Aula-afprøvning i dagtilbud – Næstved Kommune

I Næstved håber vi blandt andet at andre kommuner kan få gavn af de erfaringer vi gør os rent systemmæssigt i pilotprocessen forhold til de integrationer vi skal have lavet til vores administrative system.

Hvem er vi:

Næstved Kommune er den største kommune på Sjælland målt på geografi, og med 83.000 indbyggere er kommunen den næststørste uden for Storkøbenhavn. Kommunen har en samlet forvaltning for skole og dagtilbud, Center for Dagtilbud og Skole.

Forvaltningen er delt op i to teams, Administration og Tilsyn samt Pædagogik og Læring. Forvaltningens medarbejdere arbejder tværgående på både skole og dagtilbud.

Kommunens dagtilbud består af fire dagtilbudsområder, Nord, Syd, Øst og Vest der hver har 10/11 institutioner. Derudover har vi en dagpleje, som består af en administration, og cirka 190 dagplejere fordelt i 14 grupper, to gæstehuse og en specialdagpleje.

Ud over de fire områder og dagplejen har kommunen to selvejende institutioner og en resurseinstitution.

Det samlede børnetal på kommunens dagtilbud er cirka 3.400 og vi har cirka 960 medarbejdere.

I Næstved Kommune har vi NemBørn fra Assemble, som vi både benytter til pladsanvisning og til digital kommunikation. Medarbejderne i kommunens dagtilbud har ikke hver sin digitale enhed, men arbejder på fælles computere eller iPads, når de skal dokumentere eller kommunikere. Vi sprogvurderer med Rambølls sprogvurderingsværktøj, og i forbindelse med overgange, bruger pædagogerne Kompetencehjulet fra LearnLab som et resurseorienteret redskab til at vurdere børnenes udviklingsniveau.

Derfor har vi valgt at blive piloter på Aula-dagtilbud:

Næstved Kommune var pilot på anden runde af Aulaimplementeringen på skoledelen, og det var meget værdifuldt. At vi kunne bidrage til udviklingen samtidig med, at vi i ro og mag kunne lære et system at kende på en lille enhed var en stor hjælp i forhold til den samlede implementering. Samme tilgang har vi til det at være pilot på dagtilbudsområdet. Vi hjælper Kombit, NetCompany og landets øvrige kommuner med at indsamle erfaringer og teste såvel Aula som omkringliggende systemer, og samtidig får vi værdifuld lokal viden og erfaring om ”dos and don’ts” i forhold til den implementeringsopgave, der ligger foran os alle.

Sådan har vi organiseret pilotprojektet:

I forhold til implementeringen af Aula, så er der nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af to daglige ledere fra hvert af de fire områder, samt en dagplejer og en administrativ medarbejder fra dagplejen. Gruppen arbejder generelt med implementering af it i dagtilbud og eksisterede allerede før Aula. Aula bliver nu hovedopgaven for gruppen. Ud over den faste gruppe, så har pilotopgaven sit eget spor, hvor lederne for de institutioner, der skal være med i piloten holder ekstra møder.

Dette vil vi fokusere på i pilotimplementeringen:

I vores pilot er vi meget optaget af anvendelse og funktionalitet. Belært af skoledelen ved vi, at Aula kan meget lidt af det man oprindeligt regnede med og planlagde efter i forbindelse med implementeringsforløbene på skolerne. Denne gang har vi et meget mere præcist billede af, hvad man kan – og ikke kan i Aula – og derfor håber vi, at vi kan være meget tydeligere i forhold til en anvendelsesstrategi. Vi vil stadig have fokus på at beskrive udviklingsønsker til Aula, da væsentlige funktioner i forhold til den daglige praksis på dagtilbud stadig mangler.

Dette håber vi at få ud af Aula:

I forhold til den isolerede kommunikation med forældre, så forventer vi ikke, at Aula kan løfte, hverken skole eller dagtilbud ud over, hvad vi allerede gør i forvejen. Vi forventer til gengæld, at Aula med opstart i dagtilbud vil skabe den længe ønskede sammenhæng på 0-16 års området. Vi får en samlet platform til kommunikation mellem skole, dagtilbud og forældre. Vi får kommunikation mellem medarbejdere på tværs mellem dagtilbud og skole – og én indgang for forældre. Det vil gøre det nemmere for forældre, og især vil det øge de didaktiske og pædagogiske muligheder i forbindelse med overgange.

Dette forventer vi at kunne give videre til andre kommuner i forbindelse med pilotimplementeringen:

Vi håber, at andre kommuner kan få glæde af det arbejde vi igangsætter, og især håber vi, at vi kan bidrage med de erfaringer vi gør os rent systemmæssigt i forhold til de integrationer vi skal have lavet til vores administrative system.

Næstved Kommune - månedsstatus

Maj 2020

Aula i en Coronatid

I Næstved er vi nu tæt på at være klar til at gå i gang med Aula på vores pilotinstitutioner. Selvom vi har været ramt af både total nedlukning og efterfølgende af nødpasning med dertilhørende ekstra belastning af personalet, så har vi alligevel fået klargjort vores systemer til at sende og modtage data til og fra STIL.

Nu mangler vi at få uddannet personalet, uddannet forældre og vigtigst af alt, så mangler vi at finde ud af, hvordan vi skal bruge Aula.

Alle tre punkter skulle vi have klaret i god tid inden 1. maj, som var det oprindelige tidspunkt for opstart af pilot. Det betyder selvfølgelig, at vi er nødt til at sadle lidt om i forhold til vores anvendelsesstrategier og i forhold til, hvordan vi igangsætter forældre og personale.

I Næstved Kommune har vi ikke et meget digitalt dagtilbud. Selvom vi i en årrække har haft både Børneintra og efterfølgende NemBørn, så har det på intet tidspunkt været systemer, der har være fuldt implementeret i et digitalt dagtilbud.

Med Aula har det hele tiden været ambitionen, at vi skulle have en mere klar strategi, og ligeledes en grundig og gennemarbejdet anvendelsesstrategi, der skulle danne grundlaget for, hvordan den enkelte institution skulle bruge Aula i hverdagen. Sådan er det ikke blevet, og vi må nu bruge pilotperioden til at finde ud af, hvordan vi bedst får anvendt Aula, så vi i stedet kan lave en anvendelsesstrategi, som er klar, når vores øvrige institutioner kommer på.

Workshop – kommunikation i dagtilbud

Første led i arbejdet med anvendelsesstrategien blev derfor at kortlægge kommunikationen i vores dagtilbud. Først når vi var helt klar på, hvilke former for kommunikation vi egentlig har, kan vi blive klar på, hvordan vi fremadrettet ønsker at kommunikere og på hvilken måde. I forhold til Aula, så var det hurtigt klart for os, at vi på ingen måde kunne kopiere brugen fra skolerne. Vi ønsker ikke at ”skolegøre” kommunikationen, da der er så store forskelle mellem de to, at det på ingen måde er muligt at overføre brugen af Aula fra skolen til brugen af Aula på dagtilbud. Alene det faktum at dagtilbuddene har daglige fysiske møder med alle forældre gør, at kommunikationen i dagtilbud bliver langt mere mund til mund end på skolerne, hvor man måske kun ser forældrene et par gange om året.

En kortlægning af kommunikationen på dagtilbudsområdet var første del af de workshops, som skulle have ledt til en egentlig anvendelsesstrategi, men som blev afbrudt af Coronanedlukning.

Vi tager nu materialet fra første workshop direkte med over i pilotfasen og forsøger at udarbejde en egentlig anvendelsesstrategi.

Anvendelsesstrategien vil både skulle tage udgangspunkt i den praksis vi har og ønsker at have i vores dagtilbud, men vi bliver også nødt til at forholde os til de funktionaliteter som Aula (ikke) har.

På workshoppen var alle ansatte fra vores pilotinstitutioner inviteret og målet var, at kortlægge alle typer af kommunikation på kryds og tværs af medarbejdere, forældre, ledelseslag og forvaltning. Udgangspunktet skulle være at blotlægge det, vurdere værdien, vurdere om der var uhensigtsmæssige arbejdsgange, om kommunikationen skulle være en del af Aula, eller om den skulle være på andre platforme.

Arbejdet med at få dagtilbud i dagtilbudsregisteret og få Uni-Login

Det kan ikke understreges nok, at det er en god ide, at komme i gang med at får institutioner i dagtilbudsregisteret og få etableret Uni-Login til forældre og personale. I Næstved gik vi allerede i gang med arbejdet i sommeren 2019 efter at have forberedt vores leverandør på, hvilke nye dataflows, der skal etableres. På nuværende tidspunkt (26. maj) har vores leverandør (Assemble) leveret (noget af) varen, og vores instititutioner er alle oprettet i dagtilbudsregisteret. NetCompany har etablet adgange til Aula og alle kan logge ind.

Vi mangler stadig mange ting i forhold til at kunne gå i almindelig drift, men vi regner med at alt er på plads med rigelig afstand til vores egentlige udrulgning til efteråret. Ud over en masse ”nice to haves”, så mangler vi disse essentielle funktioner fra Assemble.

Håndtering af Alias, ved navne- eller adressebeskyttelse
Håndtering af officielt tilknyttede (papmor, -far, plejeforældre mv.)

Det er afgørende for både dagtilbudsregisteret og for brugen af Aula, at man overvejer, hvilken struktur man vælger at have, da der er en del udfordringer – både med den måde STIL bygger deres register på, og de funktioner og mulighed som Aula har.

Vi har ikke alle svar parat endnu, men især dagplejen kommer til at give os nogle udfordringer.

Hvis du ønsker at se billedet af strukturen i et større billede kan du klikke her.

Udfordringer i forhold til strukturen og Aula og anvendelse

I forhold til de forventninger vi havde til anvendelsen af Aula på dagtilbud, så er det klart, at et nyt system vil give nogle udfordringer i forhold til, hvad vi gerne vil – og hvad man kan. I første runde af piloten er vi stødt på tre helt store udfordringer.

Tværgående kommunikation

Det faktum, at Aula ikke understøtter tværgående kommunikation giver os nogle udfordringer i forhold til vores struktur og anvendelse.

Hvordan skal en områdeleder kommunikere med alle ansatte på de 10-11 institutioner, der er i området?

Vi kan ikke umiddelbart oprette et Aula til ”Område Nord”. Det skyldes, at STIL ikke understøtter at oprette dette niveau i dagtilbudsregisteret med en tilknytning til Uni-Login.

Det kan vi løse ved at oprette områdeledere og administrativit personale som medarbejdere på alle institutioner i området, hvilket dog vil give den udfordring, at alle 11 institutioner vil dukke op på personalernes forside i Aula – og så skal man navigere mellem disse.

En anden løsning er at oprette alle områdeledere og administrativt personale på vores forvaltningsnummer. Det vil give alle adgang til et Aula – og herfra kan de skrive ud til alt personale via tværgående grupper?

Det vanskelige i den øvelse er så, at de dermed ikke får adgang til at kunne kommunikere med forældre. Hverken forvaltning, dagtilbudenes administration eller ledelse kan kommunikere til forældre – med mindre der etableres tværgående grupper, der består af forældre fra de enkelte institutioner, som så skal have hver sin besked!?

Vi aner ikke, hvordan vi skal løse denne tekniske udfordring, men i første omgang bliver det ved, at det kun er den daglige leder på de enkelte institutioner, der kan skrive ud – og dermed videreformidle eventuelle generelle beskeder til forældrene.

Flytning af børn

Det andet store problem vi får er flytning af børn. Morgenvisitationen af børn – især i dagplejen – hvor et barn skal i gæstedagpleje eller i gæstehus medfører en stor udfordring. Barnet kan nemlig ikke flyttes med i Aula.

Det tager et døgn at få et barn oprettet i Aula. Det betyder, at barnet først optræder hos gæstedagplejen dagen efter – hvor barnet i mange tilfælde skal være tilbage hos sin normale dagplejer.

De fleste tilfælde regner vi med at løse ved at etablere dagplejegrupper. I langt de fleste tilfælde vil børnene komme i gæstedagpleje inden for deres gruppe, og dermed kan barnet umiddelbart flyttes, og dagplejeren kan tilgå stamkort og kommunikationsmuligher direkte på Aula – tilknyttet til dagplejegruppen.

”Desværre” har vi i Næstved også to gæstehuse. Egentlige institutioner, hvor dagplejebørn kan være, hvis deres normale dagpleje er lukket. Disse gæstehuse dækker bredt – og altså langt ud over de dagplejegrupper vi har oprettet. Et barn i et gæstehus kan altså komme fra alle dagplejegrupper, og i disse tilfælde vil det ikke være muligt for medarbejderene i gæstehuset at finde oplysninger på barn eller forældre, da man jo først vil modtage oplysningerne dagen efter … og det vil man så alligevel ikke! For Aula flytter ikke børn. Aula sletter børn og opretter dem igen. (se næste udfordring).

Vores gæstehuse er oprettet i institutionsregisteret, og de får deres eget Aula, men lige nu aner vi ikke, hvordan vi skal bruge det, da vi kun har børn i gæstehusene, når deres normale dagpleje er lukket.

Ingen brobygning

Det faktum at Aula ikke flytter børn, men sletter dem og opretter dem på ny, giver os en anden stor udfordring. Dagtilbudsforløb kan byde på mange skift. Ikke bare i forbindelse med sygdom, men også i forbindelse med egentlige overgange.

Ud over de faste overgange fra vuggestue/dagpleje til børnehave, så ser vi også relativt mange flytninger af børn fra en børnehave til en anden. I så tilfælde betyder det selvfølgelig ikke så meget, at det tager et døgn at få barn og forældre oprettet det nye sted, men det har stor betydning for vores anvendelse, at alle data på barnet slettes.

Før vi gik i gang med Aula anså vi Aula som svaret på mange års udfordringer med brobygning. Ikke kun mellem dagtilbud, men især mellem dagtilbud og skole. Nu kom der er en sammenhængende platform, hvor en pædagogisk note eller observation eller indsats fulgte barnet. Men det sker ikke! – Når et barn flytter fra en dagplejer til en børnehave, så slettes alle data på barnet, og børnehaven starter fra nul. Det betyder i praksis, at vi skal have alt pædagogisk arbejde og professionel dialog om barnet flyttet ud af Aula og over i et system, som vi endnu ikke kender. Om det bliver i form af en widget, eller om vi skal indkøbe et helt separat system til dette arbejde, er der slet ikke taget stilling til endnu, men faktum er, at Aula ikke kan bruges til dette.

Januar 2020

Forudsætningssporet

I Næstved har vi haft fuldt fokus på den bagvedliggende infrastruktur. Det nye UniLogin, dagtilbudsregisteret og opdateringen af vores administrative systemer fylder mere end selve Aula.

Med udgangen af januar har vi sat flueben ved, at vores strukturer og dermed data sendes til dagtilbudsregisteret fra Assemble, som er den leverandør vi benytter i Næstved. Når (og hvis) vi kan bekræfte at den almindelige dataoverførsel til dagtilbudsregisteret kører, så går vi i gang med det næste skridt, som bliver at forædle de enkelte dagtilbud med Uni-Logins til personale, børn og forældre.

Vi er stadig meget opmærksomme på strukturen i dagtilbudsregisteret og hos STIL – sat over for den struktur og de muligheder vi får i Aula. Umiddelbart ligner det ikke ”a match made in heaven” – så det er vi ret spændt på om Aula når at få løst til vores Pilot starter. Særligt er vi bekymrede for vores dagplejere.

Anvendelsesstrategi og systemlandskab

I Næstved har vi nedsat en arbejdsgruppe på dagtilbudsområdet, der arbejder med implementering af digitale løsninger på området. Arbejdsgruppen er ikke nedsat specielt med henblik på Aula og den har eksisteret i 1½ år. For nuværende vil stort set al arbejde med Aula og tilhørende funktioner blive placeret i arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen består – ud over den kommunale projektleder – af otte daglige ledere, to fra hver af vores fire områder. En dagplejer, en administrativ medarbejder fra dagplejen og en administrativ medarbejder fra dagtilbud.

Arbejdet med anvendelsesstrategi, systemlandskab og kommunikation bliver planlagt med udgangspunkt i arbejdsgruppen.

På første møde i arbejdsgruppen lavede vi et udgangspunkt for det videre arbejde ude i institutionerne, der skulle kortlægge vores nuværende primær Pains – og vores systemlandskab.