Projektledere

Status på funktionalitet i Aula

Vi arbejder hele tiden på at udvikle og forbedre Aula. På denne side kan du danne dig et overblik over ny eller opdateret funktionalitet. Desuden kan du orientere dig i ny information og præciseringer vedrørende eksisterende funktionalitet. Siden vil blive opdateret løbende.

Kommende funktionalitet i Aula

Seneste opdatering den 21.05.2019

Foråret vil være opdelt i en række sprints, og du vil løbende kunne finde information om, hvilke funktionaliteter de forskellige sprints indeholder.

Herunder kan du se hvilke funktioner, som er kommer i maj.

Maj

Den 9 maj blev Aula opdateret til release 1.1, som b.la indbefatter komme/gå-modulet, appen og hjemmesiderne.

Læs om de nye funktionaliteter i version 1.1 af Brugervejledningen / Administratorvejledning

  1. Her kan du læse mere om funktionerne i komme/gå-modulet: Funktioner i komme/gå-modulet
  2. Her finder du dokumenter, der kan guide i opsætningen af de nye hjemmesider: Vejledning til hjemmesider
  3. Her kan du læse mere om årsrul, klasse- og institutionsskifte: Årsrul, klasse- og institutionsskift

Nyt om eksisterende funktionalitet

Herunder kan du læse præciseringer af udvalgt funktionalitet i Aula. Dette vil også være opdateret i de relevante dokumenter – f.eks. brugervejledningen  eller administratorvejledningen – men for at skabe overblik over præciseringerne samles de herunder.

De uddybende beskrivelser er herunder inddelt i emner og vil løbende blive opdateret.

Opslag

Slet opslag

Du kan slette eller redigere et oplag hvis:

  • Du har oprettet opslaget
  • Du er gruppeadministrator for den gruppe, opslaget er blevet delt med
  • Du er institutions- eller kommunal administrator

Appen

Appen kan downloades til mobiler med Android 7.0 og opefter, samt iOS 10.0 og opefter. Dog kun til enheder med mere en 1GB Ram.

Komme/gå

Komme/gå bliver ikke opdateret med det samme

Vær opmærksom på, at ændringer lavet til Check ind tavlen først opdateres hver morgen kl. 7. Dette betyder, at hvis der eksempelvis ændres i, hvilken gruppe som er på Check ind tavlen opdateres dette først næste morgen.

Login og adgang til Aula

Medarbejdere og forældres/børns adgang til Aula bestemmes af kommunen, hvor projektlederne indmelder datoer for adgang (se separate KLIK-opgaver hertil).

Opmærksomhedspunkt for medarbejderes adgang i foråret 2019

Medarbejdere i institutioner, som er blevet tildelt adgang i Aula, vil have adgang til al den information og data, der er relevant for den enkelte bruger. Dette betyder eksempelvis, at alle lærere på en given skole også vil have adgang til eventuelle egne børn, hvis disse er tilknyttet en skole – også selvom dette ikke er samme skole, som medarbejderen arbejder på.

Af denne årsag gør vi alle medarbejdere opmærksomme på, at de skal anse foråret 2019 som en periode, hvor de som medarbejdere kan forberede sig i Aula ift. deres arbejde som lærer/pædagog og at de ikke skal agere som forældre i Aula. På den måde undgår vi at medarbejdere skriver til brugere i andre kommuner og institutioner, som endnu ikke er logget ind i løsningen.

Samtykker og forældremyndighed

Ordlyden på Aulas samtykker er rettet til. Se Administratorvejledning, afsnit 5.12.5

I Aula er det kun værger med forældremyndighed, der kan se og afgive samtykker. Aula får forældermyndigheden fra de administrative systemer, som igen får dem fra CPR. Så hvis der i særlige tilfælde er en anden end forældermyndighedershaveren, der skal afgive samtykkerne, så skal dette sættes op i de administrative systemer.

Aula styrer desuden udelukkende efter det sidstafgivne samtykke, så Aula skelner ikke mellem om de er samboende eller ej.

Brugere og grupper

Gruppemedlemmer

Det er nu muligt at se en gruppes medlemmer på selve gruppesiden, hvis en gruppeside er tilvalgt ifm. oprettelsen af gruppen.

Kommunal administrator

Fordi funktionaliteten med at oprette grupper på tværs af institutioner først er planlagt til at komme i 1.2, er det på nuværende tidspunkt slet ikke muligt for kommunale administratorer at oprette grupper.

Gruppenavn

Der kan oprettes flere grupper med samme navn indenfor den samme institution. Det er derfor et vigtigt opmærksomhedspunkt, at der udarbejdes en systematik for, hvordan grupper navngives. Systematikken her bør ligeledes tage højde for, hvordan administrationen af gruppenavne minimeres – eks. ifm overgangen til nyt skoleår. I stedet for klassebetegnelse anbefales det derfor eksempelvis at bruge årgangsbetegnelse.​

Kontaktoplysninger

Hvis kontaktoplysninger opdateres i de administrative systemer, bliver det ikke synkroniseret ind i Aula. Opdateres kontaktoplysninger af brugeren i Aula overføres dette pt. heller ikke til de brugeradministrative systemer. De brugeradministrative systemer overskriver dog heller ikke de nye kontaktoplysninger i Aula. Se hvilke kontaktoplysninger der vises i Aula her.

Grupper som distributionslister

Det er muligt, at en administrator kan tildele medarbejdere rettigheden til at kommunikere med grupper, de ikke er en del af. Dermed er det muligt at oprette opslag og begivenheder, samt sende beskeder, til grupper man ikke er tilknyttet.

Beskeder

Beskeder til teamet vs. fællespostkasse

I Aula er der mulighed for at bruge beskedmodulet og eventuelt en fællespostkasse til at indmelde sygdom eller anden fravær.

Der skal derfor i den enkelte kommune, eller på den enkelte skole, træffes en beslutning om, hvorvidt en forælder skal skrive til lærerteamet eller til en fællespostkasse ved sygdom.

Ved brug af en fællespostkasse, kommer beskederne ikke ind i modtagerens egen indbakke, men i fællespostkassens indbakke, der findes under mapper. Dette gør, at beskederne ikke blandes med egne beskeder. Når man svarer på en besked i fællespostkassen, så svarer man fra fællespostkassen og vil ikke stå som personlig afsender på denne.

I forhold til navngivning af fællespostkasser, så anbefaler vi, at både kommunenavn og institutionsnavn (eller bogstaver herfra) fremgår, så det er tydelig hvem fællespostkassen tilhører.

Bcc / Svar afsender direkte

Opret ny besked til hver modtager. Det er muligt at sende en besked enkeltvis til hver modtager, dvs. at der blive oprettet en beskedtråd til hver bruger i ’Til’ feltet. På den måde er det muligt hurtigt at oprette beskedtråde til mange
modtagere, uden at det bliver oprettet som en gruppetråd. Denne funktionalitet er kun synlig for medarbejdere, og derfor ikke for forældre og børn.

Kalender og skema

Barnets og gruppens kalender

Fremadrettet vil det være muligt for medarbejdere at fremsøge barnets eller en gruppes kalender i Aulas kalendermodul. Det gøres på samme måde, som ved fremsøgning af en medarbejders kalender. På den måde vil man hurtigt kunne få et overblik over, hvor eleven er på det givne tidspunkt, eller en gruppes skema og begivenheder – evt. en klasses kalender.

Skemalægning og vikarnoter   

Skemaopdateringer vil ikke overskrive vikarnoter i Aula, med mindre der bliver indtastet tekst i feltet i skemaplanlægningssystemet. Er feltet tomt i skemaplanlægningssystemet ved opdateringern, bliver teksten ikke overskrevet.

Helt overordnet vil det derfor være en god ide, at man på den enkelte institution aftaler om vikarnoten bruges i skemaplanlægningssystemet eller feltet bruges i Aula.

Ressourcer (lokaler)

Lokaler skal oprettes manuelt i Aula og skal hedde præcist det samme i Aula som i skemaplanlægningssystemet, for at sikre korrekt booking af lokaler. Dette er beskrevet yderligere i administratorvejledningen under ressourcer, og vi vil på opsætningssiden indsætte mere information om synkroniseringen med skemaplanlægningssystemet.
Herudover se vejledninger fra leverandører – Docendo og KMD samt tips omkring oprettelse af lokaler og andre ressourcer fra piloterne

Anmod om ferieregistrering

Det bliver muligt at anmode forældrene om ferieregistrering, hvis du som medarbejder har fået denne rettighed. Denne funktion henvender sig til medarbejdere i daginstitutioner, samt SFO’er. Læs mere om denne funktion i brugervejledningen.

Galleri

Opmærkning

Fremadrettet kan alle brugere tagge andre brugere på medier i Aula.

Et medie findes i eget galleriet når det enten er delt med dig, eller du er tagget på mediet. Når du er tagget på et medie, bliver det vist i albummet ”Medier af dig”.  Vær opmærksom på at når personer tagges, er deres samtykke for deling af medier, kun styrende for visningen af medier i Aula når disse er opmærket som portrætmedie – og ikke når det er opmærket som situationsmedie.

Det mest restriktive samtykke vil være det styrende for visningen af et portrætmedie i Aula.

Vær opmærksom på at brugere ikke kan se på mediet om visningen er blevet begrænset af et samtykke. Når et medie uploades, vil det fremgå af mediet, hvilke grupper eller personer mediet er delt med, fx ”Delt med 9. årgang” – men ikke at denne deling kan være blevet begrænset af et samtykke.

I tilfælde af at en person på et given mediet, har givet samtykke til deling af medier med klassen, men ikke årgangen, vil deling med årgangen blive begrænset til de personer som tilhører personens klasse – denne begrænsning er ikke synlig. Det vil stadig fremgå af billedet, at det er delt med årgangen.

Generel administration

Forvaltningsmyndighed

Det er muligt at tilknytte en samling af institutioner til en fælles forvaltningsmyndighed. En forvaltningsmyndighed i Aula indeholder dermed de skoler og daginstitutioner, som har et fælles dataejerskab.

Forvaltningsmyndigheder vil påvirke brugeren i Aula på den måde, at hvis du sender en følsom besked til en medarbejder fra en anden institution i en anden forvaltningsmyndighed, så modtager du en advarsel, som du skal acceptere, førend beskeden bliver sendt. Hvis du sender en følsom besked til en medarbejder fra en anden institution, men inden for samme forvaltningsmyndighed, modtager du ikke en advarsel.

Forvaltningsmyndigheder vil ikke have nogen indflydelse på samtykker. Disse vil være gældende på institutionsniveau.

Supplerende stamdata og tilladelser

Supplerende stamdata og tilladelser kan ikke skubbes ud fra kommunalt niveau. Det er således kun institutionsadministratoren, som kan oprette supplerende stamdata og tilladelser.

 

 

Dokumenter

Sikker fildeling

Hvis du ønsker at dele dokumenter med medarbejdere, kan du vælge en skabelon under kategorien “Medarbejdere”. Hvis du derimod ønsker at kontaktforældre eller bestyrelsesmedlemmer også kan se dokumentet, har du mulighed for at vælge en skabelon under “Alle brugere”. På denne måde, er du aldrig usikker på, hvem du deler dokumenter med i Sikker fildeling.

Søgning på dokumenter

Der er mulighed for at fremsøge de sikre filer og fælles filer, som er delt med dig, i den globale søgning.

Google Drev/OneDrive

Det er nu muligt at vedhæfte filer fra Google Drev og/eller OneDrive i Aula. Da du, som bruger i Aula, skal have tildelt en rettighed for at kunne tilgå Google Drev og/eller OneDrive, vil medarbejdere i jeres institutioner ikke kunne bruge dette før rettigheden tildeles. Det anbefales her at rettigheden tildeles på gruppeniveau for at mindske vedligehold af tildeling af denne rettighed.

Klasselog og Kontaktbog

Er der en klasselog i Aula?

Klasselog i Aula vil ikke være et selvstændigt modul eller menupunkt. Men behovet for at oprette noter på klassen eller et eller flere børn kan løses i Aulas “Sikker fildeling”.

Som løsningen er i dag, kan medarbejderen dog ikke danne sig et hurtigt overblik hvorfor der i forbindelse med releasen i april bliver tilføjet muligheden for at filtrere på “Kategori”, hvorefter medarbejderen kan vælge klasse og derefter vælge alle noter eller alle handleplaner på enten en klasse eller barn. Herudover arbejdes der på at vise teksten på de enkelte noter i overblikket. Dette implementeres i en senere release.

 

Er der en kontaktbog i Aula?

Et af de bærende principper ifm. specificeringen af Aula har været (og er stadig), at vi søger ind til kernen. Alt overflødigt skæres fra for at gøre løsningen simpel og let tilgængelig for alle.

Kontaktbogen har bestemt en række styrker, men de analyser KOMBIT har foretaget viste at mange forældre og medarbejdere var forvirrede over, hvor de skulle skrive hvad. Den blev derfor ofte betegnet som endnu en kanal til at forvirre. Vurderingen er at funktionen “Beskeder” i høj grad kan anvendes til de meldinger der var før mellem forældre og lærer i Kontaktbogen.

Et andet resultat af analyserne viste at indholdet i kontaktbogen ofte omhandlede fravær. Et område som KOMBIT gerne ser løst bedre end blot i kontaktbogen. Der arbejdes derfor på en ændring til denne funktionalitet omkring fraværs-meldinger – hvor KOMBIT også inddrager kommunerne. Denne ændring forventes dog ikke at blive klar før efter skolerne er gået i drift. Lige nu forventes det tidligst i november 2019.