Medarbejder FAQ

På denne side finder du en FAQ, som indeholder de mest stillede spørgsmål omkring brugen af Aula.

Ønsker du en printvenlig version af FAQ’en, kan du finde den her.

Login

Hvor logger jeg ind på Aula?

  • Du logger ind på Aula på www.aula.dk, hvis du skal bruge Aula i en browser
    Du kan logge ind i Aula med en App på din telefon. Du kan downloade App’en ’Aula Medarbejder’ fra App-store eller Google Play fra den 9. maj. Forældre og elever kan downloade App’en ’Aula’ fra 1. august.

Hvad, hvis jeg både er lærer og forælder til et barn?

  • Hvis du har en delt rolle som forældre og medarbejder, skal du enten logge på Aula som forælder eller medarbejder. Hvis du er logget ind på Aula som medarbejder, men gerne vil tilgå forældre-siden, kan du skifte profiltype direkte i Aula. Klik på din profil og vælg ’Skift bruger til værge’ for at se information rettet mod dig som foræl-der. Appen downloades som to separate Apps, der knytter sig til hhv. medarbejder, og forældre og børn.

Beskeder

Hvor ser jeg sendte beskeder?

  • Beskeder i Aula ligger i beskedmodulet som beskedtråde. En beskedtråd har således både afsenders og modtagers beskeder samlet i én korrespondance. Disse er altså ikke opdelt i sendt og modtaget. Det betyder, at der ikke er en traditionel ind- og udbakke som det kendes fra e-mails.Det er altid den seneste beskedtråd, som ligger øverst i rækken af beskedtråde. Det gælder uanset, om den sidste besked heri er sendt af modtageren eller afsenderen.
    Du kan altid søge specifikt i beskedmodulet, fx på navne eller indhold.

Hvordan tilføjer jeg personer til eksisterende beskedtråde?

  • Hvis du ønsker at tilføje flere deltagere til en besked, gøres dette let ved at vælge den konkrete besked, klik på ’Flere’, og derefter på ’Tilføj modtagere’. Søg på den person du ønsker at tilføje, og klik på OK. Den nye deltager kan nu se hele den tråd, som personen er tilføjet. Hvis du oplever, at du ikke kan finde en kollega, kan det være fordi kollegaen allerede er tilføjet til samtalen.

Hvordan trækker jeg en besked tilbage?

  • I Aula er det ikke muligt at trække beskeder tilbage. Det er derfor vigtigt, at du sikrer dig en god arbejdsrutine med kontrol af beskeden før den afsendes. Fx kan du tilføje modtagerne af beskeden som det sidste inden du sender beskeden. Der findes også kladdefunktionalitet i Aula. Det betyder, at du kan vente med at sende beskeden indtil du er helt klar.
  • Vær desuden opmærksom på, at når du sender til en klasse (fx gruppen 4.a), vil denne gruppe bestå af elever, forældre og medarbejdere tilknyttet denne klasse. Du kan benytte filtreringspilen ud for gruppen til at vælge, om du kun vil skrive til elever, forældre eller medarbejdere i gruppen. Hvis du vælger ’Medlemmer’ skriver du til alle medlemmer af gruppen.

Hvordan sender man beskeder fra Aula til personer som ikke er på Aula?

  • Beskedmodulet i Aula fungerer både til kommunikation med andre brugere i Aula, men også med brugere, der ikke selv er på Aula. Dit beskedsystem fungerer også som et e-mailsystem, og du kan derfor også kommunikere ud af Aula.
  • Det er lige nu ikke muligt at kommunikere ud af Aula, men det bliver muligt senere.

Personfølsomme beskeder – Hvad og hvordan?

  • Det er op til den enkelte kommune og institution at vejlede om, hvornår en besked er personfølsom.
  • Når du ønsker at sende en besked, som er følsom, sætter du et flueben ved ’Marker som følsom’ under beskeden. Du kan både opmærke en besked som følsom før og efter en besked er afsendt. Dette betyder, at beskeden nu sendes med ekstra sikkerhed, og at modtageren ikke kan se beskeden, før de har foretaget et step up i sikkerhedsniveau. Beskeden vil være sløret, indtil man er logget ind via kommunes step up løsning, og for forældres vedkommende vil dette step up kræve et login med NemID, hvis de bruger Aula i en browser. Hvis forældre bruger Aula App på deres telefon, kan de også lave step up med fingeraftryk eller en selvvalgt PIN-kode.

Fællespostkasser – Hvad, hvordan og hvornår?

  • En fællespostkasse er en e-mail (indbakke), som flere kan administrere på én gang. På den måde kan man dele et ansvar for besvarelser af mails og beskeder, samtidig med, at alle der administrerer denne postkasse har overblik over indholdet.
  • Fællespostkasser giver et hurtigt overblik over indhold, samtidig med at beskederne ikke sander til i ens egen private indbakke, eller forsvinder i overlevering.
  • Deler man en fællespostkasse, findes denne under ”Mapper” i beskedsystemet. Det kunne fx være Lærerteamt.4a@aula.dk. Når man tilgår denne postkasse, ser man udelukkende post adresseret til denne postkasse. Tilsvarende afsendes post herfra med postkassens afsenderadresse, og ikke ens personlige navn. Det vil, i dette tilfælde, betyde, at forældre kan sende én besked til et helt lærerteam – og omvendt.
  • En fællespostkasse kan anvendes i mange sammenhænge, fx som 4a@.aula.dk, skolesekretariatet.møllevang@aula.dk, it-support.møllevang@aula.dk og lignende.

Grupper

Hvordan tilmelder eller framelder jeg mig en gruppe?

  • Du kan fremsøge grupper via den globale søgning i topmenuen i Aula. Du får her vist en liste over de grupper, som relaterer sig til det indtastede søgeord. Der er tre typer af grupper, hvis opsætning afgør, om du selv kan tilmelde og framelde dig gruppen.

Hvilke gruppetyper findes i Aula, og hvad betydet det?

Åben: Grupper kan være åbne. Det vil sige, at alle kan tilmelde sig og tilgå indhold, og til en hver tid framelde sig gruppen igen.

Med ansøgning: Grupper kan være med ansøgning. Grupper med ansøgning skal man ansøge om at blive en del af. Herefter godkender eller afviser grupperedaktøren ansøgningen om medlemskab. Du kan til enhver tid framelde dig denne gruppe igen.

Lukket: Grupper kan være lukkede, fx klassegrupper eller en gruppe for en stue. Brugere kan ikke selv melde sig ud eller ind. Brugere skal tilføjes eller fjernes af en administrator.

Bemærk: Du kan ikke fremsøge lukkede grupper, som du ikke selv er medlem af.

Kalender

Hvordan opretter jeg skole-hjem-samtaler?

  • Som medarbejder har du mulighed for at oprette samtaler i kalendermodulet, for enkelte forældre eller hele klasser/grupper samt angive, hvorvidt barnet selv skal deltage. Ved oprettelsen angives samtalernes varighed, interval for pauser samt pausers varighed.
  • Du kan vælge at fremsøge og invitere enkelte børn eller en hel klasse/gruppe. I begge tilfælde inviteres forældrene automatisk. I invitationen har forældre mulighed for at tilmelde sig et tidspunkt, hvorefter begivenheden fremgår i deres kalender (hvis barnet skal deltage oprettes begivenheden ligeledes i barnets kalender).
  • Via kalenderen får du efterfølgende overblik over dato, tid og intervaller, samt hvem der har tilmeldt sig hvornår, og hvilke tidsrum der fortsat er ledige.
  • På begivenheden kan du efterfølgende vælge at tilmelde enkelte eller flere forældre til samtaler, ligesom du kan blokere for tilmeldinger på enkelte tidspunkter, hvis du eksempelvis har behov for længere tid til nogle samtaler.

Hvad gør jeg, hvis skole-hjem samtalerne for klassen skal foregå over flere dage?

  • Du kan tilføje alle de dage og tidspunkter, du har behov for. Du kan tilføje flere tidspunkter ved at trykke på knappen ’Tilføj tidspunkt’, når du planlægger samtalerne.

Hvordan inviterer jeg mine kollegaer til skole-hjem samtaler?

  • Hvis dine kollegaer skal med til skole-hjem samtaler, så skal du invitere dem i en begivenhed ved siden af skole-hjem samtalen. Dette skyldes, at du fra skole-hjem samtalen, som du opretter i Aula, sender invitation ud til forældrene. Forældrene kan herefter tilmelde sig på de opsatte tidspunkter, ligesom du kan tilmelde forældre til et af de opsatte tidspunkter.

Hvordan kan jeg se andres kalender?

  • Som medarbejder kan du få vist kollegaers kalendere inden for den/de institutioner, du er tilknyttet. Du får vist en kollegas kalender inde i kalendermodulet, ved at fremsøge personen under ’Åbn kalender’ i menuen. Din kollegas kalender, vil blive vist ved siden af din egen i ugeoversigten.
  • Det er også muligt for medarbejdere både at åbne et barns og en klasses kalender i Aulas kalendermodul. Dette gøres på samme måde, som ved fremsøgning af en medarbejders kalender. På denne måde vil man hurtigt kunne få et overblik over, hvor klassen eller barnet er på det givne tidspunkt. Når man fremsøger et barns kalender, får man altid vist klassens skema.
  • For at kunne administrere en andens kalender, fx håndtere begivenheder på vegne af en kollega, skal personen have tildelt dig råderet over sin kalender. Hvis du er tildelt denne råderet, kan du vælge personens kalender under ’Kalendere med råderet’. Råderetten tildeles under de tre prikker (…) i kalenderen.

Hvordan booker jeg en ressource?

  • Du booker en ressource i Aulas kalender, når du opretter en begivenhed. Du kan enten trykke på ’Opret begivenhed’ og booke ressourcen, eller du kan klikke på et ledigt tidspunkt i kalenderen.

Hvordan ser jeg, hvilke ressourcer jeg kan booke?

  • Du kan åbne en ressources kalender. Dette gøres på samme måde, som hvis du ønsker at åbne en kollegas eller et barns kalender i Aula.
  • Der kommer senere en liste over, hvilke ressourcer, det er muligt at booke i Aula.

Notifikationer

Hvordan slår jeg notifikationer til og fra?

  • I Aula kan du vælge at modtage push notifikationer. En push notifikation er en påmindelse, som du modtager på din mobil, tablet, eller mail, når indhold tilføjes eller opdateres i beskeder, kalenderbegivenheder og galleriet og kalenderråderet.
  • Du slår push notifikationer til og fra under ’Notifikationsindstillinger’, som du finder under ’Min Profil’. Her kan du vælge, om du vil modtage push notifikationer på e-mail, mobil/tablets eller begge dele, og om du vil notificeres omkring beskeder, kalenderbegivenheder, galleriet og kalenderråderet. Du kan også vælge, hvor ofte du ønsker at blive notificeret; enten med det samme eller én gang om dagen på et bestemt tidspunkt og på bestemte dage.

Sikre filer

Hvordan deler jeg sikre filer?

  • I ’Sikker Fildeling’ under ’Dokumenter’, kan du som medarbejder oprette, redigere, uploade samt dele dokumenter med personfølsomt indhold.
  • En sikker fil skal altid tilknyttes til en gruppe, fx 0.A. En sikker fil kan desuden tilknyttes et bestemt barn.
  • Du kan vælge at dele dokumentet fra ’Sikker Fildeling’ med andre medarbejdere. Dokumenter herfra kan også deles med forældre, såfremt de i Aula har rollen som ’Bestyrelsesmedlem’ eller ’Kontaktforælder’. Du kan ligeledes dele dokumentet med en hel gruppe – det er dog kun brugere med profiltypen medarbejder eller bestyrelsesmedlemmer/kontaktforældre, der kan se og tilgå dokumentet.

Hvem kan se sikre filer?

  • Når du arbejder i ’Sikker fildeling’, kan du vælge at dele dine sikre filer med andre. Hvis du ikke vælger nogen, er det kun dig, der kan se den sikre fil, du har oprettet. Hvis du derimod vælger en kollega eller et team, vil disse medarbejdere have rettigheden til at tilgå filen. Du kan også vælge at dele den sikre fil med en gruppe. Her vil filen kun blive delt med de medarbejdere, der er i en given gruppe. Du kan også vælge at dele din fil med fx skolepsykologen eller en AKT-medarbejder. Du kan fjerne rettigheden fra medarbejderen igen, hvis der ikke længere er grundlag for at personen skal kunne tilgå den sikre fil.
  • Dine kolleger kan kun tilføje indhold til den sikre fil, hvis du vælger, at de kan redigere den. Dette gør du under feltet: ’Del med’, når du har valg, hvem den sikre fil skal deles med.
  • Forældre og elever, der i Aula er givet rollen som ’Kontaktforælder’ eller ’Bestyrelsesmedlem kan se skabeloner af typerne: ’Referat’, ’Dagsorden’ og ’Åben skabelon’. Du kan derfor ikke risikere at dele en sikker fil med forældre og elever, medmindre du bruger en af disse dokumentkategorier.

Diverse

Hvor finder jeg kontaktbogen?

  • Der er ikke en kontaktbog i Aula magen til den som kendes fra SkoleIntra. Det er op til den enkelte institution at beslutte, hvordan Aulas funktioner bedst understøtter denne kommunikation – fx vha. fællespostkasser for klassens læreteam, beskeder med personfølsomt indhold, eller på en helt tredje måde.

Hvad kan browseren på en computer, som Aula App ikke kan?

  • Administrationsmodulet i Aula er ikke tilgængeligt på Aula App. Alt andet funktionalitet kan tilgås via applikationen.