Brugerne af Aula kan se frem til nye muligheder. I weekenden vil Aula nemlig blive opdateret til release 2.7.

For at få ændringer godt implementeret er det imidlertid nødvendigt at opdatere alle begivenheder og skemabrikker i Aulas database. Derfor vil Aula denne gang være lukket lidt længere end normalt ved opdateringer. Det vil således ikke være muligt at komme på Aula i weekenden fra fredag den 21. april kl. 20:00 til søndag 23. april kl. 12:00.

Nyt til blandt andet kalender og beskeder

Opdateringen af Aula betyder forbedringer til de fleste af Aulas funktionaliteter. Blandt de væsentligste ændringer er:

• Det bliver nu muligt at redigere i enkelte begivenheder, der er oprettet som en del af en serie. Det betyder, at hvis man har oprettet begivenheder, der bliver gentaget – fx hver uge – kan man fremover gå ind og rette eller slette en eller flere af disse begivenheder uden at skulle rette i hele serien.
• Når man inviterer til en begivenhed via Aulas kalender, vil man fremover kunne anmode modtageren om at fortælle, hvor mange børn og voksne der kommer.
• Medarbejdere får nu bedre muligheder for at redigere i albums i galleriet – også albums de ikke selv har oprettet.
• I Aulas besked-modul vil der fremover være en “skraldespandsmappe”. Hvis man sletter en besked ved en fejl, er den derfor nu ikke automatisk mistet for evigt, men kan genfindes i skraldespanden.

Du kan læse mere om indholdet i Aula via disse links:

• For forældre: Beskrivelse af Aula release 2.7
• For medarbejdere: Beskrivelse af Aula release 2.7
• For medarbejdere: Video om Aula release 2.7 (obs: åbner i eksternt link i Vimeo.com)
• For systemadministratorer og superbrugere: Beskrivelse af Aula release 2.7
• For systemadministratorer og superbrugere: Video om Aula release 2.7 (obs: åbner i eksternt link i Vimeo.com)

Hvem beslutter udviklingen af Aula?

Aula bliver opdateret ca. tre gange om året med ny funktionalitet eller forbedringer af eksisterende funktionalitet. Indholdet af opdateringerne af Aula bliver besluttet af den kommunale styregruppe på baggrund af anbefalinger fra Aulas faggruppe.

Beslutninger om prioriteringer bliver besluttet ud fra parametre, som tilfredsheden med de enkelte moduler af Aula, modulernes strategiske prioritering og pris. Designet og implementeringen af funktionerne bygger på data indhentet fx gennem test, brugertilfredshedsmålinger og workshops. Du kan læse mere om prioriteringer af ændringer på aulainfo.dk her

I videoerne nedenfor kan du se en kort introduktion til indholdet af weekendens opdatering af Aula til release 2.7. OBS: Ved klik på links’ne åbner videoerne op i Vimeo.com.

Denne weekend – 2. dec. 2022 – 3. dec. 2022 – bliver Aula opdateret til version 2.6. Opdateringen byder på en lang række forbedringer og rettelser.

Blandt de vigtigste ændringer i denne opdatering er:

• Det bliver fremover muligt at redigere og slette en afsendt besked i Aula, så man selv kan rette fejlen, hvis man fx har sendt en besked til den forkerte modtager eller opdager en fejl i en afsendt besked. Slettede og redigerede beskeder vil dog fortsat kunne ses af kommunens administrator.
• I browserversionen af Aula er søgefunktionen i beskedmodulet udvidet, så det nu bliver nemmere at finde de beskeder man søger. Fremover vil man således blandt andet kunne søge i beskeder på baggrund af datointerval, opretter af samtale, deltagere af samtale og vedhæftet indhold
• Det bliver nu muligt at finde en række nye typer lister, og listerne er blevet nemmere at skrive ud i en pæn version. De nye lister i Aula er telefonliste, fotoliste, fødselsdagsliste og afkrydsningsliste.
• Opslag i Aulas overblik vil fremover blive sorteret efter redigeringsdatoen fremfor oprettelsesdatoen. Det skal gøre det nemmere for brugerne at få et brugbart overblik.
• Hvis man er typen, der lader sig stresse over de røde mærker, der fx fortæller, hvor mange ulæste beskeder man har i Aula, er der nu hjælp at hente. Det bliver nemlig fremover muligt nemt at rydde alle notifikationer, som man har liggende i Aula. Der kan ryddes notifikationer fra følgende menupunkter: overblik, kalender, beskeder, komme/gå, galleri og dokumenter.

Aula utilgængelig i ca. 12 timer

På grund af opdateringen vil det ikke være muligt at logge på Aula fra fredag den 2. dec. 2022 kl. 22:00 til lørdag den 3. dec. 2022 kl. ca. 10:00.

Når Aula åbner lørdag, kan der være beskeder, man ikke kan søge frem via Aulas søgefunktion, selvom man godt kan læse dem i beskedmodulet. I løbet af søndagen vil dette komme til at fungere igen.

Hvem beslutter udviklingen af Aula?

Aula bliver opdateret ca. tre gange om året med ny funktionalitet eller forbedringer af eksisterende funktionalitet. Indholdet af opdateringerne af Aula bliver besluttet af den kommunale styregruppe på baggrund af anbefalinger fra Aulas faggruppe.

Beslutninger om prioriteringer bliver besluttet ud fra parametre, som tilfredsheden med de enkelte moduler af Aula, modulernes strategiske prioritering og pris. Designet og implementeringen af funktionerne bygger på data indhentet fx gennem test, brugertilfredshedsmålinger og workshops. Du kan læse mere om prioriteringer af ændringer på aulainfo.dk her

Natten mellem 26. og 27. august 2022 er Aula opdateret til release 2.5. Det betyder en række forbedringer af forskellige funktioner i Aula.

På grund af opdateringen vil man ikke kunne komme på Aula fra fredag nat den 26. august omkring midnat til lørdag den 27. august kl. 10:30.

På grund af ændringerne til samtykker skal alle medier desuden opdateres, og det kan betyde, at der kan gå op til en uge før alle gamle medier – herunder billeder og albums – igen vil være synlige i Aula.

En ny version af Aula-app’en vil være tilgængelig i Google Play store efter releasen. Der kan gå nogle dage før den opdaterede version af appen er tilgængelig i Apple App store.

Opdateringen medfører en ændring af den måde samtykker håndteres på i Aula. Det kan du læse mere om på denne side (for forældre) eller denne side (for medarbejdere). 

Vi dette link kan du se en video med de væsentligste ændringer i den nye release (linker til Vimeo.com).

Du kan læse om de væsentligste ændringer for dig i forbindelse med opdateringen i disse beskrivelser:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.5

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.5

Administratorer: Nye opdateringer i Aula – release 2.5

Vær opmærksom på, at der kan være lokale forhold, der gør, at du fx endnu ikke har mulighed for at benytte Aulas komme/gå-modul. Hvis du vil vide mere om strategien for Aula i din kommune skal du kontakte din institution eller din lokale systemansvarlige.

Via nedenstående links kan du finde nogle hurtige oversigter over det nye i releasen. Disse oversigter er særligt beregnet til hurtig information til brugere i skoler og dagtilbud.

Forældre: Nyt i Aula i release 2.5

Medarbejdere: Nye funktioner i Aula i release 2.5

Administratorer og superbrugere: Nyt i Aula i release 2.5

Natten mellem 1. og 2. april 2022 bliver Aula opdateret til release 2.4. Det vil betyde forbedringer af komme/gå-modulet, kalenderen, beskeder og sikre filer.

På grund af opdateringen vil man ikke kunne komme på Aula fra fredag den 1. april kl. 22:00 til lørdag den 2. april kl. 9:00.

En ny version af Aula-app’en vil være tilgængelig i Google Play store efter releasen. Der kan gå nogle dage før den opdaterede version af appen er tilgængelig i Apple App store.

Du kan se en kort introduktion til forbedringerne i disse videoer:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Administratorer: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Hvis du hellere vil læse om ændringerne, kan du gøre det i disse beskrivelser af den nye release:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Administratorer: Nye opdateringer i Aula – release 2.4

Vær opmærksom på, at der kan være lokale forhold, der gør, at du fx endnu ikke har mulighed for at benytte Aulas komme/gå-modul. Hvis du vil vide mere om strategien for Aula i din kommune skal du kontakte din institution eller din lokale systemansvarlige.

Via nedenstående links kan du finde nogle hurtige oversigter over det nye i releasen. Disse oversigter er særligt beregnet til hurtig information til brugere i skoler og dagtilbud.

Medarbejdere: Nye funktioner i Aulas komme/gå-modul

Medarbejdere: Nyt i Aula i sikre filer, kalender og beskeder

Forældre: Nye funktioner i Aula

Lørdag den 27. november er Aula blevet opdateret med nye funktioner til Komme/gå, beskeder og kalender.

Den nye opdatering medfører væsentlige forbedringer af ugeoverblikket, hvor man  nu kan få et overblik over børnenes komme- og gåtider for en uge af gangen og kan se en detaljeret visning for hele dagen.

Ferieanmodninger rykkes fra kalender til komme/gå-modulet, og som medarbejder bliver det muligt at besvare ferieanmodninger på vegne af forældre. Desuden bliver ferieanmodninger nu opdateret, når afdelinger opdateres.

I beskeder bliver det som noget nyt muligt at markere beskeder som læst eller ulæst i indbakken.

Du kan få en kort introduktion til opdateringerne i nedenstående videoer:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Du kan også læse om alle ændringer i disse beskrivelser af den nye release:

Forældre: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Medarbejdere: Nye opdateringer i Aula – release 2.3

Vær opmærksom på, at der kan være lokale forhold, der gør, at du fx endnu ikke har mulighed for at benytte Aulas Komme/gå-modul. Hvis du vil vide mere om strategien for Aula i din kommune skal du kontakte din lokale systemansvarlige.

Med et system i drift og mange ønsker til videreudvikling, har Aula-projektet brug for en gennemskuelig prioriteringmodel med rod i en opdateret mission. Derfor har Aulas kommunale styregruppe i de seneste måneder genbesøgt Aulas strategi, og det er der kommet en række præciseringer og en ny model ud af.

Præciseringerne af strategien har været vigtige af flere grunde:

• Aula er kommet i driftfasen, og det er en anledning til at genbesøge strategien for Aula i lyset af erfaringerne fra udviklingsforløbet.
• Det er vigtigt, at kriterierne for prioritering af Aulas videreudvikling er gennemsigtige for alle kommuner, og for brugerne af Aula.
• Aulas midler til videreudvikling er ikke ubegrænsede, så der er behov for at kunne fokusere på tiltag, der giver størst mulig værdi.
• Kommunernes it-leverandører har, for at kunne investere, behov for at vide, hvad Aula påtænker at løse, og hvad markedet skal tage sig af.

Består af mission og model

Produktstrategien for Aula består af en mission og af en prioriteringsmodel. Missionen beskriver den værdi, som Aula skal skabe, for hvem værdien skal skabes og ved hjælp af hvad. Du finder missionen her. 

Den nye prioriteringsmodel skal bruges i arbejdet med at videreudvikle Aula og prioritere blandt de mange – ofte meget forskellige – udviklingsønsker, som kommunerne har meldt ind. Modellen skal samtidig sikre, at det er gennemskueligt for kommuner og brugere, hvorfor Aula bliver udviklet, som det gør. Prioriteringsmodellen gennemgås her.

Nye grupper skal give vigtige input

Som et led i arbejdet med at skabe grobund for gode prioriteringer er også organiseringen af Aula blevet genbesøgt over det seneste år. Det har blandt andet ført til etableringen af brugerpaneler på medarbejdersiden, og i løbet af første halvdel af 2021 vil dette blive fulgt op med etablering af brugerpaneler også for forældre. Desuden er der blevet nedsat en faggruppe med repræsentanter fra både skole- og dagtilbudsområdet.

Grupper og paneler skal sikre, at styregruppen får nem adgang til viden og input fra de mennesker, der bruger Aula i deres hverdag, og at projektet hurtigt kan få fat i ekspertviden fx i forbindelse med udvikling og designvalg.

Natten til lørdag er det blevet tid til årets fjerde større opdatering af Aula. De vigtigste tilføjelser i denne opdatering – release 2.1 – er:

• Mulighed for synkronisering af kalender: Det bliver nu muligt at synkronisere sin Aula-kalender med en ekstern kalender. Der er tale om en envejssynkronisering, så det er muligt at se éns Aula-begivenheder i en anden kalender, fx Outlook. Vær dog opmærksom på, at muligheden for kalendersynkronisering kan være slået fra i nogle kommuner.
• Forbedringer til komme/gå-modulet: Der kommer nu en lang række forbedringer til komme/gå herunder forbedrede muligheder for overblik, filtering og sortering, påmindelser og eksport af data.
• Bedre søgning i beskeder: Det bliver nu nemmere at finde frem til specifikke beskeder – blandt andet vil søgeresultater blive vist på en mere overskuelig vis og man kan nu kombinere søgning, filtrering og sortering af beskeder.
• Genaktivering af brugerprofiler: Hvis en profil fjernes ved en fejl vil det nu være muligt at genskabe data i syv dage.

På grund af opdateringen vil Aula være helt eller delvist utilgængelig i perioder lørdag den 19. december 2020.

Aulas app vil ligge tilgængelig i Google Play store og Apple App store efter opdateringen. Der kan dog gå nogle dage før den opdaterede app kan hentes i Apple App store.

Du kan læse hele beskrivelsen af den nye opdatering her. 

Go-live for Aula på dagtilbudsområdet nærmer sig, og børnehusene ude i de enkelte kommuner er i fuld gang med at få opsat Aula lokalt og få uddannet eget personale i brugen af Aula.

Men hvad med forældrene? Julie Helbak, der er Aula-projektleder på dagtilbud og kommunal administrator i Randers Kommune fortæller, at kommunikationen ud mod forældrene på dagtilbud er et særligt fokusområde i kommunen, da børnenes rejse i Aula netop starter på dagtilbud. Det er derfor vigtigt for kommunen at sikre god kommunikation, der klæder forældrene godt på, skaber tryghed og giver dem en god indflyvning til en platform, der skal følge deres børn mange år frem.

Samtidig er kommunikationsaktiviteterne også med til at aflaste de enkelte børnehuse, der som nævnt har travlt med de sidste forberedelser og som muligvis ikke er stand til at besvare alle spørgsmål på nuværende tidspunkt.

Implementering i en Covid-tid

Men hvordan kommunikerer man, når man ikke er i stand til at mødes fysisk? Randers Kommune havde stor gavn af at inddrage forældrene i forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet og har naturligvis haft samme ønske for implementeringen på dagtilbud. Dog er meget af implementeringen af Aula på dagtilbud foregået virtuelt grundet Covid-19, og kommunen har derfor måtte tænke i andre baner for at sikre, at forældrene bliver inddraget og hørt i deres overvejelser om brugen af Aula.

Randers Kommune har derfor valgt at erstatte de fysiske forældreworkshops med virtuelle informationsmøder med forældrebestyrelser for de respektive børnehuse, selvejende institutioner og dagplejere og på den måde sikret, at forældrene er repræsenteret og inviteret med ind i implementeringsprocessen før go-live dagen.

Google Meet – det virtuelle alternativ

Helt lavpraktisk tager Randers Kommune Googles tjeneste Google Meet i brug til at afholde møderne. Tjenesten er gratis, tilgængelig for alle og kræver hverken at forældrene downloader en app, opretter en profil eller lignende. Tilgængelighed er en vigtig faktor for Julie, da hun gerne ville skabe et uformelt setup, som forældrene kan overskue i deres travle hverdag. Med Google Meet kan forældrene blot tilgå møderne via det link, som Julie har sendt ud i sine invitationer på mail og så er der på få sekunder adgang til møderne via en webbrowser.

Lad os se giraffen 

Møderne består af et kort virtuelt format af ca. 30 minutter og afholdes af tre omgange i løbet af de kommende uger i december måned, så forældrene kan hoppe på det møde, der passer dem bedst. Det er Julie selv, der står for at facilitere møderne og hun desuden inviteret et par pædagogiske konsulenter med.

Det overordnede formål med møderne er at inddrage forældrene gennem de enkelte børnehuses forældrebestyrelser og på den måde give forældrene indblik i, hvordan kommunen påtænker at anvende Aula. Møderne lægger ikke op til, at man skal i gang med de store drøftelser og ændringer i anvendelsesstrategien, men vise at man har gjort sig nogle tanker om, hvordan Aula skal anvendes på dagtilbud i Randers Kommune.

Derudover bruges mødet til at få virkeliggjort Aula ved at give forældrebestyrelserne basal viden om Aula herunder at vis kerneelementer og funktionalitet. Der er ikke tale om et teknisk møde, men en kort introduktion til Aula. Med andre ord – vise dem giraffen – Aula.

Forældrebestyrelserne er fyrtårne for resten af forældregruppen

Julie håber på denne måde at få aflivet nogle af de bekymringer, forældrene måtte have omkring Aula og skabe tryghed ved at vise Aula frem. Forældrene har afslutningsvis til møderne mulighed for at blive hængende i det virtuelle rum og stille spørgsmål, hvis de har lyst. Julie ser forældrebestyrelserne fyrtårne, der kan skabe tryghed ift. at fortælle de andre forældre om Aula og eventuelt besvare spørgsmål de andre forældre måtte have og forhåbentlig berolige dem.

Hvornår kommunikerer vi hvad?

Randers Kommune har gjort sig en del overvejelser omkring, hvornår det giver mening at kommunikere med forældrene – hvad skal komme først, og hvordan undgår man, at for meget information går i glemmebogen i løbet af juleferien? Julie mener, at det er vigtigt ikke at give for meget information for tidligt. Her er kommunens simple tilgang:

• FØR: Plakater i institutionerne samt udsendelse af en forældrefolder med introduktion til Aula sendes ud – samtidig med de virtuelle møder for forældrebestyrelsen. Kommunen vil gerne undgå at nogle forældre ved mere end andre, da det kan skabe usikkerhed.
• UNDER: Kommunikationsafdelingen i Randers kommune sender Information ud via Tabulex og lignende platforme, om at forældrene skal på Aula.
• EFTER: Nye møder, hvor øvrige forældre inddrages i dialogen om anvendelsen af Aula.

Inddragelse fortsætter

Randers Kommune mener, at det er vigtigt at se kommunikationen med forældrene i et længere perspektiv og ikke blot noget, der stopper efter go-live af Aula. Julie håber derfor på, at hun i det nye år kan inkludere endnu flere forældre i drøftelsen omkring anvendelsen af Aula, når systemet er taget i brug. På det tidspunkt vil der være mulighed for, at kommunen kan få noget helt andet og kvalitativt input fra forældrene, der er mere konkret, da systemet er i brug. Julie tror på, at denne inddragende tovejskommunikation er lige så vigtig og værdiskabende som den forberedende kommunikation via de virtuelle Google Meet-møder – det viser kommunens tidligere erfaringer på skoleområdet.

I takt med at medarbejdere og forældre kommer på Aula på dagtilbudsområdet, opstår spørgsmålet – ”er vi helt klar?”

Ét af de områder, som det er særligt vigtigt at have taget stilling til før ibrugtagningen, er organiseringen af en funktionel supportorganisation, der sikrer, at både forældre og medarbejdere ved, hvor de skal henvende sig, når der opstår spørgsmål om Aula.

Svendborg Kommune har netop været i gang med at bygge deres supportorganisation op og har haft en pragmatisk tilgang til processen. Det fortæller Lisbet Sønderby, der er projektleder på området.

En supportberettiget ”Über Superbruger”

I forbindelse med implementeringen af Aula på skoleområdet valgte Svendborg Kommune at hyre en en implementeringskonsulent. Han fungerer i dag som en ressource med ansvar og ekspertise i det nye systems funktionalitet og som rådgiver for kommunens superbrugere både på skole- og dagtilbudsområdet. Beslutningen om at hyre konsulenten blev taget fordi, man ellers manglede en funktion i Aula-projektgruppen med primær fokus på funktionalitet. Lisbet beskriver konsulenten som en ”Über-superbruger”, der fungerer som hjælp og støtte for superbrugerne og som samler op på området. Med denne organisering kan Lisbet fokusere på sin rolle som projektleder og sikre ordentlig styring og koordinering af Aula på begge områder.

En simpel organisering

I Svendborg Kommune tager supportkæden på dagtilbudsområdet udgangspunkt i samme logik som på skoleområdet, hvor kommunens implementeringskonsulent indgår som aktivt led i begge.

Processen foregår således:

• Opstår der et spørgsmål vedr. Aula skal forældrene henvende sig til nærmeste pædagogiske medarbejder i deres respektive børnehus.
• Kan medarbejderen ikke besvare spørgsmålet, henvender medarbejderen sig til sin pædagogiske teamleder (superbruger), der har mulighed for at række ud til implementeringskonsulenten.
• Implementeringskonsulenten vurderer problemet, løser det, eller melder det ind til Netcompany, hvis det er nødvendigt.

Logikken bag denne organisering er at holde supportkæden på så få hænder som muligt og dermed simplificere processen for alle parter.

Optimering gennem indsamling af sager ét sted

Med denne model sikrer Svendborg Kommune først og fremmest, at de enkelte sager havner det rigtige sted. Organiseringen fungerer også som en slags tragt, hvor basale sager håndteres hurtigt ude blandt børnehusene, og Netcompany modtager derfor udelukkende de komplekse sager. Modellen giver ligeledes implementeringskonsulenten mulighed for at vurdere og screene, hvorvidt en sag reelt set tilhører Netcompany. Endvidere giver modellen mulighed for at tracke, de sager, der går igen på tværs af de enkelte børnehuse.

Konsulenten har også mulighed for at optimere sin support ved at yde fælles support og hjælp gennem små videoer, der viser, hvordan problemet løses. Små videoer har vist sig at være en succes på skoleområdet, da videoerne hurtigt og visuelt afhjælper problemerne for de travle medarbejdere. Og netop hastighed bliver en vigtig faktor på supportområdet for dagtilbuddene, hvor medarbejderne naturligvis har mindre skærmtid end på skoleområdet.

Fra pædagogisk teamleder til Aula superbruger

For at sikre en holdbar model har Svendborg Kommune indledningsvis sørget for at kvalificere deres model gennem dialog med kommunens forskellige områdeledere for at sikre, at kommunen får udvalgt de rigtige medarbejdere til opgaven som superbrugere på dagtilbudsområdet. Derudover har kommunen investeret i undervisning af superbrugerne hos Netcompany for at sikre, at superbrugerne kan varetage opgaven og er i stand til at undervise eget personale i brugen af Aula.

Kommunen har som supplement afholdt en fælles workshop for kommunens 35 pædagogiske teamledere (superbrugere) med henblik på at hjælpe dem med opsætningen af Aula. Lisbet tilføjer, at workshoppen med fordel kan afholdes i lidt mindre grupper, da det vil skabe et mere intimt rum, hvor teamlederne kan gå i en dialog om hjælp til lokale afklaringer, beslutninger vedrørende samtykker, faglige diskussioner m.v. Endelig har Svendborg Kommune etableret et netværk for superbrugerne som faciliteres af Lisbet og implementeringskonsulenten i faste intervaller.

Næste skridt

Selvom Svendborg Kommune endnu ikke har haft mulighed for at afprøve deres supportorganisation på dagtilbudsområdet i praksis, så tror de på, at de har fået etableret en solid model, da de trækker på deres erfaringer fra implementeringen af Aula på skoleområdet. Og netop erfaring fra tidligere er nøgleordet for kommunens pragmatiske tilgang – med forbehold for de forskelle, der er mellem skole- og dagtilbudsområdet. Lisbet ved, at det er umuligt at helgardere sig, men med forberedelserne føler Svendborg Kommune sig godt rustet til at tage hånd om de udfordringer, der måtte opstå undervejs, når Aula tages i brug på dagtilbudsområdet i starten af det nye år. Samtidig har den helt tydelige afklaring og kommunikation omkring, hvem de enkelte medarbejdere skal kontakte i forbindelse med support og hjælp skabt ro og tryghed blandt de involverede.

Forude ligger forberedelserne til kommunens næste supportrelaterede initiativer i forbindelse med go-live. Disse initiativer trækker ligeledes på positive erfaringer fra forrige udrulning på skoleområdet:

• Etablering af et “war room”På nuværende tidspunkt overvejer Lisbet, hvorvidt Aula-projektgruppen skal etablere et såkaldt ”war room”, hvor alle relevante folk i projektet bookes ind x-antal timer i løbet af udrulningsugen, så man sikrer, at de relevante ressourcer er samlet et sted. Sidste år oplevede projektgruppens seks medarbejdere, at det var udfordrende at få fat i hinanden, i en tid med mange henvendelser. Dette ønsker man at være på forkant med denne gang.  Lisbet har derfor indkaldt de rette personer, så de har god tid til at rydde deres kalendere allerede nu.

• Hjælpecaféer

Kommunen forbereder ligeledes at etablere hjælpecaféer, efter arbejde, til støtte for de forældregrupper, der har brug for ekstra støtte og vejledning. Det kan for eksempel være grundet sproglige barriere eller lignende. Kommunen har i denne forbindelse haft stor gavn af at inddrage forskelligt materiale fra KOMBIT. Blandt andet KOMBITs trin-for-trin-guide, der kan hentes i forskellige sprog her. Lisbet tilføjer, at kommunen på nuværende tidspunkt planlægger at afholde et enkelt eller to arrangementer i starten af det nye år.

Tips og Tricks

Som tillæg til Svendborgs Kommunes interne oversigt over deres supportorganisation anbefales det, at kommunen laver en simpel visualisering rettet mod forældrene, der kan hænge ude i daginstitutionerne og eventuelt udleveres som klistermærker. Nedenfor er et eksempel fra Gladsaxe kommune, som man kan lade sig inspirere af:

Lyngby-Taarbæk har siden 1. juni 2020 som pilotkommune haft forældre på Aula i deres pilotinstitution. Og Lyngby-Taarbæk Kommune har nu også givet mulighed for at flere af deres institutioner går i gang med at bruge Aula. Helt konkret kan institutionerne selv bestemme og vurdere, hvornår det er det rette tidspunkt for dem at rulle medarbejderne og forældrene på Aula, blot det sker inden det nuværende system lukker ved nytår.

Aula er blevet taget godt imod

KOMBIT har talt med dagtilbudsleder Mette Zander, om erfaringerne i en Corona-ramt hverdag her et godt ½ år efter opstarten med Aula. Mette fortæller, at Aula fungerer upåklageligt og er nemt at bruge. I Lyngby-Taarbæk har man været vant til at bruge et system til forældrekommunikation, hvilket har gjort overgangen let. Hendes oplevelse er, at medarbejderne har taget godt imod Aula. Hun nævner de kendte udfordringer med komme/gå og melde ferie, men forventer at de kommende opdateringer vil rette op på det bøvl, de oplever pt.

Superbrugerne er vigtige både for at sikre håndtering af tekniske spørgsmål, men i lige så høj grad som hjælper til den gode anvendelse. Der bliver løbende holdt samtaler på tværs af superbrugerne om brugen af Aula. Mette har også involveret forældrebestyrelsen i, hvordan Aula skal bruges i hendes institution. Fx om hvor og hvornår billeder lægges op, samt hvordan man skriver beskeder og opslag. Det giver en god forventningsafstemning mellem det pædagogiske personale og forældrene.

Ledernes roller og opgaver skal være tydelige

Mette vurderer, at det er vigtigt at beskrive særlig ledernes rolle og opgaver tydeligt. De har et stort ansvar for at få Aula til at fungere og skabe mening i hverdagen. Særligt er koblingen mellem de brugeradministrative systemer og Aula det, som volder flest problemer. Lederne har i Lyngby-Taarbæk opgaven med at oprette børn og grupper, og hvis man ikke helt forstår koblingen mellem de to systemer, kan det være svært at få styr på den gode brug. Her har superbrugerne været en god hjælp, da de hjælper med oprettelse af nye børn, når det bøvler. Lederne har også et stort fokus på GDPR og har taget stilling til en række retningslinjer om GPDR og den gode brug af Aula.

Alt i alt er melding fra Lyngby Taarbæk, at man bare skal komme i gang med at bruge Aula. Når først medarbejdere og forældre er på er det lige til.