Administratorer

Årsrul FAQ

Aula-projektet har fået en del henvendelser fra brugere, der har haft spørgsmål til årsrul. Nedenfor har vi samlet informationer omkring Årsrul i Aula.

Du kan læse om årsrul i afsnit 9 i Aulas administratorvejledning
Du har også mulighed for at se en kort video om Årsrul her

Opdateret d. 29-06-2020

FAQ for årsrul

Hvorfor har brugere ikke længere adgang til Aula ifm. Årsrullet?

Flere kommuner har meldt ind, at medarbejdere der stopper efter sommerferien, ikke længere har adgang til Aula. Dette kan skyldes at deres institutionsprofiler er blevet deaktiveret ifm. årsrullet og dermed ikke sendes med over i Aula, og I skal her tage kontakt til leverandøren fra jeres brugeradministrative system.

Kan en kommunal administrator se rettighederne på institutionernes grupper?

Når en kommunal administrator åbner en gruppe der tilknyttet en institution, kan personen ikke se rettighedsindstillingerne på gruppen. Det kan skabe forvirring at rettighederne ikke er synlige, hvis en kommunal administrator, vil ind og kvalitetssikre grupperne ifm. årsrul. Men det betyder ikke, at rettighederne ikke er tildelt – de er bare kun synlige på den enkelte institution. Vi er ved at se ind i en mulig ændring af visningen.

Hvorfor mangler der grupper fra IST i Aula?

Nogle IST kommuner har i forbindelse med årsrullet oplevet, at det ikke er alle grupper, som er blevet overført til Aula. Årsagen hertil er, at synkroniseringen mellem IST og STIL foregik samtidig med den natlige synkroniseringen fra STIL til Aula, hvilket har betydet, at det ikke er alle ændringer der er lavet ifm. Årsrullet, som er slået igennem i Aula.

Her til formiddag d. 29/06, blev der derfor kørt en manuel synkronisering, som gerne skulle sikre, at alle de ændringer I har foretaget i det brugeradministrative system, fremgår af Aula. Skulle I fortsat mangle grupper, bør de være tilgængelige efter den natlige synkronisering.

Hvordan foregår et årsrul i Aula?

Når der ved skoleårets afslutning foretages et årsrul i jeres brugeradministrative system, deaktiveres de eksisterende Uni-grupper (hovedgrupper/klasser og hold) i Aula og nye Uni-grupper oprettes. Det er kun Uni-grupper (hovedgrupper/klasser og hold), der deaktiveres ved et årsrul.

De grupper, som I manuelt har oprettet i Aula (Aula-grupper og Tværgående grupper), vil derfor forblive uændrede efter årsrullet. I skal dog være opmærksomme på, at Aula-grupper der er udgjort af Uni-grupper manuelt skal opdateres efter et årsrul. Det kan du læse mere om længere nede på denne side under afsnittet ”Opmærksomhedspunkter i Aula ifm. et årsrul”.

Hvilken gruppeopsætning får nye Uni-grupper, der importeres til Aula efter et årsrul?

Når nye Uni-grupper importeres til Aula fx i forbindelse med et årsrul, oprettes de med en standardopsætning i Aula. Nye Uni-grupper oprettes i Aula med følgende standard gruppeopsætning:

  • En gruppeside, hvor ”Overblik”, ”Kalender” og ”Galleri” er slået til
  • Ingen grupperedaktører
  • Derudover vil der være sat følgende standardrettigheder for brugerne
    • Børn: Ingen rettigheder
    • Medarbejdere: Alle rettigheder
    • Forældre: Rettighed til at ”Oprette beskeder”

Hvis I ønsker, at de nye Uni-grupper importeres med en bestemt gruppeopsætning, har I mulighed for at opsætte standardiserede gruppeskabeloner for de nye Uni-grupper (hovedgrupper/klasser og hold), der importeres til Aula. I kan læse mere Gruppeskabeloner i afsnit 4.4 i administratorvejledningen.

Hvad sker der med data i Aula, når fx 5.A bliver til 6.A?

  • Opslag: Alle opslag relateret til 5.A vil ikke længere være tilgængelige for brugeren. En bruger kan kun se opslag for deres aktive institutionsprofiler – i dette tilfælde gruppen 6.A.
  • Galleri: Brugeren vil have adgang til alle medier , der er delt med gruppen fra oprettelsestidspunktet frem til det tidspunkt, hvor brugeren forlader gruppen. Brugeren mister dermed ikke adgang til sine medier ifm. et årsrul.
  • Kalenderbegivenheder: Begivenheder, der oprettes til 5.A vil stadig være tilgængelige for brugeren i 6.A, da begivenheder i Aula kobles direkte til brugeren. Har I derfor før årsrullet inviteret 5.A til en klassefest i september, så vil denne begivenhed stadig fremgå i kalenderen efter årsrullet. Ændringen vil være at brugerens metadata bliver opdateret (at der nu står 6.A ud fra brugeren).
  • Beskeder: Beskeder i Aula sendes direkte til en bruger. Det har derfor ikke nogen betydning hvilken gruppe brugeren er tilknyttet/ikke tilknyttet. Brugeren vil derfor efter et årsrul stadig have adgang til alle beskedtråde på institutionen.
  • Sikre filer: Hvis nye medarbejdere efter et årsrul, fx grundet fagfordeling, bliver tilknyttet 6.A efter et årsrul, vil de nye medarbejdere, uagtet om dokumentet er aktivt delt med, få adgang til alle dokumenter relateret til eleverne i 6.A.
  • Fælles filer: Hvis man har delt en fælles fil specifikt med 5.A vil denne efter et årsrul blive deaktiveret og brugerne, der nu er tilknyttet 6.A, vil ikke længere adgang til dem. Fælles filer der skal deles specifikt med en klasse skal derfor igen oprettes efter et årsrul.
  • Samtykker: Når en bruger ifm. et årsrul skifter klasse, skal vedkommende give samtykke til om de medier, som brugeren er opmærket på, fortsat må deles med den klasse man forlader. Dette gælder også, hvis klassen er indenfor samme institution.
  • Supplerende stamdata og tilladelser: Hvis der er oprettet supplerende stamdata og tilladelser direkte for en klasse fx 5.A, vil disse i forbindelse med årsrullet blive deaktiveret. I dette tilfælde skal supplerende stamdata og tilladelser oprettes på ny.

Opmærksomhedspunkter i Aula ifm. et årsrul

Håndtering af Smarte Aula-grupper

I Aula er det muligt at oprette Aula-grupper baseret på Uni-grupper – det kunne fx være en Årgangsgruppe kaldet 5. Årgang eller en komme/gå-gruppe, hvor institutionen har tilføjet 5.A, 5.B og 5.C og 5.D. Når der foretages et årsrul deaktiveres de eksisterende Uni-grupper i Aula, og de nye 5.klasser oprettes og importeres til Aula fra de brugeradministrative systemer. Det har dog den betydning, at alle Aula-grupper der er bygget på Uni-grupper vil, som fx 5. Årgang, være tomme for brugere. De nye Uni-grupper 5.A, 5.B, 5.C og 5.D skal dermed tilføjes på ny til 5. Årgang. Når I opdaterer Aula-grupper med de nye Uni-grupper, så vil alle de nye Uni-grupper (hovedgrupper/klasser og hold), som I efter årsrullet kan se under ”Grupper” i administrationsmodulet eller i feltet “Tilføj brugere” være de nye Uni-grupper, som er blevet importeret efter årsrullet.

Opdatering af dashboards og Komme/Gå

Har man på institutionen valgt at tilføje Uni-grupper som fx 5.A og 6.A under ”Afdelinger” i Komme/Gå-modulet, så vil disse manuelt skulle tilføjes på ny efter et årsrul, da de vil fremstå som tomme. Det samme gør sig gældende, hvis man på dashboardet har valgt at begrænse nogle af Aula-modulerne til specifikke Uni-grupper.

Hvis I efter årsrullet skal opdatere eksempelvis jeres dashboards eller Komme/Gå, da I som i ovenstående eksempel har tilføjet Uni-grupper direkte, så vær opmærksom på at de “gamle” Uni-grupper ikke vil være fjernet fra eksempelvis “Afdelinger” i Komme/Gå-dashboardet. Sørg derfor for at fjerne de(n) Uni-grupper og tilføj dem igen.

  • Hvis der er knyttet en deaktiveret Uni-gruppe under “Afdelinger” vil I kunne se en besked, der fortæller jer at Uni-gruppen er deaktiveret.