Aula-afprøvning i dagtilbud – Silkeborg Kommune
Hvem er vi:
Børne- og Familieafdelingen i Silkeborg Kommune består af ca. 1500 medarbejdere fordelt på 15 daginstitutioner – herunder 55 børnehuse og en dagpleje med ca. 300 dagplejere.
Silkeborg Kommune deltager i Aula pilotafprøvningen med udrulning af Aula i et børnehus og i en legestuegruppe med fire dagplejere.
Mange medarbejdere er i dag oprettet som administrative brugere og har derigennem adgang til office-pakken og ESDH-systemadgang. Andre medarbejdere bruger Google Suite for Education. Derudover bruger vi Daycare, hvor forældrene meddeler ferie og afhentning.
Dagplejen bruger Tabulex morgenvagt og har lige fået det tilhørende kommunikationsmodul til at kommunikere med forældrene.
Derfor har vi valgt at blive piloter på Aula-dagtilbud:
Vi har valgt at blive piloter blandt andet for at få længere tid til at implementere systemet og prøve systemet af i en institution, før vi ruller det ud til alle.
Desuden ønsker vi at kunne bidrage til, at dagtilbud bliver indtænkt i Aula på en hensigtsmæssig måde i forhold til de daglige arbejdsgange.
Sådan har vi organiseret pilotprojektet:
Projektet er organiseret i henhold til kommunens projektmodel med:
- En styregruppe, der består af: leder af dagtilbud, skolechef, administrativ leder i dagtilbud (projektejer), administrativ leder på skoleområdet og it-chef
- En projektgruppe der består af: projektleder og tre dagtilbudskonsulenter
- To referencegrupper:
1) It-strategigruppe med blandt andet ledere fra andre institutioner til rådgivning omkring processer og kommunikation
2) Pilotgruppe med projektteam og ledelsen fra piloterne og medarbejdere til at drøfte principielle spørgsmål og beslutninger
Dette vil vi fokusere på i pilotimplementeringen:
Det er vigtigt for os at fokusere på brugerne i centrum.
Anvendelsesstrategi:
- Hvad vil vi bruge systemet til?
- Hvilke roller og rettigheder fordrer det?
- Hvilke devises?
Lovgivning:
- Hvordan understøtter Aula medarbejderne i at overholde lovgivningen?
Dette håber vi at få ud af Aula:
- Længere tid til implementeringen
- Et Aula tilpasset dagtilbud
- Sammenhæng 0-16 år i Aula
- At brugerne kan bruge systemet bedre via erfaringerne.
Dette forventer vi at kunne give videre til andre kommuner i forbindelse med pilotimplementeringen:
Gennem KOMBIT vil vi dele gode såvel som dårlige erfaringer – særligt på de områder, hvor vi har fokus.
Silkeborg Kommune - månedsstatus
Status 18. maj 2020
Opsætning
Hvilke erfaringer har I fået i forbindelse med at sætte Aula op? Er der noget i den forbindelse I kan give videre til andre kommuner?
Vores børnehave og dagplejen er lige kommet på i sidste uge. Vi har afholdt sammenlagt tre timers møde hver især med børnehaven og dagplejen.
Vores erfaringer er, at det særligt er udrulningstrinene omkring dashboards, rettigheder og grupper, hvor der skal ske en del afklaringer, da det er her, at vi også kan komme til at drøfte arbejdsfordeling. Dagplejen skal vi drøfte lidt mere, da deres organisering ikke passer ind i Aula på samme måde som en skole eller en børnehave. Ligesom dagplejens support- og uddannelsesmæssige organisering også skal tilpasses.
Hvad kan/bør andre kommune overveje allerede nu i forbindelse med forberedelsen af opsætningen af Aula?
Support- og uddannelsesorganiseringen. Hvem skal supportere ude i den enkelte enhed med hvad, og hvilken type uddannelse skal de så have? Vi afprøver pt at have en superbruger og en uddannet leder i børnehaven. På dagplejen er det den pædagogiske leder og en dagplejemor i en legepruppe, der uddannes. Administrative superbrugere og lokaladministratorer samles centralt.
Er der nogen overvejelser du kan give videre til andre kommuner, der har samme pladsanvisningssystem, som jer?
Vi har Tabulex Dagtilbud Admin. Det virker umiddelbart fint. Men det skal afklares, hvem der skal have adgang til de enkelte stuer og dagtilbud i systemet, og derefter skal der ryddes op i henhold til det. Dette skal piloten også være med til at vise.
Organisering
Hvem skal være superbrugere hos jer – og på hvilken baggrund har I udvalgt dem?
Vi afprøver pt at have en superbruger og en uddannet leder i børnehaven. På dagplejen er det den pædagogiske leder og en dagplejemor i en legepruppe, der uddannes.
Hvad gør I for at sikre, at der er nogen, der kan hjælpe på alle institutioner.
Se ovenfor. Vi har gennemgået rettighedsoverblikket sammen med de to daglige ledere (1 time sammen med hver) for at tale med dem om, hvilke rettigheder og dermed arbejdsgange, der giver mening i hverdagen. Men vi tester vores første antagelser i piloten.
Corona
Hvordan har Corona-nedlukningen påvirket jeres projekt?
Vi har været afventende på en beslutning, om piloten overhovedet kunne gennemføres. Efter afklaring har vi være mere opmærksomme på mulighederne for at lave virtuel undervisning for de mere selvhjulpne medarbejdere.
Hvad gør I for at komme videre med projektet i den nuværende situation – hvordan arbejder I med at forberede Aula-implementeringen under de her omstændigheder?
Vi holder alle møder virtuel. Det virker fint. Faktisk er alle blevet bedre til at holde denne type møder, så nu kan vi hurtigere kan aftale kortere møder, da der ikke ligger en køretur før eller efter.
Generelt
Hvordan er stemningen og humøret – både hos jer og ude i de institutioner, der skal bruge Aula?
Den er i top. Vi er meget spændte på dagplejen. Vores indgang til piloten er, at vi ikke har forberedt alt for meget på forhånd, men lader vores erfaringer styre i forhold til implementeringen i de øvrige dagtilbud.
Status 8. marts 2020
Udover en uges vinterferie har vi brugt måneden på at drøfte detaljer omkring gruppeopsætning, datastrømme og supportorganisering, som vi løbende bliver klogere på. Herunder er vi ved at undersøge, hvordan vores klyngeorganisering passer ind i gruppeopsætningen i Aula.
Vi er ligeledes ved at lave en plan for at komme i gang med anvendelsesstrategien. Vores udgangspunkt er den anvendelsesstrategi, som vi har lavet for skoleområdet.
Silkeborg Kommune ønsker at teste forskellige set-ups i piloten, og derfor sker alle nuværende forberedelser med forbehold for, hvad piloten kommer til at vise omkring diverse emner.
Status 3. februar 2020
Her i januar måned har vi afholdt det første procesmøde, som var en opsamling fra det fælles kick-off-seminar i november og første skridt i forhold til at få forventningsafstemt om formålet med deltagelsen i piloten samt at se på arbejdsgangene i dagtilbud set fra en leders hverdag. Det var et møde på tre timer med styregruppen, projektteamet og de to ledere for dagtilbud og dagplejen, som skal være piloter. Se billeder som viser opsamlingen.
Projektteamet har desuden arbejdet med første version af systemlandskabet samt uddannelses- og supportoverblikket.
De kan ses her:
Systemlandskab i Silkeborg – dagtilbud Aula
Projektteamet arbejder desuden på en første version af anvendelsesstrategien, afklaring omkring to-faktor på flere devises, kommunikations- og tidsplan til piloterne, mm.
Præsentation af den første pilotproces