Aula-afprøvning i dagtilbud – Gladsaxe Kommune

De sidste forberedelser inden implementering af Aula på pilotinstitutionerne

Starten af juni blev brugt til at tjekke op på, at de lavpraktiske ting, der involverer andre afdelinger end i Aula projektgruppen, også var klar til at få vores to pilotdaginstitutioner Solstrålen og Egeparken på Aula. Opgaver som:

• Klargøring af iPads til alle medarbejderne, indkøb, opsætning og udlevering.
• Oprettelse af e-mailadresser til medarbejderne til brug for at logge ind via Kommunal IDP.
• Information til medarbejderne i e-Boks med deres nye e-mailkonto.
• Tjek at der er adgang til opsætning af Komme/gå tjek-ind skærme.

Opsætning af Aula

Over et Teamsmøde blev de to institutionsledere introduceret til login på Aula, hvor vi i Gladsaxe kommune bruger Kommunal IDP. De blev kort præsenteret for de forskellige moduler. Og efterfølgende blev de guidet til at opsætte de relevante grupper, institutionerne har brug for i første omgang fx de forskellige stuer og personalegrupper. Komme/gå blev også sat op og tilføjet forældrenes og personalets dashboards.

Værd at bemærke i forhold til KMD i1

• Medarbejdere skal tastes manuelt i KMD for, at de kan få adgang til Aula.
• Alle medarbejdere har samme rolle, nemlig pædagog, uanset om man er leder, køkkenpersonale, konsulent, PPR medarbejder eller vikar.
• KMD i1 kan ikke håndtere grupper, derfor kommer alle børn, forældre og medarbejdere over i en samlet gruppe.
• Forældre/børn med beskyttet adresse eller – navn fremgår i Aula med initialer.
  Der er ikke mulighed for at skrive et alias KMD, så man kan se det fulde navn i Aula.
• Forældre, der ikke er registreret i KMD med forældremyndighed får ikke adgang til Aula.
  Data verificeres hos CPR. registeret, og hvis forældrene er registreret ukorrekt, skal de selv kontakte Familieretshuset og få rettet fejlen.
• Da børnene ikke er kategoriseret i grupper fra KMD, skabes der ikke tilhørsforhold mellem barnet og dets gruppe. Det betyder, at man skal være særlig opmærksom, når man fx i beskedmodulet fremsøger forældre via barnets fornavn uden at huske efternavnet, særligt hvis man har flere børn med samme fornavn. (eksempel fra skole, hvor man kan se klassen efter navnet, hvilket gør fejlmargin mindre).

Uddannelse af medarbejderne

Den 9. og 10. juni blev der afholdt uddannelse for personalet på de to institutioner, en dag pr. institution. NetCompany havde i samarbejde med Gladsaxes projektleder komprimeret en fuld dags undervisning til 3 timer. Vi har i Gladsaxe kommune valgt at veksle uddannelse af Superbrugere til uddannelse af alt personale, da vi har organiseret os anderledes på DAG end på skole. Lederne er institutionsadministratorer, og supporten på pilotinstitutionerne foregår via dem eller til den kommunale administrator. De 3 timer gik meget hurtigt, og med os tager vi følgende erfaringer:

• Sørg for at personalet har downloadet app’en til deres iPad og allerede er logget ind. Ellers går der dyrebare undervisningsminutter med at få alle godt på.
• Tydelig information om det er en mulighed at arbejde i ’det rigtige Aula’, eller det kun er uddannelsesmiljøet, der må bruges til de forskellige opgaveløsninger i forbindelse med undervisningen.
• Få understøttet kanalstrategien ved at give eksempler på, hvor vi kommunikerer om hvad til hvem. Fx brug opslag når du vil give en vigtig information, som ikke kræver et svar.
• Afsæt tid efterfølgende til at evaluere på uddannelsen, så der bliver fulgt op på, om der er områder, der skal understøttes yderligere af fx målrettede vejledninger eller trin-for-trin guides.
• Giv institutionerne mulighed for at øve videre i uddannelsesmiljøet.

Vi har særligt én anbefaling i forhold til kommunikation i Aula

Vær opmærksom på at børnene kan fremsøges og skrives til, selvom de aldrig kommer på Aula, og beskeden sendes ikke automatisk til forældrene, som medarbejderne har været vant til i Infoba. Vores anbefaling er derfor, at den kommunale administrator blokerer kommunikationen fra medarbejder til børn og fra forældre til børn for at sikre, at vigtige beskeder ikke risikerer at gå tabt.

Forældrene på Aula den 15. juni

Forældrene har i e-Boks modtaget et brev om, at Aula blev implementeret, og hvordan de kan logge på. Efter aftale har institutionerne selv sørget for onboarding af forældrene, da de er i daglig kontakt med dem. Supporten kan stået til rådighed, men det har ikke vist sig nødvendigt.

Der har ikke umiddelbart været de store problemer med at få forældrene i gang med Aula. De tilfælde, hvor der har været udfordringer, har været pga. manglende registrering af forældremyndighed i KMD eller forældre, der endnu ikke har modtaget et CPR.nr.

Dog er der et ønske om, at institutionerne kan skabe sig et hurtigt overblik over, hvor mange forældre der er logget på. Det er et omstændigt at skulle slå hvert enkelt barn op for at se om mor og far har været på.

Supporten de første to uger

Supporten har været i tæt kontakt med daginstitutionerne de første to uger, hvor der både har været spørgsmål til brug af Aula, men også indmeldelse af fejl. Institutionerne bruger iPads, som primært arbejdsredskab, og her er det værd at bemærke, at menuerne i Aula app’en er lidt anderledes end på computer. Det opleves, at der er en del klik for at komme frem til det ønskede.

En af de ting, institutionerne har skullet vænne sig til, er, at man er begrænset til at kommunikere med de grupper, man er medlem af. Fx kan gul stue ikke skrive til blå stue, hvis man ikke er medlem af begge stuer. Det har affødt et behov for nogle nye grupper, nemlig en Børnehave- og en Vuggestuegruppe, der henholdsvis indeholder alle stuer fra vuggestue og børnehave. Og når disse større grupper laves, skal man huske vælge, hvilke rettigheder man ønsker, at medlemmerne skal have. På nuværende tidspunkt har institutionerne valgt, at forældrene ikke har nogle rettigheder, og medarbejderne alle rettigheder.

I Gladsaxe kommune har vi særligt fokus på at teste modulerne Galleri og Sikker fildeling, men Komme/gå-modulet fylder også en del, da det er en stor del af institutionernes hverdag. Institutionerne er ikke rigtig kommet i gang med at bruge Sikker fildeling endnu, men Galleriet bliver flittig brugt hver eneste dag.

De væsentligste opmærksomhedspunkter efter to uger på Aula:

• Opload af flere fotos resulterer ofte i, at medarbejderen kastes helt ud af Aula app’en
• Hvert foto skal tagges ved at fremsøge hvert barn individuelt.
  Det kunne være fint at søge en gruppe frem og vælge de børn, der skal tagges ud fra en gruppeliste
• Fotos taget med iPad’en bliver beskåret mærkeligt, så det kan være svært at se alle børnene
• Det er ikke muligt at oploade mange fotos og tagge individuelt
• Nogle Komme/gå-moduler er låst mod redigering, hvilket forstyrrer brugeroplvelsen
• Når forældrene indtaster ferie i Komme/gå i løbet af dagen, ændres barnets til stede-status til ferie
• Medarbejderne kan ikke taste sovetider i deres Komme/gå-modul, men skal bruge tjek-ind skærmen
• Hvis medarbejderne skal taste hentetider, skal de til tjek-ind skærmen og taste under tjek-ud
• Statistik kan kun tilgås gennem administrationsmodulet, men medarbejderne har brug for oplysningerne og ikke nødvendigvis adgang til administrationsmodulet
• God ide at oprette fællespostkasser til stuerne, så flere medarbejdere kan tjekke beskeder, når forældrene skriver.

OPSÆTNING

Opsætningen af Aula i vores to pilotdaginstitutioner har først taget sine spæde skridt i slutningen af maj, da vi har afventet afklaring i forhold til tre afgørende punkter i forbindelse med Coronakrisen, nemlig:

• Var pilotinstitutionerne klar til at afsætte ressourcer til at sætte Aula i søen i forhold til det store praktiske arbejde, der har været i institutionerne i forbindelse med Covid-19?
• Hvor langt var KMD nået med administrationssystemet?
• Og kom udrulningen af piloten overhovedet til at følge tidsplanen?

Da pilotinstitutionerne meldte sig klar, og tidsplanen blev konfirmeret af Kombit og NC, gik den sidste overvejelse på, om det ville skabe for meget ekstra arbejde at gå i pilot med KMD Pladsanvisning I1, da vi i Gladsaxe kommer til at implementere I2 i løbet af efteråret. I KMD I1 kan man fx ikke oprette forskellige grupper, hvilket betyder at man få en stor gruppe over i Aula. Beslutningen blev, at vi klør på med Aula og laver grupper i Aula ud fra den store gruppe.

Hvilke erfaringer har I fået i forbindelse med at sætte Aula op? Er der noget i den forbindelse I kan give videre til andre kommuner?

Vores erfaring viser, at det er vigtigt, at ledelsen har drøftet og lagt en anvendelsesstrategi for, hvordan Aula skal bruges, og hvordan fx kommunikationsstrategien køres sammen med kanalstrategien, så der kommer en ensartethed i kommunikationen på tværs af institutionerne.

Institutionerne har tidligere brugt Infoba til information til forældrene, og her kommer der til at ske nogle ændringer, når Aula tages i brug. Infoba bliver fortsat en del af pædagogernes arbejdsværktøj til fx fokusbarnsskema og digitale kufferter, men dag til dag kommunikationen med forældrene kommer til foregå i Aulas besked- og komme/gåmodul udover den daglige naturlige mundtlige dialog.

Det er i den forbindelse derfor vigtigt at få afklaret spørgsmål som fx:

• Hvilke grupper er der behov for?
• Hvordan skal medlemmerne i grupperne kunne interagere med hinanden? –Gruppeopslag, begivenheder, dele medier, beskeder.
• Hvilke roller skal have hvilke rettigheder?
• Hvordan organiserer vi os, hvem sætter de forskellige moduler op, er det primært et ledelsesansvar, eller kan nogle opgaver uddelegeres, fx Komme/gå-modulet?
• Hvordan skaber vi overblik over de widgets, der er tilgængelige i vores kommune?
• Hvordan formidler vi kommunikations- og kanalstrategien?

Derudover har vi taget udgangspunkt i et opsætningsskema, hvor mange opsætningsmuligheder er listet op, og som skal udfyldes for hver institution. Opsætningsskemaet giver lederne en klar fornemmelse af, hvem der har hvilke roller i forhold til opsætningen. Det er dog besluttet, at opsætningsskemaet i første omgang udfyldes på det centrale ledelsesniveau og bruges som retningslinje i pilotinstitutionerne, så der i første omgang drages erfaringer, som kan justeres og gives videre til resten af insitutionerne og dagplejerne.

Se opsætningsskemaet fra Gladsaxe her: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/Gladsaxe-opsætning-af-Aula-på-din-institution.pdf

Hvad kan/bør andre kommuner overveje allerede nu i forbindelse med forberedelsen af opsætningen af Aula?

Gladsaxe Kommune har i pilotinstitutionerne valgt at genbruge strategien anvendt på skoleområdet, nemlig gå snævert mht. rettigheder. Det handler om at bruge pilotinstitutionerne til at afklare behovene i Aula efterhånden, som de opstår og så justere til. Som udgangspunkt er tanken, at det nemmere at starte med få rettigheder, som så kan udvides i stedet for at give for mange rettigheder, som så skal fjernes.

Derudover er det vigtigt at drøfte brugen af Aula, hvor kommunikerer vi hvad til hvem og hvornår? Vi har også gjort os overvejelser omkring, hvilke grupper der skal have deres egen side, og hvilke moduler det giver mening at tilknytte. Udgangspunktet er, at alle grupper har fået deres egen side. Vi ser frem til at få afprøvet, om vores valg giver mening.

Er der nogen overvejelser du kan give videre til andre kommuner, der har samme pladsanvisningssystem, som jer?

I Gladsaxe kommune bruger vi KMD pladsanvisning I1, og vores første erfaring viser, at adresser fra I1 ikke kommer med over i Aula, samt at alle medarbejdere skal oprettes manuelt i I1.

Der er heller ikke mulighed for at tildele forskellige roller til medarbejderne (fx leder, pædagog, medhjælper) i i1, så alle medarbejdere får rollen pædagog i Aula.

I1 kan heller ikke håndtere oprettelse af grupper, så alle, børn, forældre og medarbejdere kommer over i en samlet hovedgruppe.

Eftersom I1 forhåbentlig når at blive opdateret til I2 inden næste bølge af institutioner kommer på Aula, kan disse erfaringer formodentlig ikke bruges, da håbet er, at de ovenstående ‘problemstillinger’ kommer på plads til i2.

ORGANISERING

Hvem skal være superbrugere hos jer – og på hvilken baggrund har I udvalgt dem?

Gladsaxe har valgt at gå med en anden organisering end at have superbrugere pr. institution. Alle medarbejdere i pilotinstitutionerne kommer på uddannelse formidlet af NC, og institutionslederne bliver den medarbejdere kan gå til. Derudover er den kommunale Aula-administrator til rådighed for alle medarbejdere via telefon og e-mail i pilotfasen.

Der bliver produceret forskelligt materiale fx trin-for-trin vejledninger og evt. videoguides, som bliver tilgængeligt for personalet for at hjælpe dem yderligere. Desuden arbejdes der på at lave E-learning-moduler, som medarbejderne kan tage, når det passer dem.

Hvad gør I for at sikre, at der er nogen, der kan hjælpe på alle institutioner?

Det gør vi ved, at medarbejdere er godt informeret om supportstrukturen, nemlig at de kan gå til deres leder, kontakte den kommunale administrator eller se om de selv kan løse udfordringen ved at bruge det forskellige materiale, de har til rådighed.

Se Gladsaxes postkort om support her: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/Gladsaxe-Postkort-DAG-support-og-hvor-skal-jeg-kommunikere-om-hvad-uden-aulasupport-v1.1..pdf

Se Gladsaxes informationsbrev til forældre i pilotinstitutioner her: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/Gladsaxe-Brev-til-pilotforældre.pdf

CORONA

Hvordan har Corona-nedlukningen påvirket jeres projekt?

Som tidligere nævnt har vi været afventende i forhold til, om det overhovedet blev en mulighed at gennemføre piloten. Møder og beslutninger har til dels været sat på hold i starten af Corona dels pga. nedlukningen, dels pga. nødpasning og så genåbning i institutionerne, som naturligvis har krævet en del af både ledere og personale. Men da vi fik en afklaring, og daginstitutionerne begyndte at kunne vende så småt tilbage til projektet, har vi i høj grad benyttet os af at afholde møder via Teams.

Vi har fx afholdt:

• en virtuel gennemgang af Aula og funktionerne
• gennemgang af opsætningskemaet i forhold til roller og rettigheder
• præsentation af materiale til pilotinstitutionerne, fx brev til pilotforældrene og support/kanalstrategipostkort.

Hvad gør I for at komme videre med projektet i den nuværende situation – hvordan arbejder I med at forberede Aula-implementeringen under de her omstændigheder?

Vi afholder fortsat alle møder via Teams, det bliver til kortere møder med endnu klarere agendaer, og som bonus er der ikke været spildtid i form af kørsel til og fra.

GENERELT

Hvordan er stemningen og humøret – både hos jer og ude i de institutioner, der skal bruge Aula?

Stemningen i Gladsaxe er rigtig god og også lidt ‘sommerfugle i maven’ spændt – for hvordan det vil gå med at få medarbejderne og forældrene på, opstår der uventede udfordringer eller spiller det hele bare fra dag ét.

Pilotinstitutionerne glæder sig til at se ‘hvad Aula er for noget’, og hvordan det kan passe ind i deres hverdag. Det bliver spændende at se, hvilke erfaringer vi kan tage med videre til resten af institutionerne.

Og sidst, men ikke mindst er det også interessant at få kigget det Aula materiale igennem, der har været brugt til skolerne, og tilpasse det daginstitutionernes behov, og måske endda lavet noget helt nyt til institutionerne, fordi der fx kan være andre arbejdsgange.

I Gladsaxe Kommune har vi i februar haft fokus på følgende emner:

Kommunikationsplan
Det første udkast til vores kommunikationsplan er blevet lavet færdig til internt brug. Her har vi nedfældet, hvilke kanaler vi skal bruge, hvilket materiale der skal udfærdiges og hvordan tingene skal være færdige.

Ved at kigge på vores kommunikationskampagner fra udrulningen af Aula på skoleområdet, har vi dannet os et overblik over eventuelle kommunikative fælder, vi risikerer at falde i.

Vi tror på, at vi med en stærk kommunikativ indsats kan imødekomme en lang række af de problemer, de oplevede i pilotperioden for skolerne, og derfor har dette punkt været vigtigt for os. Vi vil i løbet af de kommende måneder lave månedlige revideringer af vores kommunikationsplaner for at sikre os, at de er up-to-date.

Forberedt dagtilbudsworkshops for Aula
Som en del af vores forberedelse til Aula på dagområdet, har vi indkaldt områdeledere, ledere, pædagoger og konsulenter til workshops, hvor vi skal gennemarbejde Aula på dagområdet. Her skal vi arbejde med deltagernes forventninger, deres tanker om system og hvad de frygter.

Ved at inddrage medarbejdere tidligt i forløbet håber vi på, at vi kan bidrage til at skabe tryghed om det nye system, der forhåbentligt før det til en god oplevelse, når Aula blive implementeret.

Vi har lavet materiale, deltagerne skal arbejde med på workshoppen, der på sigt vil blive tilgængeligt her.

Systemlandskab
Vi har lavet en grafisk fremstilling af vores systemlandskab, så vi kan danne os et overblik over, hvilke systemer vi bruger på de forskellige områder, samt hvad de bliver brugt til. Se et eksempel her: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/Gladsaxe-systemlandskab-skole-og-dagtilbud.pdf