Administratorer

Organisering af dagplejerne i Greve KMD I1

Aula bliver i løbet af det kommende halve år rullet ud til dagtilbudsområdet. Også dagplejerne er omfattet og får dermed en platform, som kan være med til at understøtte kommunikationen med forældre, og som kan indeholde personfølsomme data.

Før udrulningen af Aula på dagplejeområdet kan gennemføres er det nødvendigt at den enkelte kommune gør sig overvejelser omkring organiseringen. Udrulningen af Aula på dagplejeområdet rummer nemlig visse udfordringer i forhold til, hvordan dagplejerne skal organiseres i Aula. Greve Kommune har KMD I1 som pladsanvisningssystem, og er med i pilotprojektet vedrørende Aula på dagtilbudsområdet. Nedenfor beskriver projektleder Rune Dziadecki Gråbæk, hvordan man forventer at organisere dagplejerne i Greve Kommune.

Greve Kommunens organisering af dagplejerne i Aula

“Organiseringen af dagplejere i Aula medfører nogle udfordringer, man skal være bevidste om”, fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, og understreger at fokus særligt skal rettes mod, at den enkelte dagplejer ikke skal registreres i dagtilbudsregistret. Dog skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer knyttet til dagplejerne fra dagtilbudsregistret i relation til Aula, så dagplejerne kan blive en del af Unilogin-systemet og blive oprettet i Aula.

I Greve Kommune registrerer de én overordnet DTR-gruppe og fire DTR-grupper med hvert deres anvisnings-ID. Efterfølgende tilknyttes de forskellige dagplejere til DTR-gruppen. Her er det vigtigt, at dagplejerne har samme anvisnings-ID, som den overordnet gruppe.

I Greve Kommune er man med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbud, men kommunens dagplejere deltager dog ikke i pilotprojektet. Alligevel har Rune Dziadecki Gråbæk allerede planlagt udrulningen af Aula blandt dagplejerne, som skal tage Aula i brug til efteråret samtidig med kommunens øvrige daginstitutioner. Og den løsning man vælger i Greve Kommune er at gruppere dagplejerne i hovedgrupper baseret på deres distrikt, og de enkelte dagplejere herunder.

Når man gør dette, er der ifølge Rune nogle opmærksomhedspunkter:

  • Opdelingen i grupper under distriktet har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Fx sætter opdelingen i grupper krav til, at der skal oprettes tværgående grupper. Dette er nødvendigt, hvis de tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.
  • I Greve Kommune har man valgt, at er det okay, at der ikke kan deles billeder, skrives på Aula etc. for de børn, der “går på tværs” af distrikterne – eksempelvis gæstebørn som i en eller flere dage skal passes i en anden institution i et andet distrikt, end de ellers er tilknyttet. Man er bevidst om denne udfordring og italesætter den i forbindelse med udrulningen af Aula.
  • Man opretter legestuegrupper i Aula, som Aula-grupper. På denne måde bliver det dagplejerne, der kender børnene, der bestemmer hvem der er med.

P-nummer og G-nummer

Kommunen har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et for Center for Dagtilbud & Skoler. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområdeniveau.

Derudover er det en vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som også anvendes som anvisningsID i KMD I1, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Greve Kommune opretter tværgående grupper på tværs af dagplejerne, på baggrund af legegrupperne, eksempelvis ”Sommerfuglene”. Derudover oprettes der en gruppe med dagplejerne, dagplejepædagogerne, evt. pædagogiske konsulenter samt lederen af dagplejen, så de har en platform for faglig dialog.

I forhold til forældrene oprettes der en forældregruppe indenfor hvert distrikt, så der kan kommunikeres til alle forældre nemt og hurtigt

Som deltager i pilotafprøvningen fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, at man i Greve Kommune er meget bevidste om, at Aula på dagtilbudsområdet endnu er ukendt land. Derfor er man også klar til at ændre tilgang, hvis det viser sig nødvendigt. Beskrivelserne af organiseringen af dagplejerne i dagtilbudsregistret, og Aula skal derfor ses som kommunens bedste bud i øjeblikket.

Der vil løbende blive fuldt op på nye erfaringer, og fortalt om dem – ikke mindst her på aulainfo.dk

 

De første dagtilbud bruger nu Aula

Afprøvningen af Aula i dagtilbud er nu i fuld gang. Forældre på udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner har i denne uge fået adgang til Aula.

Omkring årsskiftet vil næsten alle dagtilbud i Danmark gå i gang med at bruge Aula i deres kommunikation mellem dagtilbud og hjem. Som forberedelse har udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner nu taget Aula i brug. Det er sket som led i en pilotafprøvning, som skal give vigtige erfaringer med blandt andet uddannelse, implementering og praktisk brug.

Børnehuset Fuglsang i Lyngby-Taarbæk Kommune er en af de institutioner, der er gået i gang med at afprøve Aula. Her fortæller leder Mette Zander:

”De første medarbejdere kom meget nemt på Aula. Flere har allerede Uni-login og er de første på. En medarbejder fixede det hjemmefra, da det irriterede hende jeg ikke var nået til hende samme dag og kom stolt og fortalte det max havde taget ti minutter. Her efter et par dage er næsten alle medarbejdere på, og alle stuer har prøvet at lave første opslag.”

Samme løsning til dagtilbud og skole

De erfaringer, som de første institutioner får fra pilotafprøvningen, skal bruges af både kommuner og af Aula-projektet for at optimere uddannelse, almen brug og selve løsningen. Erfaringerne bliver hentet ind blandt andet via spørgeskemaer og møder, og delt med landets øvrige kommuner via artikler og møder.

Den løsning, som dagtilbudene nu tager i brug, er den samme løsning, som der er blevet brugt på skolerne siden efteråret 2019. Det betyder at forældre fremadrettet vil kunne se deres børn i samme løsning og kun vil skulle forholde sig til én løsning fra børnene begynder i dagtilbud til de forlader folkeskolen.

Silkeborg: Sådan organiserer vi dagplejerne i Aula

Når Aula i løbet af det kommende halve år bliver rullet ud til dagtilbudsområdet er også dagplejerne omfattet. Det skaber visse udfordringer i forhold til det organisatoriske. I Silkeborg Kommune har man arbejdet med en løsning.

Organiseringen af dagplejere i Aula giver mange kommuner hovedbrud. Udfordringen er, at selvom den enkelte dagplejer ikke skal i dagtilbudsregistret, skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer fra dagtilbudsregistret i relation til dagplejerne for at kunne oprette gruppedashboards og grupper i Aula.

I Silkeborg Kommune er man med i pilotafprøvningen på Aula, og her har løsningen været at gruppere dagplejerne i hovedgrupper. Men i den forbindelse har det været nødvendigt at tage med i betragtning, at opdelingen i grupper har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Ligeledes har man skulle overveje, hvordan tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.

På den baggrund har man i Silkeborg Kommune valgt denne organisering af dagplejen:

  • Dagplejen: Institutionen (bestyrelsesniveau i dagtilbudsregistret)
  • Geografiske områder (nord/vest, øst og syd): Oprettes ikke i dagtilbudsregistret og tages ikke med i Aula. Anvendes kun internt i administrationen.
  • 25 lokalområder Ans, Bryrup etc.: (Anvisningsenhed i dagtilbudsregistret) Dette niveau er grundlaget for institutioner i Aula, og får selvstændige institutionsnumre. Derved bliver områderne Ans og Bryrup hver for sig en ”institution” i Aula.

I IST – Dagtilbud-admin har Silkeborg oprettet:

  • For hvert af de 25 lokalområder oprettes legestuer, som grupper i IST fx ”legestuegruppe 1 i Bryrup”, ” legestuegruppe 2 i Bryrup”. Grupperne tages med over i Aula. Men kommunen undlader at lægge personalet i legestue-grupperne.
  • Den enkelte dagplejer får hver sin hovedgruppe i IST svarende til en stue i dagtilbud eller en klasse i skolen. Se vedlagte oversigt over grupper.

Se oversigten over grupper i dagplejen her og oversigten over grupper i børnehuset her.

I Aula har Silkeborg oprettet:

  • Kommunen bruger legestue-grupperne til at danne nye grupper i Aula til kommunikation med forældrene.

Jonas Linde Mikkelsen, som er it-projektkonsulent i Silkeborg Kommune fortæller:

”Vi har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et fra børne og familieafdelingen. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområde-niveau.”

Her er det vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Silkeborg Kommune opretter Aula-grupper til personale/dagplejerne inden for hvert af de 25 lokalområder – fx Bryrup.

Derudover opretter kommunen én samlet tværgående gruppe bestående af undergrupperne – de 25 lokalområder – så kommunen kan skrive ud til alle personale/dagplejerne på en gang. Derved kan kommunen og personale/dagplejerne kommunikere og samarbejde på tværs af lokalområderne.

På samme måde laver kommunen forældregrupper indenfor de 25 lokalområder, der ligeledes samles i én tværgående gruppe – så kommunen kan kommunikere ud til alle forældre på en gang.

Silkeborg Kommune har derudover oprettet en Aula-gruppe til administrative medarbejdere med rettigheden ”brug grupper som distributionslister”. Dermed kan de administrative medarbejdere skrive ud til dagplejerne uden at være en del af deres grupper. Herved sikrer kommunen, at de administrative medarbejdere ikke får uhensigtsmæssigt meget kommunikation i Aula eller adgang til filer de administrative medarbejdere ikke skal bruge.

På samme måde har kommunen oprettet en Aula-gruppe til de pædagogiske ledere, der fører tilsyn med dagplejerne med rettigheden – ”brug grupper som distributionslister”. Derved får de pædagogiske ledere ret til at se og skrive sikre filer på børnene.

Silkeborg Kommune er med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbudsområdet. For Silkeborg har det gennem hele pilotforløbet været vigtigt at kunne lære og tilrette undervejs. Derfor vil Silkeborg afprøve modellen i piloten, og hvis det skulle blive nødvendigt, vil kommunen tilpasse undervejs.

KL har udgivet en uddybning af vejledningerne om dagtilbudsregistret. Her kan man læse mere om, hvordan dagplejere bør oprettes i dagtilbudsregisteret.

 

September-release byder på meget nyt i Aula

Til september kommer næste opdatering af Aula. Den har fået navnet 2.0 for at illustrere, at det bliver en større release, som vil indeholde en del efterspurgte udvidelser og ændringer.

Aula bliver løbende opdateret og september 2020 kommer til at byde på årets tredie opdatering. Denne opdatering bliver en af de større og kommer til at indeholde en del funktioner, som har været efterspurgte blandt kommuner og andre brugere.

Arbejdet med at planlægge indholdet af release 2.0 er fortsat i gang og vil fortsætte helt frem til releasen i første halvdel af september. Der kan derfor fortsat ske ændringer, men nedenfor kan du læse, hvad KOMBIT forventer, at Aulas release 2.0 kommer til at indeholde.

Aulainfo.dk kan du løbende se, hvis der er sket ændringer.

Release 2.0 vil indeholde:

Udvidet mulighed for angivelse af titel

Hidtil har der kun været mulighed for at angive titlerne Pædagog, Lærer, Leder og Andet i metadata for medarbejdere. Med et nyt fritekstfelt bliver det muligt at angive alle ønskede titler. Titlerne skal registreres i de administrative systemer.

Rotering af billeder

Ved import af nye billeder ind i Aula bliver der mulighed for, at brugen kan rotere billedet, så man kan sikre, at billedet har ønsket orientering, når det indlæses i Aula.

Notifikationer

Denne ændring medfører, at der udsendes notifikationer for fællesindbakker.

Udvidede muligheder for placeringer i komme/gå

Institutionsadministratorer får mulighed for at deaktivere og aktivere komme/gå placeringer, samt at indstille at udvalgte placeringer kun er tilgængelige i udvalgte tidsperioder samt på udvalgte dage.

Filtrering på placering i komme/gå

Denne forbedring giver medarbejdere mulighed for at filtrere på bestemte fysiske placeringer i aktivitetslisten i medarbejder komme/gå dashboardet. Dermed kan de finde ud af, hvor mange og hvilke børn der er tjekket ind på de forskellige fysiske placeringer.

Sletning af album

Brugere får mulighed for at slette deres egne albums i Aula.

Omdøbning af mapper

Brugere får mulighed for at omdøbe deres egne mapper i beskedmodulet.

Forældre og børn kan ikke fjerne følsomhedsmarkering

Muligheden for at forældre og børn kan fjerne følsomhedsmarkering på tråde bliver fjernet. Dermed kan et barn eller en forælder ikke fjerne markeringen igen, hvis en medarbejder har markeret en tråd som følsom.

Dokumenter åbnes som standard i læsetilstand

Sikre dokumenter vil som standard blive åbnet i en ny læsetilstand, i stedet for redigeringstilstand, som det er tilfældet nu. I læsetilstanden simplificeres måden vedhæftninger hentes, da der vil være direkte link til vedhæftede dokumenter, så de ikke længere skal downloades ved at klikke på download-knappen i mere-menuen i dokumentoversigten.

Statistikmoduler og hjemmesider

SiteImprove, Mamoto og Netminers tilføjes som mulige statistikmoduler.

Notifikationer til administratorer

Der laves en notifikation på anmeldt indhold til administratorer.

Tomme grupper i fremsøgning

Antallet af brugere pr. profiltype vises, når man folder en gruppe ud ifm. fremsøgning.

Kommunale brugere

Google Drive og OneDrive bliver tilgængeligt for kommuneinstitutioner.

Medier og tværgående grupper

Det bliver muligt at dele albums med tværgående grupper.

Tværgående grupper som distributionslister

Kommunale administratorer får mulighed for at vælge om medlemsskabsinformation omkring tværgående grupper skal være tilgængelig for medlemmerne i gruppen. Som standard vil indstillingen være slået fra. Når den er slået fra, kan ingen medlemmer i gruppen folde gruppen ud for at se, hvem de øvrige medlemmer af gruppen af.

Det betyder dermed, at tværgående grupper kan bruges som distributionslister, hvor medlemmerne ikke kan se hinandens kontaktinformationer eller andre informationer. En kommunal administrator vil derfor kunne skrive ud til fx alle forældre i kommunen, hvis de altså er oprettet i en tværgående gruppe.

Infotavler

Det vil blive muligt at opsætte en eller flere infotavler på skoler og dagtilbud, som udstiller informationer fra Aula. Mere specifikt vil man kunne udstille modulerne: Overblik, Galleri, Kalender, Komme/gå og Widgets. Institutionens administrator kan opsætte forskellige visninger, hvor modulerne udstilles enkeltvist eller sammenstillet med øvrige moduler. Der kan dog kan maksimalt vises fire moduler adgangen. Visningerne kan tidsindstilles, så forskellige moduler vises på forskellige tidspunkter.

Brugsstatistik til Serviceplatformen

Det vil blive muligt at hente brugsstatistik fra Aula via Serviceplatformens snitflade 1630. Der vil blive generet to udtræk, som kan hentes. Begge udtræk baserer sig på API-kald, hvilket vil sige, at det bliver muligt at generere statistik på de handlinger, som er foretaget i løsningen. Det ene udtræk vil indeholde samtlige API-kald fra løsningen, som kan bruges til, at lave statistik på selve brugen af Aula. Det andet udtræk indeholder statistik fra komme/gå modulet, som kan bruges ift. normeringsstatistik. Data leveres i råt format, så kommunen eller dennes LIS-leverandør har mulighed for at udarbejde egne rapporter.

Synkronisering af kontaktdata

Aula kommer til at gøre de ændringer, som en bruger foretager til egen kontaktinformation, tilgængelige for de administrative systemer i kommunen. KOMBIT er i dialog med leverandørerne for at de kan få de nødvendige ændringer på plads i deres systemer også, så de kan hente de opdaterede informationer.

Opdatering af Aula

Pinsen 2020 bød på en af årets fire planlagte opdateringer af Aula.

Lørdag den 30. maj 2020 kom release 1.1.7. af Aula. Med den vil brugerne blandt andet kunne opleve forbedringer af Aulas komme/gå-modul og af Aula-app’ens funktioner. Derudover bød den nye release på forbedringer, der gør Aula nemmere tilgængelig for brugere med funktionsnedsættelser, og der er desuden blevet foretaget en del tilpasninger, som var nødvendige på baggrund af at Styrelsen for IT og Læring har lanceret et nyt Unilogin.

Opdateringerne er beskrevet i dette dokument. 

Næste opdatering af Aula vil finde sted efter sommerferien – forventeligt i slutningen af august eller begyndelsen af september. Indholdet af denne release er i øjeblikket ved at blive fastlagt og vil løbende blive præsenteret på aulainfo.dk

Aula på vej i Esbjerg

I Esbjerg er opsætningen af Aula i de to pilotinstitutioner nu gennemført. Og det har givet de første vigtige erfaringer.

Esbjerg Kommune er blandt de seks kommuner, hvor udvalgte institutioner skal afprøve Aula fra juni 2020. De to pilotinstitutioner i Esbjerg har nu gennemført opsætningen af Aula, så data er inde, og systemet er ved at være klar til brug. Da vi fanger Annette Bekker, som er projektleder for Aula i Esbjerg, er hun på vej til superbrugeruddannelse. Og hun fortæller, at de to institutioner nu er sat op i Aula, og at institutionsledere er klar og ved godt mod.

Det er afdelingslederne i de to institutioner, der selv har taget de vigtige beslutninger omkring opsætningen.

Annette Bekker, forklarer:

“Forud for opsætningen har vi haft en dialog med de to afdelingslederne om, hvad de har brug for af hjælp med hensyn til opsætning. Her startede vi med at spørge dem, om vi skulle gøre det for dem, eller om de selv ville gøre det. Og svaret var, at det var vigtigt for dem at lære det selv.”

Også når de øvrige institutioner i Esbjerg skal på Aula senere på året, vil der være institutionsadministratorer ude på alle institutioner. Og beslutningerne omkring opsætningen af Aula bliver lagt meget ud til hver enkelt institution.

Annette Bekker fortæller:

“Den viden man skal bruge, ligger ude i institutionen. Derfor mener vi ikke, at det skal være centrale administratorer, der tager ansvaret. Og helt generelt arbejder vi her i Esbjerg efter den metode, at det er dem, der sidder med opgaven, der også taster det ind i systemet – så ting kun skal tastes een gang. Derfor er det besluttet, at det er de pædagogiske ledere i dagtilbuddene, der skal være institutionsadministratorer.”

Opsætningsguide hjælper på vej

For at institutionerne skal kunne håndtere opgaven kræver det, at der bliver stillet den fornødne hjælp til rådighed. Og i Esbjerg kommer det blandt andet i form af en vejledende opsætningsguide. Opsætningsguiden er lavet i samråd med pilotinstitutionerne og sammensat på baggrund af, hvad brugerne selv sagde, de havde behov for. Og så indeholder den mange konkrete skærmbilleder fra løsningen. Og selvom det er op til den enkelte institution at beslutte, hvordan man konkret vil opsætte Aula, er der gode råd at hente i vejledningerne, fortæller Annette Bekker.

“Vi skal ikke bestemme, men vi kan godt give gode råd. Vi laver en vejledende guide, som de kan tage udgangspunkt i, men der er ikke nogen, der siger, at de skal. Og det er vores erfaring fra tidligere, at de tit starter med at gøre det, vi foreslår, og så når der er gået lidt tid, begynder de at lave om på det og tilpasse det til lokale forhold.”

Vejledningen indeholder også beskrivelser af, hvordan man fx kan navngive fællespostkasser, så der er en systematik, hvis man vælger at lave dem.

Husk at kært barn har mange navne

Forud for arbejdet med vejledningen er gået nogle overvejelser, afklaringer og beslutningsprocesser. Og her vil Annette Bekker blandt andet råde andre kommuner til at tage en snak med sin leverandør om, hvilke oplysninger og grupper, der kommer med over i Aula, så man kan få en ide om, hvordan det kommer til at se ud inde i Aula.

Annette Bekker opfordrer også til, at man husker at begreber godt kan være meget forskellige fra system til system. Et samtykke er ikke bare et samtykke, og det er ikke alle der vil vide, hvad supplerende stamdata er for noget. Derfor er det vigtigt at forklare, hvad begreberne dækker over, og få dem oversat, så brugerne kan forstå det.

Desuden mener Annette Bekker, at det er vigtigt at have en datapolitik klar. I Esbjerg har man lavet en generel datapolitik, som dækker alle dagtilbud. Den kan ses her.

Alle ledere til intromøder og workshops

Status i Esbjerg lige nu er, at man er i mål med en opsætning, der kan bruges på de to pilotinstitutioner. Og planerne for hvordan de øvrige institutioner skal komme godt i gang med Aula, er ved at være på plads.

“Før sommerferien inviterer vi alle institutionsledere til et introduktionmøde, hvor vi blandt andet vil opfordre til, at man får ryddet op i sit nuværende kommunikationssystem og husker at informere forældrene om, at de skal downloade de billeder de ønsker at beholde” forklarer Annette Bekker og fortsætter:

“Til august eller september vil vi så holde en workshop, hvor man kan komme og sætte sit system op”.

Forud for denne workshop vil lederne blive bedt om at tage stilling til en nogle ting, så de er klar til at sætte Aula op, når de kommer. Og målet er, at de stor set skal være færdige, når de går hjem. Dog vil der blive afholdt nogle opfølgende workshops, så der er plads til ekstra spørgsmål og ekstra hjælp.

Det skyldes ikke mindst en erkendelse af, at nogen har brug for mere hjælp end andre. For som Annette Bekker siger:

“Vi læner os meget op ad, hvad brugerne selv siger, at de har behov for. For det er vigtigt, at alle får den hjælp de har behov for, for at kunne løse opgaven.”

 

 

Normal drift på Aula igen

Voldsomt mange brugere forsøgte onsdag aften og torsdag morgen at logge på Aula på samme tid. Det betød en overbelastning af systemet, men driften er nu normal igen.

Udmeldingen om, at de danske folkeskoler holder lukket de næste uger, fik i onsdag aften og torsdag morgen brugere til at strømme til Aula. De mange brugere, der forsøgte at logge ind på samme tid betød, at systemet blev overbelastet, og at det i perioder ikke kunne lade sig gøre at komme ind på Aula.

I løbet af natten lykkedes det Netcompany, som er leverandør af Aula, at få stabiliseret situationen, men torsdag morgen betød en hardwarefejl, at der igen opstod problemer med at logge på Aula.

Netcompany har efterfølgende gennemført forskellige tiltag, der betyder, at det torsdag formiddag igen var muligt at logge på Aula. De oplyser, at der fortsat er normal drift på Aula, og at de ikke forventer yderligere udfordringer i den henseende.

Der er fortsat unormalt mange brugere på Aula, men på trods af at der inden for det sidste døgn har været mere end 600.000 brugere logget på Aula, er svartiderne igen tilfredsstillende.

I samarbejde med Netcompany vil kommunernes it-fællesskab KOMBIT evaluere forløbet og vurdere, hvordan man kan undgå noget lignende fremover. Aula-projektet beklager de gener, det har givet for brugerne.

I forbindelse med den ekstreme situation har organisationen Skole & Forældre lavet fem gode råd til, hvordan man bør forholde sig i forbindelse med skolelukningerne.

Dagtilbud tager Aula i brug fra oktober 2020

I 2020 bliver Aula taget i brug i dagtilbud i de 97 kommuner, der har valgt at tilslutte sig løsningen på dagtilbudsområdet.

Aula-projektet har nu udarbejdet en ny plan for ibrugtagningen af Aula i dagtilbud. I planlægningen er der taget udgangspunkt i erfaringerne fra implementeringen på skoleområdet. Desuden har projektet haft fokus på, at der skal være tid til at kommunerne kan etablere UNI-Login for både medarbejdere og forældre på dagtilbudsområdet, og der skal sættes tid af til en systemmæssig tilpasning ift. kommunernes administrative dagtilbudsløsninger.

Dagtilbud i fire pilotkommuner vil gå i gang med afprøvningen af Aula fra maj 2020. De fire pilotkommuner er Gladsaxe, Næstved, Esbjerg og Silkeborg.

Efter sommerferien vil uddannelsen af superbrugere i andre kommuner gå i gang og de første dagtilbud i de øvrige kommuner forventes at kunne tage Aula i brug i oktober 2020.

Forudsætninger skal opfyldes for at planen holder

Planen er drøftet med pilotkommunerne og vurderes til at have den fornødne robusthed, men der er nogle klare forudsætninger, der skal opfyldes for at planen kan holde. Det indebærer at der skal ske systemmæssige tilpasninger, så der kan laves en opsætning på institutionsniveau, og at alle brugere har fået en Uni-Login.

For at planen skal løses skal kommunerne derfor:

  • sikre, at organisationen på dagtilbud er på plads op mod dagtilbudsregisteret, herunder også håndtering af dagplejere.
  • sikre, at data i dagtilbudsregisteret er retvisende, så kommunen kan hente institutionsnumre inden opsætning af Aula.
  • have tilpasset og implementeret pladsanvisningssystemerne inden opsætning af Aula, så brugerne kan få et UniLogin

Alle kommuner med undtagelse af København kommer til at bruge Aula på dagtilbudsområdet.

Den detaljerede plan med tidspunkter for uddannelse mm. kommer snarest.

Første større opdatering af Aula kommer i weekenden

Efter godt en måned i luften er det blevet tid til den første større opdatering af Aula. I den forbindelse vil Aula være lukket i tre timer søndag morgen.

Aula bliver løbende forbedret og opdateret på baggrund af erfaringer og ønsker fra brugerne. På søndag den 24. november 2019 kommer den første store opdatering af Aula – version 1.1.5.

Med version 1.1.5 vil det blandt andet blive muligt at læse pdf’er uden at downloade dem først. Desuden bliver komme-gå-funktionaliteten væsentligt forbedret og den nye version indeholder en række andre større og mindre forbedringer til blandt andet log-in-funktionaliteten.

Du kan læse mere om den planlagte udvikling på denne side.

I forbindelse med opdateringen vil man kunne opleve, at løsningen ikke vil være tilgængelig. Opdateringen sker søndag morgen mellem kl. 6:00 og 9:00.

Næste opdatering til januar

Næste større opdatering af Aula, vil finde sted i midten januar med release 1.1.6. Denne release vil byde på væsentlige forbedringer til kalenderen. Fx skal det være nemmere at få overblik over sine begivenheder, og der vil komme en planlægningsassistent, der gør det muligt at se flere kalendere, lokaler eller andre ressourcer på en gang og derudfra vælge et ledigt tidspunkt.

Desuden forventer vi blandt andet, at det bliver muligt at modtage notifikationer for opslag, ligesom mulighederne for at tildele og fjerne rettigheder til at uploade billeder og se fx supplerende stamdata bliver mere fleksible.

Nu tages Aula i brug på 1600 folkeskoler

I morgen lanceres Aula til forældre, lærere og elever på hovedparten af de danske folkeskoler. Aula afløser SkoleIntra og er et digitalt værktøj, der gør det nemt og sikkert for pædagoger, lærere, forældre og forvaltninger at kommunikere med hinanden. Aula skal hjælpe flere end to mio. brugere.    

Efter mange måneders forberedelse er næsten alle landets kommuner nu klar til at tage Aula i brug fra mandag den 21. oktober.

Aula er udviklet for at give pædagogiske ledere og medarbejdere, forældre og elever et sikkert sted at kommunikere og et samlet overblik over det daglige liv i skolen.

Aula indeholder funktioner til kommunikation mellem skole og hjem, fx opslagstavle, beskeder, kalender og sikker opbevaring af filer. Samtidig bliver Aula én samlet indgang til andre af skolens systemer, fx læringsplatforme og skemaplanlægningssystemer.

Ny hverdag med Aula

”Vi har ønsket at skabe en enkel og brugervenlig løsning, som er nem for lærere og pædagoger at arbejde i, og hvor forældre let kan følge med i børnenes hverdag og trivsel. Aula adskiller sig en del fra SkoleIntra, og det betyder, at lærere, forældre og elever vil opleve, at de skal gøre tingene på en ny måde, og at de funktioner, de plejer at bruge, måske er erstattet af nogle andre nu,” siger Poul Ditlev Christensen, der er markedsdirektør i KOMBIT og projektejer for Aula.

Kommunerne har det seneste år forberedt sig grundigt på lanceringen af Aula. Hver kommune har udpeget en projektleder, som blandt andet har stået i spidsen for arbejdet med at få udarbejdet og implementeret en strategi for, hvordan systemet lokalt kan understøtte den gode kommunikation mellem skole og hjem.

”Både kommuner, skoleledere, medarbejdere og superbrugere har gennem længere tid lagt et stort arbejde i at blive klar til at implementere Aula, og vi glæder os til at komme i gang,” siger Poul Ditlev Christensen.

Sikkerheden er i højsædet

Udover brugervenlighed har sikkerhed været helt central i udviklingen af Aula, og al data i Aula behandles efter de nyeste sikkerhedskrav.

Data fra Aula kommer til at ligge forsvarligt gemt, og de er krypteret fra det øjeblik, de bliver afleveret til Aula. Nøglen til krypteringen findes under lås og slå i Danmark, og ingen uvedkommende kan læse de data, der er gemt i systemet.

Aula er bygget fra bunden på en moderne og sikker teknologi, og det er et af de første store systemer, hvor den nye databeskyttelseslov, GDPR, er tænkt ind i al funktionalitet fra grunden,” siger Poul Ditlev Christensen.

Aula bliver løbende forbedret

Fra start har forskellige brugergrupper været involveret i udviklingen af Aula, og siden sommerferien har Aula været i brug på 24 pilotskoler i 12 kommuner, som har bidraget med nyttig viden til Aula-projektet.

”Aula bliver løbende forbedret, udvidet og tilpasset de behov, der opstår. Aula videreudvikles på baggrund af brugernes input, og næste opdatering af Aula kommer allerede til november,” siger Poul Ditlev Christensen.

Aula kan downloades som app eller tilgås på www.aula.dk.