Brugerne af Aula kan se frem til nye muligheder. I weekenden vil Aula nemlig blive opdateret til release 2.7.

For at få ændringer godt implementeret er det imidlertid nødvendigt at opdatere alle begivenheder og skemabrikker i Aulas database. Derfor vil Aula denne gang være lukket lidt længere end normalt ved opdateringer. Det vil således ikke være muligt at komme på Aula i weekenden fra fredag den 21. april kl. 20:00 til søndag 23. april kl. 12:00.

Nyt til blandt andet kalender og beskeder

Opdateringen af Aula betyder forbedringer til de fleste af Aulas funktionaliteter. Blandt de væsentligste ændringer er:

• Det bliver nu muligt at redigere i enkelte begivenheder, der er oprettet som en del af en serie. Det betyder, at hvis man har oprettet begivenheder, der bliver gentaget – fx hver uge – kan man fremover gå ind og rette eller slette en eller flere af disse begivenheder uden at skulle rette i hele serien.
• Når man inviterer til en begivenhed via Aulas kalender, vil man fremover kunne anmode modtageren om at fortælle, hvor mange børn og voksne der kommer.
• Medarbejdere får nu bedre muligheder for at redigere i albums i galleriet – også albums de ikke selv har oprettet.
• I Aulas besked-modul vil der fremover være en “skraldespandsmappe”. Hvis man sletter en besked ved en fejl, er den derfor nu ikke automatisk mistet for evigt, men kan genfindes i skraldespanden.

Du kan læse mere om indholdet i Aula via disse links:

• For forældre: Beskrivelse af Aula release 2.7
• For medarbejdere: Beskrivelse af Aula release 2.7
• For medarbejdere: Video om Aula release 2.7 (obs: åbner i eksternt link i Vimeo.com)
• For systemadministratorer og superbrugere: Beskrivelse af Aula release 2.7
• For systemadministratorer og superbrugere: Video om Aula release 2.7 (obs: åbner i eksternt link i Vimeo.com)

Hvem beslutter udviklingen af Aula?

Aula bliver opdateret ca. tre gange om året med ny funktionalitet eller forbedringer af eksisterende funktionalitet. Indholdet af opdateringerne af Aula bliver besluttet af den kommunale styregruppe på baggrund af anbefalinger fra Aulas faggruppe.

Beslutninger om prioriteringer bliver besluttet ud fra parametre, som tilfredsheden med de enkelte moduler af Aula, modulernes strategiske prioritering og pris. Designet og implementeringen af funktionerne bygger på data indhentet fx gennem test, brugertilfredshedsmålinger og workshops. Du kan læse mere om prioriteringer af ændringer på aulainfo.dk her

I videoerne nedenfor kan du se en kort introduktion til indholdet af weekendens opdatering af Aula til release 2.7. OBS: Ved klik på links’ne åbner videoerne op i Vimeo.com.

Denne weekend – 2. dec. 2022 – 3. dec. 2022 – bliver Aula opdateret til version 2.6. Opdateringen byder på en lang række forbedringer og rettelser.

Blandt de vigtigste ændringer i denne opdatering er:

• Det bliver fremover muligt at redigere og slette en afsendt besked i Aula, så man selv kan rette fejlen, hvis man fx har sendt en besked til den forkerte modtager eller opdager en fejl i en afsendt besked. Slettede og redigerede beskeder vil dog fortsat kunne ses af kommunens administrator.
• I browserversionen af Aula er søgefunktionen i beskedmodulet udvidet, så det nu bliver nemmere at finde de beskeder man søger. Fremover vil man således blandt andet kunne søge i beskeder på baggrund af datointerval, opretter af samtale, deltagere af samtale og vedhæftet indhold
• Det bliver nu muligt at finde en række nye typer lister, og listerne er blevet nemmere at skrive ud i en pæn version. De nye lister i Aula er telefonliste, fotoliste, fødselsdagsliste og afkrydsningsliste.
• Opslag i Aulas overblik vil fremover blive sorteret efter redigeringsdatoen fremfor oprettelsesdatoen. Det skal gøre det nemmere for brugerne at få et brugbart overblik.
• Hvis man er typen, der lader sig stresse over de røde mærker, der fx fortæller, hvor mange ulæste beskeder man har i Aula, er der nu hjælp at hente. Det bliver nemlig fremover muligt nemt at rydde alle notifikationer, som man har liggende i Aula. Der kan ryddes notifikationer fra følgende menupunkter: overblik, kalender, beskeder, komme/gå, galleri og dokumenter.

Aula utilgængelig i ca. 12 timer

På grund af opdateringen vil det ikke være muligt at logge på Aula fra fredag den 2. dec. 2022 kl. 22:00 til lørdag den 3. dec. 2022 kl. ca. 10:00.

Når Aula åbner lørdag, kan der være beskeder, man ikke kan søge frem via Aulas søgefunktion, selvom man godt kan læse dem i beskedmodulet. I løbet af søndagen vil dette komme til at fungere igen.

Hvem beslutter udviklingen af Aula?

Aula bliver opdateret ca. tre gange om året med ny funktionalitet eller forbedringer af eksisterende funktionalitet. Indholdet af opdateringerne af Aula bliver besluttet af den kommunale styregruppe på baggrund af anbefalinger fra Aulas faggruppe.

Beslutninger om prioriteringer bliver besluttet ud fra parametre, som tilfredsheden med de enkelte moduler af Aula, modulernes strategiske prioritering og pris. Designet og implementeringen af funktionerne bygger på data indhentet fx gennem test, brugertilfredshedsmålinger og workshops. Du kan læse mere om prioriteringer af ændringer på aulainfo.dk her

Natten mellem 26. og 27. august 2022 er Aula opdateret til release 2.5. Det betyder en række forbedringer af forskellige funktioner i Aula.

På grund af opdateringen vil man ikke kunne komme på Aula fra fredag nat den 26. august omkring midnat til lørdag den 27. august kl. 10:30.

På grund af ændringerne til samtykker skal alle medier desuden opdateres, og det kan betyde, at der kan gå op til en uge før alle gamle medier – herunder billeder og albums – igen vil være synlige i Aula.

En ny version af Aula-app’en vil være tilgængelig i Google Play store efter releasen. Der kan gå nogle dage før den opdaterede version af appen er tilgængelig i Apple App store.

Opdateringen medfører en ændring af den måde samtykker håndteres på i Aula. Det kan du læse mere om på denne side (for forældre) eller denne side (for medarbejdere). 

Vi dette link kan du se en video med de væsentligste ændringer i den nye release (linker til Vimeo.com).

Du kan læse om de væsentligste ændringer for dig i forbindelse med opdateringen i disse beskrivelser:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.5

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.5

Administratorer: Nye opdateringer i Aula – release 2.5

Vær opmærksom på, at der kan være lokale forhold, der gør, at du fx endnu ikke har mulighed for at benytte Aulas komme/gå-modul. Hvis du vil vide mere om strategien for Aula i din kommune skal du kontakte din institution eller din lokale systemansvarlige.

Via nedenstående links kan du finde nogle hurtige oversigter over det nye i releasen. Disse oversigter er særligt beregnet til hurtig information til brugere i skoler og dagtilbud.

Forældre: Nyt i Aula i release 2.5

Medarbejdere: Nye funktioner i Aula i release 2.5

Administratorer og superbrugere: Nyt i Aula i release 2.5

Natten mellem 1. og 2. april 2022 bliver Aula opdateret til release 2.4. Det vil betyde forbedringer af komme/gå-modulet, kalenderen, beskeder og sikre filer.

På grund af opdateringen vil man ikke kunne komme på Aula fra fredag den 1. april kl. 22:00 til lørdag den 2. april kl. 9:00.

En ny version af Aula-app’en vil være tilgængelig i Google Play store efter releasen. Der kan gå nogle dage før den opdaterede version af appen er tilgængelig i Apple App store.

Du kan se en kort introduktion til forbedringerne i disse videoer:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Administratorer: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Hvis du hellere vil læse om ændringerne, kan du gøre det i disse beskrivelser af den nye release:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Administratorer: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Vær opmærksom på, at der kan være lokale forhold, der gør, at du fx endnu ikke har mulighed for at benytte Aulas komme/gå-modul. Hvis du vil vide mere om strategien for Aula i din kommune skal du kontakte din institution eller din lokale systemansvarlige.

Via nedenstående links kan du finde nogle hurtige oversigter over det nye i releasen. Disse oversigter er særligt beregnet til hurtig information til brugere i skoler og dagtilbud.

Medarbejdere: Nye funktioner i Aulas komme/gå-modul

Medarbejdere: Nyt i Aula i sikre filer, kalender og beskeder

Forældre: Nye funktioner i Aula

Lørdag den 27. november er Aula blevet opdateret med nye funktioner til Komme/gå, beskeder og kalender.

Den nye opdatering medfører væsentlige forbedringer af ugeoverblikket, hvor man  nu kan få et overblik over børnenes komme- og gåtider for en uge af gangen og kan se en detaljeret visning for hele dagen.

Ferieanmodninger rykkes fra kalender til komme/gå-modulet, og som medarbejder bliver det muligt at besvare ferieanmodninger på vegne af forældre. Desuden bliver ferieanmodninger nu opdateret, når afdelinger opdateres.

I beskeder bliver det som noget nyt muligt at markere beskeder som læst eller ulæst i indbakken.

Du kan få en kort introduktion til opdateringerne i nedenstående videoer:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Du kan også læse om alle ændringer i disse beskrivelser af den nye release:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Vær opmærksom på, at der kan være lokale forhold, der gør, at du fx endnu ikke har mulighed for at benytte Aulas Komme/gå-modul. Hvis du vil vide mere om strategien for Aula i din kommune skal du kontakte din lokale systemansvarlige.

Lørdag morgen den 20. marts 2021 vil Aula blive opdateret med release 2.2. Denne opdatering vil primært indeholde to vigtige dele:

• Funktionalitet til brug på bosteder: Med den nye opdatering bliver det muligt at oprette bosteder og officielt tilknyttede personer i Aula. På den måde bliver det muligt for skole og dagtilbud at kommunikere med medarbejdere på bosteder og andre døgn- eller dagtilbud for udsatte børn og unge. Medarbejderne på bostederne får adgang til Aula, så de har mulighed for at kommunikere om de børn, de er tilknyttet.
• Forbedringer til Sikker Fildeling: Opdateringen indeholder en række forbedringer til Sikker fildeling, blandt andet et forbedret overblik og en forbedret versionshistorik. Derudover bliver det muligt at eksportere sikre filer, der fx kan sættes ind i kommunens sagsbehandlingssystem. Det er også muligt at dele sikre filer med forældre, hvis børn, de sikre filer omhandler.

Derudover vil release 2.2 indeholde en række fejlrettelser.

Du kan læse hele beskrivelsen af indholdet af den nye release her.

Med et system i drift og mange ønsker til videreudvikling, har Aula-projektet brug for en gennemskuelig prioriteringmodel med rod i en opdateret mission. Derfor har Aulas kommunale styregruppe i de seneste måneder genbesøgt Aulas strategi, og det er der kommet en række præciseringer og en ny model ud af.

Præciseringerne af strategien har været vigtige af flere grunde:

• Aula er kommet i driftfasen, og det er en anledning til at genbesøge strategien for Aula i lyset af erfaringerne fra udviklingsforløbet.
• Det er vigtigt, at kriterierne for prioritering af Aulas videreudvikling er gennemsigtige for alle kommuner, og for brugerne af Aula.
• Aulas midler til videreudvikling er ikke ubegrænsede, så der er behov for at kunne fokusere på tiltag, der giver størst mulig værdi.
• Kommunernes it-leverandører har, for at kunne investere, behov for at vide, hvad Aula påtænker at løse, og hvad markedet skal tage sig af.

Består af mission og model

Produktstrategien for Aula består af en mission og af en prioriteringsmodel. Missionen beskriver den værdi, som Aula skal skabe, for hvem værdien skal skabes og ved hjælp af hvad. Du finder missionen her. 

Den nye prioriteringsmodel skal bruges i arbejdet med at videreudvikle Aula og prioritere blandt de mange – ofte meget forskellige – udviklingsønsker, som kommunerne har meldt ind. Modellen skal samtidig sikre, at det er gennemskueligt for kommuner og brugere, hvorfor Aula bliver udviklet, som det gør. Prioriteringsmodellen gennemgås her.

Nye grupper skal give vigtige input

Som et led i arbejdet med at skabe grobund for gode prioriteringer er også organiseringen af Aula blevet genbesøgt over det seneste år. Det har blandt andet ført til etableringen af brugerpaneler på medarbejdersiden, og i løbet af første halvdel af 2021 vil dette blive fulgt op med etablering af brugerpaneler også for forældre. Desuden er der blevet nedsat en faggruppe med repræsentanter fra både skole- og dagtilbudsområdet.

Grupper og paneler skal sikre, at styregruppen får nem adgang til viden og input fra de mennesker, der bruger Aula i deres hverdag, og at projektet hurtigt kan få fat i ekspertviden fx i forbindelse med udvikling og designvalg.

Natten til lørdag er det blevet tid til årets fjerde større opdatering af Aula. De vigtigste tilføjelser i denne opdatering – release 2.1 – er:

• Mulighed for synkronisering af kalender: Det bliver nu muligt at synkronisere sin Aula-kalender med en ekstern kalender. Der er tale om en envejssynkronisering, så det er muligt at se éns Aula-begivenheder i en anden kalender, fx Outlook. Vær dog opmærksom på, at muligheden for kalendersynkronisering kan være slået fra i nogle kommuner.
• Forbedringer til komme/gå-modulet: Der kommer nu en lang række forbedringer til komme/gå herunder forbedrede muligheder for overblik, filtering og sortering, påmindelser og eksport af data.
• Bedre søgning i beskeder: Det bliver nu nemmere at finde frem til specifikke beskeder – blandt andet vil søgeresultater blive vist på en mere overskuelig vis og man kan nu kombinere søgning, filtrering og sortering af beskeder.
• Genaktivering af brugerprofiler: Hvis en profil fjernes ved en fejl vil det nu være muligt at genskabe data i syv dage.

På grund af opdateringen vil Aula være helt eller delvist utilgængelig i perioder lørdag den 19. december 2020.

Aulas app vil ligge tilgængelig i Google Play store og Apple App store efter opdateringen. Der kan dog gå nogle dage før den opdaterede app kan hentes i Apple App store.

Du kan læse hele beskrivelsen af den nye opdatering her. 

For at få den størst mulige værdi af Aula er det vigtigt, at institutionerne er bevidste om, hvordan man bruger det. Det gælder både for skoler og i dagtilbud. På baggrund af erfaringerne fra skoleområdet har KL nu udviklet en værktøjskasse, som dagtilbud og forvaltninger kan bruge til at få skubbet brugen af Aula godt i gang.

Udgangspunkt i anvendelsesstrategi

Når Aula skal gøres til en naturlig del af dagtilbuddenes hverdag, bør det gøres med udgangspunkt i en anvendelsesstrategi, der fx angiver hvordan og hvornår man vil bruge Aula. Anvendelsesstrategien skal være med til at styre og skabe fundamentet for bedre brug af Aula i dagtilbuddene, og dermed større værdi.

Som hjælp i arbejdet med at udvikle anvendelsesstrategien har KL nu udviklet en værktøjskasse, som indeholder konkrete og håndgribelige værktøjer. Blandt værktøjerne er guider til værdikortlægning og udarbejdelse af fremtidsscenarier samt tabeller til at udarbejde overblik over systemer og devices.

Vigtigt med dialog på tværs

Værktøjet er tænkt modulbaseret, så kommunen og de enkelte ledere kan udvælge og anvende de enkelte forslag til proces for udarbejdelse af strategien, som giver mening lokalt. I arbejdet med strategien er det vigtigt at få inddraget de rigtige mennesker og tage udgangspunkt i de behov og den hverdag man har i institutionen.

Kit Roesen som er programchef for Brugerportalsinitiativet i KL fortæller:

“Hvis man vil have mest mulig værdi ud af Aula i dagtilbud, er der brug for et vedvarende samarbejde mellem forvaltning, dagtilbudsledere og pædagogisk personale. Det er et vigtigt arbejde at få skabt og opretholdt den dialog og de aktiviteter, der skal til, på tværs af forskellige fagligheder.”

Værktøjskassen er udviklet i samarbejde med Implement Consulting Group og er målrettet dagtilbudsledere og -medarbejdere og medarbejdere i kommunernes forvaltninger.

For spørgsmål til værktøjskassen kontakt Caroline Bak Nygaard fra KL på cabn@kl.dk

Go-live for Aula på dagtilbudsområdet nærmer sig, og børnehusene ude i de enkelte kommuner er i fuld gang med at få opsat Aula lokalt og få uddannet eget personale i brugen af Aula.

Men hvad med forældrene? Julie Helbak, der er Aula-projektleder på dagtilbud og kommunal administrator i Randers Kommune fortæller, at kommunikationen ud mod forældrene på dagtilbud er et særligt fokusområde i kommunen, da børnenes rejse i Aula netop starter på dagtilbud. Det er derfor vigtigt for kommunen at sikre god kommunikation, der klæder forældrene godt på, skaber tryghed og giver dem en god indflyvning til en platform, der skal følge deres børn mange år frem.

Samtidig er kommunikationsaktiviteterne også med til at aflaste de enkelte børnehuse, der som nævnt har travlt med de sidste forberedelser og som muligvis ikke er stand til at besvare alle spørgsmål på nuværende tidspunkt.

Implementering i en Covid-tid

Men hvordan kommunikerer man, når man ikke er i stand til at mødes fysisk? Randers Kommune havde stor gavn af at inddrage forældrene i forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet og har naturligvis haft samme ønske for implementeringen på dagtilbud. Dog er meget af implementeringen af Aula på dagtilbud foregået virtuelt grundet Covid-19, og kommunen har derfor måtte tænke i andre baner for at sikre, at forældrene bliver inddraget og hørt i deres overvejelser om brugen af Aula.

Randers Kommune har derfor valgt at erstatte de fysiske forældreworkshops med virtuelle informationsmøder med forældrebestyrelser for de respektive børnehuse, selvejende institutioner og dagplejere og på den måde sikret, at forældrene er repræsenteret og inviteret med ind i implementeringsprocessen før go-live dagen.

Google Meet – det virtuelle alternativ

Helt lavpraktisk tager Randers Kommune Googles tjeneste Google Meet i brug til at afholde møderne. Tjenesten er gratis, tilgængelig for alle og kræver hverken at forældrene downloader en app, opretter en profil eller lignende. Tilgængelighed er en vigtig faktor for Julie, da hun gerne ville skabe et uformelt setup, som forældrene kan overskue i deres travle hverdag. Med Google Meet kan forældrene blot tilgå møderne via det link, som Julie har sendt ud i sine invitationer på mail og så er der på få sekunder adgang til møderne via en webbrowser.

Lad os se giraffen 

Møderne består af et kort virtuelt format af ca. 30 minutter og afholdes af tre omgange i løbet af de kommende uger i december måned, så forældrene kan hoppe på det møde, der passer dem bedst. Det er Julie selv, der står for at facilitere møderne og hun desuden inviteret et par pædagogiske konsulenter med.

Det overordnede formål med møderne er at inddrage forældrene gennem de enkelte børnehuses forældrebestyrelser og på den måde give forældrene indblik i, hvordan kommunen påtænker at anvende Aula. Møderne lægger ikke op til, at man skal i gang med de store drøftelser og ændringer i anvendelsesstrategien, men vise at man har gjort sig nogle tanker om, hvordan Aula skal anvendes på dagtilbud i Randers Kommune.

Derudover bruges mødet til at få virkeliggjort Aula ved at give forældrebestyrelserne basal viden om Aula herunder at vis kerneelementer og funktionalitet. Der er ikke tale om et teknisk møde, men en kort introduktion til Aula. Med andre ord – vise dem giraffen – Aula.

Forældrebestyrelserne er fyrtårne for resten af forældregruppen

Julie håber på denne måde at få aflivet nogle af de bekymringer, forældrene måtte have omkring Aula og skabe tryghed ved at vise Aula frem. Forældrene har afslutningsvis til møderne mulighed for at blive hængende i det virtuelle rum og stille spørgsmål, hvis de har lyst. Julie ser forældrebestyrelserne fyrtårne, der kan skabe tryghed ift. at fortælle de andre forældre om Aula og eventuelt besvare spørgsmål de andre forældre måtte have og forhåbentlig berolige dem.

Hvornår kommunikerer vi hvad?

Randers Kommune har gjort sig en del overvejelser omkring, hvornår det giver mening at kommunikere med forældrene – hvad skal komme først, og hvordan undgår man, at for meget information går i glemmebogen i løbet af juleferien? Julie mener, at det er vigtigt ikke at give for meget information for tidligt. Her er kommunens simple tilgang:

• FØR: Plakater i institutionerne samt udsendelse af en forældrefolder med introduktion til Aula sendes ud – samtidig med de virtuelle møder for forældrebestyrelsen. Kommunen vil gerne undgå at nogle forældre ved mere end andre, da det kan skabe usikkerhed.
• UNDER: Kommunikationsafdelingen i Randers kommune sender Information ud via Tabulex og lignende platforme, om at forældrene skal på Aula.
• EFTER: Nye møder, hvor øvrige forældre inddrages i dialogen om anvendelsen af Aula.

Inddragelse fortsætter

Randers Kommune mener, at det er vigtigt at se kommunikationen med forældrene i et længere perspektiv og ikke blot noget, der stopper efter go-live af Aula. Julie håber derfor på, at hun i det nye år kan inkludere endnu flere forældre i drøftelsen omkring anvendelsen af Aula, når systemet er taget i brug. På det tidspunkt vil der være mulighed for, at kommunen kan få noget helt andet og kvalitativt input fra forældrene, der er mere konkret, da systemet er i brug. Julie tror på, at denne inddragende tovejskommunikation er lige så vigtig og værdiskabende som den forberedende kommunikation via de virtuelle Google Meet-møder – det viser kommunens tidligere erfaringer på skoleområdet.