Aula kræver ledelse – erfaringer fra to pilotskoler
Vi har sat skolelederne på de to pilotskoler i Aarhus Kommune i stævne og stillet dem tre konkrete spørgsmål til ledelsens rolle i implementeringen af Aula. Mette Søberg fra Elsted Skole og Rani Hørlyck fra Søndervangskolen giver i denne artikel gode råd til, hvordan skoleledere kan gribe opgaven an.
1: Hvorfor er det vigtigt, at ledelsen tager ansvar for den lokale implementering af Aula?
“Ledelse er helt afgørende, når man er inde og røre ved noget så grundlæggende som kommunikationskulturen på skolen,” lyder det samstemmende fra de to skoleledere.
“Kommunikationen i Aula skal tage afsæt i skolens formål, grundsyn og værdisæt, og den skal afstemmes med de øvrige strategier og afspejle, hvem vi er. Det er helt klart en ledelsesopgave at sætte rammerne og sikre helhed og sammenhæng. Derfor har vi genbesøgt vores strategier for at sikre, at der er overensstemmelse mellem det vi siger, og det vi gør med Aula,” fortæller Rani Hørlyck.
På Elsted Skole har ledelsen også arbejdet med de grundlæggende principper for kommunikationen i Aula.
“Det er ledelsens opgave at favne helheden og fastlægge kommunikationsstrategien under en kulturforandring. For Elsted Skole har en af de største forandringer været at sikre, at kommunikationen bliver tilpasset et modtagerperspektiv frem for et afsenderperspektiv,” siger Mette Søberg fra Elsted Skole.
“Det er vigtigt, at vores budskaber bliver læst, forstået og kan bruges af forældrene til at handle ud fra. Vi skal tænke modtagerne ind i al vores kommunikation og udnytte de kommunikationskanaler, der egner sig bedst til de forskellige budskaber. Og vi skal hele tiden spørge os selv om, hvornår det er bedst at kommunikere via beskeder eller opslag i Aula, telefonen, en-til-en møder, hjemmesiden eller fællesmøder”.
Et af de gennemgående temaer i forbindelse med Aula har netop været, at skolerne skal benytte lejligheden til at gentænke kommunikationen mellem skole, forældre og elever. Det har også været et centralt element i arbejdet med Aula på de to pilotskoler, der har fået god støtte fra skoleforvaltningen i Aarhus kommune.
“For at kunne gentænke skolens kommunikation havde vi behov for at få en større faglighed inden for kommunikation. Hverken ledelse eller pædagogisk personale på vores skole havde en kommunikationsbaggrund, så inden vi gik i gang med at formulere en ny kommunikationsstrategi, havde vi behov for at tilegne os en grundlæggende faglig viden om kommunikation,” lyder det fra Mette Søberg, der fortsætter:
“Vi har haft stor glæde af, at kommunikationsafdelingen i skoleforvaltningen har afholdt workshops og udarbejdet vejledende kommunikationsmateriale, der har klædt os godt på til at arbejde med kommunikation. Det har givet os en langt bedre forståelse for, hvordan vi optimerer skolens kommunikation og trænger bedre igennem med vores budskaber – både i og uden for Aula.”
På Søndervangskolen har arbejdet med den gode kommunikation også været bærende i det forberedende arbejde.
“Vi har været gennem en proces, hvor vi har diskuteret hvilken kommunikation, der skal foregå i Aula, og hvilken der ikke skal, ligesom vi har udarbejdet retningslinjer for, hvordan medarbejderne skal kommunikere gennem Aula. Dermed sikrer vi en let forståelig kommunikation og skaber genkendelighed for forældre, der har flere elever på skolen,” siger Rani Hørlyck.
2: Hvordan sikrer I, at den nye kommunikationskultur kommer ud og lever blandt skolens medarbejdere?
Selvom det er ledelsen, der står på mål for den nye kommunikationsstrategi i Aula, er arbejdet foregået i tæt samarbejde med skolebestyrelserne og med repræsentanter for medarbejderne.
“Som ledelse har vi taget de kedelige beslutninger omkring den formelle organisering af lærersamarbejde og forældresamarbejde og sat rammerne for, hvordan tonen og formen skal være på vores kommunikation. Det betyder, at medarbejderne kan koncentrere sig fuldt ud om indholdet af kommunikationen,” fortæller Rani Hørlyck og fortsætter:
“Vi har fx taget beslutning om, at lærerne skal samle deres informationer til forældrene i et ugebrev hver fredag. Og vi har udarbejdet en fast skabelon for ugebrevet, der skal benyttes af alle lærere. Udover at det øger læsevenligheden, bliver forældrene også bevidste om, at de skal tjekke Aula minimum én gang om ugen for at følge med i, hvad der sker for deres børn.”
Det er ikke kun forældrene, der vil modtage et fast ugebrev fra skolen. Ledelsen på Søndervangskolen har også besluttet, at information fra ledelsen til medarbejderne skal samles i et ugebrev, ligesom der er lavet retningslinjer for, at lærerne skal tjekke Aula én gang om dagen og svare på henvendelser fra elever og forældre inden for ét døgn. For at sikre, at Aula ikke bliver en platform, der skaber stress, melder skolen desuden klart ud til forældre og elever, at medarbejderne ikke er til rådighed på Aula i weekender og hverdage efter kl. 17.
Tidligere var ensartethed et fyord når man diskuterede kommunikation på skolerne. Men det har Aula være med til at udfordre.
“Det har været vigtigt for os at få tydelighed og ensartethed ind i vores kommunikation. Kommunikationen skal være enkel og letforståelig for modtagerne, og så skal der være genkendelighed,” siger Mette Søberg og fortsætter:
“Når man tager et system som Aula i brug, kan 50 lærere ikke bare kommunikere på hver deres måde. Det skaber mere forvirring end klarhed. Så der er behov for klare retningslinjer omkring, hvor på Aula vi lægger lektieplaner og ugebreve, og hvornår vi bruger beskeder og opslag. Beslutninger om emner, der normalt håndteres vidt forskelligt fra lærer til lærer, tages som skolebeslutninger af ledelsen og medarbejderne i fællesskab. Men lærerne får selvfølgelig frihed til selv at styre, hvordan de vil håndtere den personlige en-til-en kommunikation med elever og forældre.”
De to skoleledere er enige om, at det ikke er alt, man behøver tage hånd om, inden man begynder at bruge Aula. Det kan give god mening at parkere visse beslutninger omkring Aula midlertidigt og så vende tilbage til dem på et senere tidspunkt, så længe både ledelse og medarbejdere er bevidste om det. Her har de to skoler lidt forskellige tilgange:
“Vores lærere har bedt ledelsen om at holde igen med de endelige beslutninger omkring, hvordan vi skal arbejde med ensartethed, tydelighed og modtagerperspektivet i Aula. De foretrækker at få lidt praktisk erfaring med Aula, inden vi låser os fast på form og indhold,” lyder det fra Mette Søberg”
“Vi griber det lidt anderledes an. For at medarbejderne ikke skal løbe i alle retninger, når vi lukker op for Aula, har vi fra starten lagt os fast på, hvad der skal med, og hvad der ikke skal med i Aula. Hvis det så efterfølgende viser sig, at der er ting, vi kan gøre smartere, justerer vi, hvis der er behov for det,” siger Rani Hørlyck.
3: Hvordan motiverer I forældrene til at bruge Aula?
“Skolen skal være meget bevidst om hvilken kommunikation, der skal ligge i Aula, og hvilken der egner sig bedre til andre kommunikationskanaler. Aula må og kan ikke overtage den gode og sunde forældredialog i hverdagen. Både medarbejdere og forældre skal kende til klare og letforståelige regler for hvordan, der kommunikeres i Aula,” fortæller Rani Hørlyck.
“Ofte handler det om meget lavpraktiske ting som fx at undgå uforståelige skolerelaterede forkortelser, skrive korte sætninger og i det hele taget få lixtallet ned i kommunikationen,” tilføjer Mette Søberg og fortsætter:
“Og vi skal være tydelige over for forældrene. De skal kende de forventninger, vi har til dem i forbindelse med forældresamarbejde og Aula. Hvor ofte skal de som minimum tjekke Aula, og hvornår og hvordan skal de give tilsagn til deltagelse i fx svømmeundervisningen og madordningen, og om der må publiceres billeder af deres børn?”
“Samtidig skal vi tage hensyn til, at der er behov for forskellig kommunikation afhængigt af, hvor gamle børnene er. Vi kan se, at der sker et skift omkring 5.-6. klasse, hvor børnene begynder at spille en mere aktiv rolle i kommunikationen, og det skal der selvfølgelig tages hensyn til i Aula.”
På begge skoler har superbrugerne taget Aula i brug, og i løbet af marts og april lukkes forældre og elever ind i Aula på Elsted Skole. På Søndervangskolen har man valgt at koble elever og forældre på Aula i starten af juni i forbindelse med en af de fire årlige samtaler, skolen afholder med forældrene. Her får forældrene en grundig introduktion til Aula og kan få personlig hjælp til at sætte Aula op på deres pc’er og telefoner.
Gode råd til ledelsens involvering i implementeringen af Aula:
- Aula er en god anledning til at gentænke skolens kommunikationsstrategi, og det er ledelsens ansvar at styre den proces.
- Kommunikationen i Aula skal tage afsæt i skolens formål, grundsyn og værdisæt – det, man siger, skal også være det, man gør i Aula!
- Inddrag skolebestyrelse og repræsentanter for lærerne tidligt i strategiarbejdet.
- Sørg for at skolens ledelse og medarbejdere tilegner sig faglig viden inden for kommunikation, før man starter arbejdet med den nye kommunikationsstrategi.
- Søg faglig støtte i kommunens skoleforvaltning og hos andre skoler i kommunen, så hver enkelt skole ikke behøver opfinde den dybe tallerken.
- Kommunikationen i Aula skal tage afsæt i et modtagerperspektiv. Det er helt afgørende, at kommunikation bliver læst og forstået og motiverer forældrene til at involvere sig yderligere i barnets trivsel og læring.
- Overvej nøje hvilken kommunikation, der skal foregå via Aula, og hvilken der ikke skal. Aula kan ikke erstatte den gode, daglige en-til-en forældredialog.
- Der skal sættes klare og ensartede rammer for, hvordan lærerne kommunikerer med forældrene gennem Aula. Hvad der er den gode tone, og hvad der ikke tolereres i kommunikationen.
- Sikr, at der er tydelighed og ensartethed i skolens kommunikation i Aula – der skal være genkendelighed for forældre, der har flere børn på skolen.
- Vær tydelige over for forældrene – de skal kende de forventninger, skolen har til forældrene og den måde, som skolen har valgt at kommunikere på i Aula.
- Start gerne op med lidt stramme retningslinjer for kommunikationen på Aula og løsne op senere, hvis det giver mening.