Administratorer

Dagtilbud godt i gang med Aula i Lyngby-Taarbæk

I Lyngby-Taarbæk Kommune er man godt i gang med implementeringen af Aula i dagtilbud. Nedenfor kan du læse om nogle af de foreløbige erfaringer.

Lyngby-Taarbæk har siden 1. juni 2020 som pilotkommune haft forældre på Aula i deres pilotinstitution. Og Lyngby-Taarbæk Kommune har nu også givet mulighed for at flere af deres institutioner går i gang med at bruge Aula. Helt konkret kan institutionerne selv bestemme og vurdere, hvornår det er det rette tidspunkt for dem at rulle medarbejderne og forældrene på Aula, blot det sker inden det nuværende system lukker ved nytår.

Aula er blevet taget godt imod

KOMBIT har talt med dagtilbudsleder Mette Zander, om erfaringerne i en Corona-ramt hverdag her et godt ½ år efter opstarten med Aula. Mette fortæller, at Aula fungerer upåklageligt og er nemt at bruge. I Lyngby-Taarbæk har man været vant til at bruge et system til forældrekommunikation, hvilket har gjort overgangen let. Hendes oplevelse er, at medarbejderne har taget godt imod Aula. Hun nævner de kendte udfordringer med komme/gå og melde ferie, men forventer at de kommende opdateringer vil rette op på det bøvl, de oplever pt.

Superbrugerne er vigtige både for at sikre håndtering af tekniske spørgsmål, men i lige så høj grad som hjælper til den gode anvendelse. Der bliver løbende holdt samtaler på tværs af superbrugerne om brugen af Aula. Mette har også involveret forældrebestyrelsen i, hvordan Aula skal bruges i hendes institution. Fx om hvor og hvornår billeder lægges op, samt hvordan man skriver beskeder og opslag. Det giver en god forventningsafstemning mellem det pædagogiske personale og forældrene.

Ledernes roller og opgaver skal være tydelige

Mette vurderer, at det er vigtigt at beskrive særlig ledernes rolle og opgaver tydeligt. De har et stort ansvar for at få Aula til at fungere og skabe mening i hverdagen. Særligt er koblingen mellem de brugeradministrative systemer og Aula det, som volder flest problemer. Lederne har i Lyngby-Taarbæk opgaven med at oprette børn og grupper, og hvis man ikke helt forstår koblingen mellem de to systemer, kan det være svært at få styr på den gode brug. Her har superbrugerne været en god hjælp, da de hjælper med oprettelse af nye børn, når det bøvler. Lederne har også et stort fokus på GDPR og har taget stilling til en række retningslinjer om GPDR og den gode brug af Aula.

Alt i alt er melding fra Lyngby Taarbæk, at man bare skal komme i gang med at bruge Aula. Når først medarbejdere og forældre er på er det lige til.

Gentofte Kommune godt i gang med nye hjemmesider til dagtilbud

Når dagtilbudene i den kommende tid går i gang med at bruge Aula, medfører det også helt nye hjemmesider, der er bygget i Aulas hjemmesideløsning. I Gentofte Kommune er man allerede godt i gang med at få oprettet nye hjemmesider til alle dagtilbud.

Som en del af Aula-løsningen bliver alle dagtilbud også tilbudt et værktøj til at bygge en hjemmeside. Det sker i CMS-løsningen Drupal, og det er det samme værktøj, som bliver brugt på skolerne.

I Gentofte Kommune har man allerede i et stykke tid været i gang med at få planlagt og udviklet de nye hjemmesider. Det skyldes blandt andet, at man ønsker at blive færdig med hjemmesiderne, før medarbejderne skal kaste sig ud i arbejdet med at få taget Aula godt i brug i institutionen.

Arbejdet med hjemmesiderne bygger i høj grad videre på de erfaringer man har fra skoleområdet. Aula-projektleder Annemette Fage Bang fortæller:

“Da vi skulle lave hjemmesiderne til skolerne udviklede vi et koncept i samarbejde med vores kommunikationsafdeling. Det koncept genbruger vi nu til dagtilbudene i en videreudviklet og tilpasset form.”

Vigtigt opstartsmateriale

I praksis har alle dagtilbud modtaget et opstartsmateriale, som beskriver, hvad man skal beslutte, producere og samle inden man kan gå i gang med selve hjemmesiden. Det drejer sig fx om, hvilke tekster man skal have skrevet, og hvilke materialer man skal have klar. I opstartsmaterialet er der særligt fokus på fif omkring webtilgængelighed. Og så er der også beskrivelser af de kommunale retningslinjer i Gentofte, hvor man fx har udvalgt et farvetema, som skal gå igen på både skoler og dagtilbud i kommunen.

Medarbejdere i Gentofte Kommune hjælper institutionerne med at få styr på deres nye hjemmesider. Annemette Fage Bang forklarer, at formålet med opstartsmaterialet er, at dagtilbudene kan forberede sig til det egentlige opsætningsmøde, hvor de lærer at sætte siderne op. Og det er meget vigtigt, at alt er klart til at blive sat op, når deltagerne kommer til mødet:

“Når deltagerne kommer til mødet, skal alt materialet helst være klart i wordformat. For derefter bliver det ren teknik – altså hvad skal lægges ind hvor. Når man sidder og skal sætte op er det vigtigt at man ved, hvad der skal stå hvor og ikke bare får ideerne løbende.”

Nemt system

Opstartsmødet tager ca. 3 ½ time, og det meste af mødet går med, at deltagerne kan arbejde med siderne og stille spørgsmål, når det er nødvendigt. På grund af corona blev møderne afholdt digitalt, og mellem 6 og 8 dagtilbud deltog i hver workshop.

Annemette Fage Bang forklarer, at det er dagtilbudene selv, der beslutter, hvem der skal deltage i møderne, men at det ofte er lederne, der deltager. Fokus har været på, at den der deltager skal have en vis teknisk forståelse.

“Dem der sidder med opgaven har meget forskellige forudsætninger. Det er ikke svært at bruge CMS’et, og det sværeste er i virkeligheden nok at logge på, men de arbejder meget forskelligt med opgaven. Det er udgangspunktet”.

Stor valgfrihed

I Gentofte har man valgt at lade det være meget op til den enkelte institution at vurdere, hvad hjemmesiderne skal indeholde. Dog har man – særligt på skoleområdet – valgt at arbejde med en hovedstruktur, som alle institutioner skal arbejde efter. Det skal fungere som institutionens visitkort og gøre det muligt for forældrene hurtigt at finde den information man leder efter. Der skal altså ligge bestemte informationer bestemte steder på siderne. Men man kan også supplere med andre ting – fx politikker som er særlige for den enkelte institution.

Annemette Fage Bang fortæller, at der findes en skabelon, men at det i høj grad er op til den enkelte institution at finde ud af, hvordan man vil opbygge sin nye hjemmeside.

“Vores skabelon indeholder især ideer til topmenuer og underpunkter. Men vi har opdaget, at det ikke er så nemt, og at der er større forskelle på dagtilbud end mellem vores skoler, så på dagtilbudsområdet går vi i praksis mere op i at der ikke fx er 20 menupunkter.”

Fokus på nye forældre

Annemette Fage Bang forklarer, at rådene til institutionerne blandt andet er, at de skal huske at man nogen gange skal fortælle mindre end man tror. Ikke mindst fordi man også skal have fokus på at bygge en hjemmeside, man kan holde opdateret.

“Vi har et stort fokus på tidløshed, selvom vi selvfølgelig er helt bevidst om, at der jo sker ting over tid. Hjemmesideopgaven vil jo tit ikke have stort fokus i dagligdagen, og det bliver som oftest lederen eller en pædagog, der bliver ansvarlig.”

Desuden er der rådgivning til institutionerne i forhold til målgrupper, og her er det typisk ikke de eksisterende forældre i institutionen, der er de vigtigste:

“Det vil ofte være potentielle nye forældre, der kigger på hjemmesiden. For info til forældre kommer jo ellers i Aula.”

Det vigtigste råd Annemette Fage Bang kan give til andre, der skal i gang med at sætte hjemmesider op er, at man skal prioritere at få materialerne klar, inden man går i gang med at sætte siderne op. Og så mener hun, at det er en god ide, at man afholder workhops og sørger for at være tilgængelig for dem, der skal sætte siderne op:

“Vi havde med vilje sat god tid af på vores online workshops. Man kan komme rigtigt langt på de tre timer, for det er et forholdsvist nemt system, når man lærer det at kende, og når man så er kommet godt ned i det, er det nemt at komme videre.”

 

Aula kommer – spændingen stiger

Når man tager et nyt system, som Aula i brug, vil det ofte medføre både usikkerhed, forvirring og frustrationer. Nedenfor gennemgår vi nogle af de typiske reaktionsmønstre man kan forvente, og hvordan man evt. kan arbejde med dem, så overgangen til det nye system bliver så godt som muligt.

I de kommende måneder står alle kommuner overfor at skulle give medarbejdere og forældre adgang til Aula og begynde at anvende Aula i hverdagen. Det giver selvsagt svedige håndflader, når så mange nye brugere skal begynde at anvende Aula dagligt. Det gælder formentligt både i KOMBIT, i kommunerne og ude på de enkelte institutioner. Medarbejdere og forældre er måske begyndt at spørge lidt mere ind til Aula og måske oplever nogen en usikkerhed om, hvordan Aula kommer til at påvirke ens egen hverdag.

Forandringer, som sker, når man implementerer et nyt it-system, handler ikke kun om det, vi kan se med det blotte øje. Det handler i lige så høj grad om alt det der sker mellem mennesker og inden i os sig. I Aula-projektet i KOMBIT har man en særlig fokus på de elementer, der ligger over stregen på figuren nedenunder. Det vil sige, at udvikle og beskrive Aulas funktioner, at kommunikere om Aula og skabe struktur i implementeringen fx i form af uddannelser og netværksmøder. Men elementerne, der ligger under stregen – det skjulte isbjerg – er lige så vigtige. Det er elementer som at ændre adfærden hos kollegaer, der nu skal anvende Aula og måske endda begynde at samarbejde på andre måder og med andre kollegaer. Her er det at kommunerne løfter en kæmpe opgave.

Figur: Forandringer berører forhold, som ikke umiddelbart kan ses

De gode historier – lad os dele dem

Vi ved, at rigtig mange af jer er rigtig godt i gang med implementeringen af Aula og med at skabe et godt grundlag for den forandring medarbejdere, ledere og forældre oplever.

I denne artikel giver vi tre konkrete bud på, hvordan man kan arbejde med at gøre usikkerheden omkring Aula mindre og give medarbejdere og forældre en god start med Aula. Vi håber så, at I har lyst til at dele konkrete eksempler med os, om hvordan I arbejder med at mindske usikkerhederne og øge den positive forventning omkring Aula og i sidste ende komme godt fra start med Aula så medarbejdere, ledere og forældre får mest muligt ud af Aula.

De kommuner, der har lyst til at dele en historie, tager vi fat på for at høre nærmere om deres konkrete eksempel. I behøver altså ikke at have udarbejdet beskrivelser eller notater på forhånd. Send os en mail på aula@kombit.dk så kontakter vi jer.

Aula er en forandring af hverdagen

Når man implementer et nyt it-system som Aula, giver det forandringer i hverdagen. Forandringer i hverdagen giver typisk en usikkerhed, forvirring eller måske endda frustrationer blandt de mennesker, der skal til at benytte systemet. Uanset hvor meget man forbereder implementeringen og anstrenger sig, kommer der altid et dyk ned i ”fortvivlelsens afgrund”. Det udtrykker sig typisk i reaktioner ala ”Jeg forstår det ikke”, ”Jeg kan ikke lide det” eller måske endda ”jeg kan ikke lide dig”. Nedenstående figur viser, hvordan forandringer påvirker en organisation og mennesker over tid i forbindelse med fx implementering af et it-system som Aula.

Figur ”Fortvivlelsens afgrund”.

Når Aula bliver åbnet op for medarbejderne og forældre, kan man derfor arbejde med at eliminere afgrundens dybde, så overgangen fra det nuværende system over til Aula bliver så god som muligt.

Vi har her givet bud på, hvad man kan arbejde med for at løfte medarbejderne og forældre op igen.

Reaktion 1: Jeg forstår ikke Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Sikre tilgang til samme information om projektet (udfordringer, trends, udefra kommende betingelser) som observeres og gør indtryk, og den erkendelse af behov for at handle, som udvikles på baggrund heraf
  • Hav tålmodighed og gentag budskaber om hvad Aula er og kan bruges til hos jer
  • Giv mulighed for at drage alle involverede ind i planlægningen. Alles stemme høres, hidtidige historier afsluttes og nye skabes i fællesskab​
  • Hav rum for åbne dialoger som skaber en fælles klar kontekst og kommunikation om baggrund, hensigt og perspektiv på Hvad kan man gøre for at hjælpe både kort og lang sigt

Reaktion 2: Jeg kan ikke lide Aula og hvad vi skal bruge det til

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Skab et forum, hvor det er tilladt at udtrykke tvivl, usikkerhed om den nye hverdag med Aula
  • Gå i dialog, og løbende lytte på bekymringerne med ægte interesse – møde de berørte, der hvor de er – følelsesmæssigt på deres ”boldbane”​
  • Involver i planlægning af fremtidige rammer og muligheder, processer og metoder.​

Reaktion 3: Jeg kan ikke lide dig

Hvad kan man gøre for at hjælpe

  • Undersøg ”støjen” i relationen og adfærden; ”Når du … hvad handler det så om?”​
  • Undersøge og udrede forbindelser med personen – tidligere tab, problemer, nedskæringer, osv.​

Inddragende kommunikationsformer

Hvordan man griber kommunikationen og inddragelsen omkring forandringen an er meget forskellig. Det afhænger typisk af hvor meget tid og ressourcer man har. Men det afhænger også af, hvad der er behov for lokalt. Nedenstående figur viser samspillet mellem massekommunikation og mellemmenneskelig kommunikation og hvilken effekt, det kan have for den adfærd, man oplever.

Man kan, som figuren viser, arbejde med alt fra nyhedsbreve, (virtuelle) stormøder eller mindre gruppemøder. Alt sammen vil have en effekt i større eller mindre grad på hvordan forandringen, som kommer med Aula, opleves.

Figur ”Kommunikationsformer”.

Vi håber artiklen har givet lidt inspiration til, hvordan man kan støtte de forandringer, der sker når Aula bliver implementeret og reelt begynder at blive anvendt af medarbejdere, ledere og forældre i foråret. Måske har din kommune allerede gode erfaringer med nogen af eksemplerne? Og måske har du lyst til at fortælle mere om jeres erfaringer og inspirere andre kommuner. Så ræk ud til os ved at skrive en mail på aula@kombit.dk.

 

Organisering af dagplejere i Aula

Opsætning og struktureringen af dagplejerne i Aula og de administrative systemer er en udfordring for mange kommuner. Nedenfor kan du læse forslag til hvordan man kan gribe opgaven an.

Mange kommuner er i tvivl om hvordan de bedst opsætter dagplejere og strukturen omkring disse i de administrative systemer og Aula. Fra pilotkommunerne er der noget inspiration at hente. Fx kan du via dette link læse om, hvordan man har gjort i Greve Kommune, der anvender KMD I1 som administrativt system.

Mange har valgt at oprette nogle distrikter som [institution] og så de enkelte dagplejere oprettet som en [gruppe] under det enkelte område. Dette kan give god mening til at styre grupper af dagplejere, men kan give udfordringer i Aula, hvis der foretages rokader og en dagplejer fx skifter fra ét område til et andet, men stadig er den samme dagplejer med samme børn mv.

I dette tilfælde vil dagplejeren (DP4) flytte fra én institution (Område NV) til en anden (Område NØ), og som Aula er designet, så mistes de data, der er knyttet til den gamle institution for gruppen. Dvs. at opslag, kalender, beskeder mm., der er knyttet til gruppen i den gamle institution ikke længere kan tilgås, og at dagplejeren starter med en “tom” gruppe i det nye område. Dette kan være udfordrende, hvis man har dialog med forældre eller andet, som man ønsker at bevare, da man i praksisk ikke har flyttet og stadig passer de samme børn.

Skifter et barn fra én dagplejer til en anden vil der ikke opleves nogen problemer, og forældre vil fortsat kunne tilgå gamle beskeder mm., hvad enten skiftet er mellem to dagplejere i sammme område eller i et nyt – ligesom hvis et barn skifter fra én institution til en anden.

I dialog med en række kommuner er Aula-projektet fortsat i gang med analyser og vurderinger af hvordan dagpleje-området kan organiseres i Aula og de administrative systemer. Der vil løbende blive informeret om dette arbejde gennem statusmails og anden information fra Aula.

Organisering af dagplejerne i Greve KMD I1

Aula bliver i løbet af det kommende halve år rullet ud til dagtilbudsområdet. Også dagplejerne er omfattet og får dermed en platform, som kan være med til at understøtte kommunikationen med forældre, og som kan indeholde personfølsomme data.

Før udrulningen af Aula på dagplejeområdet kan gennemføres er det nødvendigt at den enkelte kommune gør sig overvejelser omkring organiseringen. Udrulningen af Aula på dagplejeområdet rummer nemlig visse udfordringer i forhold til, hvordan dagplejerne skal organiseres i Aula. Greve Kommune har KMD I1 som pladsanvisningssystem, og er med i pilotprojektet vedrørende Aula på dagtilbudsområdet. Nedenfor beskriver projektleder Rune Dziadecki Gråbæk, hvordan man forventer at organisere dagplejerne i Greve Kommune.

Greve Kommunens organisering af dagplejerne i Aula

“Organiseringen af dagplejere i Aula medfører nogle udfordringer, man skal være bevidste om”, fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, og understreger at fokus særligt skal rettes mod, at den enkelte dagplejer ikke skal registreres i dagtilbudsregistret. Dog skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer knyttet til dagplejerne fra dagtilbudsregistret i relation til Aula, så dagplejerne kan blive en del af Unilogin-systemet og blive oprettet i Aula.

I Greve Kommune registrerer de én overordnet DTR-gruppe og fire DTR-grupper med hvert deres anvisnings-ID. Efterfølgende tilknyttes de forskellige dagplejere til DTR-gruppen. Her er det vigtigt, at dagplejerne har samme anvisnings-ID, som den overordnet gruppe.

I Greve Kommune er man med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbud, men kommunens dagplejere deltager dog ikke i pilotprojektet. Alligevel har Rune Dziadecki Gråbæk allerede planlagt udrulningen af Aula blandt dagplejerne, som skal tage Aula i brug til efteråret samtidig med kommunens øvrige daginstitutioner. Og den løsning man vælger i Greve Kommune er at gruppere dagplejerne i hovedgrupper baseret på deres distrikt, og de enkelte dagplejere herunder.

Når man gør dette, er der ifølge Rune nogle opmærksomhedspunkter:

  • Opdelingen i grupper under distriktet har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Fx sætter opdelingen i grupper krav til, at der skal oprettes tværgående grupper. Dette er nødvendigt, hvis de tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.
  • I Greve Kommune har man valgt, at er det okay, at der ikke kan deles billeder, skrives på Aula etc. for de børn, der “går på tværs” af distrikterne – eksempelvis gæstebørn som i en eller flere dage skal passes i en anden institution i et andet distrikt, end de ellers er tilknyttet. Man er bevidst om denne udfordring og italesætter den i forbindelse med udrulningen af Aula.
  • Man opretter legestuegrupper i Aula, som Aula-grupper. På denne måde bliver det dagplejerne, der kender børnene, der bestemmer hvem der er med.

P-nummer og G-nummer

Kommunen har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et for Center for Dagtilbud & Skoler. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområdeniveau.

Derudover er det en vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som også anvendes som anvisningsID i KMD I1, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Greve Kommune opretter tværgående grupper på tværs af dagplejerne, på baggrund af legegrupperne, eksempelvis ”Sommerfuglene”. Derudover oprettes der en gruppe med dagplejerne, dagplejepædagogerne, evt. pædagogiske konsulenter samt lederen af dagplejen, så de har en platform for faglig dialog.

I forhold til forældrene oprettes der en forældregruppe indenfor hvert distrikt, så der kan kommunikeres til alle forældre nemt og hurtigt

Som deltager i pilotafprøvningen fortæller Rune Dziadecki Gråbæk, at man i Greve Kommune er meget bevidste om, at Aula på dagtilbudsområdet endnu er ukendt land. Derfor er man også klar til at ændre tilgang, hvis det viser sig nødvendigt. Beskrivelserne af organiseringen af dagplejerne i dagtilbudsregistret, og Aula skal derfor ses som kommunens bedste bud i øjeblikket.

Der vil løbende blive fuldt op på nye erfaringer, og fortalt om dem – ikke mindst her på aulainfo.dk

 

De første dagtilbud bruger nu Aula

Afprøvningen af Aula i dagtilbud er nu i fuld gang. Forældre på udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner har i denne uge fået adgang til Aula.

Omkring årsskiftet vil næsten alle dagtilbud i Danmark gå i gang med at bruge Aula i deres kommunikation mellem dagtilbud og hjem. Som forberedelse har udvalgte dagtilbud i fem pilotkommuner nu taget Aula i brug. Det er sket som led i en pilotafprøvning, som skal give vigtige erfaringer med blandt andet uddannelse, implementering og praktisk brug.

Børnehuset Fuglsang i Lyngby-Taarbæk Kommune er en af de institutioner, der er gået i gang med at afprøve Aula. Her fortæller leder Mette Zander:

”De første medarbejdere kom meget nemt på Aula. Flere har allerede Uni-login og er de første på. En medarbejder fixede det hjemmefra, da det irriterede hende jeg ikke var nået til hende samme dag og kom stolt og fortalte det max havde taget ti minutter. Her efter et par dage er næsten alle medarbejdere på, og alle stuer har prøvet at lave første opslag.”

Samme løsning til dagtilbud og skole

De erfaringer, som de første institutioner får fra pilotafprøvningen, skal bruges af både kommuner og af Aula-projektet for at optimere uddannelse, almen brug og selve løsningen. Erfaringerne bliver hentet ind blandt andet via spørgeskemaer og møder, og delt med landets øvrige kommuner via artikler og møder.

Den løsning, som dagtilbudene nu tager i brug, er den samme løsning, som der er blevet brugt på skolerne siden efteråret 2019. Det betyder at forældre fremadrettet vil kunne se deres børn i samme løsning og kun vil skulle forholde sig til én løsning fra børnene begynder i dagtilbud til de forlader folkeskolen.

Silkeborg: Sådan organiserer vi dagplejerne i Aula

Når Aula i løbet af det kommende halve år bliver rullet ud til dagtilbudsområdet er også dagplejerne omfattet. Det skaber visse udfordringer i forhold til det organisatoriske. I Silkeborg Kommune har man arbejdet med en løsning.

Organiseringen af dagplejere i Aula giver mange kommuner hovedbrud. Udfordringen er, at selvom den enkelte dagplejer ikke skal i dagtilbudsregistret, skal Aula alligevel bruge et institutionsnummer fra dagtilbudsregistret i relation til dagplejerne for at kunne oprette gruppedashboards og grupper i Aula.

I Silkeborg Kommune er man med i pilotafprøvningen på Aula, og her har løsningen været at gruppere dagplejerne i hovedgrupper. Men i den forbindelse har det været nødvendigt at tage med i betragtning, at opdelingen i grupper har betydning for, hvordan dagplejerne kan samarbejde og kommunikere. Ligeledes har man skulle overveje, hvordan tværgående medarbejdere med relationer til dagplejerne fx koordinatorer eller dagplejepædagoger, skal kunne samarbejde og kommunikere med flere grupper og personer.

På den baggrund har man i Silkeborg Kommune valgt denne organisering af dagplejen:

  • Dagplejen: Institutionen (bestyrelsesniveau i dagtilbudsregistret)
  • Geografiske områder (nord/vest, øst og syd): Oprettes ikke i dagtilbudsregistret og tages ikke med i Aula. Anvendes kun internt i administrationen.
  • 25 lokalområder Ans, Bryrup etc.: (Anvisningsenhed i dagtilbudsregistret) Dette niveau er grundlaget for institutioner i Aula, og får selvstændige institutionsnumre. Derved bliver områderne Ans og Bryrup hver for sig en ”institution” i Aula.

I IST – Dagtilbud-admin har Silkeborg oprettet:

  • For hvert af de 25 lokalområder oprettes legestuer, som grupper i IST fx ”legestuegruppe 1 i Bryrup”, ” legestuegruppe 2 i Bryrup”. Grupperne tages med over i Aula. Men kommunen undlader at lægge personalet i legestue-grupperne.
  • Den enkelte dagplejer får hver sin hovedgruppe i IST svarende til en stue i dagtilbud eller en klasse i skolen. Se vedlagte oversigt over grupper.

Se oversigten over grupper i dagplejen her og oversigten over grupper i børnehuset her.

I Aula har Silkeborg oprettet:

  • Kommunen bruger legestue-grupperne til at danne nye grupper i Aula til kommunikation med forældrene.

Jonas Linde Mikkelsen, som er it-projektkonsulent i Silkeborg Kommune fortæller:

”Vi har brugt ét P-nummer til hele dagplejen. Ikke et, der har noget med dagplejen at gøre, men blot et fra børne og familieafdelingen. P-nummeret bruges både på det øverste niveau for hele dagplejen, og på lokalområde-niveau.”

Her er det vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem G-numre og P-numre. Dagtilbudsregistret kræver minimum ét P-nummer (fra CVR) for at oprette en eller flere institutioner og dermed give et G-nummer, som skal anvendes til at få oprettet en institution i Aula. Flere institutioner (G-numre) kan dermed godt have samme P-nummer.

Tværgående grupper i Aula til massekommunikation

Silkeborg Kommune opretter Aula-grupper til personale/dagplejerne inden for hvert af de 25 lokalområder – fx Bryrup.

Derudover opretter kommunen én samlet tværgående gruppe bestående af undergrupperne – de 25 lokalområder – så kommunen kan skrive ud til alle personale/dagplejerne på en gang. Derved kan kommunen og personale/dagplejerne kommunikere og samarbejde på tværs af lokalområderne.

På samme måde laver kommunen forældregrupper indenfor de 25 lokalområder, der ligeledes samles i én tværgående gruppe – så kommunen kan kommunikere ud til alle forældre på en gang.

Silkeborg Kommune har derudover oprettet en Aula-gruppe til administrative medarbejdere med rettigheden ”brug grupper som distributionslister”. Dermed kan de administrative medarbejdere skrive ud til dagplejerne uden at være en del af deres grupper. Herved sikrer kommunen, at de administrative medarbejdere ikke får uhensigtsmæssigt meget kommunikation i Aula eller adgang til filer de administrative medarbejdere ikke skal bruge.

På samme måde har kommunen oprettet en Aula-gruppe til de pædagogiske ledere, der fører tilsyn med dagplejerne med rettigheden – ”brug grupper som distributionslister”. Derved får de pædagogiske ledere ret til at se og skrive sikre filer på børnene.

Silkeborg Kommune er med i pilotafprøvningen af Aula på dagtilbudsområdet. For Silkeborg har det gennem hele pilotforløbet været vigtigt at kunne lære og tilrette undervejs. Derfor vil Silkeborg afprøve modellen i piloten, og hvis det skulle blive nødvendigt, vil kommunen tilpasse undervejs.

KL har udgivet en uddybning af vejledningerne om dagtilbudsregistret. Her kan man læse mere om, hvordan dagplejere bør oprettes i dagtilbudsregisteret.

 

September-release byder på meget nyt i Aula

Til september kommer næste opdatering af Aula. Den har fået navnet 2.0 for at illustrere, at det bliver en større release, som vil indeholde en del efterspurgte udvidelser og ændringer.

Aula bliver løbende opdateret og september 2020 kommer til at byde på årets tredie opdatering. Denne opdatering bliver en af de større og kommer til at indeholde en del funktioner, som har været efterspurgte blandt kommuner og andre brugere.

Arbejdet med at planlægge indholdet af release 2.0 er fortsat i gang og vil fortsætte helt frem til releasen i første halvdel af september. Der kan derfor fortsat ske ændringer, men nedenfor kan du læse, hvad KOMBIT forventer, at Aulas release 2.0 kommer til at indeholde.

Aulainfo.dk kan du løbende se, hvis der er sket ændringer.

Release 2.0 vil indeholde:

Udvidet mulighed for angivelse af titel

Hidtil har der kun været mulighed for at angive titlerne Pædagog, Lærer, Leder og Andet i metadata for medarbejdere. Med et nyt fritekstfelt bliver det muligt at angive alle ønskede titler. Titlerne skal registreres i de administrative systemer.

Rotering af billeder

Ved import af nye billeder ind i Aula bliver der mulighed for, at brugen kan rotere billedet, så man kan sikre, at billedet har ønsket orientering, når det indlæses i Aula.

Notifikationer

Denne ændring medfører, at der udsendes notifikationer for fællesindbakker.

Udvidede muligheder for placeringer i komme/gå

Institutionsadministratorer får mulighed for at deaktivere og aktivere komme/gå placeringer, samt at indstille at udvalgte placeringer kun er tilgængelige i udvalgte tidsperioder samt på udvalgte dage.

Filtrering på placering i komme/gå

Denne forbedring giver medarbejdere mulighed for at filtrere på bestemte fysiske placeringer i aktivitetslisten i medarbejder komme/gå dashboardet. Dermed kan de finde ud af, hvor mange og hvilke børn der er tjekket ind på de forskellige fysiske placeringer.

Sletning af album

Brugere får mulighed for at slette deres egne albums i Aula.

Omdøbning af mapper

Brugere får mulighed for at omdøbe deres egne mapper i beskedmodulet.

Forældre og børn kan ikke fjerne følsomhedsmarkering

Muligheden for at forældre og børn kan fjerne følsomhedsmarkering på tråde bliver fjernet. Dermed kan et barn eller en forælder ikke fjerne markeringen igen, hvis en medarbejder har markeret en tråd som følsom.

Dokumenter åbnes som standard i læsetilstand

Sikre dokumenter vil som standard blive åbnet i en ny læsetilstand, i stedet for redigeringstilstand, som det er tilfældet nu. I læsetilstanden simplificeres måden vedhæftninger hentes, da der vil være direkte link til vedhæftede dokumenter, så de ikke længere skal downloades ved at klikke på download-knappen i mere-menuen i dokumentoversigten.

Statistikmoduler og hjemmesider

SiteImprove, Mamoto og Netminers tilføjes som mulige statistikmoduler.

Notifikationer til administratorer

Der laves en notifikation på anmeldt indhold til administratorer.

Tomme grupper i fremsøgning

Antallet af brugere pr. profiltype vises, når man folder en gruppe ud ifm. fremsøgning.

Kommunale brugere

Google Drive og OneDrive bliver tilgængeligt for kommuneinstitutioner.

Medier og tværgående grupper

Det bliver muligt at dele albums med tværgående grupper.

Tværgående grupper som distributionslister

Kommunale administratorer får mulighed for at vælge om medlemsskabsinformation omkring tværgående grupper skal være tilgængelig for medlemmerne i gruppen. Som standard vil indstillingen være slået fra. Når den er slået fra, kan ingen medlemmer i gruppen folde gruppen ud for at se, hvem de øvrige medlemmer af gruppen af.

Det betyder dermed, at tværgående grupper kan bruges som distributionslister, hvor medlemmerne ikke kan se hinandens kontaktinformationer eller andre informationer. En kommunal administrator vil derfor kunne skrive ud til fx alle forældre i kommunen, hvis de altså er oprettet i en tværgående gruppe.

Infotavler

Det vil blive muligt at opsætte en eller flere infotavler på skoler og dagtilbud, som udstiller informationer fra Aula. Mere specifikt vil man kunne udstille modulerne: Overblik, Galleri, Kalender, Komme/gå og Widgets. Institutionens administrator kan opsætte forskellige visninger, hvor modulerne udstilles enkeltvist eller sammenstillet med øvrige moduler. Der kan dog kan maksimalt vises fire moduler adgangen. Visningerne kan tidsindstilles, så forskellige moduler vises på forskellige tidspunkter.

Brugsstatistik til Serviceplatformen

Det vil blive muligt at hente brugsstatistik fra Aula via Serviceplatformens snitflade 1630. Der vil blive generet to udtræk, som kan hentes. Begge udtræk baserer sig på API-kald, hvilket vil sige, at det bliver muligt at generere statistik på de handlinger, som er foretaget i løsningen. Det ene udtræk vil indeholde samtlige API-kald fra løsningen, som kan bruges til, at lave statistik på selve brugen af Aula. Det andet udtræk indeholder statistik fra komme/gå modulet, som kan bruges ift. normeringsstatistik. Data leveres i råt format, så kommunen eller dennes LIS-leverandør har mulighed for at udarbejde egne rapporter.

Synkronisering af kontaktdata

Aula kommer til at gøre de ændringer, som en bruger foretager til egen kontaktinformation, tilgængelige for de administrative systemer i kommunen. KOMBIT er i dialog med leverandørerne for at de kan få de nødvendige ændringer på plads i deres systemer også, så de kan hente de opdaterede informationer.

Opdatering af Aula

Pinsen 2020 bød på en af årets fire planlagte opdateringer af Aula.

Lørdag den 30. maj 2020 kom release 1.1.7. af Aula. Med den vil brugerne blandt andet kunne opleve forbedringer af Aulas komme/gå-modul og af Aula-app’ens funktioner. Derudover bød den nye release på forbedringer, der gør Aula nemmere tilgængelig for brugere med funktionsnedsættelser, og der er desuden blevet foretaget en del tilpasninger, som var nødvendige på baggrund af at Styrelsen for IT og Læring har lanceret et nyt Unilogin.

Opdateringerne er beskrevet i dette dokument. 

Næste opdatering af Aula vil finde sted efter sommerferien – forventeligt i slutningen af august eller begyndelsen af september. Indholdet af denne release er i øjeblikket ved at blive fastlagt og vil løbende blive præsenteret på aulainfo.dk

Aula på vej i Esbjerg

I Esbjerg er opsætningen af Aula i de to pilotinstitutioner nu gennemført. Og det har givet de første vigtige erfaringer.

Esbjerg Kommune er blandt de seks kommuner, hvor udvalgte institutioner skal afprøve Aula fra juni 2020. De to pilotinstitutioner i Esbjerg har nu gennemført opsætningen af Aula, så data er inde, og systemet er ved at være klar til brug. Da vi fanger Annette Bekker, som er projektleder for Aula i Esbjerg, er hun på vej til superbrugeruddannelse. Og hun fortæller, at de to institutioner nu er sat op i Aula, og at institutionsledere er klar og ved godt mod.

Det er afdelingslederne i de to institutioner, der selv har taget de vigtige beslutninger omkring opsætningen.

Annette Bekker, forklarer:

“Forud for opsætningen har vi haft en dialog med de to afdelingslederne om, hvad de har brug for af hjælp med hensyn til opsætning. Her startede vi med at spørge dem, om vi skulle gøre det for dem, eller om de selv ville gøre det. Og svaret var, at det var vigtigt for dem at lære det selv.”

Også når de øvrige institutioner i Esbjerg skal på Aula senere på året, vil der være institutionsadministratorer ude på alle institutioner. Og beslutningerne omkring opsætningen af Aula bliver lagt meget ud til hver enkelt institution.

Annette Bekker fortæller:

“Den viden man skal bruge, ligger ude i institutionen. Derfor mener vi ikke, at det skal være centrale administratorer, der tager ansvaret. Og helt generelt arbejder vi her i Esbjerg efter den metode, at det er dem, der sidder med opgaven, der også taster det ind i systemet – så ting kun skal tastes een gang. Derfor er det besluttet, at det er de pædagogiske ledere i dagtilbuddene, der skal være institutionsadministratorer.”

Opsætningsguide hjælper på vej

For at institutionerne skal kunne håndtere opgaven kræver det, at der bliver stillet den fornødne hjælp til rådighed. Og i Esbjerg kommer det blandt andet i form af en vejledende opsætningsguide. Opsætningsguiden er lavet i samråd med pilotinstitutionerne og sammensat på baggrund af, hvad brugerne selv sagde, de havde behov for. Og så indeholder den mange konkrete skærmbilleder fra løsningen. Og selvom det er op til den enkelte institution at beslutte, hvordan man konkret vil opsætte Aula, er der gode råd at hente i vejledningerne, fortæller Annette Bekker.

“Vi skal ikke bestemme, men vi kan godt give gode råd. Vi laver en vejledende guide, som de kan tage udgangspunkt i, men der er ikke nogen, der siger, at de skal. Og det er vores erfaring fra tidligere, at de tit starter med at gøre det, vi foreslår, og så når der er gået lidt tid, begynder de at lave om på det og tilpasse det til lokale forhold.”

Vejledningen indeholder også beskrivelser af, hvordan man fx kan navngive fællespostkasser, så der er en systematik, hvis man vælger at lave dem.

Husk at kært barn har mange navne

Forud for arbejdet med vejledningen er gået nogle overvejelser, afklaringer og beslutningsprocesser. Og her vil Annette Bekker blandt andet råde andre kommuner til at tage en snak med sin leverandør om, hvilke oplysninger og grupper, der kommer med over i Aula, så man kan få en ide om, hvordan det kommer til at se ud inde i Aula.

Annette Bekker opfordrer også til, at man husker at begreber godt kan være meget forskellige fra system til system. Et samtykke er ikke bare et samtykke, og det er ikke alle der vil vide, hvad supplerende stamdata er for noget. Derfor er det vigtigt at forklare, hvad begreberne dækker over, og få dem oversat, så brugerne kan forstå det.

Desuden mener Annette Bekker, at det er vigtigt at have en datapolitik klar. I Esbjerg har man lavet en generel datapolitik, som dækker alle dagtilbud. Den kan ses her.

Alle ledere til intromøder og workshops

Status i Esbjerg lige nu er, at man er i mål med en opsætning, der kan bruges på de to pilotinstitutioner. Og planerne for hvordan de øvrige institutioner skal komme godt i gang med Aula, er ved at være på plads.

“Før sommerferien inviterer vi alle institutionsledere til et introduktionmøde, hvor vi blandt andet vil opfordre til, at man får ryddet op i sit nuværende kommunikationssystem og husker at informere forældrene om, at de skal downloade de billeder de ønsker at beholde” forklarer Annette Bekker og fortsætter:

“Til august eller september vil vi så holde en workshop, hvor man kan komme og sætte sit system op”.

Forud for denne workshop vil lederne blive bedt om at tage stilling til en nogle ting, så de er klar til at sætte Aula op, når de kommer. Og målet er, at de stor set skal være færdige, når de går hjem. Dog vil der blive afholdt nogle opfølgende workshops, så der er plads til ekstra spørgsmål og ekstra hjælp.

Det skyldes ikke mindst en erkendelse af, at nogen har brug for mere hjælp end andre. For som Annette Bekker siger:

“Vi læner os meget op ad, hvad brugerne selv siger, at de har behov for. For det er vigtigt, at alle får den hjælp de har behov for, for at kunne løse opgaven.”