Pilotskole: Nye arbejdsgange med Aula

Ved Enghave Plads i København ligger Tove Ditlevsens Skole, som er en af de i alt 24 pilotskoler, der har taget Aula i brug før alle andre. I disse dage har souschef og Aula-ansvarlig på skolen, John Kim Nielsen, travlt med at besvare spørgsmål fra medarbejdere og forældre og sørge for, at implementeringen af Aula går så gnidningsfrit som muligt.

”Jeg havde forventet at bruge meget tid på Aula her i starten, og det gør jeg også. Men jeg bruger faktisk mindre tid på problematikker, end jeg havde regnet med. I stedet går meget af min tid med at hjælpe folk i gang med at bruge Aula,” siger John Kim Nielsen og fortsætter:

”Med et helt nyt it-system kommer der selvfølgelig mange spørgsmål fra brugerne. De fleste spørgsmål handler om, hvordan man kommer i gang eller knytter sig til de ændrede arbejdsgange, vi har fået i forbindelse med Aula,” forklarer han.

GDPR er en ny virkelighed
En ting, der har haft betydning for arbejdsgangene på Tove Ditlevsens Skole, er GDPR-reglerne. I maj 2018 trådte den nye persondataforordning i kraft, og de nye GDPR-regler har haft stor betydning for, hvordan Aula er bygget.

”Der er ingen tvivl om, at GDPR betyder meget på skoleområdet. Det gælder fx behandlingen af billeder. En anden ting, som mange medarbejdere undrer sig over, er, at man ikke kan trække beskeder tilbage i Aula. Det har de været vant til at kunne. Men ifølge GDPR-reglerne ejer modtageren en besked, så snart den er afsendt.”

Skolen har også skullet vænne sig til, at bonusforældre ikke automatisk har adgang til Aula, men at de fra skolens side skal ind og give tilladelser.

Desuden oplever medarbejderne, at de skal bruge søgefunktionen i Aula mere.

”Vi er så vant til at organisere vores filer og dokumenter i mapper, og det virker ikke helt på samme måde i Aula. Her er søgefunktionen meget mere i spil. Vi bruger dog primært Aula til kommunikation, og så bruger vi Office 365 til dokument-delen”.

Forældre-kommunikation har høj prioritet
For at få forældrene i gang med Aula har skolen løbende sendt information ud og har holdt forældremøder, hvor forældre har kunnet blive introduceret til Aula og få hjælp til at komme på.

”Ni ud af ti elevers forældre er på. Vi kan se, at de bruger det aktivt, for vi får mange spørgsmål fra dem. For at få de sidste på planlægger vi at tage direkte kontakt og spørge ind til, hvordan vi kan hjælpe. Selvom der er nogle startvanskeligheder, så har Aula nogle klare fordele. For eksempel at forældre kan gå ind i samme rum og få et hurtigt overblik over deres børns hverdag – også selv hvis de har flere børn på forskellige skoler,” siger John Kim Nielsen.

Godt samarbejde med kommunen og leverandøren
Hos Tove Ditlevens Skole er man glad for at være pilotskole.

”Jeg har været glad for, at vi kunne danne os nogle erfaringer. Der er stadig ting, der skal løses, men vi er i en pilotfase, og der opstår fejl. Vi har et godt samarbejde med Københavns Kommune og Netcompany, hvor vi oplever, at vi bliver taget alvorligt, og at der bliver lyttet til os. Er der et problem, melder vi det ind, og så får vi at vide, hvornår det forventes løst, eller også bliver det skrevet på listen,” siger han.

Gode råd til andre skoler

John Kim Nielsen vil gerne dele en række gode råd til andre, der er i gang med at implementere Aula.

• Vær skarp på jeres administrationssystemer: De fleste skoler har et system til medarbejderadministration og et elevadministrationssystem. På Tove Ditlevsens Skole bruger vi Trio og KMD Elev. Det er rigtig vigtigt, at data står rigtigt i de to systemer – ellers slår fejlen igennem på Aula.
• Overvej jeres grupper: Målet med Aula er bl.a. at minimere mængden af information. Derfor skal man tænke meget over, hvordan man bygger sine grupper op, så både medarbejdere og forældre kun er med i de mest nødvendige grupper.
• Informér løbende: Der udvikles løbende på Aula – bl.a. på baggrund af input fra skolerne. Sørg for at holde medarbejdere informeret om, hvad status på Aula er.
• Planlæg søsætningen: Lav en god plan for kommunikation til medarbejdere og forældre, og husk at afsætte tid til 1:1 samtaler med den gruppe forældre, der ikke selv kan komme på Aula. Mange forældre kan selv, men der vil være nogle, der har brug for personlig vejledning i opsætning og brug af Aula.