Projektledere

Status på funktionalitet

Vi arbejder hele tiden på at udvikle og forbedre Aula. På denne side kan du danne dig et overblik over hvilken funktionalitet de kommende releases indeholder. Desuden kan du orientere dig i ny information og præciseringer vedrørende eksisterende funktionalitet. Siden vil blive opdateret løbende.

Kommende funktionalitet i Aula 

Seneste opdatering den 12.07.2019. Tilføjet: Kalender med råderet, navnebeskyttelse, galleri

Foråret vil være opdelt i en række sprints, og du vil på denne side løbende kunne finde information om, hvilke funktionaliteter de forskellige sprints indeholder.

En oversigt over indholdet i release 1.1.1 (14. juni) og release 1.1.2 (midt juli), kan ses herunder.

Du kan også læse mere om de nye funktionaliteter i brugervejledningen og administratorvejledningen.

Aula Roadmap

Funktionalitet i Release 1.1.1

Tilgængelighed: Aula er blevet gjort mere tilgængeligt. Dvs. at løsningen overholder de anbefalede farveratioer, ligesom er det blevet lettere at tabbe rundt i løsningen, samt at benytte screenreadere og andre digitale hjælpemidler.

Sletteregler: Data i Aula, der er slettet, bliver helt fjernet fra Aula efter 15 måneder. Den eneste undtagelse er i forbindelse med ’Retten til at blive glemt’, hvor data bliver slettet med det samme og kan ikke genoprettes. Læs mere om de specifikke sletteregler i administratorvejledningen og i brugervejledningen.

Årsrul og institutionsskifte: Læs mere om dette her.

Context Handler: Login via Context Handler er nu understøttet i Aula.

Opret opslag: Der er lavet en design ændring til oprettelsen af opslag, så det er mere kompatibelt med mindre skærme. Se hvordan det ser ud i Brugervejledningen.

Funktionalitet i Release 1.1.2

Kontaktlister: Mulighed for at få vist profilbilleder, navne, fødselsdage og kontaktinformationer for deltagerne fordelt på profiltyper. Visningen styres ift. afgivne samtykker. (I første omgang kun i browserløsningen).

Portrætmedier: Portrætmedier ændres i brugergrænselfladen til at hedde portrætbillede, da brugerne ikke forstår begrebet medier, og så det passer til de korte samtykkeerklæringer.

Berigelse af unigrupper: Sikre at alle elevens kontaktpersoner (ud over forældre) tilføjes Klasser, Hold og SFO.

Ændringer til gruppevælger: Ændringer til gruppevælger ift. at folde grupper ud i både Opslag, Begivenheder, Galleri og Sikre dokumenter. Først foldes gruppen ud i profiltyper (forældre, børn mv.) og derefter kan den enkelte profiltype foldes ud så man ser de enkelte medlemmer.

Håndtering af kommunale institutioner med forvaltningsbrugere: Håndtering af kommunale ”institutioner” med forvaltningsmedarbejdere som fx PPR, SSP, teknisk servicepersonale og konsulenter.

Stamkort: Lister over samtykker, supplerende stamdata og tilladelser fordelt på grupper (fx klasser) .

Bedre håndtering af fødselsdage: Sikring af at samme fødselsdag bliver vist mere end én gang på forsiden og i kalenderen. Der vises kun fødselsdage fra fra brugere i samme hovedgruppe (klasse).

Følsom besked: Ændring af design mellem almindelige beskeder og beskeder med følsomt indhold.

Ændringer til beskedmodulet: Bedre overblik for medarbejdere.

Nyt om eksisterende funktionalitet

Seneste opdatering den 09.07.2019

Herunder kan du læse præciseringer af udvalgt funktionalitet i Aula. Dette vil også være opdateret i de relevante dokumenter – f.eks. brugervejledningen  eller administratorvejledningen – men for at skabe overblik over præciseringerne samles de herunder.

De uddybende beskrivelser er herunder inddelt i emner og vil løbende blive opdateret.

Opdateret funktionalitet

Opslag

Slet opslag

Du kan slette eller redigere et oplag hvis:

  • Du har oprettet opslaget
  • Du er gruppeadministrator for den gruppe, opslaget er blevet delt med
  • Du er institutions- eller kommunal administrator

Appen

Appen kan downloades til mobiler med Android 7.0 og opefter, samt iOS 10.0 og opefter. Dog kun til enheder med mere end 1GB Ram.

Komme/gå

Komme/gå bliver ikke opdateret med det samme

Vær opmærksom på, at ændringer lavet til Check ind tavlen først opdateres hver morgen kl. 7. Dette betyder, at hvis der eksempelvis ændres i, hvilken gruppe som er på Check ind tavlen opdateres dette først næste morgen.

Login og adgang til Aula

Medarbejdere og forældres/børns adgang til Aula bestemmes af kommunen, hvor projektlederne indmelder datoer for adgang (se separate KLIK-opgaver hertil).

Login i Aula App

Bemærk at brugere pt. første gang vil skulle logge ind med NemID. Efterfølgende kan der vælges pinkode og fingeraftryk til login.  Mulighed for at logge ind med kommunens egen IdP for medarbejdere er under prioritering og i forbindelse med at projektet formidler prioriteringen af den kommende funktionalitet på Aulainfo.dk vil en mere forventet tidshorisont for login med kommune IdP blive formidlet.

Opmærksomhedspunkt for medarbejderes adgang i foråret 2019

Medarbejdere i institutioner, som er blevet tildelt adgang i Aula, vil have adgang til al den information og data, der er relevant for den enkelte bruger. Dette betyder eksempelvis, at alle lærere på en given skole også vil have adgang til eventuelle egne børn, hvis disse er tilknyttet en skole – også selvom dette ikke er samme skole, som medarbejderen arbejder på.

Af denne årsag gør vi alle medarbejdere opmærksomme på, at de skal anse foråret 2019 som en periode, hvor de som medarbejdere kan forberede sig i Aula ift. deres arbejde som lærer/pædagog og at de ikke skal agere som forældre i Aula. På den måde undgår vi at medarbejdere skriver til brugere i andre kommuner og institutioner, som endnu ikke er logget ind i løsningen.

Samtykker og forældremyndighed

Ordlyden på Aulas samtykker er rettet til. Se Administratorvejledning.

I Aula er det kun værger med forældremyndighed, der kan se og afgive samtykker. Aula får forældermyndigheden fra de administrative systemer, som igen får dem fra CPR. Så hvis der i særlige tilfælde er en anden end forældermyndighedershaveren, der skal afgive samtykkerne, så skal dette sættes op i de administrative systemer.

Aula styrer desuden udelukkende efter det sidstafgivne samtykke, så Aula skelner ikke mellem om de er samboende eller ej.

Brugere og grupper

Gruppemedlemmer

Det er nu muligt at se en gruppes medlemmer på selve gruppesiden, hvis en gruppeside er tilvalgt ifm. oprettelsen af gruppen.

Kommunal administrator

Fordi funktionaliteten med at oprette grupper på tværs af institutioner først er planlagt til at komme i 1.2, er det på nuværende tidspunkt slet ikke muligt for kommunale administratorer at oprette grupper.

Gruppenavn

Der kan oprettes flere grupper med samme navn indenfor den samme institution. Det er derfor et vigtigt opmærksomhedspunkt, at der udarbejdes en systematik for, hvordan grupper navngives. Systematikken her bør ligeledes tage højde for, hvordan administrationen af gruppenavne minimeres – eks. ifm overgangen til nyt skoleår. I stedet for klassebetegnelse anbefales det derfor eksempelvis at bruge årgangsbetegnelse.​

Kontaktoplysninger

Hvis kontaktoplysninger opdateres i de administrative systemer, bliver det ikke synkroniseret ind i Aula. Opdateres kontaktoplysninger af brugeren i Aula overføres dette pt. heller ikke til de brugeradministrative systemer. De brugeradministrative systemer overskriver dog heller ikke de nye kontaktoplysninger i Aula. Se hvilke kontaktoplysninger der vises i Aula her.

Grupper som distributionslister

Det er muligt, at en administrator kan tildele medarbejdere rettigheden til at kommunikere med grupper, de ikke er en del af. Dermed er det muligt at oprette opslag og begivenheder, samt sende beskeder, til grupper man ikke er tilknyttet.

Beskeder

Beskeder til teamet vs. fællespostkasse

I Aula er der mulighed for at bruge beskedmodulet og eventuelt en fællespostkasse til at indmelde sygdom eller anden fravær.

Der skal derfor i den enkelte kommune, eller på den enkelte skole, træffes en beslutning om, hvorvidt en forælder skal skrive til lærerteamet eller til en fællespostkasse ved sygdom.

Ved brug af en fællespostkasse, kommer beskederne ikke ind i modtagerens egen indbakke, men i fællespostkassens indbakke, der findes under mapper. Dette gør, at beskederne ikke blandes med egne beskeder. Når man svarer på en besked i fællespostkassen, så svarer man fra fællespostkassen og vil ikke stå som personlig afsender på denne.

I forhold til navngivning af fællespostkasser, så anbefaler vi, at både kommunenavn og institutionsnavn (eller bogstaver herfra) fremgår, så det er tydelig hvem fællespostkassen tilhører.

Bcc / Opret besked enkeltvist til hver modtager

Hvis du sætter flueben i ’Opret besked enkeltvist til hver modtager’ opretter du en besked til hver modtager i TIL feltet, og beskeden sendes dermed enkeltvist til hver enkelt modtager fremfor i en samlet samtale med alle modtagere. Det betyder, at modtagerne ikke kan se, hvem beskeden ellers er sendt til og de kan kun svare dig. Denne funktionalitet er kun synlig for medarbejdere, og derfor ikke for forældre og børn.

Kalender og skema

Fremsøg af brugers kalender i en institution

Når en medarbejder vil fremsøge en anden medarbejders kalender kan de udelukkende se kalenderen for de institutioner de har tilfældes med brugeren.

Så hvis bruger A har både en profil på Møllevangsskolen og på Søndervangsskolen, og bruger B kun har en profil på Møllevangsskolen, så kan bruger B ikke se hvilke tidspunkter bruger A er optaget, såfremt bruger A har begivenheder på Søndervangsskolen.

Bemærk at bruger B stadig vil få en advarsel hvis de forsøger at booke bruger A i et tidsrum hvor de har en begivenhed.

Barnets og gruppens kalender

Fremadrettet vil det være muligt for medarbejdere at fremsøge barnets eller en gruppes kalender i Aulas kalendermodul. Det gøres på samme måde, som ved fremsøgning af en medarbejders kalender. På den måde vil man hurtigt kunne få et overblik over, hvor eleven er på det givne tidspunkt, eller en gruppes skema og begivenheder – evt. en klasses kalender.

Skemalægning og vikarnoter   

Skemaopdateringer vil ikke overskrive vikarnoter i Aula, med mindre der bliver indtastet tekst i feltet i skemaplanlægningssystemet. Er feltet tomt i skemaplanlægningssystemet ved opdateringern, bliver teksten ikke overskrevet.

Helt overordnet vil det derfor være en god ide, at man på den enkelte institution aftaler om vikarnoten bruges i skemaplanlægningssystemet eller feltet bruges i Aula.

Ressourcer (lokaler)

Lokaler skal oprettes manuelt i Aula og skal hedde præcist det samme i Aula som i skemaplanlægningssystemet, for at sikre korrekt booking af lokaler. Dette er beskrevet yderligere i administratorvejledningen under ressourcer, og vi vil på opsætningssiden indsætte mere information om synkroniseringen med skemaplanlægningssystemet.
Herudover se vejledninger fra leverandører – Docendo og KMD samt tips omkring oprettelse af lokaler og andre ressourcer fra piloterne

Anmod om ferieregistrering

Det er muligt at anmode forældrene om ferieregistrering, hvis du som medarbejder har fået denne rettighed. Denne funktion henvender sig til medarbejdere i daginstitutioner, samt SFO’er. Læs mere om denne funktion i brugervejledningen.

Kalender med råderet

Har du fået tildelt råderet over en andens kalender, vil der i værktøjslinjen være tilføjet ’Kalendere med Råderet’. Her kan du vælge den kalender, som du ønsker at tilgå. Du har som udgangspunkt ret til at gøre det samme som ejeren af kalenderen, medmindre ejeren har flere rettigheder, end du selv har. Hvis ejeren fx har rettigheden ”Brug grupper som distributionslister”, men du ikke har den, har du ikke mulighed for at benytte dig af ”Brug grupper som distributionslister”, selvom du ikke agerer på vegne af dig selv. Derudover har du ikke mulighed for at tildele råderet til en tredje bruger.

Galleri

Opmærkning

Fremadrettet kan alle brugere tagge andre brugere på medier i Aula.

Et medie findes i eget galleriet når det enten er delt med dig, eller du er tagget på mediet. Når du er tagget på et medie, bliver det vist i albummet ”Medier af dig”.  Vær opmærksom på at når personer tagges, er deres samtykke for deling af medier, kun styrende for visningen af medier i Aula når disse er opmærket som portrætbillede – og ikke når det er opmærket som situationbillede.

Det mest restriktive samtykke vil være det styrende for visningen af et portrætbillede i Aula.

Vær opmærksom på at brugere ikke kan se på mediet om visningen er blevet begrænset af et samtykke. Når et medie uploades, vil det fremgå af mediet, hvilke grupper eller personer mediet er delt med, fx ”Delt med 9. årgang” – men ikke at denne deling kan være blevet begrænset af et samtykke.

I tilfælde af at en person på et given mediet, har givet samtykke til deling af medier med klassen, men ikke årgangen, vil deling med årgangen blive begrænset til de personer som tilhører personens klasse – denne begrænsning er ikke synlig. Det vil stadig fremgå af billedet, at det er delt med årgangen.

Generel administration

Forvaltningsmyndighed

Det er muligt at tilknytte en samling af institutioner til en fælles forvaltningsmyndighed. En forvaltningsmyndighed i Aula indeholder dermed de skoler og daginstitutioner, som har et fælles dataejerskab.

Forvaltningsmyndigheder vil påvirke brugeren i Aula på den måde, at hvis du sender en følsom besked til en medarbejder fra en anden institution i en anden forvaltningsmyndighed, så modtager du en advarsel, som du skal acceptere, førend beskeden bliver sendt. Hvis du sender en følsom besked til en medarbejder fra en anden institution, men inden for samme forvaltningsmyndighed, modtager du ikke en advarsel.

Forvaltningsmyndigheder vil ikke have nogen indflydelse på samtykker. Disse vil være gældende på institutionsniveau.

Supplerende stamdata og tilladelser

Supplerende stamdata og tilladelser kan ikke skubbes ud fra kommunalt niveau. Det er således kun institutionsadministratoren, som kan oprette supplerende stamdata og tilladelser.

 

 

Dokumenter

Versionshistorik i Sikker fildeling

Det er vigtigt at skelne mellem et sagsbehandlingssystem indeholdende notater og sager OG Aula som er et kommunikationssystem. Reel sagsbehandling bør foregå i et system, der er designet til det (f.eks. et ESDH eller DUBU).

I Aula forventer vi at der samarbejdes om mange forskellige dokumenter herunder noter om børn, handleplaner, referater fra teammøder og rive-kradseskemaer (den endelige liste er selvfølgelig længere). Fælles for disse dokumenter er at der ikke foretages en afgørelse – vi ser det derfor ikke som sagsbehandling (og hvad der dermed følger af krav om f.eks. avanceret versionsstyring). En række af de nævnte dokumenter kan naturligvis indgå i en sag, men vil på dette tidspunkt skulle flyttes til et ESDH system, hvor sagen oprettes og avanceret sagsstyring understøttes.

Aula kommer altså ikke til at erstatte behovet for ESDH systemer, da der i Aula ikke håndteres sager eller afgørelser. Der vil derfor stadig, efter Aula er i drift, være behov for at aflevere dokumenter til ESDH systemer.

Der er med Sikker fildeling tænkt at Aula skal understøtte behovet som i dag løses af Klasseloggen samt et behov for at kunne forfatte længere “dokumenter”, som potentielt kan blive elementer i en sag i et ESDH-system.

Vi er opmærksomme på, at der er behov for, på nem vis, at overføre dokumenter til et ESDH system, men det vil ikke være en del af Aula ved idriftsættelse (Overførsel til ESDH-systemer er en option som endnu ikke er analyseret i detaljer eller bestilt).

Sikker fildeling

Hvis du ønsker at dele dokumenter med medarbejdere, kan du vælge en skabelon under kategorien “Medarbejdere”. Hvis du derimod ønsker at kontaktforældre eller bestyrelsesmedlemmer også kan se dokumentet, har du mulighed for at vælge en skabelon under “Alle brugere”. På denne måde, er du aldrig usikker på, hvem du deler dokumenter med i Sikker fildeling.

Søgning på dokumenter

Der er mulighed for at fremsøge de sikre filer og fælles filer, som er delt med dig, i den globale søgning.

Google Drev/OneDrive

Det er nu muligt at vedhæfte filer fra Google Drev og/eller OneDrive i Aula. Da du, som bruger i Aula, skal have tildelt en rettighed for at kunne tilgå Google Drev og/eller OneDrive, vil medarbejdere i jeres institutioner ikke kunne bruge dette før rettigheden tildeles. Det anbefales her at rettigheden tildeles på gruppeniveau for at mindske vedligehold af tildeling af denne rettighed.

Klasselog og Kontaktbog

Er der en klasselog i Aula?

Klasselog i Aula vil ikke være et selvstændigt modul eller menupunkt. Men behovet for at oprette noter på klassen eller et eller flere børn kan løses i Aulas “Sikker fildeling”.

Som løsningen er i dag, kan medarbejderen dog ikke danne sig et hurtigt overblik hvorfor der i forbindelse med releasen i april bliver tilføjet muligheden for at filtrere på “Kategori”, hvorefter medarbejderen kan vælge klasse og derefter vælge alle noter eller alle handleplaner på enten en klasse eller barn. Herudover arbejdes der på at vise teksten på de enkelte noter i overblikket. Dette implementeres i en senere release.

 

Er der en kontaktbog i Aula?

Et af de bærende principper ifm. specificeringen af Aula har været (og er stadig), at vi søger ind til kernen. Alt overflødigt skæres fra for at gøre løsningen simpel og let tilgængelig for alle.

Kontaktbogen har bestemt en række styrker, men de analyser KOMBIT har foretaget viste at mange forældre og medarbejdere var forvirrede over, hvor de skulle skrive hvad. Den blev derfor ofte betegnet som endnu en kanal til at forvirre. Vurderingen er at funktionen “Beskeder” i høj grad kan anvendes til de meldinger der var før mellem forældre og lærer i Kontaktbogen.

Et andet resultat af analyserne viste at indholdet i kontaktbogen ofte omhandlede fravær. Et område som KOMBIT gerne ser løst bedre end blot i kontaktbogen. Der arbejdes derfor på en ændring til denne funktionalitet omkring fraværs-meldinger – hvor KOMBIT også inddrager kommunerne. Denne ændring forventes dog ikke at blive klar før efter skolerne er gået i drift. Lige nu forventes det tidligst i november 2019.

Notifikationer

Hvornår bliver notifikationer vist?

Brugere vil først få vist notifikationer med alarm og tæller notifikationer efter første login, og push notifikationer efter første onboarding. Hvis brugren ikke skal onboarde, fordi de enten er under samtykkealderen eller har været igennem det, vil brugeren få push/email notifikationer efter korrekt udfyldte notifikationsindstillinger.

Søgning

Navnebeskyttelse

Når Aula modtager navneændringer fra UniSync, eksempelvis i forbindelse med navnebeskyttelse, bliver data vedrørerende brugeren i Aula ikke opdateret historisk.

Et eksempel kunne være, at Gustav Friis skifter navn til Daniel Høy. Inden han skiftede navn, sendte Gustav Friis en besked til en anden bruger. Nu fremsøger du som medarbejder Gustav Friis, og får defor fx vist beskeder sendt af Gustav Friis fra før han skiftede navn til Daniel Høy.