Administratorer

Skolesekretærernes Aula: Tid til en forårsrengøring

Skolesekretærerne på landets folkeskoler spiller en vigtig rolle for Aula, både når det gælder implementering og den daglige drift. På Mørkhøj Skole i pilotkommunen Gladsaxe har skolesekretær Jenny Lisberg allerede et indgående kendskab til Aula. Her giver hun sine tre bedste råd til de skolesekretærer, der skal godt i gang med Aula.

Siden 2017 har Jenny Lisberg været skolesekretær på Mørkhøj Skole, og nu kan hun skrive en ny titel på CV’et. Hun er nemlig en af Danmarks mest erfarne Aula-brugere. Mørkhøj Skole er pilotskole og har allerede taget Aula i brug på skolens 3. årgang. De seneste måneder har Jenny Lisberg derfor flyttet data, oprettet grupper og lært Aula rigtig godt at kende.

”Min fornemste opgave er at skabe et så enkelt Aula som muligt. Der skal ikke være for mange forstyrrende elementer. Udover Aula som er grundstammen, får vi nogle widgets på fra forskellige udbydere, men generelt har vi her på skolen besluttet at holde det meget simpelt. Det betyder også noget i forhold til fx grupper. Man kan let komme til at oprette en hel masse grupper, som man i virkeligheden ikke har brug for,” siger Jenny Lisberg.

Hun mener, at Aula er en god mulighed for at foretage en forårsrengøring i gamle filer og mapper.

”Aula er på mange måder en kærkommen anledning til at få ryddet op. Lige nu sidder jeg og rydder op i Skoleintra, så vi ikke får alt muligt gammelt skrammel med over i Aula. Det er kun det mest nødvendige, der skal med. Aula er min mulighed for at organisere tingene på ny og derigennem gøre det så let som muligt for vores personale, skolens elever og deres forældre at bruge Aula,” siger Jenny Lisberg.

Skolesekretærens tre vigtigste råd:

Sørg for at oplysningerne i jeres elevadministration er opdateret

Data fra elevadministrationssystemer såsom Tea bliver overflyttet til Aula. Derfor er det vigtigt at rydde op i gamle oplysninger og sikre, at grundoplysningerne er korrekte og tilgængelige. Tjek også at personalerollerne er angivet korrekt på jeres medarbejdere.

Hjælp forældre over på UNI-login allerede nu

Få jeres forældre til at oprette og benytte UNI-login. På ForældreIntra logger man på med en kode, men af sikkerhedshensyn vil man i fremtiden skulle bruge sit UNI-login på Aula. Det er en fordel allerede nu at få forældre til at oprette deres UNI-login. De kan bruge deres UNI-login på ForældreIntra, indtil Aula går i luften. Det kræver god kommunikation at få forældre over på en anden login-løsning. Aarhus kommune har lavet en række kommunikationsmaterialer, der kan bruges til inspiration. Find dem her.

Vent til behovet opstår

Det er vigtigt at være velforberedt, men selvom man er ivrig efter at komme i gang, skal man grundigt overveje, hvad der skal oprettes i Aula. Opret alle basisgrupper med det samme, men vent med at oprette andre grupper, indtil behovet for dem opstår. Det gælder fx også oprettelsen af lokaler eller udstyr, der kan bookes. Start med kun at oprette det, du er sikker på skal bruges.

4600 superbrugere er nu uddannet i Aula

I fredags den 29. marts kunne Aula-projektet fejre afslutningen af de centrale uddannelsesforløb for superbrugere i alle kommuner.

Introduktionen til Aula foregår via princippet ”train-the-trainer”, hvor Aula-projektet uddanner superbrugere, som så efterfølgende står for at uddanne brugerne på skolerne.

Derfor er der siden februar blevet uddannet over 4.600 superbrugere. Uddannelserne er blevet gennemført af Netcompany. I alt er der gennemført 289 uddannelsesforløb, og det er sket uden en eneste aflysning undervejs. Deltagerne er efterfølgende blevet bedt om at evaluere forløbet, og resultatet har været en karakter på næsten 4,3 på en skala fra et til fem, hvor fem er bedst.

De uddannelsesforløb, der nu er afsluttet, er A-, B- og C-forløb, som dækker over kommunale administratorer og pædagogiske og administrative superbrugere. I de kommende måneder vil de opsætte Aula lokalt og uddanne deres kolleger i kommuner og institutioner, så løsningen er klar til brug i skolerne efter sommerferien 2019.

Elever, forældre, medarbejdere og en enkelt bedstemor tester Aula

Aula er en løsning, der bliver udviklet i tæt samarbejde med brugere – og i ugerne op til påske blev en del af dem sat til at teste funktionerne fra delleverance 1.

Op til påske var Aula for første gang til eksamen, da de funktioner, der er udviklet som led i delleverance 1 blev testet på en række accept- og brugervenlighedstest. Det blev i det store hele til nogle positive og lærerige dage, som udover ros til løsningen også gav mange gode input.

De brugere, der deltog i testene var alle nogen, der ikke havde set Aula før.

24 brugere testede funktionaliteter

De tre accepttest havde deltagelse af i alt 24 potentielle brugere, som skulle teste om de kravsatte funktionaliteter virker og om arbejdsgangene fungerer.

Blandt brugerne til accepttestene var alt fra administrativt personale, forældre, elever, pædagogisk personale og såmænd også en enkelt bedstemor. Der var generelt god stemning, og brugerne var glade for det de så. Der blev fundet en række fejl i testene – heldigvis var de ikke i den alvorlige ende af skalaen, men det er naturligvis fejl, der skal rettes.

Brugervenligheden blev afprøvet i Lystrup

Formålet med brugervenlighedstesten var primært at teste de fundamentale principper, som AULA er bygget op af. Testene foregik som dybdeinterview, hvor der var fokus på at afdække holdninger, brugsadfærd og optimeringsmuligheder ift. AULA for at kunne kvalificere videreudviklingen af løsningen.

I alt 25 personer fra forskellige brugergrupper deltog i brugervenlighedstestene, som foregik på Lystrup Skole i Aarhus. Generelt blev Aula modtaget godt af brugerne, som over en bred kam syntes at det meste fungerede godt og virkede logisk.

Fx var der ros til, at Aula er ensartet opbygget på tværs af enheder, browser og app. Desuden blev designet af Aula rost, selvom enkelte brugere synes det var lidt anonymt og kedeligt.

Følgende citater er taget fra testene:

”Det er brugervenligt, og det ligner det Messenger, som vi alle bruger. […] Det med tråden. Beskeder… det er fantastisk.” –Forælder

”Den er fin. Umiddelbart er det samme måde at gøre det på. Det er fint. Ikke så svært at finde rundt. Jeg kan godt lide, at det har samme format og farve på telefon og computer.”-  Forælder

”Det er et rart hurtigt overblik, man får over, hvad man skal gøre på siderne. Man bliver ikke så meget i tvivl om, hvad man kan. Det kan jeg godt lide.” – Pædagog

”Det som gør det meget nemt og intuitivt er, at det minder om Messenger. Den måde at have en dialog. Og tanken om at have en tråd. Det er muligt at slippe for opdateringer.” – Lærer

 ”Det (grupper) er en rigtig god ide. Der er mange ting, hvor det lidt hænger sammen. Her på skolen har de fx hvert år en musical, hvor alt materiale hænger sammen. Det kunne godt ligge derinde. SFO’en kunne være megagod at have sådan en derinde. Det kunne være rigtig godt. At de kunne skrive om arrangementer.”  – Forælder

Blind bruger sender Aula tilbage til tegnebrættet

Aula skal være en løsning, der kan rumme alle og derfor har der også været afholdt en brugervenlighedstest for en blind. Det skete med særlig henblik på at få afprøvet den såkaldte inklusionsteknologi – dvs. oplæsningsværktøjer mv. Desværre gik denne test mindre godt. Den blinde testbruger sagde, at vi var på rette vej, men at der var lang vej igen. Her er vi derfor nu tilbage i arbejdstøjet for at forbedre løsningen, og vi ser frem til at præsentere en langt bedre løsning næste gang.

Gode input giver os noget at arbejde videre med

Alt i alt har denne første egentlige række af tests været en positiv oplevelse, som udover ros og klap på skuldrene også har givet os rigtigt meget viden om, hvordan vi kan gøre Aula endnu bedre. Det har vi allerede taget fat på nu i forbindelse med udviklingen af delleverance 2, som løber frem til 14. juni 2018.

Derfor vil vi også benytte lejligheden til at sige tak til alle de brugere, der har brugt deres tid på at hjælpe os.