så kommunen og de enkelte ledere kan udvælge og anvende de enkelte forslag til proces for udarbejdelse af strategien, som giver mening lokalt. I arbejdet med strategien er det vigtigt at få inddraget de rigtige mennesker og tage udgangspunkt i de behov og den hverdag man har i institutionen.

Kit Roesen som er programchef for Brugerportalsinitiativet i KL fortæller:

“Hvis man vil have mest mulig værdi ud af Aula i dagtilbud, er der brug for et vedvarende samarbejde mellem forvaltning, dagtilbudsledere og pædagogisk personale. Det er et vigtigt arbejde at få skabt og opretholdt den dialog og de aktiviteter, der skal til, på tværs af forskellige fagligheder.”

Værktøjskassen er udviklet i samarbejde med Implement Consulting Group og er målrettet dagtilbudsledere og -medarbejdere og medarbejdere i kommunernes forvaltninger.

For spørgsmål til værktøjskassen kontakt Caroline Bak Nygaard fra KL på cabn@kl.dk

 

 

Hvordan inddrages forældrene, når vi ikke kan mødes fysisk?

Inddragelse af brugerne er ofte helt afgørende, når et nyt system skal implementeres. Men hvad gør man så, når Corona gør at man ikke må mødes med brugerne? I Randers Kommune har man haft succes med virtuel inddragelse.

Go-live for Aula på dagtilbudsområdet nærmer sig, og børnehusene ude i de enkelte kommuner er i fuld gang med at få opsat Aula lokalt og få uddannet eget personale i brugen af Aula.

Men hvad med forældrene? Julie Helbak, der er Aula-projektleder på dagtilbud og kommunal administrator i Randers Kommune fortæller, at kommunikationen ud mod forældrene på dagtilbud er et særligt fokusområde i kommunen, da børnenes rejse i Aula netop starter på dagtilbud. Det er derfor vigtigt for kommunen at sikre god kommunikation, der klæder forældrene godt på, skaber tryghed og giver dem en god indflyvning til en platform, der skal følge deres børn mange år frem.

Samtidig er kommunikationsaktiviteterne også med til at aflaste de enkelte børnehuse, der som nævnt har travlt med de sidste forberedelser og som muligvis ikke er stand til at besvare alle spørgsmål på nuværende tidspunkt.

Implementering i en Covid-tid

Men hvordan kommunikerer man, når man ikke er i stand til at mødes fysisk? Randers Kommune havde stor gavn af at inddrage forældrene i forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet og har naturligvis haft samme ønske for implementeringen på dagtilbud. Dog er meget af implementeringen af Aula på dagtilbud foregået virtuelt grundet Covid-19, og kommunen har derfor måtte tænke i andre baner for at sikre, at forældrene bliver inddraget og hørt i deres overvejelser om brugen af Aula.

Randers Kommune har derfor valgt at erstatte de fysiske forældreworkshops med virtuelle informationsmøder med forældrebestyrelser for de respektive børnehuse, selvejende institutioner og dagplejere og på den måde sikret, at forældrene er repræsenteret og inviteret med ind i implementeringsprocessen før go-live dagen.

Google Meet – det virtuelle alternativ

Helt lavpraktisk tager Randers Kommune Googles tjeneste Google Meet i brug til at afholde møderne. Tjenesten er gratis, tilgængelig for alle og kræver hverken at forældrene downloader en app, opretter en profil eller lignende. Tilgængelighed er en vigtig faktor for Julie, da hun gerne ville skabe et uformelt setup, som forældrene kan overskue i deres travle hverdag. Med Google Meet kan forældrene blot tilgå møderne via det link, som Julie har sendt ud i sine invitationer på mail og så er der på få sekunder adgang til møderne via en webbrowser.

Lad os se giraffen 

Møderne består af et kort virtuelt format af ca. 30 minutter og afholdes af tre omgange i løbet af de kommende uger i december måned, så forældrene kan hoppe på det møde, der passer dem bedst. Det er Julie selv, der står for at facilitere møderne og hun desuden inviteret et par pædagogiske konsulenter med.

Det overordnede formål med møderne er at inddrage forældrene gennem de enkelte børnehuses forældrebestyrelser og på den måde give forældrene indblik i, hvordan kommunen påtænker at anvende Aula. Møderne lægger ikke op til, at man skal i gang med de store drøftelser og ændringer i anvendelsesstrategien, men vise at man har gjort sig nogle tanker om, hvordan Aula skal anvendes på dagtilbud i Randers Kommune.

Derudover bruges mødet til at få virkeliggjort Aula ved at give forældrebestyrelserne basal viden om Aula herunder at vis kerneelementer og funktionalitet. Der er ikke tale om et teknisk møde, men en kort introduktion til Aula. Med andre ord – vise dem giraffen – Aula.

Forældrebestyrelserne er fyrtårne for resten af forældregruppen

Julie håber på denne måde at få aflivet nogle af de bekymringer, forældrene måtte have omkring Aula og skabe tryghed ved at vise Aula frem. Forældrene har afslutningsvis til møderne mulighed for at blive hængende i det virtuelle rum og stille spørgsmål, hvis de har lyst. Julie ser forældrebestyrelserne fyrtårne, der kan skabe tryghed ift. at fortælle de andre forældre om Aula og eventuelt besvare spørgsmål de andre forældre måtte have og forhåbentlig berolige dem.

Hvornår kommunikerer vi hvad?

Randers Kommune har gjort sig en del overvejelser omkring, hvornår det giver mening at kommunikere med forældrene – hvad skal komme først, og hvordan undgår man, at for meget information går i glemmebogen i løbet af juleferien? Julie mener, at det er vigtigt ikke at give for meget information for tidligt. Her er kommunens simple tilgang:

  • FØR: Plakater i institutionerne samt udsendelse af en forældrefolder med introduktion til Aula sendes ud – samtidig med de virtuelle møder for forældrebestyrelsen. Kommunen vil gerne undgå at nogle forældre ved mere end andre, da det kan skabe usikkerhed.
  • UNDER: Kommunikationsafdelingen i Randers kommune sender Information ud via Tabulex og lignende platforme, om at forældrene skal på Aula.
  • EFTER: Nye møder, hvor øvrige forældre inddrages i dialogen om anvendelsen af Aula.

Inddragelse fortsætter

Randers Kommune mener, at det er vigtigt at se kommunikationen med forældrene i et længere perspektiv og ikke blot noget, der stopper efter go-live af Aula. Julie håber derfor på, at hun i det nye år kan inkludere endnu flere forældre i drøftelsen omkring anvendelsen af Aula, når systemet er taget i brug. På det tidspunkt vil der være mulighed for, at kommunen kan få noget helt andet og kvalitativt input fra forældrene, der er mere konkret, da systemet er i brug. Julie tror på, at denne inddragende tovejskommunikation er lige så vigtig og værdiskabende som den forberedende kommunikation via de virtuelle Google Meet-møder – det viser kommunens tidligere erfaringer på skoleområdet.

Svendborg Kommune går til Aula med en Über-superbruger

Opsætningen af en solid supportorganisation er et kerneelement i implementeringen af Aula. I Svendborg er man gået pragmatisk men grundigt til værks.

I takt med at medarbejdere og forældre kommer på Aula på dagtilbudsområdet, opstår spørgsmålet – ”er vi helt klar?”

Ét af de områder, som det er særligt vigtigt at have taget stilling til før ibrugtagningen, er organiseringen af en funktionel supportorganisation, der sikrer, at både forældre og medarbejdere ved, hvor de skal henvende sig, når der opstår spørgsmål om Aula.

Svendborg Kommune har netop været i gang med at bygge deres supportorganisation op og har haft en pragmatisk tilgang til processen. Det fortæller Lisbet Sønderby, der er projektleder på området.

En supportberettiget ”Über Superbruger”

I forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet valgte Svendborg Kommune at hyre en en implementeringskonsulent. Han fungerer i dag som en ressource med ansvar og ekspertise i det nye systems funktionalitet og som rådgiver for kommunens superbrugere både på skole- og dagtilbudsområdet. Beslutningen om at hyre konsulenten blev taget fordi, man ellers manglede en funktion i Aula-projektgruppen med primær fokus på funktionalitet. Lisbet beskriver konsulenten som en ”Über-superbruger”, der fungerer som hjælp og støtte for superbrugerne og som samler op på området. Med denne organisering kan Lisbet fokusere på sin rolle som projektleder og sikre ordentlig styring og koordinering af Aula på begge områder.

En simpel organisering

I Svendborg Kommune tager supportkæden på dagtilbudsområdet udgangspunkt i samme logik som på skoleområdet, hvor kommunens implementeringskonsulent indgår som aktivt led i begge.

Processen foregår således:

  • Opstår der et spørgsmål vedr. Aula skal forældrene henvende sig til nærmeste pædagogiske medarbejder i deres respektive børnehus.
  • Kan medarbejderen ikke besvare spørgsmålet, henvender medarbejderen sig til sin pædagogiske teamleder (superbruger), der har mulighed for at række ud til implementeringskonsulenten.
  • Implementeringskonsulenten vurderer problemet, løser det, eller melder det ind til Netcompany, hvis det er nødvendigt.

Logikken bag denne organisering er at holde supportkæden på så få hænder som muligt og dermed simplificere processen for alle parter.

Optimering gennem indsamling af sager ét sted

Med denne model sikrer Svendborg Kommune først og fremmest, at de enkelte sager havner det rigtige sted. Organiseringen fungerer også som en slags tragt, hvor basale sager håndteres hurtigt ude blandt børnehusene, og Netcompany modtager derfor udelukkende de komplekse sager. Modellen giver ligeledes implementeringskonsulenten mulighed for at vurdere og screene, hvorvidt en sag reelt set tilhører Netcompany. Endvidere giver modellen mulighed for at tracke, de sager, der går igen på tværs af de enkelte børnehuse.

Konsulenten har også mulighed for at optimere sin support ved at yde fælles support og hjælp gennem små videoer, der viser, hvordan problemet løses. Små videoer har vist sig at være en succes på skoleområdet, da videoerne hurtigt og visuelt afhjælper problemerne for de travle medarbejdere. Og netop hastighed bliver en vigtig faktor på supportområdet for dagtilbuddene, hvor medarbejderne naturligvis har mindre skærmtid end på skoleområdet.

Fra pædagogisk teamleder til Aula superbruger

For at sikre en holdbar model har Svendborg Kommune indledningsvis sørget for at kvalificere deres model gennem dialog med kommunens forskellige områdeledere for at sikre, at kommunen får udvalgt de rigtige medarbejdere til opgaven som superbrugere på dagtilbudsområdet. Derudover har kommunen investeret i undervisning af superbrugerne hos Netcompany for at sikre, at superbrugerne kan varetage opgaven og er i stand til at undervise eget personale i brugen af Aula.

Kommunen har som supplement afholdt en fælles workshop for kommunens 35 pædagogiske teamledere (superbrugere) med henblik på at hjælpe dem med opsætningen af Aula. Lisbet tilføjer, at workshoppen med fordel kan afholdes i lidt mindre grupper, da det vil skabe et mere intimt rum, hvor teamlederne kan gå i en dialog om hjælp til lokale afklaringer, beslutninger vedrørende samtykker, faglige diskussioner m.v. Endelig har Svendborg Kommune etableret et netværk for superbrugerne som faciliteres af Lisbet og implementeringskonsulenten i faste intervaller.

Næste skridt

Selvom Svendborg Kommune endnu ikke har haft mulighed for at afprøve deres supportorganisation på dagtilbudsområdet i praksis, så tror de på, at de har fået etableret en solid model, da de trækker på deres erfaringer fra implementeringen af Aula på skoleområdet. Og netop erfaring fra tidligere er nøgleordet for kommunens pragmatiske tilgang – med forbehold for de forskelle, der er mellem skole- og dagtilbudsområdet. Lisbet ved, at det er umuligt at helgardere sig, men med forberedelserne føler Svendborg Kommune sig godt rustet til at tage hånd om de udfordringer, der måtte opstå undervejs, når Aula tages i brug på dagtilbudsområdet i starten af det nye år. Samtidig har den helt tydelige afklaring og kommunikation omkring, hvem de enkelte medarbejdere skal kontakte i forbindelse med support og hjælp skabt ro og tryghed blandt de involverede.

Forude ligger forberedelserne til kommunens næste supportrelaterede initiativer i forbindelse med go-live. Disse initiativer trækker ligeledes på positive erfaringer fra forrige udrulning på skoleområdet:

  • Etablering af et “war room”På nuværende tidspunkt overvejer Lisbet, hvorvidt Aula-projektgruppen skal etablere et såkaldt ”war room”, hvor alle relevante folk i projektet bookes ind x-antal timer i løbet af udrulningsugen, så man sikrer, at de relevante ressourcer er samlet et sted. Sidste år oplevede projektgruppens seks medarbejdere, at det var udfordrende at få fat i hinanden, i en tid med mange henvendelser. Dette ønsker man at være på forkant med denne gang.  Lisbet har derfor indkaldt de rette personer, så de har god tid til at rydde deres kalendere allerede nu.

 

  • Hjælpecaféer

Kommunen forbereder ligeledes at etablere hjælpecaféer, efter arbejde, til støtte for de forældregrupper, der har brug for ekstra støtte og vejledning. Det kan for eksempel være grundet sproglige barriere eller lignende. Kommunen har i denne forbindelse haft stor gavn af at inddrage forskelligt materiale fra KOMBIT. Blandt andet KOMBITs trin-for-trin-guide, der kan hentes i forskellige sprog her. Lisbet tilføjer, at kommunen på nuværende tidspunkt planlægger at afholde et enkelt eller to arrangementer i starten af det nye år.

Tips og Tricks

Som tillæg til Svendborgs Kommunes interne oversigt over deres supportorganisation anbefales det, at kommunen laver en simpel visualisering rettet mod forældrene, der kan hænge ude i daginstitutionerne og eventuelt udleveres som klistermærker. Nedenfor er et eksempel fra Gladsaxe kommune, som man kan lade sig inspirere af:

Dagtilbud godt i gang med Aula i Lyngby-Taarbæk

I Lyngby-Taarbæk Kommune er man godt i gang med implementeringen af Aula i dagtilbud. Nedenfor kan du læse om nogle af de foreløbige erfaringer.

Lyngby-Taarbæk har siden 1. juni 2020 som pilotkommune haft forældre på Aula i deres pilotinstitution. Og Lyngby-Taarbæk Kommune har nu også givet mulighed for at flere af deres institutioner går i gang med at bruge Aula. Helt konkret kan institutionerne selv bestemme og vurdere, hvornår det er det rette tidspunkt for dem at rulle medarbejderne og forældrene på Aula, blot det sker inden det nuværende system lukker ved nytår.

Aula er blevet taget godt imod

KOMBIT har talt med dagtilbudsleder Mette Zander, om erfaringerne i en Corona-ramt hverdag her et godt ½ år efter opstarten med Aula. Mette fortæller, at Aula fungerer upåklageligt og er nemt at bruge. I Lyngby-Taarbæk har man været vant til at bruge et system til forældrekommunikation, hvilket har gjort overgangen let. Hendes oplevelse er, at medarbejderne har taget godt imod Aula. Hun nævner de kendte udfordringer med komme/gå og melde ferie, men forventer at de kommende opdateringer vil rette op på det bøvl, de oplever pt.

Superbrugerne er vigtige både for at sikre håndtering af tekniske spørgsmål, men i lige så høj grad som hjælper til den gode anvendelse. Der bliver løbende holdt samtaler på tværs af superbrugerne om brugen af Aula. Mette har også involveret forældrebestyrelsen i, hvordan Aula skal bruges i hendes institution. Fx om hvor og hvornår billeder lægges op, samt hvordan man skriver beskeder og opslag. Det giver en god forventningsafstemning mellem det pædagogiske personale og forældrene.

Ledernes roller og opgaver skal være tydelige

Mette vurderer, at det er vigtigt at beskrive særlig ledernes rolle og opgaver tydeligt. De har et stort ansvar for at få Aula til at fungere og skabe mening i hverdagen. Særligt er koblingen mellem de brugeradministrative systemer og Aula det, som volder flest problemer. Lederne har i Lyngby-Taarbæk opgaven med at oprette børn og grupper, og hvis man ikke helt forstår koblingen mellem de to systemer, kan det være svært at få styr på den gode brug. Her har superbrugerne været en god hjælp, da de hjælper med oprettelse af nye børn, når det bøvler. Lederne har også et stort fokus på GDPR og har taget stilling til en række retningslinjer om GPDR og den gode brug af Aula.

Alt i alt er melding fra Lyngby Taarbæk, at man bare skal komme i gang med at bruge Aula. Når først medarbejdere og forældre er på er det lige til.

Dagplejerne i Næstved er godt i gang

Når dagtilbud i de kommende måneder tager Aula i brug vil også dagplejerne være med. Her kan du læse mere om, hvordan man i Næstved Kommune forbereder sig på, at dagplejerne skal bruge Aula.

Dagplejerne i Næstved Kommune har taget rigtig godt imod Aula. Aula har skabt et virtuelt rum, hvor beskeder, opslag og billeder bliver delt med forældrene. Hver dagplejer har fået sin egen gruppe i Aula, og har fået tilknyttet de forældre, som har børn i den lokale dagpleje. På den måde er hver dagplejer sin egen ”stue” i én fælles ”institution” på tværs dagplejegruppen. Dagplejerne fortæller, at Aula er nemt at bruge og samme melding kommer fra forældrene.

Siden sommer har en udvalgt gruppe af dagplejere haft adgang til Aula, som del af pilotprojektet på dagtilbudsområdet i Næstved Kommune. Til nytår kommer resten af kommunens dagplejere på Aula. Man har tidligere haft NemBørn til dagplejerne, så derfor er dagplejerne også vant til at kommunikere digitalt. Men overgangen til Aula er gået over alt forventning.

Nemt at bruge

Thorbjørn Øster og Thomas Vang, som er henholdsvis projektleder og tovholder for dagpleje-projektet i Næstved Kommune, fortæller at det har været nemt at få dagplejerne til at bruge Aula. Thomas har gennemgået Aula med dagplejerne og haft fokus på hvordan særligt beskeder, opslag og galleriet fungerer. I første omgang er det de funktioner, som dagplejen bruger. Som Thorbjørn og Thomas fortæller, så er det en succes i sig selv, at de tre funktioner skaber værdi for dagplejerne. Så kan man altid kigge ind i, om ferieregistrering og komme/gå også skal bruges blandt dagplejerne.

Forældrene melder også, at Aula er nemt at bruge. De er sågar begyndt at lægge billeder op af børnene, når de er på ferie. Så er der noget at tale om, når man kommer hjem igen og måske kan de andre børn i dagplejen se, hvor barnet på ferie henne. De giver et godt udgangspunkt for snakken mellem dagplejen, børnene og forældrene.

Fælles retningsliner

Aftalen er, at dagplejerne én gang om ugen ligger billeder op af børnene samt giver praktisk information via beskeder og opslag. Aftalen betyder, at dagplejerne ikke skal føle, at de hele tiden skal lægge indhold på Aula. Men at man sammen i projektet kan blive holdt til ilden og få brugt Aula regelmæssigt for at lære det at kende og finde ud af, hvornår og hvordan Aula skaber mest værdi for dagplejerne og forældrene. Typisk er det i frokostpausen, dagplejerne bruger Aula.

Næste skridt

Thorbjørn fortæller, at det, dagplejerne har brugt Aula til på nuværende tidspunkt, i sig selv er en rigtig god historie i Næstved Kommune. Selvfølgelig vil man gerne kunne bruge Aula til dialog på tværs af medarbejdergrupper, måske registrere komme/gå eller måske samarbejde yderligere ved sygdom og ferie via Aula. Men det skal nok komme – både i takt med udviklingen af Aula, kobling til andre systemer samt når det er tid til dagplejerne begynder at anvende Aula endnu mere.

Gentofte Kommune godt i gang med nye hjemmesider til dagtilbud

Når dagtilbudene i den kommende tid går i gang med at bruge Aula, medfører det også helt nye hjemmesider, der er bygget i Aulas hjemmesideløsning. I Gentofte Kommune er man allerede godt i gang med at få oprettet nye hjemmesider til alle dagtilbud.

Som en del af Aula-løsningen bliver alle dagtilbud også tilbudt et værktøj til at bygge en hjemmeside. Det sker i CMS-løsningen Drupal, og det er det samme værktøj, som bliver brugt på skolerne.

I Gentofte Kommune har man allerede i et stykke tid været i gang med at få planlagt og udviklet de nye hjemmesider. Det skyldes blandt andet, at man ønsker at blive færdig med hjemmesiderne, før medarbejderne skal kaste sig ud i arbejdet med at få taget Aula godt i brug i institutionen.

Arbejdet med hjemmesiderne bygger i høj grad videre på de erfaringer man har fra skoleområdet. Aula-projektleder Annemette Fage Bang fortæller:

“Da vi skulle lave hjemmesiderne til skolerne udviklede vi et koncept i samarbejde med vores kommunikationsafdeling. Det koncept genbruger vi nu til dagtilbudene i en videreudviklet og tilpasset form.”

Vigtigt opstartsmateriale

I praksis har alle dagtilbud modtaget et opstartsmateriale, som beskriver, hvad man skal beslutte, producere og samle inden man kan gå i gang med selve hjemmesiden. Det drejer sig fx om, hvilke tekster man skal have skrevet, og hvilke materialer man skal have klar. I opstartsmaterialet er der særligt fokus på fif omkring webtilgængelighed. Og så er der også beskrivelser af de kommunale retningslinjer i Gentofte, hvor man fx har udvalgt et farvetema, som skal gå igen på både skoler og dagtilbud i kommunen.

Medarbejdere i Gentofte Kommune hjælper institutionerne med at få styr på deres nye hjemmesider. Annemette Fage Bang forklarer, at formålet med opstartsmaterialet er, at dagtilbudene kan forberede sig til det egentlige opsætningsmøde, hvor de lærer at sætte siderne op. Og det er meget vigtigt, at alt er klart til at blive sat op, når deltagerne kommer til mødet:

“Når deltagerne kommer til mødet, skal alt materialet helst være klart i wordformat. For derefter bliver det ren teknik – altså hvad skal lægges ind hvor. Når man sidder og skal sætte op er det vigtigt at man ved, hvad der skal stå hvor og ikke bare får ideerne løbende.”

Nemt system

Opstartsmødet tager ca. 3 ½ time, og det meste af mødet går med, at deltagerne kan arbejde med siderne og stille spørgsmål, når det er nødvendigt. På grund af corona blev møderne afholdt digitalt, og mellem 6 og 8 dagtilbud deltog i hver workshop.

Annemette Fage Bang forklarer, at det er dagtilbudene selv, der beslutter, hvem der skal deltage i møderne, men at det ofte er lederne, der deltager. Fokus har været på, at den der deltager skal have en vis teknisk forståelse.

“Dem der sidder med opgaven har meget forskellige forudsætninger. Det er ikke svært at bruge CMS’et, og det sværeste er i virkeligheden nok at logge på, men de arbejder meget forskelligt med opgaven. Det er udgangspunktet”.

Stor valgfrihed

I Gentofte har man valgt at lade det være meget op til den enkelte institution at vurdere, hvad hjemmesiderne skal indeholde. Dog har man – særligt på skoleområdet – valgt at arbejde med en hovedstruktur, som alle institutioner skal arbejde efter. Det skal fungere som institutionens visitkort og gøre det muligt for forældrene hurtigt at finde den information man leder efter. Der skal altså ligge bestemte informationer bestemte steder på siderne. Men man kan også supplere med andre ting – fx politikker som er særlige for den enkelte institution.

Annemette Fage Bang fortæller, at der findes en skabelon, men at det i høj grad er op til den enkelte institution at finde ud af, hvordan man vil opbygge sin nye hjemmeside.

“Vores skabelon indeholder især ideer til topmenuer og underpunkter. Men vi har opdaget, at det ikke er så nemt, og at der er større forskelle på dagtilbud end mellem vores skoler, så på dagtilbudsområdet går vi i praksis mere op i at der ikke fx er 20 menupunkter.”

Fokus på nye forældre

Annemette Fage Bang forklarer, at rådene til institutionerne blandt andet er, at de skal huske at man nogen gange skal fortælle mindre end man tror. Ikke mindst fordi man også skal have fokus på at bygge en hjemmeside, man kan holde opdateret.

“Vi har et stort fokus på tidløshed, selvom vi selvfølgelig er helt bevidst om, at der jo sker ting over tid. Hjemmesideopgaven vil jo tit ikke have stort fokus i dagligdagen, og det bliver som oftest lederen eller en pædagog, der bliver ansvarlig.”

Desuden er der rådgivning til institutionerne i forhold til målgrupper, og her er det typisk ikke de eksisterende forældre i institutionen, der er de vigtigste:

“Det vil ofte være potentielle nye forældre, der kigger på hjemmesiden. For info til forældre kommer jo ellers i Aula.”

Det vigtigste råd Annemette Fage Bang kan give til andre, der skal i gang med at sætte hjemmesider op er, at man skal prioritere at få materialerne klar, inden man går i gang med at sætte siderne op. Og så mener hun, at det er en god ide, at man afholder workhops og sørger for at være tilgængelig for dem, der skal sætte siderne op:

“Vi havde med vilje sat god tid af på vores online workshops. Man kan komme rigtigt langt på de tre timer, for det er et forholdsvist nemt system, når man lærer det at kende, og når man så er kommet godt ned i det, er det nemt at komme videre.”

 

Aula kommer – spændingen stiger

Når man tager et nyt system, som Aula i brug, vil det ofte medføre både usikkerhed, forvirring og frustrationer. Nedenfor gennemgår vi nogle af de typiske reaktionsmønstre man kan forvente, og hvordan man evt. kan arbejde med dem, så overgangen til det nye system bliver så godt som muligt.

I de kommende måneder står alle kommuner overfor at skulle give medarbejdere og forældre adgang til Aula og begynde at anvende Aula i hverdagen. Det giver selvsagt svedige håndflader, når så mange nye brugere skal begynde at anvende Aula dagligt. Det gælder formentligt både i KOMBIT, i kommunerne og ude på de enkelte institutioner. Medarbejdere og forældre er måske begyndt at spørge lidt mere ind til Aula og måske oplever nogen en usikkerhed om, hvordan Aula kommer til at påvirke ens egen hverdag.

Forandringer, som sker, når man implementerer et nyt it-system, handler ikke kun om det, vi kan se med det blotte øje. Det handler i lige så høj grad om alt det der sker mellem mennesker og inden i os sig. I Aula-projektet i KOMBIT har man en særlig fokus på de elementer, der ligger over stregen på figuren nedenunder. Det vil sige, at udvikle og beskrive Aulas funktioner, at kommunikere om Aula og skabe struktur i implementeringen fx i form af uddannelser og netværksmøder. Men elementerne, der ligger under stregen – det skjulte isbjerg – er lige så vigtige. Det er elementer som at ændre adfærden hos kollegaer, der nu skal anvende Aula og måske endda begynde at samarbejde på andre måder og med andre kollegaer. Her er det at kommunerne løfter en kæmpe opgave.

Figur: Forandringer berører forhold, som ikke umiddelbart kan ses

De gode historier – lad os dele dem

Vi ved, at rigtig mange af jer er rigtig godt i gang med implementeringen af Aula og med at skabe et godt grundlag for den forandring medarbejdere, ledere og forældre oplever.

I denne artikel giver vi tre konkrete bud på, hvordan man kan arbejde med at gøre usikkerheden omkring Aula mindre og give medarbejdere og forældre en god start med Aula. Vi håber så, at I har lyst til at dele konkrete eksempler med os, om hvordan I arbejder med at mindske usikkerhederne og øge den positive forventning omkring Aula og i sidste ende komme godt fra start med Aula så medarbejdere, ledere og forældre får mest muligt ud af Aula.

De kommuner, der har lyst til at dele en historie, tager vi fat på for at høre nærmere om deres konkrete eksempel. I behøver altså ikke at have udarbejdet beskrivelser eller notater på forhånd. Send os en mail på aula@kombit.dk så kontakter vi jer.

Aula er en forandring af hverdagen

Når man implementer et nyt it-system som Aula, giver det forandringer i hverdagen. Forandringer i hverdagen giver typisk en usikkerhed, forvirring eller måske endda frustrationer blandt de mennesker, der skal til at benytte systemet. Uanset hvor meget man forbereder implementeringen og anstrenger sig, kommer der altid et dyk ned i ”fortvivlelsens afgrund”. Det udtrykker sig typisk i reaktioner ala ”Jeg forstår det ikke”, ”Jeg kan ikke lide det” eller måske endda ”jeg kan ikke lide dig”. Nedenstående figur viser, hvordan forandringer påvirker en organisation og mennesker over tid i forbindelse med fx implementering af et it-system som Aula.

Figur ”Fortvivlelsens afgrund”.

Når Aula bliver åbnet op for medarbejderne og forældre, kan man derfor arbejde med at eliminere afgrundens dybde, så overgangen fra det nuværende system over til Aula bliver så god som muligt.

Vi har her givet bud på, hvad man kan arbejde med for at løfte medarbejderne og forældre op igen.

Reaktion 1: Jeg forstår ikke Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Sikre tilgang til samme information om projektet (udfordringer, trends, udefra kommende betingelser) som observeres og gør indtryk, og den erkendelse af behov for at handle, som udvikles på baggrund heraf
  • Hav tålmodighed og gentag budskaber om hvad Aula er og kan bruges til hos jer
  • Giv mulighed for at drage alle involverede ind i planlægningen. Alles stemme høres, hidtidige historier afsluttes og nye skabes i fællesskab​
  • Hav rum for åbne dialoger som skaber en fælles klar kontekst og kommunikation om baggrund, hensigt og perspektiv på Hvad kan man gøre for at hjælpe både kort og lang sigt

Reaktion 2: Jeg kan ikke lide Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Skab et forum, hvor det er tilladt at udtrykke tvivl, usikkerhed om den nye hverdag med Aula
  • Gå i dialog, og løbende lytte på bekymringerne med ægte interesse – møde de berørte, der hvor de er – følelsesmæssigt på deres ”boldbane”​
  • Involver i planlægning af fremtidige rammer og muligheder, processer og metoder.​

Reaktion 3: Jeg kan ikke lide dig

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Undersøg ”støjen” i relationen og adfærden; ”Når du … hvad handler det så om?”​
  • Undersøge og udrede forbindelser med personen – tidligere tab, problemer, nedskæringer, osv.​

Inddragende kommunikationsformer

Hvordan man griber kommunikationen og inddragelsen omkring forandringen an er meget forskellig. Det afhænger typisk af hvor meget tid og ressourcer man har. Men det afhænger også af, hvad der er behov for lokalt. Nedenstående figur viser samspillet mellem massekommunikation og mellemmenneskelig kommunikation og hvilken effekt, det kan have for den adfærd, man oplever.

Man kan, som figuren viser, arbejde med alt fra nyhedsbreve, (virtuelle) stormøder eller mindre gruppemøder. Alt sammen vil have en effekt i større eller mindre grad på hvordan forandringen, som kommer med Aula, opleves.

Figur ”Kommunikationsformer”.

Vi håber artiklen har givet lidt inspiration til, hvordan man kan støtte de forandringer, der sker når Aula bliver implementeret og reelt begynder at blive anvendt af medarbejdere, ledere og forældre i foråret. Måske har din kommune allerede gode erfaringer med nogen af eksemplerne? Og måske har du lyst til at fortælle mere om jeres erfaringer og inspirere andre kommuner. Så ræk ud til os ved at skrive en mail på aula@kombit.dk.